淺析文書檔案整理對(duì)事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義

李京晶

摘 要：隨著社會(huì)的快速發(fā)展，再加上事業(yè)單位發(fā)展的比較快，人們對(duì)檔案整理工作要求越來(lái)越高。檔案整理要根據(jù)時(shí)代發(fā)展的要求，根據(jù)人們的需要，強(qiáng)化管理，提高整理成效，確保檔案整理工作上檔次上水平，以檔案整理促進(jìn)社會(huì)健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案整理;對(duì)事業(yè)單位;效能化

文書檔案整理是事業(yè)單位效能發(fā)揮的重要手段，對(duì)于事業(yè)單位職能作用的發(fā)揮以及效能的擴(kuò)大，都能起到非常重要的作用。從我國(guó)當(dāng)前的社會(huì)大背景能夠看出，文書檔案整理是事業(yè)單位開展行政管理的重要手段，對(duì)我國(guó)事業(yè)單位文書檔案進(jìn)行整理具有重要的理論與現(xiàn)實(shí)意義。

1 分析事業(yè)單位文書檔案整理的重要性

1.1 事業(yè)單位文書檔案整理有利于有效利用檔案信息資源

在事業(yè)單位中通常會(huì)保存有大量的文書檔案資源，對(duì)事業(yè)單位各項(xiàng)職能的發(fā)揮以及開展，都起著非常重要的作用，總的來(lái)說(shuō)事業(yè)單位效能化發(fā)展的好壞，將會(huì)在很大程度上受到文書檔案整理效果的影響。我們?cè)趯?duì)文書檔案資源進(jìn)行整理的過(guò)程中，會(huì)將文書檔案中有利于企業(yè)發(fā)展的資源進(jìn)行歸納整合，對(duì)管理者決策的制定能夠起到非常重要的作用，同時(shí)也能夠最大化地使檔案信息資源得到有效利用。

1.2 文書檔案整理有利于促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展

在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中，對(duì)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)有一定的要求，我們不僅要發(fā)展好事業(yè)單位當(dāng)前的任務(wù)，同時(shí)還需要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)的開展。在事業(yè)單位檔案文書的管理過(guò)程中，相關(guān)的檔案資源首先需要形成相應(yīng)的文件或者文書的形式，隨后這些資源會(huì)被移交給相關(guān)的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)這些資源進(jìn)行統(tǒng)一、有序的整理。同時(shí)還需要注重提高檔案文書管理的質(zhì)量，在整理過(guò)程中如果發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，需要對(duì)檔案文書進(jìn)行修復(fù)整理。

1.3 檔案工作的良性運(yùn)行和發(fā)展離不開文書檔案整理工作

事業(yè)單位文書整理工作，其主要內(nèi)容是將相關(guān)檔案文書進(jìn)行搜集，通過(guò)一定的順序進(jìn)行排列，以方便日后進(jìn)行相應(yīng)的查找，這些都有利于促進(jìn)檔案工作的良性發(fā)展。比如在平常的檔案文書整理過(guò)程中，我們會(huì)對(duì)檔案文書進(jìn)行系統(tǒng)化的整理與編排，為檔案文書的多元化檢索提供了依據(jù)。從我國(guó)當(dāng)前事業(yè)單位檔案文書的整理現(xiàn)狀能夠看出，有效的文書檔案整理在一定程度上促進(jìn)了我國(guó)檔案工作的良性運(yùn)行發(fā)展。

2 事業(yè)單位文書檔案整理中的不足

2.1 相關(guān)檔案文書整理人員的素質(zhì)相對(duì)欠缺

在我國(guó)事業(yè)單位文書檔案整理中存在著相應(yīng)的問(wèn)題，比如文書檔案整理人員素質(zhì)偏低，對(duì)事業(yè)單位文書整理工作帶來(lái)了相應(yīng)的影響。這些問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先在事業(yè)單位新招收的文書檔案整理人員中，普遍存在著學(xué)歷較低的現(xiàn)象，這些人員對(duì)文書檔案整理的熱度不夠。其次受到傳統(tǒng)文書檔案管理方法的影響，使得文書檔案管理人員的工作效率低下，工作時(shí)間較長(zhǎng)。更重要的是在文書檔案的管理過(guò)程中，非常容易出現(xiàn)檔案的損毀乃至于丟失的現(xiàn)象。

