精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用

陳昱孚

隨著時(shí)代的迅猛發(fā)展，各類(lèi)信息技術(shù)以及大數(shù)據(jù)運(yùn)用技術(shù)越來(lái)越普及，各類(lèi)信息量呈現(xiàn)出逐年增長(zhǎng)之勢(shì)，這就出現(xiàn)了許多網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)資源的模式，而且這種存儲(chǔ)模式正在逐步替代傳統(tǒng)信息資源存儲(chǔ)模式?；谶@種變化，新時(shí)期的醫(yī)院檔案管理工作，必須緊跟時(shí)代發(fā)展，創(chuàng)新模式，以精細(xì)化管理提高醫(yī)院檔案工作質(zhì)量，最大限度地滿(mǎn)足醫(yī)院對(duì)檔案利用的需求。

一、引言

近年來(lái)，隨著醫(yī)療水平的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案的管理模式也在不斷進(jìn)步，不斷創(chuàng)新，而這種改變和創(chuàng)新主要朝著綜合化、信息化和精細(xì)化這三個(gè)方向不斷發(fā)展和完善。其中，精細(xì)化管理是目前比較先進(jìn)的一種管理理念，其突出特點(diǎn)是數(shù)據(jù)化、標(biāo)注化和程序化。精細(xì)化管理不但可以提高醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量，還可以提高檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量和工作效率，對(duì)推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展最終起到強(qiáng)有力的作用。因而，將精細(xì)化管理理念融入到醫(yī)院檔案管理中具有非常重要的意義。

二、醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的重要性

醫(yī)院檔案，是醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中的重要記錄文獻(xiàn)，是醫(yī)院各部門(mén)及科室人員開(kāi)展醫(yī)療工作的重要依據(jù)。可以說(shuō)，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理過(guò)程中的重要組成部分，不但關(guān)乎醫(yī)院的正常工作質(zhì)量，而且與醫(yī)護(hù)人員的工作效率息息相關(guān)。醫(yī)院在開(kāi)展內(nèi)部的行政管理、醫(yī)療、衛(wèi)生服務(wù)、藥品資產(chǎn)管理、社區(qū)防治及醫(yī)療科研工作等各個(gè)方面，都需要根據(jù)醫(yī)院檔案資料來(lái)展開(kāi)。作為醫(yī)院檔案管理人員，要對(duì)檔案工作給予高度重視，要積極將精細(xì)化管理理念融入到檔案日常管理工作中，以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的高效有序管理。隨著各類(lèi)醫(yī)院檔案的統(tǒng)計(jì)、匯總，最終形成醫(yī)療行業(yè)檔案的“大數(shù)據(jù)”，為醫(yī)療工作提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，確保醫(yī)療行業(yè)服務(wù)質(zhì)量的大幅提升。

三、精細(xì)化管理的內(nèi)涵和特點(diǎn)

精細(xì)化管理，就是將管理責(zé)任具體化、明確化、精細(xì)化，對(duì)管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)有效處理的一種管理模式，是一種全新的管理理念。這種管理理念的特點(diǎn)是，所有的檔案管理者對(duì)管理工作的過(guò)程都有章可循、有據(jù)可查。與傳統(tǒng)的管理模式相比，精細(xì)化管理有著無(wú)可比擬的優(yōu)越性。對(duì)于醫(yī)院而言，精細(xì)化檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真和精益求精的特性，提高了醫(yī)療行業(yè)服務(wù)質(zhì)量，從而有力推動(dòng)各個(gè)醫(yī)院的戰(zhàn)略規(guī)劃得到有效實(shí)施，提高醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)績(jī)效，對(duì)醫(yī)院的長(zhǎng)足發(fā)展有著非常重要的意義。

四、醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）管理體制問(wèn)題

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理體制，極易出現(xiàn)檔案管理混亂和丟失等問(wèn)題，這就會(huì)影響到醫(yī)療人員的工作效率和工作質(zhì)量，也可能影響到醫(yī)學(xué)研究的開(kāi)展，同時(shí)對(duì)整個(gè)醫(yī)院的醫(yī)療管理質(zhì)量也會(huì)造成不利影響。因此，落后的檔案管理體制會(huì)給醫(yī)院的工作人員帶來(lái)諸多麻煩，降低其工作效能和醫(yī)療水平。

