探路中小印機企業(yè)的“內(nèi)控”問題及解決方案

趙艷豐

近些年，市場對印刷機械產(chǎn)品的需求量越來越大，行業(yè)增速逐漸提升。然而，面對良好的發(fā)展前景，我們也要清醒看到，當前國內(nèi)很多中小印機企業(yè)在內(nèi)部控制方面（簡稱“內(nèi)控”）做得還不夠完善。尤其是內(nèi)部財務(wù)控制水平還比較落后，財務(wù)人員的整體素質(zhì)不高，財務(wù)工作開展略顯混亂，這直接影響著整個印刷機械行業(yè)的長遠發(fā)展。

本文以S公司為例，重點談?wù)勚行∮C企業(yè)所面臨的“內(nèi)控”問題，并給出相應(yīng)的解決方案，希望給讀者帶來一些啟示。S印刷機械制造有限公司的母公司是一家大型的機械設(shè)備產(chǎn)銷集團，在海內(nèi)外具有一定品牌效應(yīng)，但是S公司作為旗下分公司，由于自身規(guī)模有限，因此組織機構(gòu)設(shè)置、人員配備、制度建設(shè)等方面都不如總公司健全，而在企業(yè)經(jīng)營管理中處于重要地位的財務(wù)工作也往往得不到重視，內(nèi)部財務(wù)控制薄弱，導(dǎo)致企業(yè)面臨著不同程度的經(jīng)營風(fēng)險。

“內(nèi)控”問題匯總

1.內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置不合理

我國中小型的印機企業(yè)數(shù)量很多，這些企業(yè)的內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置通常都比較簡單、比較籠統(tǒng)，各崗位的職責(zé)權(quán)限不明確。由于規(guī)模普遍偏小，一些中小印機企業(yè)為了減少人員成本的支出，往往會極力壓縮人員，導(dǎo)致企業(yè)員工數(shù)量非常少，各崗位往往無法配備專業(yè)的職工，一人身兼數(shù)職的現(xiàn)象比較多，出現(xiàn)前臺、會計等職務(wù)“一肩挑”的情況。

S印刷機械公司也沒有設(shè)置專門的會計機構(gòu)，財務(wù)工作大多由沒有財務(wù)專業(yè)背景的員工兼任，而這些員工并不具備勝任財務(wù)工作的能力，難以確保按時、保質(zhì)保量完成基本的財務(wù)工作，內(nèi)部財務(wù)控制更是無從談起。由于財務(wù)機構(gòu)設(shè)置的不完善，導(dǎo)致財務(wù)人員權(quán)責(zé)不明，缺乏彼此之間的監(jiān)督，這就給企業(yè)內(nèi)個別素質(zhì)較低的員工亂開發(fā)票謀取私利以可乘之機。由于內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置的不合理，使得S公司的財務(wù)工作往往不能做到專人專管，加之相關(guān)人員的權(quán)責(zé)分配不明確，財務(wù)控制的力度很難加強，這對企業(yè)的正常經(jīng)營是很不利的。

2.資金管理體系缺失，應(yīng)收款項回收不力

據(jù)考察，S公司內(nèi)部有些部門權(quán)責(zé)不明，也缺乏對資金收付時限的明確規(guī)定，使得資金管理比較凌亂，加之由于權(quán)責(zé)不明容易出現(xiàn)相關(guān)責(zé)任人互相推諉的現(xiàn)象，增加了資金的流通風(fēng)險，嚴重時會給企業(yè)造成不必要的損失。

