企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的信息化管理探析

闞偉

摘 要：隨著現(xiàn)代社會(huì)保障水平的提升，城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)問題受到越來(lái)越多的關(guān)注，而企業(yè)職業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)是其中的重要組成部分。企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案是全面系統(tǒng)記錄企業(yè)職工和單位履行參保義務(wù)和享受社會(huì)保險(xiǎn)權(quán)益的基本原始憑證，是社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦管理和服務(wù)工作的客觀記錄，也是社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦部門對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)參保人員“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生和保障一生”的基本前提，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理具有重要意義。實(shí)踐證明，企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作已經(jīng)開始向信息化方向發(fā)展，在新的形勢(shì)下，必須要對(duì)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作提出更高要求和標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理更好地適應(yīng)現(xiàn)代保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè);養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案;信息化管理

1 養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的難點(diǎn)

1.1 缺乏完善的管理體制

一是管理機(jī)構(gòu)不健全。不同部門及負(fù)責(zé)人之間的權(quán)責(zé)不清，且缺乏嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的檔案管理指標(biāo)，嚴(yán)重制約著檔案管理工作的順利開展。二是管理制度不完善。由于缺乏完善的管理制度，使得檔案管理工作無(wú)章可循，給檔案管理帶來(lái)了一定困擾。三是管理方式滯后。養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理尚未建立現(xiàn)代化管理模式。

1.2 信息化力度不足

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步以及互聯(lián)網(wǎng)的普及，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式已不能很好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求。而由于我國(guó)信息化起步較晚，在養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)方面存在嚴(yán)重不足。另外，信息檔案的科學(xué)化以及透明化水平較低，很容易造成違規(guī)操作、篡改數(shù)據(jù)等問題，進(jìn)而給養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理帶來(lái)巨大困擾。

2 企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀

2.1 檔案管理體制不完善，開發(fā)利用程度低

企業(yè)職工屬于流動(dòng)人口大戶。養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案來(lái)源復(fù)雜。大量的檔案信息逐漸積累起來(lái)。但是，它的開發(fā)利用還處于“初級(jí)階段”，主要用于計(jì)算職工養(yǎng)老金和調(diào)整退休人員養(yǎng)老金。在推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)發(fā)展和社會(huì)保險(xiǎn)決策方面，我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)發(fā)展還處于起步階段。由于檔案來(lái)源復(fù)雜，缺乏統(tǒng)一的管理流程和完善的制度，有序的管理一直沒有得到解決，更談不上開發(fā)利用。

2.2 缺乏專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)

檔案管理專業(yè)人才不是少數(shù)，但隨著社會(huì)的發(fā)展和信息技術(shù)的滲透，傳統(tǒng)的檔案管理和紙質(zhì)目錄檢查已不能滿足檔案管理和事業(yè)發(fā)展的需要。企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案數(shù)量龐大，發(fā)展迅速。只有運(yùn)用現(xiàn)代管理手段，才能保證管理的有序進(jìn)行。這既要求具備檔案管理知識(shí)，熟悉企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的特點(diǎn)，又要求具備運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)管理標(biāo)準(zhǔn)化專業(yè)管理隊(duì)伍的能力。

3 企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理工作的完善和提升對(duì)策

3.1 加大對(duì)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)工作的支持力度

企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)工作的快速推進(jìn)，離不開養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理部門和領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，也離不開相關(guān)人力、物力、財(cái)力的投入。因此，對(duì)于養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理部門來(lái)說(shuō)，必須要在部門經(jīng)費(fèi)預(yù)算中，專門設(shè)有相應(yīng)的設(shè)備儀器購(gòu)置預(yù)算，要做到專款專用，確保購(gòu)買的機(jī)器設(shè)備都用于養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作實(shí)際中，用于檔案信息化管理專業(yè)人才的培養(yǎng)工作中。

3.2 完善企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理工作方式

要想從根本上推動(dòng)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作順利向信息化方向轉(zhuǎn)型，必須要加大開發(fā)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息資源開發(fā)和創(chuàng)新企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息資源服務(wù)方式。在已經(jīng)實(shí)現(xiàn)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理的檔案管理部門中，盡可能向標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化以及制度化方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變，避免企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息資源的過度浪費(fèi)和重復(fù)開發(fā)，可以采取縮微技術(shù)服務(wù)和存儲(chǔ)服務(wù)，對(duì)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，將產(chǎn)生十分明顯的經(jīng)濟(jì)效益和價(jià)值，啟用相應(yīng)的企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案公共網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，通過電腦網(wǎng)絡(luò)和電話等公共服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，為企業(yè)職工和檔案資源管理部門提供更為便捷和優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.3 加強(qiáng)對(duì)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理人才的培養(yǎng)

企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理部門應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案信息管理人員和技術(shù)人員的培訓(xùn)。檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)親自將企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理人員的培訓(xùn)列入本部門的重要工作日程，并列入本單位的人才培養(yǎng)計(jì)劃和計(jì)劃。然后，根據(jù)培訓(xùn)計(jì)劃和戰(zhàn)略制定，選擇綜合型人才進(jìn)行培訓(xùn)，并取得良好的培訓(xùn)效果。同時(shí)，根據(jù)檔案管理人員的實(shí)際工作，檔案管理部門應(yīng)為他們提供更多的自學(xué)和外部培訓(xùn)方案，使他們能夠在企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)中與外部單位和人員有更多的交流和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。

3.4 建立和規(guī)范企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息管理機(jī)制

為了更好地推進(jìn)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的信息化管理，必須建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息管理機(jī)制，加大安全管理力度，確保企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的安全，建立健全企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息管理制度。對(duì)檔案管理機(jī)制的規(guī)范化運(yùn)行提出了更高的要求。首先，要?jiǎng)?chuàng)新企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理體制，逐一整理和完善企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理機(jī)制，完善檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，確保企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化。有效實(shí)施信息化。其次，要規(guī)范企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的信息管理標(biāo)準(zhǔn)，確保企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息數(shù)據(jù)體系的建立，使企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息數(shù)據(jù)能夠在整個(gè)行業(yè)全面建立，使企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化?？梢怨蚕砼鋵?duì)資源。

4 結(jié)論

綜上，隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展革新和社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案管理工作不斷面臨新的形勢(shì)和要求的挑戰(zhàn)和考驗(yàn)，企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)是維持人才穩(wěn)定、保障企業(yè)職工社會(huì)權(quán)益的重要部分，必須跟上發(fā)展的步伐，轉(zhuǎn)變觀念、拓展服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)模式，結(jié)合信息化環(huán)境的技術(shù)手段，積極開發(fā)起利用價(jià)值，提高養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的利用率，更好的發(fā)揮應(yīng)有的服務(wù)功能。

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