淺議檔案管理信息化建設(shè)

曹美娟

【摘要】隨著現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)科技的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)廣泛運(yùn)用于檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，且優(yōu)勢(shì)明顯。當(dāng)前很多企事業(yè)單位已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了由紙質(zhì)檔案到電子化檔案的轉(zhuǎn)變，檔案管理工作也相應(yīng)地由傳統(tǒng)的檔案收集、整理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)檔案的監(jiān)控。信息化在給檔案管理工作帶來機(jī)遇的同時(shí)，同樣也帶來了挑戰(zhàn)。

【關(guān)鍵詞】信息化;檔案管理;信息化建設(shè)

檔案信息化不是簡(jiǎn)單地用計(jì)算機(jī)替代傳統(tǒng)的手工作業(yè)，也不是將傳統(tǒng)的管理方式復(fù)制到信息化平臺(tái)上，其本質(zhì)上是檔案工作和信息技術(shù)的結(jié)合，其成功與否也取決于這兩者的融合，這種融合從概念到實(shí)踐都是一場(chǎng)深刻的革命，賦予兩者嶄新的內(nèi)涵。首先，以檔案信息資源的共享與利用為例，在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，要想實(shí)現(xiàn)信息共享必須要全部依靠手工操作來實(shí)現(xiàn)，繁瑣的程序以及復(fù)雜的交接會(huì)使得相關(guān)單位對(duì)檔案的利用率大打折扣。長(zhǎng)此以往，各種檔案就會(huì)因?yàn)槠渥陨淼牟殚喞щy性而被閑置下來，這樣不僅會(huì)造成資源浪費(fèi)，而且也難以發(fā)揮檔案應(yīng)有的服務(wù)功能。而伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的加快，相關(guān)部門在進(jìn)行檔案管理時(shí)能夠使文檔直接通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)云儲(chǔ)存。這樣一來，無論是在網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行狀態(tài)下，還是在脫機(jī)狀態(tài)下，查閱者都能夠不受時(shí)間空間的限制而自由地進(jìn)行檔案調(diào)閱。因此，我們說，檔案信息化建設(shè)是提升檔案管理工作效率的必要保證。其次，將信息技術(shù)運(yùn)用于檔案管理工作后，就可以通過對(duì)原生性檔案信息資源的科學(xué)管理和合理配置，使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化和網(wǎng)絡(luò)化。除此之外，將信息技術(shù)運(yùn)用于檔案管理工作，還可以實(shí)現(xiàn)原生性檔案資源與“信息高速公路”的接軌，從而挖掘出那些隱匿于信息表面的檔案內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)對(duì)社會(huì)檔案信息資源的充分開發(fā)與利用。再次，在檔案信息化背景下，相關(guān)部門可以直接利用信息技術(shù)將檔案數(shù)字化，一些查閱人員也可以直接通過計(jì)算機(jī)終端進(jìn)行查找瀏覽操作，有利于降低對(duì)紙質(zhì)檔案的翻閱和復(fù)印次數(shù)。除此之外，在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化過程中，通過對(duì)字跡顏色進(jìn)行加深處理，可以最大程度地使紙質(zhì)檔案恢復(fù)原有樣貌，從而達(dá)到保護(hù)檔案實(shí)體的目的。

