基于新形勢(shì)下如何做好企業(yè)單位文書檔案管理工作分析

單軍

摘要：盡管文書檔案管理工作的有效落實(shí)對(duì)于促進(jìn)企業(yè)單位持續(xù)健康的發(fā)展有積極的促進(jìn)作用，但現(xiàn)階段個(gè)別企業(yè)單位所落實(shí)的文書檔案管理工作還不夠完善、科學(xué)、合理，導(dǎo)致其不符合新形勢(shì)要求。基于此，本文將立足于文書檔案管理，著重分析新形勢(shì)下企業(yè)單位文書檔案管理面臨的困境，進(jìn)而探討新形勢(shì)下如何做好企業(yè)單位文書檔案管理工作，并提出可行性意見。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);企業(yè)單位;文書檔案管理;困境

客觀來說，企業(yè)單位文書檔案管理是企業(yè)管理的前提和幾乎從，只有科學(xué)合理的落實(shí)文書檔案管理工作，才能保證文書檔案資料的質(zhì)量，使之真實(shí)的反映企業(yè)各個(gè)部門、各個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)際情況，彰顯企業(yè)發(fā)展歷史，以便企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及管理層反思和總結(jié)發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，為后續(xù)企業(yè)良好生存與發(fā)展提供參考意見。所以，面對(duì)現(xiàn)階段個(gè)別企業(yè)單位文書檔案管理存在問題的情況，應(yīng)當(dāng)探究行之有效措施來解決問題，改變現(xiàn)狀，使文書檔案管理符合新形勢(shì)的特點(diǎn)，更好的服務(wù)于企業(yè)。

一、我國(guó)文書檔案管理工作的背景

一個(gè)國(guó)家的發(fā)展過程是文書檔案的主要內(nèi)容，國(guó)家的檔案記錄工作在任何階段都不停的進(jìn)行著，它完整的記錄我國(guó)每一次發(fā)展和改革。而深入了解我國(guó)文書檔案記錄，它主要是以時(shí)間為軸為準(zhǔn)來逐一記錄我國(guó)所發(fā)生的重要事件，并以檔案的形式封存。但因這項(xiàng)工作是人為操作的，所以在具體操作的過程當(dāng)中可能受到某些因素的影響，導(dǎo)致一些歷史性檔案遺失，這意味著我國(guó)失去了寶貴的歷史資料[1]。因此，在新中國(guó)成立之后越來越重視文書檔案管理工作，意在更好的保護(hù)和使用文書檔案資料。

二、企業(yè)單位文書檔案管理工作有效落實(shí)的重要性

立足于企業(yè)單位，對(duì)其文書檔案管理工作加以了解，它來源于企業(yè)單位日常行政活動(dòng)中產(chǎn)生的大量文件和資料，以檔案的形式存儲(chǔ)?？梢哉f，文書檔案是一個(gè)企業(yè)單位發(fā)展歷史的體現(xiàn)，對(duì)于企業(yè)單位反思和發(fā)展都具有非常重要的意義。所以，高度重視并且有效落實(shí)文書檔案管理工作是非常重要的，具體來說主要體現(xiàn)在以下兩方面，即：1）文書檔案是一種重要的信息憑證。做好文書檔案管理工作，就意味著能夠更好的保證信息憑證的使用價(jià)值，方便企業(yè)單位隨時(shí)查看和利用信息憑證來反思和總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)，探討未來發(fā)展路線[2];2）提高企業(yè)單位的管理水平。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境不斷變化的背景下企業(yè)單位的發(fā)展存在諸多變數(shù)。而高度重視并且有效落實(shí)文書檔案管理工作，做好文書檔案資料的收集、整理、分類、保存，提高文書檔案資料的質(zhì)量，那么文書檔案資料的使用將客觀的反映企業(yè)實(shí)際情況，包括企業(yè)內(nèi)部環(huán)境、企業(yè)外部環(huán)境以及企業(yè)面臨的困境等等，促使相關(guān)管理人員能夠有針對(duì)性的規(guī)劃和部署各項(xiàng)管理工作，真正提高企業(yè)單位的管理水平。