印刷機械企業(yè)的運營每天都會產(chǎn)生大量而復(fù)雜的資金收付和結(jié)算工作，在此過程中即使在某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)一個小的失誤，都可能使企業(yè)損失一筆不小的資金，還會降低企業(yè)的信用度。S公司的一些員工在借用企業(yè)備用金后，對銷售活動中相關(guān)的現(xiàn)金支出做不到及時報銷，導(dǎo)致在負責(zé)人員手中滯留著大量現(xiàn)金或單據(jù)，備用金也無法按時歸還。此外，S公司資金收付的審批流程也比較簡單，其作為集團的分支機構(gòu)實行資金自行管理，依據(jù)自己習(xí)慣的程序來處理資金收付和結(jié)算工作，缺乏必要的監(jiān)督和控制，導(dǎo)致企業(yè)資金安全得不到保障。

S印刷機械公司在采購環(huán)節(jié)的資金使用也缺乏明確的規(guī)定和標準，資金使用比較隨意。舉一個日常經(jīng)營的小例子，筆者的一位朋友在這家企業(yè)任職，某次他代為采購公司的日常辦公用品，事先并沒有被公司告知明確的采購標準、采購地點和資金使用限額，等到將物品采購回來時卻受到領(lǐng)導(dǎo)指責(zé)，理由是花費過多。雖然只是一筆小額的費用，但久而久之這種因為內(nèi)部資金管理不妥當造成的不合理支出積累起來，也會對企業(yè)造成不可預(yù)知的損失。

應(yīng)收款項回收難的問題也一直是影響中小印機企業(yè)發(fā)展的不利因素。S公司的銷售人員只注重個人業(yè)績的增長，單憑互相之間的信任跟客戶打交道，而這樣做顯然會增加企業(yè)應(yīng)收賬款和壞賬的可能，收賬難度和風(fēng)險也會增大。如果資金無法正常收回，那無疑會對企業(yè)造成很大的損失。此外，部分業(yè)務(wù)人員在進行實際業(yè)務(wù)操作時忽視相關(guān)規(guī)定和章程，所簽合同內(nèi)容不完整、不規(guī)范，而且在與客戶進行相關(guān)費用的確認時不注意保留相關(guān)憑證，如果遇到信用不高的客戶，在欠款清收時由于沒有足夠的法律依據(jù)，往往受到各種阻礙，進而很大程度上影響企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)，不利于印機企業(yè)的長遠發(fā)展。

3.核算過程不嚴格，內(nèi)部審計缺失

當前，很多中小印機企業(yè)內(nèi)部對會計核算的審核不夠嚴格，沒有制定明確的標準規(guī)范日常核算工作，這使得企業(yè)各項業(yè)務(wù)收入的真實性大打折扣。在確認收入方面，遵從的標準不清晰，因此在出現(xiàn)某些員工私自與客戶訂立虛假的合同、隨意幫客戶開具發(fā)票的情況時，財務(wù)人員如果對此不嚴格把關(guān)，就會使企業(yè)的收入虛增。

而且大部分中小印機企業(yè)的內(nèi)部審計制度也是不健全的，譬如以S印刷機械公司來說，企業(yè)內(nèi)并沒有設(shè)置專門的內(nèi)部審計機構(gòu)，因而缺乏對日常經(jīng)濟活動和各項業(yè)務(wù)的監(jiān)督和評價，而財務(wù)報告審計也僅是傳統(tǒng)的基礎(chǔ)審計，內(nèi)部審計的管理功能沒有得到充分體現(xiàn)，審計人員也很難發(fā)現(xiàn)財務(wù)報表中存在的問題，有些人員甚至為了盡早完成審計工作而不愿意發(fā)現(xiàn)內(nèi)部財務(wù)控制工作中的缺陷。

