工程建設(shè)檔案的完整性與規(guī)范性

張興偉 劉吉水

【摘?要】對于工程建設(shè)而言，工程檔案強化對整個工程全過程內(nèi)容的呈現(xiàn)，事關(guān)工程質(zhì)量的評定與核查，同時也與工程的后期使用與維護息息相關(guān)。立足新時期建設(shè)工程檔案資源，完整性與準(zhǔn)確性、規(guī)范性是建設(shè)工程檔案管理的基本要求，是檔案管理者需要引起重視的問題。本文以建設(shè)工程檔案管理工作實踐為基礎(chǔ)，全面探索了提升建設(shè)工程檔案的完整性與規(guī)范性的策略，以期提升建設(shè)工程檔案歸檔效果，提高檔案管理水平，為檔案資源的高效利用奠定堅實基礎(chǔ)，更好地發(fā)揮其服務(wù)社會的價值。

【關(guān)鍵詞】工程建設(shè)檔案;檔案管理

Integrity and standardization of engineering construction files

Zhang Xing-wei，Liu Ji-shui

（East A Yellow River Bureau?Liaocheng?Shandong?252000）

【Abstract】For engineering construction， the project archives strengthen the presentation of the whole process of the whole project， which is related to the evaluation and verification of the project quality， and is also closely related to the later use and maintenance of the project. Based on the construction project archives resources in the new era， the integrity， accuracy and standardization are the basic requirements for the construction project archives management， and it is a problem that the file managers need to pay attention to. Based on the construction project archive management work practice， this paper comprehensively explores the strategy of improving the integrity and standardization of construction project archives， in order to improve the archiving effect of construction project archives， improve the level of archive management， and lay a solid foundation for the efficient use of archive resources. Better play the value of serving the society.

【Key words】Engineering construction file;File management

對于工程建設(shè)而言，工程檔案是對整個建設(shè)工程活動的全過程記錄與反映，與工程項目后期管理與維護關(guān)系緊密，并提供依據(jù)性作用。為了有效發(fā)揮工程檔案這一功能，要重視加強工程檔案管理工作，尤其是維護檔案的完整性與規(guī)范性，這也是新時期檔案管理部門工作重點，需要給予高度關(guān)注，從而在根本上為整個行業(yè)的發(fā)展提供更加可靠與有力的依據(jù)。

1. 工程建設(shè)檔案完整性與規(guī)范性的基本要求

（1）完整性要求工程建設(shè)檔案。

全過程的反映，力求文件的全面性對于建設(shè)工程，完整性與規(guī)范性是影響檔案質(zhì)量的核心要素。具體來講，對于完整性，強調(diào)文件資料齊全，凸顯系統(tǒng)性的特點，能夠?qū)崿F(xiàn)對整個建設(shè)工程全過程的體現(xiàn)。因此，要囊括工程前期的準(zhǔn)備調(diào)研材料，又要涵蓋施工進程中所有技術(shù)性文件，工程竣工文件也不可或缺。

（2）規(guī)范性強調(diào)工程檔案對工程實際的真實、可靠反映。

工程建設(shè)檔案的規(guī)范性，主要是指要保證建設(shè)工程檔案記載與收納的內(nèi)容應(yīng)具有準(zhǔn)確性與可靠性，并客觀反映工程建設(shè)實際情況。這需要滿足三個基本要求：首先，要與檔案反映的工程目標(biāo)具有統(tǒng)一性;其次，建設(shè)全過程具有一致性。除此之外，相關(guān)技術(shù)文件與標(biāo)準(zhǔn)要具有協(xié)調(diào)性，內(nèi)容呼應(yīng)。為了達到這些標(biāo)準(zhǔn)，工程文件需要實現(xiàn)對建設(shè)行為的原始記錄，強化真實寫照，避免使用假材料。最后，要增強技術(shù)文件的精度，力求各種檢測數(shù)據(jù)與驗收報告都能夠?qū)崿F(xiàn)精確與全面的記錄，這也是決定工程質(zhì)量與工程檔案質(zhì)量的重要因素。

2. 影響工程建設(shè)檔案完整性與規(guī)范性的因素

（1）檔案資料收集與工程變更不具有同步性，檔案資料完整性無法保障。

對于建設(shè)工程項目，很少有項目能夠嚴格按照原定設(shè)計目標(biāo)進行建設(shè)，也就是說，從施工到竣工整個階段，施工調(diào)整極易發(fā)生。一旦建設(shè)行為發(fā)生變化，相關(guān)技術(shù)文件就很難維持原狀，需要進行及時調(diào)整與變更。此時，一旦補充更正資料不及時，就會影響工程檔案的完整性與準(zhǔn)確性。由此可見，建設(shè)行為的變化是影響工程質(zhì)量的經(jīng)常性因素，也是關(guān)乎工程檔案完整性的重要因素。

（2）建設(shè)工程設(shè)計處于動態(tài)變化中，是誘發(fā)工程檔案不完善的重要因素。

立足建設(shè)工程實踐，工程設(shè)計是核心環(huán)節(jié)，但是“按圖施工”是理想狀態(tài)，不能實現(xiàn)絕對化。例如，設(shè)計文件存在錯誤與偏差，現(xiàn)場施工條件不達標(biāo)，無法滿足原圖施工的目的，施工圖的修改與補充無法避免。另外，新技術(shù)與新工藝在應(yīng)用過程中也需要接受監(jiān)督與認可，這個過程很可能需要對設(shè)計文件進行變更。也就是說，工程設(shè)計具有動態(tài)性，而相關(guān)文件也要實現(xiàn)動態(tài)調(diào)整，甚至面臨復(fù)雜的變化。由此可見，設(shè)計文件只有實現(xiàn)對設(shè)計變更的真實反映才具備可靠性，工程檔案才能實現(xiàn)完整性與準(zhǔn)確性。

