高校辦公室職能分析與探討

楊美榮

摘 要：高校辦公室作為高校的核心職能部門，其管理水平的高低直接影響著學(xué)校的發(fā)展，如何正確分析辦公室的工作職能，提高辦公室的辦事效率，是辦公室管理人員值得思考的主要問題，本文就高校辦公室的職能進(jìn)行剖析，提出幾點(diǎn)建議性意見與大家共勉。

關(guān)鍵詞：高校辦公室;綜合性

1 高校辦公室職能分析的必要性

高校辦公室是一個(gè)綜合性的管理和服務(wù)部門，涉及方方面面，內(nèi)容繁雜，是協(xié)調(diào)、溝通內(nèi)外各部門關(guān)系的重要樞紐和紐帶，在高校的管理工作中起著不可替代的關(guān)鍵性作用。在高等教育事業(yè)飛速發(fā)展的今天，作為辦公室管理人員只有具備較高的管理素質(zhì)，在工作中任勞任怨，甘于奉獻(xiàn)，求真務(wù)實(shí)、開拓創(chuàng)新，構(gòu)建科學(xué)的管理模式，才能充分發(fā)揮辦公室的職能效率，為學(xué)校培養(yǎng)拔尖型的人才服務(wù)，由此可見，提高學(xué)校辦公室的管理水平尤為重要。

2 高校辦公室的主要管理職能

高校辦公室是一個(gè)綜合性較強(qiáng)的辦事部門，具有一定的特殊性，主要包括以下工作職能：

（1）檔案管理：圍繞本部門的中心工作內(nèi)容制定的年度計(jì)劃、年度總結(jié)，投資規(guī)劃、公文發(fā)放、會議記錄等內(nèi)容進(jìn)行收集、整理、歸納、裝訂、編號、存檔。

（2）日常事務(wù)管理：主要負(fù)責(zé)相關(guān)辦公經(jīng)費(fèi)的登記報(bào)賬、會議通知、安全隱患登記、校內(nèi)排班、通訊繳費(fèi)、刊物預(yù)訂、考勤、跨區(qū)域補(bǔ)貼、勤工助學(xué)的上報(bào)等。

（3）人事管理：協(xié)助人力部門完成年度考核、聘期考核、聘用合同、職稱聘用（含轉(zhuǎn)系列）及人員信息的變更核實(shí)。

（4）網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)管理：利用部門網(wǎng)絡(luò)平臺，完成本部門網(wǎng)站主頁的信息維護(hù)更新及宣傳，主要有本部門動態(tài)信息維護(hù)、業(yè)務(wù)信息維護(hù)和公告的發(fā)布。

（5）校內(nèi)外相關(guān)部門的溝通、協(xié)調(diào)工作。

（6）協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成規(guī)章管理制度的修訂和完善工作。

（7）完成本部門（含退休）人員的慰問工作。

3 目前辦公室管理工作的現(xiàn)狀

（1）檔案管理是高校管理工作的重中之重，對高校的建設(shè)起著重要的支撐作用，必須充分認(rèn)識檔案管理的重要性，提高檔案管理水平。目前的檔案管理存在以下問題，第一：歸檔內(nèi)容不完整。如校內(nèi)行文有附件的文件在存檔文件中找不到附件;校內(nèi)行文的文件缺少擬稿人和核稿人簽字，會議記錄中缺少參會人員登記等。第二：歸檔內(nèi)容連續(xù)性差。第三、歸檔日期不及時(shí)。應(yīng)該本學(xué)期存檔的材料要拖到下學(xué)期。要加強(qiáng)檔案管理必須從基礎(chǔ)性工作做起，歸檔不能僅僅停留在簡單的收集與存檔。首先要向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映真實(shí)現(xiàn)狀，引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，堅(jiān)持科學(xué)規(guī)范的原則，保證檔案管理過程中的完整性、及時(shí)性和延續(xù)性，為學(xué)校的建設(shè)發(fā)展提供有力的信息保障。

（2）日常性的事務(wù)性工作量大，涉及面廣，內(nèi)容繁雜，尤其是在目前分校區(qū)多，工作地點(diǎn)不固定的條件下，更要及時(shí)處理好每項(xiàng)工作才能讓教師安心的投入到主要業(yè)務(wù)工作中，為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。目前的工作中存在被動工作，機(jī)械地推著走的現(xiàn)象，缺乏計(jì)劃性，需要管理者在工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，分清主次，周密計(jì)劃，合理安排，克服工作地點(diǎn)多的困難，有條不紊的開展各項(xiàng)工作，為教師提供堅(jiān)強(qiáng)的后盾。

