關(guān)于加強水利圖像資料歸檔管理工作的思考

李娟

水利檔案管理是水利事業(yè)必不可缺的結(jié)構(gòu)構(gòu)成，體現(xiàn)了水利事業(yè)從啟動到建設(shè)到運行的全過程，是水利建設(shè)工作的基礎(chǔ)依據(jù)。本文主要就水利檔案管理中的圖像視頻資料整理歸檔進(jìn)行闡述，分析當(dāng)前圖像類檔案管理的現(xiàn)狀，從而提出優(yōu)化調(diào)整圖像類檔案管理工作的建議。

近年來，隨著電子政務(wù)建設(shè)和現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)的不斷發(fā)展，數(shù)碼攝影及攝錄技術(shù)已得到廣泛應(yīng)用，拍攝完成的照片及視頻影像資料逐年增多，并在展示水利形象、推動工作開展上起到了顯著促進(jìn)作用。然而水利檔案管理也面臨著諸多新要求、新挑戰(zhàn)、新問題，特別是照片、視頻資料分散保管現(xiàn)象突出，資料往往收集于拍攝者手中，不注重資料統(tǒng)一管理，容易造成資料遺忘、流失，亟需建立目錄統(tǒng)一匯總、資源共享利用的圖像檔案管理機制。

一、水利檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理意識不高

新常態(tài)、新時代要求水利系統(tǒng)各級各部門要高度重視水利檔案管理工作，目前大多單位基本設(shè)置了檔案管理的職責(zé)部門和人員，但多為兼職，且非檔案專業(yè)出身，管理方式上僅以保障日常工作為主，其余非檔案管理人員的檔案意識也不強，致使系統(tǒng)內(nèi)整體檔案觀念淡薄。

（二）檔案管理制度不健全

水利工程任務(wù)繁重，歸檔工作通常側(cè)重于文書、人事、工程類資料，對于照片、視頻等往往缺乏統(tǒng)一管理，都是分散式地存在于各自部門，時間一長勢必造成原件的丟失或損毀，最終時過境遷后導(dǎo)致無跡可尋。

（三）檔案管理執(zhí)行力不高

檔案管理執(zhí)行上還存在簽批不嚴(yán)格、借閱隨意、不按時歸還等情況，增加了檔案丟失甚至泄密的風(fēng)險，給檔案管理帶來不少隱患。另外，很多水利檔案管理還屬于傳統(tǒng)管理方式，未對原始檔案進(jìn)行數(shù)字化、信息化處理，無法實現(xiàn)在線檢索，且未聯(lián)網(wǎng)，不能全民共享，致使檔案信息效能低下。

二、建立健全圖像檔案資源體系

收集、整理、備案是檔案管理的基礎(chǔ)工作，圖像類檔案也不例外，要一步清晰圖像類檔案的歸檔范圍、標(biāo)準(zhǔn)等要求，建立一支高效的檔案隊伍，確保歸檔工作及時有效、資料完整。

（一）明確歸檔范圍

圖像資料是在履行水行政主管部門工作職能和開展水利建設(shè)活動中形成的記錄，歸檔范圍主要涵蓋以下10類：

1.接待上級業(yè)務(wù)部門、地方黨委政府和社會著名人物的視察、調(diào)研、指導(dǎo)：每個視察點歸檔照片不少于2張，領(lǐng)導(dǎo)講話照片至少歸檔1張，合影照片至少歸檔1張。

2.以人大、地方黨委政府名義召開的專題工作會議和新聞發(fā)布會議：至少應(yīng)歸檔主席臺全景照片、會場全景照片、主席臺各成員講話照片、現(xiàn)場記者照片各1張。

3.全系統(tǒng)重要會議、理論研討會（包括上級業(yè)務(wù)部門安排在本地召開的會議）：至少應(yīng)歸檔主席臺全景照片、會場全景照片、領(lǐng)導(dǎo)講話照片、投票或表決照片、典型發(fā)言照片、頒獎?wù)掌雀?張。

4.與部隊、幫扶單位等開展“雙擁”“扶貧”活動：至少應(yīng)歸檔全景、主要人物、領(lǐng)導(dǎo)講話等照片各1張。

5.水利工作外出調(diào)研、以全局名義舉辦的各類活動、黨群團(tuán)建組織的會議或活動：至少應(yīng)歸檔全景、主要人物、領(lǐng)導(dǎo)講話、活動場景等照片各1張。

6.重點水利工作、水利工程推進(jìn)：定期固定拍攝，特別節(jié)點時多角度拍攝，能體現(xiàn)工作或工程推進(jìn)的動態(tài)過程;同時，注重現(xiàn)場工作者照片拍攝，捕捉精彩瞬間。

7..系統(tǒng)內(nèi)發(fā)生的重大事件：反映每項事件、事故情況照片不少于2張;領(lǐng)導(dǎo)視察現(xiàn)場、研究和指揮工作照片至少應(yīng)各歸檔2張。