一、檔案信息化建設(shè)過程中遇到的諸多問題

（一）思想認(rèn)識(shí)的“不充分性”。檔案信息化建設(shè)能否順利進(jìn)行受很多因素影響，其中對(duì)它的“思想認(rèn)識(shí)”就是一個(gè)極為重要的方面。但是從當(dāng)下來看，很多單位并沒有認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，具體體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一方面，單位的主要負(fù)責(zé)人將檔案信息化理論與實(shí)際脫離，不考慮個(gè)人、單位、社會(huì)的利用需求，一味追求個(gè)人業(yè)績(jī)以及單位外在形象而盲目跟從社會(huì)發(fā)展潮流，為了信息化而信息化，從而導(dǎo)致在后續(xù)的檔案信息化管理方面存在較大問題，諸如重建設(shè)輕管理、重形式輕內(nèi)容等現(xiàn)象不絕于耳。另一方面，檔案信息化建設(shè)既要求相關(guān)人員錄入室藏傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，又要求其緊跟社會(huì)發(fā)展潮流進(jìn)行最新信息與資源的收集整理。此外，數(shù)據(jù)庫建設(shè)、客戶端APP開發(fā)、網(wǎng)頁建設(shè)等等都包含在內(nèi)，因此它是一項(xiàng)極為復(fù)雜且煩瑣的工作。但是一些單位工作人員卻對(duì)這些問題認(rèn)識(shí)不足、準(zhǔn)備不充分，最終導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)不足、人手不夠等問題頻頻出現(xiàn)，從而又會(huì)降低檔案管理工作的整體效率。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施的“不完善性”。由于缺乏對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的深刻認(rèn)識(shí)，一些單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為只要借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)就可以實(shí)現(xiàn)檔案的全部開發(fā)與利用，不注重對(duì)檔案信息化管理環(huán)境、配套設(shè)備等方面進(jìn)行完善，致使其內(nèi)部檔案室條件極為簡(jiǎn)陋，配套設(shè)備得不到及時(shí)的更新?lián)Q代，部分設(shè)備相對(duì)落后陳舊。此外，軟件系統(tǒng)的不完善與不流暢，也會(huì)導(dǎo)致查閱體驗(yàn)較差，不利于檔案整體利用效率的提升。

（三）規(guī)章制度的“不科學(xué)性”。一方面，由于檔案信息化建設(shè)屬于一種新興事物，我們?nèi)狈?duì)此工作制度建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)。另一方面，伴隨著檔案管理環(huán)境的變化，原有的一些檔案管理規(guī)則制度不再適用于當(dāng)下。所以，在實(shí)際的檔案管理過程中難免會(huì)出現(xiàn)規(guī)章制度與實(shí)際情況相矛盾的現(xiàn)象。

（四）管理過程的“不規(guī)范性”。第一，對(duì)信息化檔案材料的收集程序不規(guī)范，導(dǎo)致檔案材料內(nèi)容不完整。第二，對(duì)信息化檔案材料的整理程序不規(guī)范，導(dǎo)致材料內(nèi)容查閱起來非常困難。第三，對(duì)信息化檔案材料的調(diào)閱程序不規(guī)范，不僅容易造成一些需要保密的資料外泄，而且還有可能導(dǎo)致資料的丟失。

（五）信息安全的“不可靠性”。造成檔案資源不安全的因素有兩點(diǎn)：一是企業(yè)管理層缺乏信息化檔案管理的安全意識(shí)，導(dǎo)致審查與管理力度不足。二是伴隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，黑客的竊密技術(shù)也得到飛速發(fā)展，嚴(yán)重威脅著檔案信息安全。以現(xiàn)在正流行的“勒索病毒”為例，正是由于企業(yè)平時(shí)不注重加強(qiáng)防范，不注重技術(shù)維護(hù)，從而導(dǎo)致檔案信息被封鎖。

（六）部門合作的“不協(xié)調(diào)性”。由于缺乏高效而統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，從而使得各個(gè)部門及工作人員猶如一個(gè)個(gè)孤立的島嶼分散在單位之中，進(jìn)而導(dǎo)致部門合作出現(xiàn)不協(xié)調(diào)現(xiàn)象。這種不協(xié)調(diào)主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是檔案管理部門內(nèi)部的不協(xié)調(diào)，使得成員之間由于缺乏溝通而導(dǎo)致低水平的重復(fù)運(yùn)作。二是檔案管理部門與單位其他部門之間的不協(xié)調(diào)。以人事檔案為例，若檔案管理部門不能與其他部門進(jìn)行有效合作，那么人事檔案的收集難度可想而知。

