辦公室檔案管理工作的信息化創(chuàng)新

馬進(jìn)斌

摘 要：隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，促進(jìn)了各行各業(yè)的信息化水平的提升，在此背景下，還應(yīng)對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，以此保證辦公室檔案管理工作質(zhì)量。但是目前辦公室檔案管理過程中，仍然存在一些問題，為此本文主要探討辦公室檔案管理工作的信息化創(chuàng)新，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作者提供借鑒。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案管理;信息化;創(chuàng)新

隨著我國社會(huì)的不斷發(fā)展，對辦公室檔案管理工作提出了更高的要求，為此在信息化高速發(fā)展的今天，還應(yīng)對辦公室檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，引入信息化技術(shù)，轉(zhuǎn)變檔案管理理念、改善檔案管理服務(wù)方式，提高對檔案資源的利用率，促進(jìn)辦公室檔案管理水平的有效提升。

一、檔案管理信息化重要作用

1.提高檔案管理效率。檔案管理系統(tǒng)是一項(xiàng)全面、系統(tǒng)的工作，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式主要依賴于人力，因此管理效率相對較低。而信息化技術(shù)不斷發(fā)展的今天，運(yùn)用信息技術(shù)能夠快速錄入信息、篩選信息以及查詢檔案，大大提高了檔案管理工作的效率。

2.加強(qiáng)資源共享方便、快捷。傳統(tǒng)檔案管理主要以紙質(zhì)為媒介，對于紙質(zhì)檔案，不僅查閱檔案不方便，還無法實(shí)現(xiàn)資源共享。利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，可以將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資源，檔案管理人員將收集來的信息數(shù)據(jù)上傳到數(shù)據(jù)庫中，可以更好的保存，同時(shí)想要查閱檔案的人員，可以隨時(shí)隨地通過登錄數(shù)據(jù)庫，下載或者查詢想要的檔案數(shù)據(jù)信息，并且還可以分享給其他人員，這樣就大大加強(qiáng)了資源共享的方便、快捷，充分發(fā)揮了檔案管理的重要作用。

3.信息資源收集和保存更加持久穩(wěn)定。紙質(zhì)檔案會(huì)受到環(huán)境的影響，所以導(dǎo)致紙質(zhì)檔案保存相對較為困難。而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以不受空間、環(huán)境等因素的影響，使得信息資源的收集和保存更加的持久穩(wěn)定。與此同時(shí)傳統(tǒng)檔案如果丟失，則很難進(jìn)行補(bǔ)救，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以將檔案信息進(jìn)行備份，可以避免檔案信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)，在一定程度上，提高了檔案信息的安全性。

二、辦公室檔案管理工作信息化創(chuàng)新現(xiàn)狀

近年來，隨著我國信息化的不斷發(fā)展，辦公室檔案管理工作水平得到了有效提升，但是目前辦公室檔案管理工作信息化創(chuàng)新仍然存在一些問題，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.辦公室檔案管理人員對信息安全不夠重視，缺乏信息管理理念，再加上檔案管理人員沒有進(jìn)行相應(yīng)的信息安全保護(hù)訓(xùn)練，所以在平時(shí)檔案管理過程中，信息安全防護(hù)措施做的不到位，一旦出現(xiàn)信息泄漏等情況，不能及時(shí)的采取相應(yīng)的措施，對信息泄露的原因進(jìn)行追查以及防范，導(dǎo)致檔案信息安全工作效果不佳。

2.隨著辦公室檔案信息化管理改革的不斷深入，相關(guān)配套設(shè)施也在不斷完善，但是目前普遍存在自身信息化技術(shù)與基礎(chǔ)設(shè)施落后的問題，而辦公室檔案管理的信息化創(chuàng)新需要大量的人力、物力以及財(cái)力的支持，否則就無法有序開展辦公室檔案信息化管理工作。檔案管理信息化工作需要的硬件配套設(shè)施主要包括打印機(jī)、臺式機(jī)以及外設(shè)產(chǎn)品等等，軟件設(shè)施主要包括MIS、數(shù)據(jù)庫軟件以及GIS等應(yīng)用軟件。但是實(shí)際上，還有一些檔案部門僅僅采用電腦來處理檔案數(shù)據(jù)，沒有引進(jìn)更多的軟件，與其它行業(yè)相比，辦公室檔案管理信息化水平比較低。