三、新形勢(shì)下企業(yè)文書檔案管理工作面臨的困境

基于以上內(nèi)容的分析，無(wú)論是從理論還是從實(shí)踐的角度來講企業(yè)單位文書檔案管理工作的有效落實(shí)都是非常有意義的，為促進(jìn)企業(yè)單位持續(xù)健康的發(fā)展創(chuàng)造條件。但立足于現(xiàn)實(shí)層面，從新形勢(shì)的視角來考察企業(yè)文書檔案工作，發(fā)現(xiàn)該項(xiàng)工作面臨困境，具體表現(xiàn)為：

（一）文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

新形勢(shì)下企業(yè)單位文書檔案管理工作的重要性不斷提高，良好的落實(shí)該項(xiàng)工作，能夠?yàn)槠髽I(yè)單位留存寶貴的文書檔案資料，為企業(yè)單位良好運(yùn)營(yíng)和發(fā)展提供參考依據(jù)。但對(duì)現(xiàn)階段企業(yè)單位文書檔案管理工作落實(shí)實(shí)際情況加以分析，了解到部分企業(yè)單位雖然有穩(wěn)定的檔案管理人員，但檔案管理人員在具體執(zhí)行工作的過程當(dāng)中，并沒有嚴(yán)格按照管理流程及相關(guān)要求規(guī)范、合理的展開工作，保證文書檔案資料質(zhì)量[3]。經(jīng)過進(jìn)一步分析，主要是文書檔案管理人員括文化程度偏低、或?qū)I(yè)素質(zhì)匱乏，導(dǎo)致其在執(zhí)行工作的過程當(dāng)中不能深層次的研究檔案信息，科學(xué)合理的開發(fā)和管控文書檔案資料，致使文書檔案資料的使用價(jià)值不高。

（二）文書檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不強(qiáng)

從新形勢(shì)的視角來觀察企業(yè)單位運(yùn)行實(shí)際情況，目前諸多企業(yè)單位依舊將生產(chǎn)作為重點(diǎn)，在具體執(zhí)行工作的過程當(dāng)中只重視生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理工作的落實(shí)，而忽略了文書檔案管理工作。這就使文書檔案館文書檔案管理工作的落實(shí)僅僅是對(duì)文書檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，而沒有根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際情況而有針對(duì)性的運(yùn)用文書檔案資料，導(dǎo)致企業(yè)財(cái)富和經(jīng)驗(yàn)嚴(yán)重被浪費(fèi)。這也側(cè)面說明了現(xiàn)階段個(gè)別企業(yè)單位并沒有正確認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的重要性[4]。

（三）文書檔案管理水平普遍偏低

對(duì)企業(yè)單位文書檔案管理工作執(zhí)行情況加以分析，管理人員的主要任務(wù)是保存好文書檔案?？梢哉f這是一種封閉式的管理模式，也正因?yàn)榇朔N管理模式的實(shí)施導(dǎo)致企業(yè)不同時(shí)期對(duì)文書檔案質(zhì)量整理并裝規(guī)范的要求基本相同，而沒有新形勢(shì)的特點(diǎn)以及企業(yè)發(fā)展實(shí)際需求而有針對(duì)性的規(guī)劃和落實(shí)文書檔案管理工作，這就導(dǎo)致文書檔案管理水平偏低，未能充分發(fā)揮作用，使文書檔案資料真正服務(wù)于企業(yè)單位。

四、新形勢(shì)下做好企業(yè)文書檔案管理工作的對(duì)策

面對(duì)現(xiàn)階段我國(guó)企業(yè)單位文書檔案管理面臨諸多困難的情況，應(yīng)當(dāng)以新形勢(shì)為背景探究如何強(qiáng)化企業(yè)單位文書檔案管理，進(jìn)而制定可行性的措施改變?cè)擁?xiàng)管理工作現(xiàn)狀，真正提高文書檔案資料的使用價(jià)值。那么如何做到這一點(diǎn)呢？比較參考相關(guān)資料并總結(jié)自身工作經(jīng)驗(yàn)，提出的建議是：