（七）人才素質(zhì)的“不平衡性”。雖說在檔案管理工作過程中充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)給工作者帶來了極大的便利，但其同時(shí)也對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)技能提出了更高的要求。由于電子化的檔案管理摒棄了傳統(tǒng)的檔案管理方式，以現(xiàn)代化的手段對(duì)檔案信息進(jìn)行歸檔處理，因而更需要一些專業(yè)人員進(jìn)行科學(xué)管理。這樣一來，就對(duì)檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。但是目前來看，仍然有很大一部分檔案管理人員缺乏對(duì)信息技術(shù)及與檔案管理相關(guān)軟件的學(xué)習(xí)與應(yīng)用。不僅如此，一些工作人員工作積極性不足、專業(yè)性不強(qiáng)，導(dǎo)致人才綜合素質(zhì)參差不齊，使得檔案管理工作信息化過程中遇到種種困難，工作的效率不高。

二、提升檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

（一）充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)在工作中的重要地位。首先，應(yīng)當(dāng)從提升單位領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)識(shí)入手，使領(lǐng)導(dǎo)干部明白做好檔案信息化建設(shè)的重要性，最大程度地爭(zhēng)取到領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作的支持。其次，檔案管理部門內(nèi)部應(yīng)當(dāng)細(xì)化分工。對(duì)每一項(xiàng)具體的與信息化建設(shè)有關(guān)的工作設(shè)置專職的管理崗位，將信息化檔案管理工作由被動(dòng)局面轉(zhuǎn)化為主動(dòng)。最后，單位應(yīng)當(dāng)積極開展豐富多彩的宣傳活動(dòng)，普及信息化檔案管理知識(shí)，以提升社會(huì)各界對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度。

（二）加大投入和完善檔案信息化建設(shè)中基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。軟、硬件配置的提升，一方面有利于促進(jìn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)建設(shè)，另一方面也有利于提升檔案管理的質(zhì)量和效率。因此，單位不僅要為檔案管理工作配備良好的計(jì)算機(jī)及系統(tǒng)，也要防患于未然，投入一定的資金來聘請(qǐng)專員設(shè)置嚴(yán)密的安全防護(hù)系統(tǒng)。

（三）建立健全檔案信息化建設(shè)的規(guī)章制度建設(shè)。首先，應(yīng)當(dāng)要求檔案管理工作人員嚴(yán)格依照《檔案管理制度》的各項(xiàng)規(guī)定進(jìn)行材料收集、整理、歸檔、調(diào)閱等。其次，要求單位要在《檔案管理制度》的基礎(chǔ)上，依據(jù)單位實(shí)際發(fā)展水平對(duì)各項(xiàng)規(guī)則進(jìn)行細(xì)化。最后，為了確保信息化檔案管理制度的有效推行，單位應(yīng)當(dāng)制定責(zé)任追究制度。對(duì)于一些檔案泄密行為、違反規(guī)則的行為進(jìn)行追責(zé)與制裁。

（四）將檔案信息的安全性建設(shè)作為重點(diǎn)。首先，檔案部門應(yīng)當(dāng)通過宣傳講座等形式提升部門工作人員的安全意識(shí)。其次，單位要采取有效措施、運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息的保護(hù)。最后，相關(guān)部門要加強(qiáng)內(nèi)部管理。不僅要提升工作人員思想素質(zhì)準(zhǔn)入門檻，也要對(duì)現(xiàn)有工作人員進(jìn)行定期思想素質(zhì)考核。

（五）培養(yǎng)一批高素質(zhì)的人才隊(duì)伍充實(shí)到檔案管理信息化建設(shè)中來。一方面，通過加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作者的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，使其不斷豐富與信息化檔案管理工作有關(guān)的專業(yè)知識(shí)，并引導(dǎo)檔案管理者們樹立起終生學(xué)習(xí)的理念。另一方面，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作者的計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，使其掌握一些現(xiàn)代信息技術(shù)知識(shí)，并熟練掌握與檔案管理有關(guān)的應(yīng)用軟件的使用方法，以適應(yīng)信息化的發(fā)展要求。

三、結(jié)語

綜上所述，盡管目前很多企事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)成效顯著，但是，要想真正實(shí)現(xiàn)檔案管理部門工作效率的提升任重而道遠(yuǎn)。仍然需要我們進(jìn)一步完善檔案信息化管理機(jī)制、加強(qiáng)工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)，以不斷提升對(duì)信息化檔案管理工作的適應(yīng)能力，切實(shí)做好新時(shí)期的檔案管理工作。