（3）建設(shè)工程項目后期使用誘發(fā)建設(shè)數(shù)據(jù)變更，影響檔案的完整。

對于建設(shè)工程項目，其自身變化也會影響工程檔案的完整性與準(zhǔn)確性。具體講，在工程項目投入使用之后，還面臨著維護、管理、改建、擴建等變化，程度各不相同。工程檔案需要對諸多情況進行如實、全面與準(zhǔn)確的反映，對資料進行及時補充與完善，目的是保證與工程實際的相符性，從根本上維護檔案自身的齊全性與規(guī)范性。

（4）建設(shè)工程管理制度缺乏健全性與完善性，影響建設(shè)工程齊全性。

對于建設(shè)工程而言，其施工行為、設(shè)計規(guī)劃以及后期使用都會誘發(fā)變動性。但是，工程建設(shè)管理制度方面的優(yōu)化性與完善性也是不可忽略的因素，相關(guān)制度的完善性與執(zhí)行力至關(guān)重要。從實踐分析，很多工程檔案完整性不足跟管理制度滯后、監(jiān)督執(zhí)行不力有著不可分割的關(guān)系。

3. 如何提升工程建設(shè)檔案的完整性與規(guī)范性

（1）構(gòu)建高效的檔案管理責(zé)任制度，將檔案統(tǒng)籌與監(jiān)督工作落到實處。

對于建設(shè)單位，要重視構(gòu)建專業(yè)的檔案責(zé)任制，將統(tǒng)籌、監(jiān)督等工作落到實處。建設(shè)工程檔案產(chǎn)生于工程建設(shè)全過程，是建設(shè)工程項目不可缺少的組成部分，也是衡量工程質(zhì)量的重要依據(jù)。為此，要從工程開始初期就要落實檔案工作，明確負責(zé)人與相關(guān)職責(zé)，全面做好工程文件的收集、整理以及歸檔工作。

（2）將檔案管理工作落實到招標(biāo)與合同階段，從源頭進行管理與控制。

為了實現(xiàn)對建設(shè)工程檔案的全面落實，要保證檔案工作從源頭開始，積極編制完整與準(zhǔn)確的檔案，將其有效體現(xiàn)在施工合同中，保證施工責(zé)任明確。對于檔案而言，施工企業(yè)承擔(dān)檔案管理職責(zé)。因此，要將檔案管理工作切實落實到建設(shè)工程的源頭。也就是說，要在項目招標(biāo)與合同簽訂階段就要進行針對性建設(shè)，制定專門條款，對檔案質(zhì)量、數(shù)量以及相關(guān)歸檔責(zé)任進行明確。

（3）充分發(fā)揮建設(shè)監(jiān)理職責(zé)優(yōu)勢，實現(xiàn)對檔案資源的及時完善，保證資料與工程實際具有一致性。

立足建設(shè)工程，監(jiān)理機構(gòu)以及監(jiān)理工程師承擔(dān)對工程設(shè)計、施工以及竣工的全過程、全方位監(jiān)督，這就使得其對各種工程文件形成過程了如指掌。因此，可以委托其進行工程文件的審核，以便及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中的問題，進行及時修改與補充，保證時間的及時性，強化檔案質(zhì)量與工程實際相契合，為工程檔案完整性與規(guī)范性提供保障。

（4）提升工程建設(shè)檔案驗收標(biāo)準(zhǔn)與要求，強化多方協(xié)調(diào)審查，實現(xiàn)對檔案權(quán)威性與完整性的肯定。

在工程建設(shè)竣工之前，檔案驗收工作需要在檔案管理機構(gòu)以及工程建設(shè)主體的協(xié)調(diào)下共同完成，考察工程檔案的完整性、系統(tǒng)性與齊全性。另外，對檔案真實性進行分析，明確其與工程建設(shè)實際情況的契合性。一旦發(fā)現(xiàn)問題，要提出針對性意見，督促進行整改。對于工程質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)而言，要實現(xiàn)對各方主體質(zhì)量行為的監(jiān)督，掌握工程項目建設(shè)實際，實現(xiàn)對質(zhì)量的合理認定，增強檔案質(zhì)量評定的權(quán)威性與公正性。

（5）重視檔案管理法律法規(guī)建設(shè)，構(gòu)建高效管理制度，發(fā)揮制度性保障功能。

為了將建設(shè)工程檔案管理工作落到實處，維護其自身完整性與規(guī)范性，需要重視法律法規(guī)建設(shè)，發(fā)展制度性約束與保障作用。要將工程技術(shù)及管理文件收集整理內(nèi)容納入管理制度之中，對參建主體責(zé)任進行明確，強化工程檔案質(zhì)量的有力控制，保障檔案歸檔工作有據(jù)可依，實現(xiàn)對違法違規(guī)現(xiàn)象的及時修正。立足新的發(fā)展時期，建設(shè)工程發(fā)展迅速，建設(shè)工程檔案對于整個行業(yè)的發(fā)展具有重大指導(dǎo)性作用。因此，要重視建設(shè)工程檔案管理工作的開展，將完整性與規(guī)范性作為基本要求，正視管理中存在的不足與問題，明確標(biāo)準(zhǔn)，在充分認識到建設(shè)工程檔案管理的系統(tǒng)性與復(fù)雜性的基礎(chǔ)上，強化配合協(xié)調(diào)，達到目標(biāo)管理的目的，將檔案管控措施貫穿到工程建設(shè)全過程，有力維護建設(shè)工程檔案的完整性，提升準(zhǔn)確性，保證規(guī)范性，從根本上為工程建設(shè)檔案價值的發(fā)揮奠定堅實基礎(chǔ)。

參考文獻

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