簡析水利工程檔案管理中的問題及優(yōu)化對策

柳建忠

摘要：水利工程檔案管理是一項重要的基礎(chǔ)性工程，是確保水利工程安全穩(wěn)定運(yùn)行的有力保障。本文分析了做好水利工程檔案管理的重要意義、簡述了存在的問題以及提供了解決問題的思路。

關(guān)鍵詞：水利工程;檔案管理;優(yōu)化對策

水利工程檔案是水利工程建設(shè)生命周期，包括前期調(diào)研、施工推進(jìn)以及竣工驗(yàn)收等過程中形成的可查閱、可追索的歷史記錄，是非常重要的資料載體，也是工程驗(yàn)收必須通過驗(yàn)收的環(huán)節(jié)。

一、做好水利工程檔案管理的重要意義

完善的水利工程檔案資料，是全面掌握、研究水利工程最詳盡的資料，是今后管理、運(yùn)行、維護(hù)水利工程必不可少的資料。如果檔案缺失或者不完整，將影響水利工程各項指標(biāo)標(biāo)定和調(diào)整，對工程重要部位、核心單元、關(guān)鍵設(shè)備等維修維護(hù)失去參考，危害水利工程安穩(wěn)長滿優(yōu)運(yùn)行，甚至危及施工管理人員的人身安全。

二、現(xiàn)階段水利工程檔案管理存在的問題分析

隨著水利工程檔案管理的不斷創(chuàng)新發(fā)展，信息化水平不斷的深入推廣，相比以往全人工手工記錄歸檔，現(xiàn)階段水利工程檔案管理無論從科學(xué)性、靈活性還是高效性方面都取得了長足進(jìn)步。但仍然還存在一些問題，要根據(jù)工程實(shí)際情況制定出科學(xué)、規(guī)范、可操作的措施，切實(shí)加以解決。

（一）檔案管理的信息化、規(guī)范化還有一定差距。檔案信息化、高效化是今后檔案管理必將的趨勢。水利工程檔案管理推行了不少信息系統(tǒng)，相應(yīng)配套硬件設(shè)備已經(jīng)具有較好水平。但是如何有效的利用系統(tǒng)，推動檔案管理全面科學(xué)規(guī)范，還有一定的距離。因?yàn)樗こ添椖拷ㄔO(shè)周期長、環(huán)節(jié)多，所需要的各類技術(shù)、施工材料設(shè)備等具有較大的復(fù)雜度，這對檔案信息的采集、歸納以及備份存儲等增加了不小難度。而且個別承包商對檔案信息處理，缺乏規(guī)劃性和層次性，采集的相關(guān)信息不全面、不系統(tǒng)，造成檔案資料不完善，檔案資料利用效率不高，嚴(yán)重影響了檔案歸檔質(zhì)量。

（二）檔案管理缺乏科學(xué)完備的衡量標(biāo)尺。怎么歸檔檔案，用什么樣的標(biāo)準(zhǔn)歸檔，哪些關(guān)鍵性內(nèi)容作為檢索索引，很多水利工程單位都沒有制定明確的標(biāo)準(zhǔn)體系，沒有根據(jù)工程管理各個環(huán)節(jié)，有效的進(jìn)行分類處理。個別水利工程檔案過于籠統(tǒng)，缺乏嚴(yán)肅性和嚴(yán)謹(jǐn)性，影響信息資料的歸檔和檢索。比如，對工程量的信息采集，只記錄了簡單的基礎(chǔ)信息，沒有對項目變更引起的工程變更、施工材料增減等方面的信息采集，導(dǎo)致信息采集不準(zhǔn)。