（一）構(gòu)建健全的、完善的檔案管理制度體系

建立健全的完善的檔案管理制度體系，是提高企業(yè)單位文書檔案管理科學(xué)化水平的關(guān)鍵和保障?；诖耍瑸榱嗽谛滦蝿?shì)下做好企業(yè)單位文書檔案管理工作，應(yīng)注意進(jìn)一步健全和完善檔案管理制度體系。也就是對(duì)以往文書檔案管理工作落實(shí)實(shí)際情況加以分析，明確其存在的問題，進(jìn)一步思考檔案管理制度存在的不足或者漏洞[5]。結(jié)合相關(guān)規(guī)范要求以及企業(yè)實(shí)際情況，有針對(duì)性的修訂和補(bǔ)充檔案管理制度體系，比如建立健全的檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制，有效的約束和規(guī)范文書檔案管理工作;積極補(bǔ)充和更新文書檔案管理相關(guān)科學(xué)知識(shí)，不斷的豐富和優(yōu)化文書檔案管理工作。

（二）推進(jìn)企業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)

新形勢(shì)下信息技術(shù)、計(jì)算技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用越來越廣泛，越來越重要?；诖?，在強(qiáng)化企業(yè)單位文書檔案管理工作之際應(yīng)積極推進(jìn)其信息化建設(shè)。也就是根據(jù)企業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際情況及管理需求，科學(xué)合理的運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)來構(gòu)建專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，使之能動(dòng)輔助文書檔案管理，將紙質(zhì)文書檔案轉(zhuǎn)化成電子文書檔案，并且統(tǒng)一存儲(chǔ)文書檔案，保證文書檔案的質(zhì)量[6]。所以，為了符合新形勢(shì)的特點(diǎn)，促進(jìn)文書檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，更好的服務(wù)于企業(yè)單位，推動(dòng)企業(yè)單位持續(xù)健康的發(fā)展，應(yīng)當(dāng)高度重視并且積極進(jìn)行文書檔案管理信息化建設(shè)。

（三）不斷提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

作為企業(yè)單位文書檔案管理工作的主體，管理人員的專業(yè)水平、業(yè)務(wù)能力、綜合素質(zhì)等方面的高低均會(huì)影響該項(xiàng)管理工作。所以，為了能夠在新形勢(shì)下做好文書檔案管理工作，注重提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是非常必要的。也就是對(duì)文書檔案管理工作落實(shí)實(shí)際情況加以分析，了解管理人員的工作狀態(tài)、工作能力等方面，明確管理人員存在的不足，進(jìn)而有針對(duì)性的展開培訓(xùn)工作，對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)、專業(yè)技能培訓(xùn)、綜合素質(zhì)培訓(xùn)等等，提高檔案管理人員的整體水平。除此之外，還應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變管理人員的管理觀念，樹立現(xiàn)代化檔案管理理念，要求其掌握計(jì)算機(jī)管理運(yùn)用技術(shù)等，更加專業(yè)化、科學(xué)化、合理化的處理各項(xiàng)文書檔案管理工作[7]。

五、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)單位文書檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，其有效落實(shí)不僅有利于企業(yè)管理水平的提高，還能夠?yàn)榇龠M(jìn)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。但經(jīng)本文一系列分析，新形勢(shì)下企業(yè)文書檔案管理工作的實(shí)施面臨諸多困難，比如文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高、文書檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不強(qiáng)、文書檔案管理水平普遍偏低等等。對(duì)此，筆者建議通過構(gòu)建健全的、完善的檔案管理制度體系、推進(jìn)企業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)、不斷提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)等措施來改變，以便新形勢(shì)下企業(yè)單位文書檔案管理工作更加科學(xué)化、有效化、合理化的落實(shí)。

參考文獻(xiàn)：

[1]付蓉.試析如何做好新形勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018 （10）：119.

[2]申新彪.新形勢(shì)下如何做好文書檔案管理工作[J].卷宗，2018 （1）：25.

[3]譚彩惠.論新形勢(shì)下如何做好文書檔案管理工作[J].房地產(chǎn)導(dǎo)刊，2017 （18）：228.

[4]朱紅霞.新形勢(shì)下如何做好文書檔案管理工作[J].人才資源開發(fā)，2017 （2）.

[5]魏蓉.新形勢(shì)下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作[J].今日財(cái)富，2017 （9）.

[6]孫曉.論新形勢(shì)下如何做好文書檔案管理工作[J].機(jī)電兵船檔案，2016 （4）：20-21.

[7]劉晶.新形勢(shì)下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江史志，2015 （13）：179.