2.2 信息管理水平相對(duì)較低

我國(guó)文書檔案的整理工作已經(jīng)具有較長(zhǎng)的歷史，隨著我國(guó)圖書管理事業(yè)的發(fā)展，很多新方法以及新技術(shù)逐漸應(yīng)用到文書檔案的管理過(guò)程中，但是從整體上來(lái)看，我國(guó)事業(yè)單位文書檔案整理中信息化水平仍然偏低，極大地影響到了文書檔案管理的效率。比如在一些蓋有公章的文書檔案中，除了要進(jìn)行紙質(zhì)版的文書檔案整理工作，還需要形成相應(yīng)的電子檔進(jìn)行保存，但是我國(guó)目前對(duì)電子檔使用的較少，而紙質(zhì)版使用的則較多，信息化程度仍然欠缺。

2.3 文書檔案整理不夠規(guī)范

我國(guó)事業(yè)單位文書檔案整理過(guò)程中，普遍存在整理不規(guī)范現(xiàn)象，比如在文書檔案整理過(guò)程中，普遍存在收發(fā)不及時(shí)現(xiàn)象，文書檔案的完整性以及準(zhǔn)確性無(wú)法得到保證。同時(shí)在立卷歸檔過(guò)程中，并沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)章制度的要求，使得以后對(duì)文書檔案的調(diào)閱難度較大，這些問(wèn)題都對(duì)我國(guó)事業(yè)單位文書檔案的整理工作帶來(lái)了不利影響。

3 提升我國(guó)事業(yè)單位文書檔案整理的方法和措施

3.1 加大對(duì)文書檔案整理人員素質(zhì)的提高

從上文的分析中能夠得知，事業(yè)單位文書檔案整理人員的素質(zhì)，是影響其文書整理效率的重要因素，因此事業(yè)單位需要不斷提升文書檔案整理人員的素質(zhì)，提高他們的技能，加強(qiáng)對(duì)文書檔案整理人員的培訓(xùn)教育。嚴(yán)把進(jìn)口關(guān)，不斷招收素質(zhì)較高，業(yè)務(wù)能力過(guò)硬的文書檔案整理人員。只有不斷提高我國(guó)檔案文書整理人員的素質(zhì)，才能促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位文書檔案整理工作的有序進(jìn)行。

3.2 應(yīng)用文書檔案整理信息技術(shù)

事業(yè)單位文書檔案整理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來(lái)促進(jìn)文書檔案的整理工作，加強(qiáng)對(duì)文書檔案的管理，使得文書檔案整理工作能夠朝著信息化以及電子化方向發(fā)展。所以必要的資金投入必不可少，事業(yè)單位需要加大對(duì)文書檔案整理工作的資金投入。

3.3 提升文書檔案整理規(guī)范程度

在事業(yè)單位日常的文書檔案整理過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)整理不規(guī)范現(xiàn)象，使得后期對(duì)文書檔案的查詢難度較大，甚至?xí)霈F(xiàn)因?yàn)椴灰?guī)范而導(dǎo)致文書損毀的現(xiàn)象。因此事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)文書檔案整理規(guī)范的管理，不斷促進(jìn)立卷歸檔科學(xué)化。在文書檔案的管理過(guò)程中，做好防火防盜以及防潮等方面的保護(hù)。同時(shí)也需要定期對(duì)文書檔案進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決存在的問(wèn)題。

4 結(jié)束語(yǔ)

文書檔案是在事業(yè)單位日常工作中而形成的，需要對(duì)其進(jìn)行有序的整理與保護(hù)，以方便日后調(diào)閱所需。文書檔案能夠反映出事業(yè)單位發(fā)展的歷程，同時(shí)也能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)者的決策提供相應(yīng)的依據(jù)，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的意義。因此我國(guó)要加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案的整理工作。

參考文獻(xiàn)

[1]于水.論強(qiáng)化檔案管理的重要性[J].中外企業(yè)家，2018，（05）.

[2]鄒少姣.大數(shù)據(jù)視野下的事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)研究[J].商業(yè)故事，2018，（11）.