工程項(xiàng)目檔案管理初探

孫敏

摘 要：本文提出了長(zhǎng)江航道局工程項(xiàng)目檔案管理的重要性，分析了傳統(tǒng)的項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題，以及工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)一體化的解決方案。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目檔案管理;長(zhǎng)江航道局;檔案管理系統(tǒng)一體化

中圖分類(lèi)號(hào)：U611? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1006—7973（2019）05-0032-02

長(zhǎng)江航道局坐落于我國(guó)的百湖之省湖北省武漢市，隸屬于中華人民共和國(guó)交通運(yùn)輸部，按照交通運(yùn)輸部要求對(duì)長(zhǎng)江干線航道進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃，實(shí)施航道治理和建設(shè);按照標(biāo)準(zhǔn)實(shí)行航道養(yǎng)護(hù)，并提供長(zhǎng)江干線航道測(cè)繪和科研等服務(wù)。在長(zhǎng)江沿線七省二市設(shè)有宜賓、瀘州、重慶、宜昌、武漢、南京六個(gè)區(qū)域航道局和81個(gè)基層航道處，負(fù)責(zé)長(zhǎng)江干線2843公里航道建設(shè)、維護(hù)、治理及技術(shù)研究和對(duì)外交流。特別是改革開(kāi)放后，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，沿江省、市對(duì)長(zhǎng)江干線航道維護(hù)尺度要求越來(lái)越高，這就促使長(zhǎng)江航道人對(duì)長(zhǎng)江干線航道疏浚、養(yǎng)護(hù)工程項(xiàng)目工作越做越精細(xì)，對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)越來(lái)越具體?；诖?，本文擬對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理提出相應(yīng)的思考及建議。

工程項(xiàng)目文件是指整個(gè)工程從項(xiàng)目立項(xiàng)、決策、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收、試運(yùn)行（使用）等全過(guò)程所形成的具有保存、查考利用價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。包括從規(guī)劃、前期準(zhǔn)備到竣工驗(yàn)收全過(guò)程中的文字材料、圖形（圖紙）、圖表、照片、電子文件、實(shí)物等，其中電子文件包括但不限于視頻文件、音頻文件、數(shù)碼照片、文字型電子文件、掃描型電子文件、圖紙型電子文件。項(xiàng)目檔案是指自項(xiàng)目立項(xiàng)審批至竣工驗(yàn)收過(guò)程中直接產(chǎn)生的，對(duì)建成后的工程管理、維護(hù)及改建和擴(kuò)建具有保存、查考利用價(jià)值，經(jīng)過(guò)鑒定、系統(tǒng)整理且歸檔的項(xiàng)目文件。

工程建設(shè)項(xiàng)目特點(diǎn)是投資大、工期長(zhǎng)，且涉及到勘察、設(shè)計(jì)、科研、施工、監(jiān)理及原材料、外購(gòu)定制件供應(yīng)等多單位 ，這就決定了項(xiàng)目檔案具有鮮明的廣泛性、復(fù)雜性、階段性和多樣性。建設(shè)項(xiàng)目的一次性特征，也決定了項(xiàng)目檔案工作的不可回復(fù)性。因此，在工程建設(shè)過(guò)程中，保證項(xiàng)目檔案的完整率、準(zhǔn)確率、歸檔率和案卷的質(zhì)量有著十分重要的意義。圍繞項(xiàng)目檔案的“收集、管理、存貯、利用”四大功能建設(shè)，打破傳統(tǒng)項(xiàng)目檔案固化的管理模式，通過(guò)工程項(xiàng)目第一次工地例會(huì)提前介入，把檔案工作規(guī)范化要求延伸到檔案形成各階段，從源頭保證立卷質(zhì)量高標(biāo)準(zhǔn)。

1傳統(tǒng)項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題及解決思路

工程項(xiàng)目自身具有周期長(zhǎng)、復(fù)雜性高等特點(diǎn)，其中復(fù)雜性除了體現(xiàn)在建設(shè)任務(wù)繁多且技術(shù)要求較高等方面外，還表現(xiàn)在項(xiàng)目參與方（建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位）之間的溝通、交互、協(xié)同、合作。有資料顯示，在工程項(xiàng)目的整個(gè)周期內(nèi)，有相當(dāng)多的數(shù)據(jù)、信息是以文檔的形式進(jìn)行傳遞，這些文檔包括多種形式，如表格、圖形、純文本文件以及它們相結(jié)合的形式等。

