辦公室系統(tǒng)文件收發(fā)平臺(tái)的開發(fā)與應(yīng)用研究

胡臻

【摘要】近年來，我國各單位及企業(yè)人員辦公過程中文件的收發(fā)數(shù)量呈現(xiàn)明顯上升的趨勢(shì)，為了有效提升企業(yè)以及機(jī)關(guān)部門辦公效率，有必要在辦公室建立系統(tǒng)的文件收發(fā)平臺(tái)，提升企業(yè)以及機(jī)關(guān)單位的辦公效率。實(shí)現(xiàn)辦公室電子文檔的網(wǎng)絡(luò)化傳遞，能夠減輕工作負(fù)擔(dān)、降低不必要的辦公支出，同時(shí)還能夠減輕工作人員的工作壓力。本文分析了辦公室系統(tǒng)文件收發(fā)平臺(tái)建立的必要性，深入探討了系統(tǒng)建立時(shí)需要應(yīng)用的要點(diǎn)，以期為相關(guān)工作者提供指導(dǎo)和幫助。

【關(guān)鍵詞】辦公室文件;收發(fā)平臺(tái);開發(fā);應(yīng)用

現(xiàn)階段，全球經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展以及新的政治形勢(shì)變化，對(duì)我國的單位機(jī)關(guān)以及企業(yè)安全都提出了新的要求，同時(shí)，由于信息化時(shí)代的到來，文件、通知的傳遞越來越頻繁。過去的文件及通知傳遞大都通過傳真的方式進(jìn)行，對(duì)于保密等級(jí)較高的文件，則需要基層單位派專人去取，這種文件傳遞方式不僅效率低下，同時(shí)成本極大，對(duì)于一些需要緊急處理的文件，人工取送的方式已經(jīng)難以滿足當(dāng)前的工作要求。在計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)普及的今天，機(jī)關(guān)單位以及企業(yè)部門有必要借助互聯(lián)網(wǎng)資源，建立專門的辦公室系統(tǒng)文件收發(fā)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)通信渠道的拓寬以及信息傳遞速度的提升，從而推動(dòng)現(xiàn)階段我國企業(yè)及基層辦公效率。

一、辦公室系統(tǒng)文件收發(fā)平臺(tái)建設(shè)簡述

（一）系統(tǒng)需求分析。辦公室系統(tǒng)文件收發(fā)平臺(tái)的開發(fā)和建設(shè)，主要包括辦公室文件下發(fā)、辦公室內(nèi)部文件互傳以及基層文件上傳等幾個(gè)方面的工作內(nèi)容，因此在每個(gè)部分的權(quán)限以及保密建設(shè)時(shí)，需要采取不同的操作權(quán)限以及密碼，確保文件通過系統(tǒng)傳輸時(shí)的私密性和安全性。辦公室系統(tǒng)文件收發(fā)平臺(tái)的建設(shè)需要經(jīng)歷以下幾個(gè)階段：借助軟件工程技術(shù)進(jìn)行結(jié)構(gòu)化、模塊化設(shè)計(jì)，同時(shí)根據(jù)企業(yè)以及機(jī)關(guān)單位實(shí)際辦公需求進(jìn)行辦公室系統(tǒng)文件收發(fā)平臺(tái)的設(shè)計(jì)，對(duì)平臺(tái)的底層進(jìn)行確定，另外，還需要進(jìn)行平臺(tái)分模塊開發(fā)以及集成測(cè)試等工作，確保平臺(tái)的運(yùn)營穩(wěn)定后將其投入使用。在進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，將領(lǐng)導(dǎo)辦公室與基層辦公室之間快速的文件傳遞作為目標(biāo)，力求借助系統(tǒng)文件收發(fā)平臺(tái)滿足以下幾個(gè)工作要求：第一，領(lǐng)導(dǎo)辦公室向區(qū)域范圍內(nèi)的基層辦公室進(jìn)行文件發(fā)送。第二，各領(lǐng)導(dǎo)辦公室之間以及各基層辦公室之間進(jìn)行文件互相傳輸。第三，基層辦公室向領(lǐng)導(dǎo)辦公室進(jìn)行文件上報(bào)。第四，文件接收單位能夠進(jìn)行文件實(shí)名簽收，方便之后信息查詢及反饋。第五，對(duì)系統(tǒng)的每個(gè)使用者進(jìn)行IP地址記錄，避免他人盜用用戶名以及密碼。第六，建立歷史記錄模塊，將半年甚至一年內(nèi)的文件傳輸名稱進(jìn)行保存，方便進(jìn)行審核查詢。第七，對(duì)半年之內(nèi)的文件傳輸記錄進(jìn)行保存，清除這個(gè)時(shí)間區(qū)間之外的文件傳輸記錄，避免冗余信息造成工作人員資料查詢的不便。

