檔案管理現(xiàn)代化存在的問題及其解決措施

袁飛

[摘要] 隨著社會的不斷發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化面臨了越來越多的挑戰(zhàn)和困難。人才的缺失，技術(shù)與設(shè)備的落后，標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不足等問題漸漸浮出水面。因此，在當(dāng)今社會日新月異的挑戰(zhàn)下，要更加著眼于檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，立足全局，統(tǒng)籌兼顧，有計劃、有針對性地針對該地區(qū)的實際情況，努力開發(fā)與我國檔案管理信息系統(tǒng)相適應(yīng)的新技術(shù)和新方案。以下將具體介紹檔案管理工作存在的問題以及相對應(yīng)的解決措施。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理;現(xiàn)代化;問題及解決措施

[中圖分類號] G271;R197.3 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2019）07（b）-0189-02

Problems in the Modernization of Archive Management and Their Solutions

YUAN Fei

The Second People's Hospital of Xiangyang City， Xiangyang， Hubei Province， 441000 China

[Abstract] With the continuous development of society， the modernization of archive management faces more and more challenges and difficulties. The lack of talent， the backwardness of technology and equipment， and the lack of standardization have gradually surfaced. Therefore， under the ever-changing challenges of today's society， we must pay more attention to the development of modernization of archives management， base ourselves on the overall situation， make overall plans， and plan and target the actual situation of the region， and strive to develop and manage the information management system adapted new technologies and new solutions of China. Below， we will specifically introduce the problems in the file management work and the corresponding solutions.

[Key words] File management; Modernization; Problems and solutions

檔案管理現(xiàn)代化，就是在新的認(rèn)知水平和技術(shù)水平下，對于檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化采集和現(xiàn)代化管理。隨著時代日新月異的發(fā)展，數(shù)字化水平的不斷提高，信息化社會的不斷普及，原先的檔案管理方法已不能適用現(xiàn)在的檔案管理工作?，F(xiàn)代化的檔案管理方法可以使檔案管理工作由原來的“以人為主”轉(zhuǎn)變成“以機為主”，使檔案從直至轉(zhuǎn)變到電子化。檔案也在此過程中更易于翻閱和查找，能大大提高資源的利用效率，節(jié)省人工成本。從而促進(jìn)社會的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)效益的提高。目前檔案管理現(xiàn)代化工作仍然不完善，制約了一系列工作的發(fā)展，正視這一問題并且尋求解決這一問題是當(dāng)下面臨的最為重要的問題。

1? 檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題

1.1? 在思想上并未充分認(rèn)識到檔案管理現(xiàn)代化問題中的重要性

當(dāng)前，檔案管理從業(yè)人員還未有充分的檔案管理現(xiàn)代化的意識。一方面，多數(shù)人將檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)流于表面，只關(guān)注形式上的現(xiàn)代化建設(shè)，而不深入地進(jìn)行探究，導(dǎo)致檔案管理工作難以深入開展。另一方面，一部分人難以改變原先的檔案管理方式，拒絕檔案管理方式的革新，對新型的檔案管理現(xiàn)代化方式持拒絕甚至敵對態(tài)度。這兩方面就導(dǎo)致了檔案管理現(xiàn)代化事業(yè)不能快速高效的向前發(fā)展。不但不能革新，在遇到一些問題時也由于無準(zhǔn)備、無策略以及無思路而不能及時、高效、迅速地應(yīng)對。

1.2? 檔案管理人員素質(zhì)有待提高，人才缺乏

對于檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)人員來說，組織能力和領(lǐng)導(dǎo)能力不足，難以統(tǒng)籌協(xié)調(diào)指揮檔案管理現(xiàn)代化工作的開展。檔案管理工作涉及對于舊檔案的整理和歸納和對于新檔案的采集和整理，需要各部門不同人員的分工合作和合理搭配，對于領(lǐng)導(dǎo)的工作能力有很高的要求。對于檔案管理的基層管理人員來說，要具備扎實的檔案管理的基本知識和技能，更要熟練掌握和運用新的現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)。以上兩種復(fù)合型的檔案管理人才，在實際的現(xiàn)代化檔案管理工作中非常稀缺。當(dāng)前情況是，檔案管理工作趨于制度化和體制化，導(dǎo)致了在檔案管理現(xiàn)代化工作系統(tǒng)中難以引進(jìn)現(xiàn)代化的、敢于革新的人才，不能給檔案管理工作注入新的活力。

1.3? 檔案管理現(xiàn)代化的過程缺乏資金的支持和引導(dǎo)

檔案管理現(xiàn)代化對于新的技術(shù)要求高，引入新的技術(shù)需要大量的資金，當(dāng)前沒有形成對檔案管理現(xiàn)代化模式的科學(xué)認(rèn)識，使得所需的資金不能及時到位，單位無法配備和引入現(xiàn)代化設(shè)備。此外，對于新技術(shù)、新方法的研究也需要大量的資金扶持，當(dāng)前資金的短缺，使得對于檔案管理現(xiàn)代化的研究停滯，無法創(chuàng)造出更多標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的檔案管理現(xiàn)代化新興技術(shù)。有思想、有能力的現(xiàn)代化人才也會因為資金不足，檔案管理現(xiàn)代化研究艱苦而不愿意從事且長期從事這方面的事業(yè)，這就從另一個方面加劇了檔案管理現(xiàn)代化人才的缺失。