8.業(yè)務(wù)部門自行拍攝的反映本單位形象的照片及專題片。

9.水利人物（領(lǐng)導(dǎo)班子成員、先進(jìn)個人工作照、工作證照、執(zhí)法證照），各種榮譽（如獎狀、錦旗、獎杯等）、重要禮品、紀(jì)念品、宣傳品，至少應(yīng)各歸檔1張。

10.水利風(fēng)光：單位宣傳活動每節(jié)點場景照片不少于2張;單位獨立辦公場所照片，應(yīng)歸檔全景照片、牌匾照片、主要設(shè)施照片各1張。

（二）明確歸檔要求

1.歸檔的照片，相同主題和場景的不得重復(fù)歸檔。

2.歸檔的照片、視頻影像資料應(yīng)主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁。用數(shù)碼相機拍攝的照片，其有效像素數(shù)至少達(dá)到500萬;用掃描儀對紙質(zhì)照片掃描形成的電子照片，其掃描光學(xué)分辨率應(yīng)不低于600dpi。視頻影像資料應(yīng)為高清格式，片長一般不少于30分鐘;專題片應(yīng)當(dāng)結(jié)構(gòu)完整，片長一般為5-15分鐘。

3.歸檔照片時，拍攝人應(yīng)為每個工作項目的照片擬寫總體說明，介紹該工作項目的時間、地點、參與人物、事由和攝影者;對每張照片應(yīng)備注簡要說明，標(biāo)明該張照片的時間、地點、人物和事由，時間、地點與總體說明一致的可作省略。視頻影像資料需配有相應(yīng)的文字說明，專題片則需附有解說詞稿。

4.使用數(shù)碼相機拍攝的照片，反映重要內(nèi)容的應(yīng)沖洗紙質(zhì)照片，與電子照片一并歸檔;反映一般內(nèi)容的，可只歸檔電子照片。使用膠片相機拍攝的照片，各單位應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)掃描，將掃描電子照片、紙質(zhì)照片、底片一并歸檔。

（三）注重檔案人才培養(yǎng)

水利檔案工作的好壞得失，關(guān)鍵是人才。各單位要真正重視檔案工作，抓好對從業(yè)人員的管理和培養(yǎng)，加強對現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員工作紀(jì)律、業(yè)務(wù)水平的教育和培訓(xùn)力度，培養(yǎng)具有較高專業(yè)素質(zhì)與良好職業(yè)道德的檔案管理人員。通過學(xué)習(xí)、交流、考核等措施，提高其掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)的水平，規(guī)范工作程序，努力打造一支素質(zhì)過硬、責(zé)任感強、敬業(yè)擔(dān)當(dāng)?shù)臋n案管理隊伍。

三、規(guī)范圖像檔案管理制度

規(guī)范水利檔案管理制度，是檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的保障。在日常工作中，要做到定人定崗、建立配套制度，輔以信息化手段，推動水利檔案管理科學(xué)化。

（一）實行專人、專柜、分級管理

每個單位、部門要把照片、視頻作為重要信息資產(chǎn)和單位重要檔案資源，納入本單位檔案工作總體框架，落實專門檔案管理部門和專職檔案員，設(shè)立照片、視頻資料檔案管理門類，與其他門類和載體的檔案一并實行集中保存。

（二）建立定期歸檔機制

按照“誰組織、誰拍攝、誰負(fù)責(zé)”要求，做好各部門重大活動期間的照片、視頻資料攝制或攝制組織工作及后續(xù)歸檔管理工作。在活動結(jié)束7個工作日內(nèi)，拍攝者或拍攝組織者，包括實行攝影攝像等業(yè)務(wù)外包的單位，要根據(jù)照片及視頻資料檔案的范圍、數(shù)量及標(biāo)準(zhǔn)要求，收集整理具有保存價值的圖文資料，完成本級建檔保存，同時報專職檔案管理部門歸檔，做到次拍次清。

四、結(jié)語

做好工作照片及視頻影像資料的檔案管理，是水利業(yè)務(wù)發(fā)展的客觀要求，也是檔案工作的發(fā)展趨勢。水利工作照片及視頻影像資料的采集歸檔，需要全系統(tǒng)各單位、各部門共同努力和積極配合。全系統(tǒng)都要重視和加強照片、影像資料收集及后續(xù)管理工作，不斷改善本部門影像資料采集條件，培養(yǎng)和提高采集人員的業(yè)務(wù)水平。檔案管理部門要落實專人與其他部門進(jìn)行銜接溝通，確保歷次歸檔順利完成，保障系統(tǒng)影像資料的質(zhì)量和持續(xù)完整，真正提高檔案資源的共享水平。（作者單位：常州市城市防洪工程管理處）