（二）系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)。想要確保系統(tǒng)文件收發(fā)平臺(tái)切實(shí)幫助工作人員辦公，需要在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)滿足以下幾個(gè)目標(biāo)：第一，系統(tǒng)可靠性要強(qiáng)。長時(shí)間的運(yùn)行、大規(guī)模的信息傳遞都不會(huì)影響其運(yùn)行的可靠性以及安全性。第二，文件收發(fā)平臺(tái)要具有實(shí)用性。也就是說文件收發(fā)平臺(tái)的使用難度不能過大，同時(shí)要與基層辦公的實(shí)際情況接軌良好，避免工作人員在使用時(shí)出現(xiàn)隔閡感。第三，系統(tǒng)要具有擴(kuò)展性，也就是說文件傳輸系統(tǒng)的擴(kuò)展升級(jí)是較為簡單的，這樣能夠幫助領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行規(guī)劃時(shí)處于一個(gè)高起點(diǎn)，而在具體實(shí)施時(shí)分步進(jìn)行，逐步擴(kuò)展。第四，文件收發(fā)平臺(tái)要具有一定的先進(jìn)性，具體來說，在進(jìn)行文件收發(fā)平臺(tái)設(shè)計(jì)時(shí)，必須充分考慮到文件收發(fā)平臺(tái)未來的發(fā)展情況以及未來辦公室文件收發(fā)的工作需求，并運(yùn)用先進(jìn)的理念及技術(shù)進(jìn)行平臺(tái)設(shè)計(jì)，確保系統(tǒng)文件收發(fā)平臺(tái)在一定的時(shí)間內(nèi)都處于可使用狀態(tài)內(nèi)。第五，文件收發(fā)平臺(tái)要具有靈活性，也就是說文件收發(fā)平臺(tái)的適用范圍要廣，不能僅局限于某一區(qū)域。第六，文件收發(fā)平臺(tái)在研究以及設(shè)計(jì)過程中盡可能具有更高的性價(jià)比，減少成本投入，從而為我國的政府工作以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供更大的支持。

二、系統(tǒng)關(guān)鍵技術(shù)簡述

（一）動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫維護(hù)程序設(shè)計(jì)。為了減少工作人員在進(jìn)行文件錄入時(shí)的工作量，同時(shí)提升文件信息錄入時(shí)的準(zhǔn)確程度，有必要對(duì)收發(fā)平臺(tái)需要維護(hù)的信息按照其類別進(jìn)行分類，同時(shí)，借助相應(yīng)的模塊來對(duì)這些信息進(jìn)行靈活的增加、刪減、修改以及保存。

（二）系統(tǒng)程序結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)。在進(jìn)行文件收發(fā)平臺(tái)設(shè)計(jì)時(shí)，需要采用分級(jí)模塊來進(jìn)行程序設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)“不同權(quán)限可使用的功能不同”這一要求。一般來說，所有的文件收發(fā)平臺(tái)需要具備以下四個(gè)功能，即基層文件接收、同級(jí)文件接收、發(fā)送文件以及已發(fā)送文件存儲(chǔ)，這四個(gè)功能模塊有機(jī)結(jié)合，是文件收發(fā)平臺(tái)的重要組成部分。

（三）系統(tǒng)優(yōu)化處理。系統(tǒng)優(yōu)化處理，就是緊密結(jié)合辦公室系統(tǒng)文件收發(fā)平臺(tái)設(shè)計(jì)使用需求來對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)計(jì)以及優(yōu)化。具體來說，文件收發(fā)平臺(tái)優(yōu)化處理主要包括以下幾個(gè)方面：第一，設(shè)計(jì)相應(yīng)的程序，確保用戶在文件簽收時(shí)留下簽名記錄。第二，定期對(duì)系統(tǒng)半年以前的傳輸文件進(jìn)行清除。第三，對(duì)系統(tǒng)文件傳輸后的文件名稱進(jìn)行記錄以及分類，方便工作人員后續(xù)的查找工作。

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