1.4? 檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中缺乏系統(tǒng)的體系和強有力的引導(dǎo)

檔案管理是一個聯(lián)動性很強的工作，需要各個部門的密切配合和及時溝通才能妥善地完成。目前，檔案工作的各部門單位整體聯(lián)動性差，各部門各自為政，溝通不順暢，導(dǎo)致了信息上的不對等，使得后續(xù)的工作無法高效的展開。同時，不進(jìn)行有效的溝通，還會造成檔案管理的不規(guī)范和不標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作整體質(zhì)量下降。

2? 對于檔案管理現(xiàn)代化過程中存在問題的解決措施

2.1? 加強對于檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的宣傳與學(xué)習(xí)

改變檔案管理從業(yè)人員對于檔案管理現(xiàn)代化的固態(tài)認(rèn)識，加強其對于檔案管理現(xiàn)代化方式的了解，帶領(lǐng)其學(xué)習(xí)檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)知識。相關(guān)部門應(yīng)該大力宣揚檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)知識，可對相關(guān)人員進(jìn)行相關(guān)考核，做出一定程度的篩選與淘汰措施，使其從思想根源上加深對于檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程重要性與必要性的認(rèn)識。

2.2? 注意檔案管理人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，提升人員素質(zhì)

人才是強軍之本，也是檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中最具活動性的一環(huán)。當(dāng)前，對于人才的培養(yǎng)主要應(yīng)該著眼于兩個方面。一方面對于已經(jīng)在體制內(nèi)的人來說，應(yīng)該對其進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化方面的培訓(xùn)，使其熟悉檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)理論知識，并強化檔案管理現(xiàn)代化方面的技能訓(xùn)練，諸如網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用、數(shù)據(jù)庫等。另一方面對于即將進(jìn)入體制從事檔案管理相關(guān)工作的人來說，檔案管理部門應(yīng)該改變傳統(tǒng)方式的考核，引入檔案管理現(xiàn)代化方面的知識，培養(yǎng)他們對于檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的熱情以及積極利用現(xiàn)代化方式進(jìn)行檔案管理的意識及能力。與此同時，還應(yīng)該加強檔案管理從業(yè)人員對于檔案管理現(xiàn)代化工作的熱情與信心，形成嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)，踏實肯干，敬業(yè)愛崗的檔案管理隊伍。

2.3? 增加檔案管理現(xiàn)代化工作的資金投入與使用效率

檔案管理現(xiàn)代化工作難以有效深入地進(jìn)行下去，其重要原因在于對檔案管理現(xiàn)代化工作的資金投入不足。上級部門要深刻認(rèn)識到這一點。加大檔案管理現(xiàn)代化工作的資金投入比例。只有資金到位了，才能吸引大量合適的優(yōu)秀的檔案管理人才，使之為檔案管理現(xiàn)代化事業(yè)添磚加瓦。同樣，只有資金到位了，才能保證檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)的科技含量，保證檔案管理現(xiàn)代化工作的辦公環(huán)境，保證檔案管理現(xiàn)代化工作的研發(fā)投入。在一定的資金投入條件下，還需要分清檔案管理現(xiàn)代化工作各部分的輕重緩急，使資金的得到合理的配置。比如，應(yīng)該著重于投入引進(jìn)新興的現(xiàn)代化設(shè)備以及技術(shù)，注重檔案管理現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)，就應(yīng)該把資金率先的流入這兩塊領(lǐng)域，使得檔案管理現(xiàn)代化事業(yè)的一個大框架能夠構(gòu)筑起來。

2.4? 注重檔案管理現(xiàn)代化事業(yè)的系統(tǒng)建設(shè)，協(xié)調(diào)各部門之間的聯(lián)系

檔案管理現(xiàn)代化事業(yè)包含多個方面，比如多媒體技術(shù)和多元化的檔案信息表現(xiàn)，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息組織順序和數(shù)據(jù)庫技術(shù)和有序化的檔案信息儲存和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。這些部分不可能由一個部門單獨完成，勢必需要多個部門單位的分工合作和聯(lián)動配合。因此，解決部門之間的溝通間隔以及信息對稱問題顯得尤為重要。因此，有關(guān)部門就需要建立屬于自己的溝通體系以及分工方式，做到各司其職且能照顧全局。領(lǐng)導(dǎo)的作用在檔案管理事業(yè)中顯得尤為重要，由此，一個從上而下的管理體系必不可少。由領(lǐng)導(dǎo)來做出決策，基層工作者響應(yīng)決策，雙方配合，才能高效地發(fā)展和完成檔案管理現(xiàn)代化工作。

3? 結(jié)語

社會發(fā)展的趨勢要求必須盡快加強檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的開展。檔案管理現(xiàn)代化工作是我們未來很長一段時間工作的主要方向，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化也是需要追尋的目標(biāo)。但是，目前檔案管理工作確實存在一系列的問題，還未引起上級領(lǐng)導(dǎo)和基層辦事人員的廣泛重視，檔案管理現(xiàn)代化工作任重道遠(yuǎn)。針對當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中存在的問題，提出了一些措施，但是仍然不全面，在具體實際中遇到的問題會更多，解決的方法也能更多樣、更全面。對于檔案管理現(xiàn)代化實踐中遇到的問題，應(yīng)該具體問題具體分析，從大處著眼，小處落手，統(tǒng)籌全局，縱橫發(fā)展。

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