（3）要適應(yīng)新形勢下教育改革發(fā)展的需要，構(gòu)建高效的網(wǎng)絡(luò)信息平臺是十分必要的。目前網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)存在以下問題：第一：信息滯后，更新速度慢。第二：業(yè)務(wù)功能不全，尤其是統(tǒng)計(jì)分析功能。第三：宣傳力度不夠。要求管理者實(shí)時(shí)了解本部門的工作動態(tài)及時(shí)登錄信息平臺，如人員調(diào)動，崗位變更等信息及時(shí)反映到平臺中，對網(wǎng)絡(luò)平臺實(shí)行動態(tài)管理;業(yè)務(wù)功能還需要進(jìn)一步加強(qiáng)信息系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)分析功能，真正實(shí)現(xiàn)辦公的自動化，解放勞動力;加大網(wǎng)絡(luò)平臺宣傳力度，平臺中已有業(yè)務(wù)信息，服務(wù)方不清楚，還要再次咨詢，需要擴(kuò)大宣傳面，力求覆蓋面廣。

（4）現(xiàn)代社會中各種復(fù)雜的人際關(guān)系存在于實(shí)際的工作和生活中，作為辦公室的管理人員遇到棘手問題時(shí)往往有急躁情緒，應(yīng)提高個(gè)人素質(zhì)，當(dāng)遇到不同的觀點(diǎn)和質(zhì)疑時(shí)，能夠冷靜處理，克服急躁情緒，慎言慎行。首先要深入了解最基層的實(shí)際情況，進(jìn)行實(shí)際調(diào)查研究，本著公平、公正的原則處理相關(guān)問題，同時(shí)做好相關(guān)解釋工作，最終達(dá)到教師的滿意。

（5）人事管理與個(gè)人利益息息相關(guān)，是敏感性問題，也是辦公室工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。在人事管理工作中有很多是上傳下達(dá)的任務(wù)，政策的理解性要強(qiáng)，不能不懂裝懂，出現(xiàn)問題再修改，給工作帶來麻煩，降低工作效率，要保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，虛心學(xué)習(xí)，掌握正確的工作導(dǎo)向，合理布置工作，力爭保質(zhì)保量的完成相關(guān)任務(wù)。

4 提高辦公室工作效率的幾點(diǎn)建議

4.1 加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，提升綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)

全面了解學(xué)校的整體發(fā)展思路，把握好正確的工作方向，思想上與學(xué)校保持一致，樹立良好的工作作風(fēng)和生活作風(fēng)，認(rèn)真執(zhí)行學(xué)校的各項(xiàng)方針政策。在改革開放的今天，要注重政治理論和業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，端正工作態(tài)度，拒絕腐敗思想的侵蝕，開展多種形式的業(yè)務(wù)交流活動，增強(qiáng)教師對辦公室工作的參與意識，多聽取合理化建議，不斷積累經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化辦事流程，明確服務(wù)目標(biāo)，提高辦公室人員適應(yīng)新形勢完成新的任務(wù)的綜合素質(zhì)和能力，更好的為廣大師生服務(wù)。

4.2 增強(qiáng)服務(wù)意識、提高工作水平

辦公室作為服務(wù)型的窗口部門，與教師或外界往來的事務(wù)性工作較多，在工作過程中一定要堅(jiān)持以人為本的原則，一切以為教學(xué)、科研服務(wù)作為落腳點(diǎn)和出發(fā)點(diǎn)，突出工作目標(biāo)和重點(diǎn)，主動工作，主次分明，對臨時(shí)性的急件，特事特辦，達(dá)到真正的服務(wù)效果，有條不紊的完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作。在工作中擺正位置，扮好角色，從學(xué)校的整體利益出發(fā)，顧全大局，甘于奉獻(xiàn)，在有生育和生病同事休假期間能不計(jì)個(gè)人得失，勇挑重?fù)?dān)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)順利完成各項(xiàng)工作任務(wù)，體現(xiàn)大局觀念。準(zhǔn)確為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息服務(wù)，在遇到問題時(shí)，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)確及時(shí)提供參考信息，積極思考解決的辦法，為領(lǐng)導(dǎo)提供選擇題，做到越位思考，本位工作，充分發(fā)揮辦公室的參謀助手作用，提高辦公室的整體辦事水平。

4.3 明確分工，創(chuàng)建和諧團(tuán)隊(duì)