（二）檔案歸檔問(wèn)題

在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案工作中，還容易出現(xiàn)收集效率低、歸檔錯(cuò)誤等問(wèn)題。如果在醫(yī)院的日常管理過(guò)程中缺乏統(tǒng)一、規(guī)范的管理模式，則會(huì)直接導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理效率低、檔案內(nèi)容雜亂、管理混亂等一系列問(wèn)題。這些問(wèn)題會(huì)使醫(yī)院檔案的作用無(wú)法得到有效的發(fā)揮，醫(yī)院管理效率與管理質(zhì)量都很難得到一定的提高。

五、精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

（一）明確醫(yī)院檔案建設(shè)的目標(biāo)

為實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院檔案的精細(xì)化管理，不同的醫(yī)院需要依據(jù)自己的實(shí)際情況制定相對(duì)符合醫(yī)院發(fā)展規(guī)律的重點(diǎn)目標(biāo)和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。在這個(gè)過(guò)程中，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)做好各部門(mén)和科室檔案的分類(lèi)工作，并指派專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行管理，及時(shí)解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題，有效提高檔案管理的工作效率。

（二）應(yīng)用精細(xì)化理念做好醫(yī)院檔案整理和歸檔工作

近些年，醫(yī)院管理出現(xiàn)很大的變化，對(duì)檔案管理力度也在不斷加強(qiáng)，因而工作人員在檔案整理和歸檔過(guò)程中要盡量杜絕歸檔錯(cuò)誤、檔案損壞、檔案丟失等“低級(jí)”問(wèn)題。醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到，醫(yī)院檔案是醫(yī)院同外界的基本溝通方式，也是確保每一個(gè)人切身利益的重要載體。在醫(yī)院日常管理這一至關(guān)重要的環(huán)節(jié)中，每個(gè)工作人員要切實(shí)做好自己的本職工作，強(qiáng)化精細(xì)化理念，在醫(yī)院檔案歸檔與整理中加以合理運(yùn)用，并盡可能結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況進(jìn)行檔案收集整理，確保醫(yī)院檔案的完整性和科學(xué)性。對(duì)于不同類(lèi)型和不同等級(jí)的檔案，檔案管理人員應(yīng)采取不同的方案和手段，進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)歸檔，確保檔案類(lèi)別的清晰度和管理的規(guī)范性，避免檔案的損壞和丟失等問(wèn)題的發(fā)生，提高檔案在利用過(guò)程中的準(zhǔn)確性和便利性。

（三）深入實(shí)施醫(yī)院檔案精細(xì)化管理制度

將精細(xì)化管理理念融入到醫(yī)院檔案管理制度建設(shè)中，可以有效地提高管理效率，并且在提升醫(yī)院管理水平的基礎(chǔ)上可以更好地規(guī)范檔案管理的內(nèi)容和相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)體系。目前，實(shí)施精細(xì)化管理已成為提升醫(yī)院檔案管理水平及管理效率的主要方式。醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)當(dāng)制定合理完善的措施，盡可能地確保檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性和高效性，同時(shí)相關(guān)部門(mén)也要重視檔案管理中的每一個(gè)細(xì)節(jié)、步驟，確保在各個(gè)環(huán)節(jié)都有明確的分工和細(xì)致化的管理。此外，醫(yī)院對(duì)檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)有較高的要求，要著力提升檔案管理人員的職業(yè)水平和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，為醫(yī)院檔案精細(xì)化管理和檔案工作的順利開(kāi)展提供人力保障。

六、結(jié)語(yǔ)

近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，各行各業(yè)開(kāi)始把現(xiàn)代化的管理理念融入到檔案管理工作中。先進(jìn)的醫(yī)院檔案管理，可以促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，也能夠直接反映醫(yī)院整體管理質(zhì)量和工作人員的能力與水平。因此，醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)、有序進(jìn)行。將精細(xì)化管理理念融入到醫(yī)院檔案的管理工作中，是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的必然要求。相關(guān)醫(yī)療部門(mén)應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理工作，并采取行之有效的創(chuàng)新方式，扎實(shí)做好新時(shí)期的醫(yī)院檔案管理工作，為醫(yī)療事業(yè)的后續(xù)發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。（作者單位：十堰市人民醫(yī)院）