三、辦公室檔案管理工作的信息化創(chuàng)新策略

1.檔案管理工作信息化技術(shù)手段創(chuàng)新。想要實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理工作信息化創(chuàng)新，還應(yīng)引入更多的高新技術(shù)產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，創(chuàng)新以往的檔案管理模式，提高檔案工作效率。第一應(yīng)通過局域網(wǎng)絡(luò)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，將檔案信息數(shù)據(jù)傳輸?shù)綌?shù)據(jù)庫中，并加強(qiáng)網(wǎng)上檔案業(yè)務(wù)的辦理，增強(qiáng)檔案管理工作的自動(dòng)化，提升檔案管理工作的便利性，減少檔案管理人員的工作量，提高檔案管理工作的效率。第二還應(yīng)開發(fā)相應(yīng)配套設(shè)施，包括硬件設(shè)施、軟件設(shè)施，為檔案管理工作提供技術(shù)力量的支持。同時(shí)還應(yīng)形成一體化生態(tài)網(wǎng)絡(luò)，能夠及時(shí)的對檔案管理信息系統(tǒng)存在的問題進(jìn)行處理，使得檔案數(shù)據(jù)庫能夠平穩(wěn)的運(yùn)行，對于軟件和硬件，還應(yīng)定時(shí)維護(hù)更新和升級，及時(shí)的修補(bǔ)系統(tǒng)中出現(xiàn)的漏洞，減少檔案管理工作問題的發(fā)生。

2.加強(qiáng)檔案管理工作服務(wù)手段創(chuàng)新。在辦公室檔案管理過程中，還應(yīng)對傳統(tǒng)的檔案管理工作服務(wù)手段進(jìn)行創(chuàng)新，首先應(yīng)加強(qiáng)檔案收集和上傳的自動(dòng)化，以往檔案管理工作收集和錄入信息需要工作人員進(jìn)行信息的大量上傳和下載，在這個(gè)過程中，可能會(huì)出現(xiàn)人為因素影響檔案信息數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性以及真實(shí)性的問題發(fā)生，為此可以利用自動(dòng)化軟件實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的檔案信息收集和錄入，加強(qiáng)信息資源的自動(dòng)化管理。其次實(shí)現(xiàn)資源在線查詢服務(wù)。過去檔案管理需要到檔案室翻閱紙質(zhì)文獻(xiàn)進(jìn)行查詢，辦公室檔案管理工作的信息化，工作人員可以隨時(shí)登錄檔案查詢端口，就可以隨時(shí)隨地的查詢檔案資源。最后為了避免相關(guān)檔案信息數(shù)據(jù)的泄漏，還應(yīng)建立完善的檔案管理工作制度，要求檔案管人員嚴(yán)格按照管理制度執(zhí)行，保證辦公室檔案管理工作的科學(xué)性以及合理性。

3.提高檔案管理人員的信息化素質(zhì)。檔案管理人員的信息化素質(zhì)水平對實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化具有直接影響，為此還應(yīng)通過教育培訓(xùn)等手段，不斷強(qiáng)化檔案管理人員對辦公室檔案管理工作信息化重要性的認(rèn)識，在檔案管理工作中，能夠?qū)⑿畔⒒夹g(shù)正確的運(yùn)用到辦公室檔案管理工作過程中，不斷提高檔案管理工作效率。在教育培訓(xùn)過程中，應(yīng)強(qiáng)化檔案管理人員的信息化技術(shù)，使其能夠掌握先進(jìn)的信息化技術(shù)手段，了解更多的信息化知識，在辦公室檔案管理過程中，能夠正常的操作相關(guān)軟件設(shè)施，加強(qiáng)對網(wǎng)站的維護(hù)以及平臺的建設(shè)，熟練的使用操作軟件。同時(shí)還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員思想素質(zhì)的培訓(xùn)，使其具備良好的職業(yè)道德，提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，使其滿足新時(shí)代辦公室檔案管理工作的需求，在實(shí)際工作中，能夠獲得更好的工作效果。

四、結(jié)語

綜上所述，辦公室檔案管理工作信息化能夠滿足現(xiàn)代化發(fā)展需求，所以，為了提高辦公室檔案管理工作效果的有效提升，還應(yīng)采取科學(xué)、合理的方式，解決目前辦公室檔案管理過程中仍然存在的問題，對辦公室檔案管理理念、檔案管理手段、檔案管理服務(wù)方式進(jìn)行有效創(chuàng)新，同時(shí)還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的信息化素質(zhì)，提高檔案資源的利用率，促進(jìn)辦公室檔案管理水平的有效提升。

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