如何做好固定資產(chǎn)投資項目的檔案管理工作

史思思

本文首先對固定資產(chǎn)投資項目檔案管理的重要性進行了論述，通過分析現(xiàn)階段固定資產(chǎn)投資項目檔案管理中存在的問題，提出了如何進一步做好固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作的意見和想法。

一、固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作的重要性

項目檔案是指在項目前期論證、立項批復(fù)、可行性研究、實施、審計、竣工驗收、運行維護等各階段形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體形式的文件材料。項目檔案可以保障項目建設(shè)的合法合規(guī)、建設(shè)過程的規(guī)范及建設(shè)項目的正常運行。固定資產(chǎn)投資項目檔案是固定資產(chǎn)投資項目產(chǎn)生的知識信息形態(tài)的資產(chǎn)，是今后工程改擴建、設(shè)備運行、改造、維護的重要參考，它是反映項目建設(shè)全過程與最終竣工驗收狀態(tài)的第一手原始資料，是追溯和評價項目最真實的依據(jù)，對進行投資效益后評價有不可替代的重要作用。

由于項目檔案具有原始記錄性，任何人無法篡改它的原始狀況，因此它比其它文件資料更具有鎖定證據(jù)、監(jiān)控過程的權(quán)威作用，可以為企業(yè)維權(quán)提供強有力的證據(jù)。

二、固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作中存在的問題

固定資產(chǎn)投資項目一般投資金額較大，從千萬元到過億元的投資數(shù)目眾多，建設(shè)內(nèi)容多，因此很難做到項目檔案的及時收集、歸檔。另外由于建設(shè)周期長，項目建設(shè)過程中有可能會出現(xiàn)人員變動，就會導(dǎo)致歸檔材料交接不及時不全面。而且項目參與人員業(yè)務(wù)水平不一，在材料收集范圍、重視程度上就會出現(xiàn)參差不齊的現(xiàn)象。

一個固定資產(chǎn)投資項目建設(shè)過程往往會涉及多個單位和部門。外部會涉及到項目的設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位、上級主管部門及建設(shè)地當?shù)刂鞴懿块T等;內(nèi)部會涉及項目管理、基建、設(shè)備采購、財務(wù)、法務(wù)及生產(chǎn)科研等多個部門，由于各自職責的不同，項目建設(shè)過程中檔案的形成和運轉(zhuǎn)主要分散在各業(yè)務(wù)部門和參建單位，就會出現(xiàn)檔案工作相對項目建設(shè)滯后的現(xiàn)象。而且由于項目建設(shè)參建單位較多，各參建單位檔案收集標準不一樣，就會出現(xiàn)過程文件資料的收集和整理標準的多樣性，在向建設(shè)單位移交時，會發(fā)現(xiàn)整理標準不統(tǒng)一，給建設(shè)單位檔案管理部門帶來很多麻煩。

三、如何做好固定資產(chǎn)投資項目的檔案管理工作

（一）建立健全項目檔案管理的規(guī)章制度

近些年隨著國家對固定資產(chǎn)投資項目建設(shè)、管理要求的不斷提高，對項目檔案的收集、管理、歸檔工作也提出了新的更高要求。在項目建設(shè)單位檔案管理工作中，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)政策法規(guī)要求，制定適合本單位工作實際的固定資產(chǎn)投資項目檔案管理規(guī)章制度，明確建設(shè)單位各部門、人員的項目檔案工作職責、工作體系、管理要求，并及時修訂相關(guān)制度，使固定資產(chǎn)投資項目檔案工作做到有章可循、有法可依。

（二）項目檔案工作與項目建設(shè)同步進行

固定資產(chǎn)投資項目檔案管理與項目建設(shè)應(yīng)做到“同計劃、同部署、同建設(shè)、同檢查、同驗收”，將檔案管理工作納入到項目管理的工作程序和業(yè)務(wù)工作流程中去，從而確保檔案管理程序化。

堅持“從源頭抓起、全過程參與、與工程建設(shè)同步”的指導(dǎo)思想，從項目開始階段，建設(shè)單位和參建單位就要將檔案管理列入工程計劃，在制定項目建設(shè)的各項計劃、合同、協(xié)議時，同時提出對檔案工作的要求，將項目檔案管理列入項目管理程序，實現(xiàn)檔案管理與項目建設(shè)同步化，隨時收集歸檔。在檢查項目實施過程中的計劃進度時，同時檢查檔案資料的歸檔整理情況，以確保項目建設(shè)過程中檔案工作同步進行。將檔案工作與業(yè)務(wù)工作緊密結(jié)合起來，將項目建設(shè)各階段產(chǎn)生的應(yīng)歸檔資料及時歸檔，確保項目檔案的完整、準確、安全。

（三）加強對本單位專（兼）職檔案人員及參建單位人員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)

檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的高低直接關(guān)系到固定資產(chǎn)投資項目檔案管理水平的高低。這就需要各單位加強內(nèi)部專（兼）職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，充分調(diào)動檔案人員的主動性、積極性、創(chuàng)造性，建立起一支高素質(zhì)的固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收評審員隊伍，使檔案管理人員在收集、整理項目檔案時能做到完整準確、高效有序、系統(tǒng)規(guī)范。此外對參建單位人員也要進行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，明確工程資料的歸檔范圍、執(zhí)行標準。

綜上，固定資產(chǎn)投資項目檔案管理是項目管理的重要內(nèi)容，做好固定資產(chǎn)投資項目檔案的收集、整理工作，不僅對于項目投產(chǎn)后運行、維修、管理、改擴建等工作至關(guān)重要;同時也有效保證了固定資產(chǎn)投資項目檔案的高效利用;更是在保護項目建設(shè)中形成的無形資產(chǎn)價值。因此，做好固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作，不僅是項目承擔單位檔案部門的重要職責，更是各級領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案人員的義務(wù)。（作者單位：中國電子科技集團公司第四十六研究所）