對中等職業(yè)學(xué)校人事檔案管理的思考

孫寅

【摘要】我國目前大多數(shù)中等職業(yè)學(xué)校還沒有實(shí)現(xiàn)信息化，沒有將計(jì)算機(jī)引入到工作當(dāng)中，仍然使用的是比較傳統(tǒng)的管理方法。例如，在對人事檔案及人事檔案信息管理方面都沒有較高的體現(xiàn)。對中等職業(yè)學(xué)校管理工作的完成造成較大的影響。對于中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校人事檔案進(jìn)行信息化、科學(xué)化管理非常有必要，通過信息化的管理才能實(shí)現(xiàn)與社會共同發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】中等職業(yè)學(xué)校;人事檔案;檔案管理

一、人事檔案管理的重要性

人事檔案的管理需要從檔案管理制度以及信息化相結(jié)合的基礎(chǔ)上進(jìn)行改革。這樣有利于中等職業(yè)學(xué)校更好地適應(yīng)社會的發(fā)展以及需求，為人事檔案管理和學(xué)校的長期發(fā)展作出重要貢獻(xiàn)。檔案管理對中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校來說，是有效管理人才、對人才流動進(jìn)行有效統(tǒng)計(jì)的重要工作，也是對學(xué)校人事相關(guān)制度、規(guī)章等進(jìn)行有效落實(shí)以及改進(jìn)的重要成果。通過對職業(yè)學(xué)校人事檔案管理的提高，可以有效地將中等職業(yè)學(xué)校人員崗位變動以及吸納人才等方面進(jìn)行更好落實(shí)。

對人事檔案進(jìn)行科學(xué)、合理、完整的信息整合，從而更好地指導(dǎo)學(xué)校人事管理工作，在人事管理工作順利開展的情況下，學(xué)校教育會在一個(gè)良好的環(huán)境中得到更好的發(fā)展。因此對中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校的人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)一步的加強(qiáng)管理并使其健全與優(yōu)化，為中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校人事檔案管理提高效率，促使人事檔案管理的價(jià)值得以提升，也能為學(xué)校的管理工作提供高質(zhì)量的服務(wù)。

二、改進(jìn)學(xué)校人事檔案信息化管理的方法

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)。在進(jìn)行中等職業(yè)學(xué)校人事信息化管理的過程中，應(yīng)該以提高學(xué)校人事檔案服務(wù)管理水平為目標(biāo)，將人事檔案管理信息化進(jìn)行有效導(dǎo)入及落實(shí)。在人員基本素質(zhì)以及工作能力方面，要定期進(jìn)行培訓(xùn)，建立良好的學(xué)習(xí)機(jī)制并且加強(qiáng)他們在工作過程中的具體落實(shí)情況。在人員信息檔案管理過程中，對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用應(yīng)該以高效、便捷作為依據(jù)，進(jìn)行能力和實(shí)際工作效率的有效提高，并且應(yīng)該以信息技術(shù)不斷發(fā)展作為每個(gè)人工作以及學(xué)習(xí)過程中的動力，應(yīng)該隨時(shí)掌握最新的發(fā)展技術(shù)和基本技能。每個(gè)人都應(yīng)該具備良好的職業(yè)道德。

（二）豐富檔案內(nèi)容，提高檔案利用價(jià)值。在對檔案進(jìn)行管理的過程中，應(yīng)該充分發(fā)揮自己的工作能力，并運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息化提高人事檔案的豐富程度，以及提高檔案的利用價(jià)值。在傳統(tǒng)人事檔案管理過程中，主要運(yùn)用的是基本的歸檔整理方法。信息內(nèi)容只有員工的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、家庭關(guān)系以及社會關(guān)系等基本信息。但是在信息化以及社會化不斷發(fā)展的今天，這些內(nèi)容是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。在人事檔案管理過程中，應(yīng)該注重將工作管理人員的性格偏好、職業(yè)偏好以及工作能力、工作中的特點(diǎn)這些個(gè)性化的信息進(jìn)行有效整理，提高檔案的豐富度和使用價(jià)值。在科研水平方面以及課題研究方面要進(jìn)行有效的管理以及記錄。嚴(yán)格控制好每個(gè)人基礎(chǔ)信息及個(gè)性化信息的真實(shí)性以及完整性。在人事檔案信息記錄方面也要不定期進(jìn)行更新，對于人事檔案的使用價(jià)值進(jìn)行更好的提高。

（三）推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享。人事檔案信息化的目的主要是為了實(shí)現(xiàn)信息的有效利用以及信息資源的有效性。在信息的開放程度和實(shí)用范圍方面應(yīng)該確保信息的安全以及私密性。將人事檔案資源有效地在社會以及各個(gè)院校之間進(jìn)行相互使用，可以有效地將人事檔案以最真實(shí)、最權(quán)威的信息數(shù)據(jù)提供給使用者。在人事檔案管理信息記錄過程中，要做好風(fēng)險(xiǎn)和私密性以及準(zhǔn)確性的控制，并且要確保人事檔案信息安全。人事檔案信息化管理應(yīng)該建立一個(gè)比較健全、完善的管理制度，并將其加入到人事檔案管理過程中，對于中等職業(yè)學(xué)校來說，人事檔案管理工作可以在最新的信息資源下進(jìn)行有效利用。

三、結(jié)束語

中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校人員檔案信息管理，主要是通過在工作以及生活中將人事檔案、人事經(jīng)歷、思想表現(xiàn)以及社會能力在工作中的重要體現(xiàn)、重要貢獻(xiàn)等方面進(jìn)行了有效的整合，將這些信息有效地進(jìn)行記錄與管理。對于院校之間以及社會人員調(diào)動以及使用者使用過程中進(jìn)行參照的依據(jù)。中等技術(shù)學(xué)校進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，必須將傳統(tǒng)的方法轉(zhuǎn)換為正確的信息科技。在信息化的發(fā)展中，不斷地將傳統(tǒng)人事檔案管理過程存在的問題進(jìn)行改革以及優(yōu)化。從而實(shí)現(xiàn)社會環(huán)境以及學(xué)校環(huán)境相互的統(tǒng)一。更好地為學(xué)校以及上級領(lǐng)導(dǎo)部門、信息使用者之間進(jìn)行有效的鏈接。通過對人事檔案管理過程和管理技術(shù)手段的不斷更新，從而達(dá)到人事檔案的相互關(guān)聯(lián)以及相互的資源共享。

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