傳統(tǒng)的項(xiàng)目檔案管理是根據(jù)項(xiàng)目各參與方各自的內(nèi)部需求建立的，使收集到的信息不對(duì)稱(chēng)，它不利于建設(shè)項(xiàng)目各參與方之間的協(xié)同工作。并且即使是在某個(gè)項(xiàng)目參與方內(nèi)部，項(xiàng)目檔案的管理也是依據(jù)設(shè)計(jì)、成本、進(jìn)度、質(zhì)量、施工、運(yùn)營(yíng)等不同職能部門(mén)的劃分進(jìn)行管理。各職能部門(mén)自行進(jìn)行檔案管理，并只對(duì)上級(jí)決策層匯總報(bào)告。其主要存在五類(lèi)問(wèn)題：①原始資料收集不齊全，資料有效性值得懷疑。②施工資料填寫(xiě)不規(guī)范，內(nèi)容不完整，未能真實(shí)反映工程實(shí)際情況。③施工資料記錄手續(xù)不全。④施工資料與工程建設(shè)不同步，竣工項(xiàng)目資料歸檔不及時(shí)。⑤分類(lèi)組卷不合理，不便于查閱。

通過(guò)對(duì)問(wèn)題的分析，其產(chǎn)生的主要原因包括：①檔案人員職責(zé)不清，檔案資料流向網(wǎng)絡(luò)不健全;②文件資料未形成有效的檔案管理和監(jiān)督機(jī)制;③檔案管理信息化程度不高，在一段時(shí)間內(nèi)“雙軌制”仍將持續(xù)并行。

隨著工程項(xiàng)目愈來(lái)愈趨向于復(fù)雜和大型化，工程項(xiàng)目數(shù)據(jù)、信息從數(shù)量和復(fù)雜性上都發(fā)生了巨大的變化，并且隨著工程項(xiàng)目參與各方之間交互、協(xié)同工作等需求的進(jìn)一步提高，傳統(tǒng)項(xiàng)目檔案管理已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足由數(shù)據(jù)儲(chǔ)存到知識(shí)管理轉(zhuǎn)變的需求。而基于工程項(xiàng)目全過(guò)程同步收集檔案資料，將大大提高項(xiàng)目檔案管理的效率。針對(duì)上述問(wèn)題和原因，建議以下解決思路和辦法：

（1）建立健全項(xiàng)目檔案管理工作機(jī)構(gòu)及網(wǎng)絡(luò)，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)。

（2）將檔案管理納入項(xiàng)目管理各階段，對(duì)每一階段各節(jié)點(diǎn)資料做到應(yīng)收盡收;明確責(zé)任人和崗位職責(zé);納入工程項(xiàng)目管理的各節(jié)點(diǎn)，實(shí)行文件登記，對(duì)文件形成流程進(jìn)行全掌控。

（3）做到三同步，即：下達(dá)工程計(jì)劃任務(wù)與提出文件材料歸檔要求同步;檢查工程進(jìn)度與檢查文件材料形成情況同步;工程項(xiàng)目檔案審查與交竣工驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)同步。

2工程項(xiàng)目檔案一體化管理系統(tǒng)研究

基于工程項(xiàng)目檔案管理一體化，是通過(guò)統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，集檔案收集，管理等功能于一體，建立真實(shí)、完整、準(zhǔn)確的工程項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的全面整合，為工程項(xiàng)目檔案提供豐富的數(shù)據(jù)采集、審核歸檔、數(shù)據(jù)查詢(xún)、數(shù)據(jù)報(bào)表和數(shù)據(jù)分析，從而滿(mǎn)足工程項(xiàng)目檔案信息資源分層應(yīng)用、分級(jí)管理，由“數(shù)據(jù)分散，形式多樣”到“數(shù)據(jù)集成，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，目標(biāo)數(shù)據(jù)共享”。

2.1基于大數(shù)據(jù)理念的檔案數(shù)據(jù)采集管理

檔案數(shù)據(jù)采集是利用各種工具實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)的異構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和文本、電子表格等文件系統(tǒng)格式的數(shù)據(jù)整合和集成，針對(duì)具體的每個(gè)采集源編寫(xiě)具體的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換代碼，來(lái)完成從原始數(shù)據(jù)采集、錯(cuò)誤數(shù)據(jù)清理、異構(gòu)數(shù)據(jù)整合、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)儲(chǔ)和數(shù)據(jù)定期刷新的全過(guò)程。

大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)操作、存儲(chǔ)、訪問(wèn)、分析是以元數(shù)據(jù)管理為依托。檔案大數(shù)據(jù)采集，首要是從數(shù)據(jù)分析的角度，先對(duì)檔案業(yè)務(wù)主題進(jìn)行準(zhǔn)確定義與描述，建立檔案信息模型，由此反推數(shù)據(jù)采集的范圍、元數(shù)據(jù)、頻率、編碼和數(shù)據(jù)格式、文件格式。再以大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)理念對(duì)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行抽取、排序、過(guò)濾、轉(zhuǎn)換等處理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的重新整合、存儲(chǔ)。

2.2基于大數(shù)據(jù)理念的檔案數(shù)據(jù)保存管理

數(shù)字檔案館檔案數(shù)據(jù)保存根據(jù)大數(shù)據(jù)理念，分為緩沖庫(kù)、基礎(chǔ)庫(kù)、主題庫(kù)、元數(shù)據(jù)庫(kù)四類(lèi)。