（三）檔案管理的水平有待提高。首先是檔案管理理念的思路還沒有適應(yīng)新時期檔案管理要求，還停留在手工紙質(zhì)采集管理階段，對信息化技術(shù)的應(yīng)用，口頭上重要，實(shí)際工作中沒有很好的重視，對信息化采集所需要的人力、物力配置不夠，忽略了管理人員的技能培訓(xùn)和責(zé)任感教育，直接影響到了各項檔案制度和要求的落實(shí)。比如，在采集相關(guān)信息時，過于重視信息歸檔的及時性，沒有充分考慮工作量，造成信息采集標(biāo)準(zhǔn)不高、信息不全，檔案信息無法得到最大化利用，這與管理方式方法有著直接的關(guān)系。

三、水利工程檔案管理優(yōu)化對策的思考

（一）不斷提高水利工程檔案管理信息化利用水平。在確保紙質(zhì)資料及時科學(xué)歸檔的前提下，對信息化檔案進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)分類，建立系統(tǒng)規(guī)范的檢索體系。優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)，加大信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，提高信息利用效率。在檔案管理中，需要利用信息化思維，對檔案的各個環(huán)節(jié)有針對性的思考，特別要注重信息系統(tǒng)的異構(gòu)性、安全性、完備性。如工程立項時，要采集評估方案、可行性分析、費(fèi)用預(yù)算等材料信息;設(shè)計施工階段，要采集相關(guān)設(shè)備參數(shù)、工程規(guī)模、各類清單等信息，確保信息收集的全面性;驗(yàn)收維護(hù)階段，要采集驗(yàn)收報告、安全質(zhì)量評定、維護(hù)維修方法等信息，完善檔案信息體系構(gòu)建。

（二）建立科學(xué)完備的水利工程檔案管理衡量標(biāo)尺。要堅持問題導(dǎo)向，借鑒國內(nèi)國外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)，組織深入研究討論，對水利工程的相關(guān)環(huán)節(jié)、流程、制度和文件進(jìn)行分類處理，建立科學(xué)有效、有據(jù)可查、易于操作的檔案管理衡量標(biāo)尺，這樣也有利于信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的規(guī)范和管理系統(tǒng)應(yīng)用安全。如針對水利工程財務(wù)檔案管理，需要建立完備、精準(zhǔn)、規(guī)范、安全的檔案體系標(biāo)尺。同時，需要通過外培和內(nèi)培等形式，加大各項標(biāo)尺的貫徹落實(shí)。在檔案管理標(biāo)尺建立過程中，還要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行實(shí)時調(diào)整，推動標(biāo)尺的更加全面、更加科學(xué)化，提高檔案信息的利用價值。

（三）加大水利工程檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)能力的提升。檔案管理水平如何，在于相關(guān)單位的重視和推動，但關(guān)鍵還是在水利工程檔案管理人員履職意識和能力水平，因此必須高度重視水利工程檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)能力的培養(yǎng)和鍛造，確保適應(yīng)檔案管理新形勢新要求的需要。一是把培訓(xùn)教育常態(tài)化。合理規(guī)劃培訓(xùn)計劃和方案，對水利工程檔案管理者的履職態(tài)度、履職方式、相關(guān)信息系統(tǒng)應(yīng)用進(jìn)行全面培訓(xùn)，同時，為確保培訓(xùn)效果，要關(guān)注培訓(xùn)后成果的運(yùn)用，及時對培訓(xùn)情況進(jìn)行測試，督促檔案管理者提升自身能力素質(zhì)。二是建立科學(xué)有效的績效考核體系。根據(jù)工作分工和類別，分別建立檔案歸檔績效考核指標(biāo)，定期表彰先進(jìn)分子，對工作有差距的進(jìn)行談話，營造做好檔案工作比學(xué)趕幫超良好氛圍。

四、結(jié)語

水利工程檔案管理責(zé)任重大，工作繁重，各級主管部門要認(rèn)真履行對工程檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)責(zé)任，切實(shí)發(fā)揮檔案業(yè)務(wù)和工程業(yè)務(wù)主管部門對檔案工作的宏觀監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職能，切實(shí)提高檔案意識、落實(shí)工作責(zé)任，重視人員管理、健全管理制度，加強(qiáng)檔案驗(yàn)收、確保檔案保密及安全，不斷提高檔案管理能力和水平。