醫(yī)院綜合檔案信息化建設(shè)的應(yīng)用及體會(huì)

劉艷軍

【摘要】本文對(duì)如何建設(shè)醫(yī)院綜合檔案信息化平臺(tái)進(jìn)行了問(wèn)題及優(yōu)勢(shì)分析。通過(guò)研究發(fā)現(xiàn)，綜合檔案信息化為醫(yī)院檔案管理提供了便利，有助于醫(yī)院服務(wù)水平的不斷提高，也方便了查閱。我們應(yīng)加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案信息化建設(shè)，從而優(yōu)化醫(yī)院的信息資源，提高醫(yī)院的管理能力。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院綜合檔案;信息化建設(shè);計(jì)算機(jī);管理

檔案的信息化管理是憑借計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)而建立起來(lái)的，通過(guò)將檔案數(shù)據(jù)信息化，而達(dá)到檔案管理的目的。通過(guò)檔案信息化應(yīng)用模式的研究，解決了許多相關(guān)數(shù)據(jù)問(wèn)題。但是，還有很多醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)存在著不同程度的問(wèn)題。如：檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力不夠、法律維護(hù)不完善等，這些問(wèn)題都嚴(yán)重影響著數(shù)據(jù)信息化建設(shè)的發(fā)展。因此，本文研究了如何實(shí)現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案信息化建設(shè)，并將研究結(jié)果匯報(bào)如下。

一、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題

在建設(shè)醫(yī)院的檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)需要建設(shè)一個(gè)良好的信息化辦公環(huán)境，檔案管理信息化的建設(shè)可以通過(guò)信息化平臺(tái)為醫(yī)院相關(guān)部門(mén)提供所需要的檔案信息，方便查閱，并設(shè)置查閱權(quán)限，以免信息泄露。同時(shí)，建立醫(yī)院檔案管理信息化系統(tǒng)還有一個(gè)優(yōu)點(diǎn)就是將信息資源優(yōu)化，提高了醫(yī)院的管理能力。但在建設(shè)過(guò)程中也需要不同部門(mén)的協(xié)同合作，才能順利完成檔案管理信息化建設(shè)。問(wèn)題常出現(xiàn)以下幾方面：

（一）醫(yī)院檔案管理信息化系統(tǒng)維護(hù)過(guò)程存在問(wèn)題。建設(shè)完成投入使用后，如果不能夠及時(shí)維護(hù)平臺(tái)，會(huì)對(duì)醫(yī)院的檔案管理產(chǎn)生一定的影響。所以，為了維護(hù)一個(gè)良好的信息化管理環(huán)境，需要我們相關(guān)技術(shù)人員定期對(duì)信息化管理平臺(tái)進(jìn)行檢查和維護(hù)。同時(shí)，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)也需要各個(gè)部門(mén)的積極主動(dòng)配合，及時(shí)提供相關(guān)數(shù)據(jù)才能得到真正的完善，所以，應(yīng)提高部門(mén)的協(xié)作能力。

（二）部門(mén)分工問(wèn)題。在常規(guī)的紙質(zhì)版檔案管理中，對(duì)檔案的管理主要分成兩個(gè)步驟：1.對(duì)文件進(jìn)行接收和下發(fā)，不涉及檔案的長(zhǎng)期保存問(wèn)題，即屬于文件管理部門(mén)。2.主要是以檔案的長(zhǎng)期保存為主，并對(duì)檔案進(jìn)行定期的檢查和歸檔，方便讀者查看，即屬于檔案管理部門(mén)。但并不是所有的檔案管理人員均了解檔案的性質(zhì)，將檔案按照規(guī)定分類(lèi)保存，造成了查找困難等問(wèn)題，兩個(gè)部門(mén)并不能完整管理好每一份檔案。

（三）管理人員自身技術(shù)水平不足問(wèn)題。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，數(shù)字化檔案管理是將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息，這就需要電子設(shè)備做技術(shù)支持，傳統(tǒng)的檔案管理方法不適用于新的信息化檔案管理系統(tǒng)。并且，我國(guó)有關(guān)于電子文件在整理過(guò)程中需要遵守的法律法規(guī)，需要合乎國(guó)家規(guī)定，保證數(shù)據(jù)的完整性、保密性和安全性等，這就提高了對(duì)管理人員的管理水平要求。但是，實(shí)際上許多醫(yī)院都注重對(duì)醫(yī)療人才的培養(yǎng)，而管理人員沒(méi)有受到足夠的重視，導(dǎo)致管理人員的檔案管理水平不能滿(mǎn)足數(shù)字化管理的需求。