結(jié)合辦公室人員能力的不同特點(diǎn)，對辦公室工作崗位進(jìn)行明確分工，充分調(diào)動大家的工作積極性，發(fā)揮不同人員的特長，真正做到人盡其才、才盡其用，在工作中大家互相支持、互相幫助、協(xié)調(diào)配合，互相補(bǔ)位，發(fā)揮整體優(yōu)勢，體現(xiàn)團(tuán)隊(duì)精神，創(chuàng)造一個(gè)良好的辦公室工作氛圍，出色完成辦公室的各項(xiàng)管理工作。

4.4 統(tǒng)籌規(guī)劃、不斷創(chuàng)新

辦公室工作中大多是一些日常事物性工作，不能只停留在簡單被動的工作模式，面對目前學(xué)校多校區(qū)設(shè)置現(xiàn)狀，辦公室的內(nèi)部事務(wù)工作量成倍增加，要學(xué)會從小事做起，精心安排、周密計(jì)劃、細(xì)心布置，有條不紊的推進(jìn)各項(xiàng)工作的開展。同時(shí)在工作中不斷尋找新技能、新方法，開拓思路，充分運(yùn)用現(xiàn)代化辦公手段，尋找新的快捷方式，如建立辦公微信工作群、QQ工作群完成部分文件的上傳下達(dá)及上報(bào)任務(wù)，大大節(jié)約了工作時(shí)間，提高了辦公室的工作效率。

5 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)、提高管理水平

利用網(wǎng)絡(luò)資源優(yōu)勢，采用現(xiàn)代化管理手段，構(gòu)建綜合信息管理平臺，是提高辦公室管理水平的關(guān)鍵。首先開展多種形式的業(yè)務(wù)交流活動，集思廣益，再結(jié)合本部門的實(shí)際工作，積極開發(fā)管理平臺的業(yè)務(wù)功能，加強(qiáng)校內(nèi)外部門的交流與合作，及時(shí)發(fā)布信息，不斷充實(shí)和完善各項(xiàng)業(yè)務(wù)信息的網(wǎng)絡(luò)化管理功能，提高本部門的整體現(xiàn)代化管理水平，實(shí)現(xiàn)我處行政辦公管理的科學(xué)化、自動化。向上級積極獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策將各部門關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、集中并共享，實(shí)現(xiàn)部門間數(shù)據(jù)的自然跨越共享，以辦公自動化為重點(diǎn)，推進(jìn)辦公室的創(chuàng)新管理，適應(yīng)目前信息時(shí)代飛速發(fā)展的需要。

5 日常行政管理中幾點(diǎn)建議

5.1 規(guī)范本部門文件的管理工作

（1）我處公文應(yīng)統(tǒng)一由辦公室明確專人負(fù)責(zé)簽收、登記，審核、編號、批辦、催辦等手續(xù)。

①各相關(guān)科室收到的會議通知要及時(shí)報(bào)辦公室進(jìn)行收文登記;②各部門人員外出或參加會議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)交辦公室歸檔，③傳真收到的文件，應(yīng)復(fù)印后及時(shí)編號歸檔。

（2）各科室明確專人對本科室的業(yè)務(wù)檔案做好整理、歸檔工作，定期交由辦公室統(tǒng)一存檔、保管。

（3）建立辦公用品、復(fù)印資料管理使用規(guī)定，各科室設(shè)專人管理，并由辦公室進(jìn)行年終統(tǒng)計(jì)匯總，減少辦公費(fèi)用的浪費(fèi)。

（4）上級領(lǐng)導(dǎo)、關(guān)系單位交流來人由辦公室負(fù)責(zé)接待安排，相關(guān)業(yè)務(wù)科室陪同，用車、用餐等相關(guān)費(fèi)用報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

（5）建立健全部門內(nèi)相關(guān)規(guī)章管理制度，提高工作效率。如針對目前國有資產(chǎn)驗(yàn)收不及時(shí)的問題進(jìn)一步完善儀器設(shè)備驗(yàn)收管理辦法，在新辦法制定后做好宣傳，達(dá)到預(yù)期的效果。

（6）建立校外關(guān)系單位的聯(lián)系方式庫。杜絕閉門造車的工作方法，與兄弟院校經(jīng)常交流，開拓創(chuàng)新，尋找工作捷徑，提高管理水平。

總之辦公室的工作千頭萬緒，關(guān)系紛繁復(fù)雜，在構(gòu)建和諧社會的今天，辦公室更要肩負(fù)起與時(shí)俱進(jìn)的責(zé)任，通過不斷地學(xué)習(xí)與實(shí)踐，全面提升辦公室的工作質(zhì)量和服務(wù)效能，更好的為我校的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。