三招解決“內(nèi)控”問題

第一招：優(yōu)化內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置

中小印機企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身規(guī)模設(shè)置專門的財務(wù)機構(gòu)，即使規(guī)模比較小，也應(yīng)該配備專職的財務(wù)人員來負責(zé)整個企業(yè)的財務(wù)工作。在明確財務(wù)部門各人員權(quán)責(zé)的過程中，可以按照業(yè)務(wù)板塊來進行分工，每個財務(wù)人員負責(zé)指定的業(yè)務(wù)范圍，專門的款項也由專人來負責(zé)，這樣更容易在企業(yè)受到損失時追究責(zé)任，也能使財務(wù)工作的進行更加流暢及時。例如，同業(yè)之間的業(yè)務(wù)涉及的資金往來可以指定一名專門的財務(wù)人員負責(zé)，避免誰碰到誰辦的情況。即使印機企業(yè)的規(guī)模再小，也要嚴格避免一人身兼數(shù)職，把財務(wù)工作交給各部門人員或前臺人員來承擔，這樣既不利于保證財務(wù)工作的準確及時完成，也會阻礙內(nèi)部財務(wù)控制工作的開展。

第二招：加強資金管控和應(yīng)收款項的回收管理

資金管理是關(guān)系到印刷機械企業(yè)能否健康發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，鑒于S公司這樣總部和分公司缺少統(tǒng)一的資金管理控制系統(tǒng)、無法對企業(yè)資金進行統(tǒng)籌安排及合理利用的情況，總公司應(yīng)當實行資金統(tǒng)一結(jié)算，在總部設(shè)置資金結(jié)算中心，分公司的資金業(yè)務(wù)均要通過結(jié)算中心來完成。需對資金由分散管理轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一管理，委派專門的財務(wù)人員負責(zé)各分公司的資金管理，對各項財務(wù)工作和現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)進行核實，并及時將所有收入統(tǒng)一歸集到總部設(shè)置的核算中心，第一時間將資金收攏到特定的賬戶，減少由于分散造成的資金安全風(fēng)險;另一方面核算中心要事先根據(jù)對各分公司現(xiàn)金流量的預(yù)估制定相應(yīng)的預(yù)算，然后將資金撥付到統(tǒng)一的支出賬戶，這樣核算中心就能監(jiān)督各分支機構(gòu)的資金使用情況，通過將實際支出與預(yù)算對比，對超出的部分及時核查并加以控制，減少不合理支出。

在印刷機械企業(yè)的資金管理實踐中，“內(nèi)部銀行機制”也是一種行之有效的方法，類似于在企業(yè)內(nèi)部建一個虛擬的“銀行”，扮演著類似利潤中心的角色。它是基于企業(yè)的組織機構(gòu)設(shè)置，采用一套獨特的實施方法，將各個部門看作是不同的責(zé)任主體，事先根據(jù)各部門的業(yè)務(wù)類別核算出對資金的需求量，并鼓勵各部門進行資金“借貸”，按照銀行同期利率對部門占用的資金收取一定的費用，這樣就相當于將銀行的運作流程和結(jié)算方法運用到企業(yè)中，使企業(yè)資金管理方式更加完善。

S印刷機械公司在資金管理中完全可以采用內(nèi)部銀行機制的操作方法，為各個部門開設(shè)“賬戶”，根據(jù)事先編制的預(yù)算為其“預(yù)存”相應(yīng)數(shù)額的資金，若使用資金數(shù)量超過預(yù)定額度，則以各部門占有的超額資金為基礎(chǔ)按照一定比例計入各部門成本，相當于“貸款利息”，這樣督促各部門主動將閑置資金存入內(nèi)部銀行統(tǒng)一管理，充分吸納各部門的閑置資金，減少資金流動環(huán)節(jié)和在途時間，加快資金周轉(zhuǎn)，提高資金的使用效率，并通過綜合分析內(nèi)部各部門的業(yè)績水平和資金使用情況，對效益好的部門適當降低其資金使用的成本，而對效益一般的部門則對其資金使用數(shù)額加以控制，使企業(yè)資金得到更加合理有效利用。

與一些中小型的客戶的業(yè)務(wù)往來，使得印機企業(yè)的應(yīng)收款項繁雜，數(shù)額參差不齊，回收難度較大。廣大印機企業(yè)必須結(jié)合行業(yè)特點采取相應(yīng)的措施加強應(yīng)收款項的回收管理，從業(yè)人員選擇合作企業(yè)時要充分考察其信用水平，按規(guī)定與合作企業(yè)簽訂相關(guān)合同，并在合同中標明付款金額和期限，以及違反合同約定需要承擔的具體責(zé)任，降低應(yīng)收賬款的壞賬風(fēng)險。