二、綜合檔案信息化在醫(yī)院管理中的應(yīng)用

（一）數(shù)據(jù)管理信息化。檔案信息化管理的基本應(yīng)用是數(shù)據(jù)管理信息化。這就需要我們將所有相關(guān)信息變成數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在信息化管理平臺(tái)中，便于后續(xù)的管理和使用。而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理信息化需要相關(guān)硬件設(shè)施支持，如：局域網(wǎng)、計(jì)算機(jī)設(shè)備等相應(yīng)管理系統(tǒng)，才能建設(shè)一個(gè)完整的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)。另外，建設(shè)檔案信息化管理平臺(tái)離不開(kāi)技術(shù)部門(mén)的支持，當(dāng)數(shù)據(jù)平臺(tái)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，則需要數(shù)據(jù)部門(mén)的良好配合才能將數(shù)據(jù)損失降到最低，并及時(shí)做好數(shù)據(jù)備份工作。

（二）工作方式信息化。工作方式信息化是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理重要的一步，這就意味著相關(guān)工作人員需要開(kāi)展信息化的工作方式。最初，醫(yī)院的檔案管理人員主要使用手工管理方式管理數(shù)據(jù)信息，這種方式最大的缺點(diǎn)是誤差較大，可能不利于檔案的完整性保存。并且，需要查閱數(shù)據(jù)時(shí)比較困難。但是，如果使用信息化管理工作方式，醫(yī)院的檔案信息會(huì)被有序、完整的分類(lèi)記錄下來(lái)，也便于讀者查閱。同時(shí)，信息化管理平臺(tái)也方便了管理人員后續(xù)的數(shù)據(jù)管理工作。

（三）信息檢索信息化。信息檢索是檔案信息管理工作中重要的一項(xiàng)應(yīng)用。我們可以通過(guò)檢索信息化，更快、更精確地獲得檔案數(shù)據(jù)并加以處理，為資源的獲取提供了諸多便利。但是，對(duì)于信息檢索我們也應(yīng)該加以管制，以免造成數(shù)據(jù)信息的流失。這就需要我們制定相關(guān)管理制度，明確信息管理權(quán)限，對(duì)于不同級(jí)別的信息要加以管制，防止不法分子損害醫(yī)院的利益。

（四）安全管理信息化。檔案管理是一項(xiàng)重要而機(jī)密的工作，在管理過(guò)程中，既要保證數(shù)據(jù)的原始性，還要保證數(shù)據(jù)的安全。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，部分黑客可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)我們的信息平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)竊取，給醫(yī)院帶來(lái)?yè)p失。這就要求我們要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的安全工作，提高技術(shù)管理水平，優(yōu)化管理流程，從而推動(dòng)檔案信息化的發(fā)展。

三、醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理改善措施

（一）明確數(shù)字化檔案管理的重要性。首先，醫(yī)院應(yīng)重視檔案管理信息化的建設(shè)，為其提供專(zhuān)業(yè)的人才，需要將醫(yī)院的數(shù)字化管理與醫(yī)院的發(fā)展相結(jié)合，與時(shí)俱進(jìn)，保證管理人員的管理技術(shù)水平。需要醫(yī)院對(duì)相關(guān)管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，提高管理人員對(duì)數(shù)字化管理的認(rèn)知，摒棄傳統(tǒng)的管理方法，尋找適應(yīng)新時(shí)代先進(jìn)的數(shù)字檔案管理方法。

（二）完善醫(yī)院信息平臺(tái)。在如今快速發(fā)展的社會(huì)，信息化建設(shè)帶來(lái)的便利已經(jīng)深入到我們生活的各個(gè)方面，而改變?nèi)藗兩盍?xí)慣的互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，不僅為各大行業(yè)提供了更廣闊的交流平臺(tái)，還提高了工人們的工作效率。所以，在互聯(lián)網(wǎng)普及的時(shí)代，醫(yī)院應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，構(gòu)建檔案管理信息化平臺(tái)，合理分配各個(gè)部門(mén)的職責(zé)和功能，明確數(shù)字化檔案管理工作的重要性和必要性。通過(guò)構(gòu)建檔案信息化平臺(tái)，可以將醫(yī)院的檔案信息快速、準(zhǔn)確地在內(nèi)部進(jìn)行分享，方便醫(yī)生更準(zhǔn)確地作出診斷。所以，信息化檔案管理有助于提高各個(gè)部門(mén)的工作效率，部門(mén)之間互相監(jiān)督，從而調(diào)動(dòng)大家的工作積極性。另一方面，數(shù)字化檔案管理還節(jié)約了紙張的使用，為環(huán)境保護(hù)作出了一定的貢獻(xiàn)。