緩沖庫(kù)是數(shù)據(jù)處理的重要組成部分，是對(duì)來(lái)自各單位、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)采集交換來(lái)的數(shù)據(jù)正式進(jìn)入基礎(chǔ)庫(kù)之前的集中預(yù)處置的環(huán)節(jié)。緩沖庫(kù)將按照數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求，對(duì)來(lái)自多源頭的數(shù)據(jù)進(jìn)行清洗、比對(duì)、合并、匯聚，并找出問(wèn)題數(shù)據(jù)，控制數(shù)據(jù)質(zhì)量。

基礎(chǔ)庫(kù)是數(shù)字檔案館提供數(shù)據(jù)服務(wù)的核心組成部分，該庫(kù)存儲(chǔ)用戶(hù)最為關(guān)心和訪問(wèn)最頻繁的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)是經(jīng)過(guò)前期的資源梳理、數(shù)據(jù)采集、清洗、轉(zhuǎn)換等整合處理后的標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)，可以根據(jù)權(quán)限對(duì)外提供共享服務(wù)。同時(shí)，基礎(chǔ)庫(kù)會(huì)根據(jù)用戶(hù)的訪問(wèn)頻率或應(yīng)用需要而不斷調(diào)整，確?；A(chǔ)庫(kù)中的數(shù)據(jù)是最鮮活、最常用的數(shù)據(jù)。

針對(duì)特定主題分析的業(yè)務(wù)需求，可按照業(yè)務(wù)模型需要，通過(guò)系統(tǒng)動(dòng)態(tài)配置數(shù)據(jù)抽取規(guī)則，在一定周期內(nèi)從基礎(chǔ)庫(kù)中抽取數(shù)據(jù)完成重組工作，并存儲(chǔ)到主題庫(kù)，為具體的業(yè)務(wù)應(yīng)用提供數(shù)據(jù)支撐。主題庫(kù)中的數(shù)據(jù)隨著應(yīng)用主題的創(chuàng)建而產(chǎn)生，當(dāng)主題被刪除或暫停發(fā)布時(shí)，主題庫(kù)中的數(shù)據(jù)也會(huì)相應(yīng)刪除或停止更新。

元數(shù)據(jù)庫(kù)，即依據(jù)國(guó)家、行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制訂的各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，各種數(shù)據(jù)元定義、數(shù)據(jù)代碼、數(shù)據(jù)字典等信息。這些公共元數(shù)據(jù)用于限定和約束數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、處理過(guò)程，為基礎(chǔ)庫(kù)、主題庫(kù)等數(shù)據(jù)建設(shè)提供標(biāo)準(zhǔn)化支撐服務(wù)。

2.3基于大數(shù)據(jù)理念的檔案數(shù)據(jù)利用管理

大數(shù)據(jù)理念下的檔案數(shù)據(jù)利用，重點(diǎn)在用戶(hù)操作軌跡的記錄、分析、統(tǒng)計(jì)，包括以下三個(gè)方面：

（1）檔案利用人群統(tǒng)計(jì)和分析。主要是對(duì)用戶(hù)基本情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，包括用戶(hù)職業(yè)、單位、年齡、性別、關(guān)注點(diǎn)等，從共性和個(gè)性等方面進(jìn)行分析和研究。

（2）檔案利用目的統(tǒng)計(jì)和分析。主要是對(duì)檔案利用目的和用戶(hù)反饋進(jìn)行分析，弄清用戶(hù)重點(diǎn)關(guān)注或利用的檔案資源。

（3）檔案檢索工具的統(tǒng)計(jì)和分析。主要是對(duì)頁(yè)面響應(yīng)速度、同一事件檢索次數(shù)、查詢(xún)條件，考慮系統(tǒng)檢索工具操作便捷性、速度性、準(zhǔn)確性等是否滿(mǎn)足用戶(hù)需要，優(yōu)化系統(tǒng)操作。

通過(guò)科學(xué)地統(tǒng)計(jì)和分析用戶(hù)的潛在需求，準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)出檔案利用的重點(diǎn)方向，從而有針對(duì)性地做好檔案利用準(zhǔn)備工作，引導(dǎo)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和挖掘，高效地構(gòu)建主題數(shù)據(jù)庫(kù)，向用戶(hù)推送檔案信息資源。

2.4基于大數(shù)據(jù)理念的檔案數(shù)據(jù)編研管理

通過(guò)檔案數(shù)據(jù)利用的大數(shù)據(jù)分析，檔案編研根據(jù)檔案資源和服務(wù)對(duì)象的類(lèi)型和層次，即從用戶(hù)需求出發(fā)，細(xì)分用戶(hù)類(lèi)型，滿(mǎn)足用戶(hù)多元化的信息服務(wù)要求，進(jìn)而開(kāi)展編研工作。大數(shù)據(jù)下的檔案編研，可以靈活根據(jù)用戶(hù)的背景信息、喜好，自動(dòng)或半自動(dòng)地將圖文、音視頻等檔案資源以二維、三維等可視化形式重新進(jìn)行整合編排，以多維度、多角度的方式提供個(gè)性化的精確服務(wù)。