S印刷機械公司的各部門要將各自的應(yīng)收款項及時上報到財務(wù)部門，再由財務(wù)部門對收款對象進行信用評定，針對其不同的信用等級采取不同的回收辦法，規(guī)定回收期限，加強對信用較差客戶應(yīng)收款項的回收力度，限期（比如30日內(nèi)）必須歸還所欠款項，否則將承擔一定賠償責(zé)任。此外為了提高應(yīng)收款項的回收效率，鼓勵員工積極完成款項回收工作，企業(yè)可以將應(yīng)收款項的回收情況與薪酬福利掛鉤，對于收回應(yīng)收款項的時長，在規(guī)定期限內(nèi)收回的由高到低分別計入員工績效，而超出規(guī)定時限收回的則對相關(guān)人員給與一定懲罰，比如扣減獎金、記處分等，這樣促使各部門人員能及時收回款項，保證企業(yè)的資金運轉(zhuǎn)。

第三招：加大內(nèi)部審計監(jiān)督力度

廣大印機企業(yè)應(yīng)強化內(nèi)部審計監(jiān)督，但考慮到對于規(guī)模有限的中小型印機企業(yè)，設(shè)置專門的內(nèi)部審計機構(gòu)可能不切實際，而且必然會增加其成本壓力，無法確定是否符合成本效益原則。因此，針對不同規(guī)模的印機企業(yè)應(yīng)采取不同的強化內(nèi)部審計的措施：對于規(guī)模較大印機企業(yè)，應(yīng)該在總部設(shè)置專門的內(nèi)部審計機構(gòu)，負責(zé)統(tǒng)籌整個企業(yè)的內(nèi)部審計工作，而在分支機構(gòu)可以不設(shè)立審計部門，而是由總部分派審計人員負責(zé)監(jiān)督評價分支機構(gòu)的財務(wù)工作;對于中小印機企業(yè)來說，由于規(guī)模有限，設(shè)置審計機構(gòu)往往不切實際，但為了保證財務(wù)工作合規(guī)進行，必須至少配備專職的內(nèi)部審計人員，而不能由其他人員兼任，確保審計人員的獨立性，增強內(nèi)部審計監(jiān)督力度。

中小印機企業(yè)還要定期組織內(nèi)部審計人員進行學(xué)習(xí)，完善培訓(xùn)制度，組織內(nèi)審人員認真學(xué)習(xí)《會計法》及其他的政策法規(guī)，幫助他們養(yǎng)成良好的職業(yè)道德和行為習(xí)慣，提高業(yè)務(wù)能力，使他們在工作中能堅持客觀、公正的原則，實事求是地評價企業(yè)財務(wù)工作的優(yōu)劣與內(nèi)部財務(wù)控制的開展情況。此外，企業(yè)管理者要明確內(nèi)審人員的權(quán)限，充分賦予其權(quán)利，支持內(nèi)審人員隨時隨地針對各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行審核，對企業(yè)財務(wù)工作存在的薄弱環(huán)節(jié)和控制不力之處展開跟蹤監(jiān)督，幫助相關(guān)部門完善內(nèi)部控制環(huán)境。

總之，內(nèi)部控制水平是關(guān)系到中小印機企業(yè)能否長遠發(fā)展的重要因素之一，在一些基本的經(jīng)營工作得到有效落實的同時，管理者一定不要忽視內(nèi)部控制的工作，尤其是內(nèi)部財務(wù)控制方面，使企業(yè)遠離財務(wù)風(fēng)險，早日實現(xiàn)經(jīng)營目標。

責(zé)任編輯：薛金萍 xjp@cprint.cn