（三）完善數(shù)字化檔案管理科學(xué)化標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，最大的不同點(diǎn)是需要定期對(duì)電子設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和更新，從而保證數(shù)據(jù)的完整性和安全性，防止丟失。因此，數(shù)字化管理需要制定科學(xué)的管理規(guī)定，使管理人員嚴(yán)格遵照規(guī)章制度，進(jìn)行檔案的管理工作。數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)需要各個(gè)部門(mén)的配合，所以，應(yīng)合理有效地對(duì)各個(gè)部門(mén)進(jìn)行任務(wù)規(guī)劃，明確職責(zé)范圍，保證檔案數(shù)字信息化平臺(tái)的順利建設(shè)，也便于信息系統(tǒng)的有序操作。

（四）強(qiáng)化數(shù)字化檔案管理人才的培養(yǎng)。數(shù)字化信息檔案管理還需要管理人員熟悉電子設(shè)備的硬件以及軟件上的一些操作，這就需要檔案管理人員具備一定的計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)水平，才能勝任檔案管理工作。因此，我院應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)管理人員專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)，提高管理人員的實(shí)操技術(shù)水平和理論知識(shí)，以保證檔案在管理過(guò)程中的安全性和完整性。

（五）健全數(shù)字化綜合檔案管理的硬件需求。建設(shè)一個(gè)完整的數(shù)字化檔案信息管理平臺(tái)，需要專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)硬件作為技術(shù)支持平臺(tái)，從而對(duì)檔案進(jìn)行合理、有序的歸檔和保存。隨著科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，為了追隨信息時(shí)代發(fā)展的腳步，醫(yī)院還應(yīng)該定期對(duì)計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備進(jìn)行更新和維護(hù)，保證計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的先進(jìn)和安全，從而適應(yīng)數(shù)字化檔案信心管理的工作。

四、綜合檔案信息化對(duì)醫(yī)院檔案管理的作用

（一）綜合檔案信息化實(shí)現(xiàn)了在檔案管理過(guò)程中數(shù)據(jù)管理的自動(dòng)化。包括：檔案歸檔、數(shù)據(jù)分析等，以我院管理系統(tǒng)中的OA為例，OA的推廣使用實(shí)現(xiàn)了電子文件的統(tǒng)一化管理，從而減少了檔案管理人員的部分工作內(nèi)容，節(jié)約了時(shí)間，從而提高醫(yī)院的檔案管理效率。同時(shí)，OA系統(tǒng)的實(shí)施可以實(shí)現(xiàn)電子信息資源的共享，節(jié)約了人力資源、紙張耗材等，使各個(gè)部門(mén)可以更好地協(xié)同工作。

（二）有助于醫(yī)院服務(wù)水平的不斷提高。1.提高了檔案信息的查詢(xún)效率。傳統(tǒng)的紙張檔案，相關(guān)人員查閱時(shí)只能去現(xiàn)場(chǎng)翻閱，不僅浪費(fèi)了很多查閱時(shí)間，還存在著諸多不便。而信息技術(shù)的應(yīng)用，可以使查閱者快速查閱到信息，得到想要的數(shù)據(jù)，同時(shí)，還可以檢索到更多的信息，如類(lèi)似的案例，查閱者都可以統(tǒng)計(jì)出來(lái)使數(shù)據(jù)進(jìn)行更好的比較，為醫(yī)學(xué)工作提供了便利。2.實(shí)現(xiàn)多元化的利用需求。檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化的利用與存儲(chǔ)，如電子病歷、檢查報(bào)告等，信息化數(shù)據(jù)管理可以通過(guò)計(jì)算機(jī)平臺(tái)更好地對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，使各個(gè)科室可以從多方面進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，得到各自的數(shù)據(jù)。

（三）使檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)不斷提高。綜合檔案信息化的不斷建設(shè)，從一定角度上說(shuō)，提高了對(duì)檔案管理人員的綜合職業(yè)素質(zhì)，需要檔案管理人員不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)，提高管理技術(shù)，從而提高綜合素質(zhì)，更好地對(duì)檔案進(jìn)行管理。

五、體會(huì)

綜上所述，醫(yī)院綜合檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院的檔案管理工作中具有重要的作用，其優(yōu)點(diǎn)在于能夠提高醫(yī)院的檔案管理水平，為重要的事件提供充足的數(shù)據(jù)參考，推動(dòng)醫(yī)院工作人員的綜合素質(zhì)。醫(yī)院可通過(guò)完善醫(yī)院信息平臺(tái)、強(qiáng)化數(shù)字化檔案管理人才的培養(yǎng)、健全數(shù)字化綜合檔案管理的硬件需求、構(gòu)建科學(xué)的管理機(jī)制，來(lái)不斷完善數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的趨勢(shì)下，不僅給檔案管理工作帶來(lái)了便利，同時(shí)也給數(shù)據(jù)管理帶來(lái)了挑戰(zhàn)。因此，為了更好地對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，需要我們不斷完善檔案管理方法，不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)能力，將綜合檔案管理信息化應(yīng)用到我院的檔案管理工作中，從而提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量。

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