淺析新時(shí)期企業(yè)單位人事檔案管理

孫合玉

摘 要 企業(yè)人事檔案記錄了職工的個(gè)人經(jīng)歷、品德風(fēng)尚、工作業(yè)績(jī)、福利待遇、晉升情況等，是作為考察和委任人才的重要依據(jù)，是職工年齡和經(jīng)歷的重要憑證，是職工養(yǎng)老等相關(guān)退休福利的重要保證。文章認(rèn)為，作為人事工作的重要部分，人事檔案管理工作為合理使用人力資源提供了可靠的信息參考和依據(jù)。

關(guān)鍵詞 企業(yè)單位；人事檔案管理；研究與探討

毋庸置疑，現(xiàn)階段一些單位人事檔案管理工作還存在著諸如檔案管理人員選拔不嚴(yán)格，專業(yè)素質(zhì)和工作能力低等問題，嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。為了提高事業(yè)單位在人力資源管理方面的工作效率，必須要加強(qiáng)人事檔案管理工作，推進(jìn)事業(yè)單位的變革。

1 人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 硬件設(shè)備太差

由于企業(yè)檔案室過于陳舊，配備的基礎(chǔ)設(shè)施太差，或者沒有專用的檔案存放地點(diǎn)，檔案保存不妥善，長(zhǎng)此以往便出現(xiàn)了霉變、破損、紙張泛黃、字跡模糊等情況，影響了檔案資料的完整性。

1.2 管理人員專業(yè)素質(zhì)和綜合能力低

檔案管理是一項(xiàng)對(duì)管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合能力要求都非常嚴(yán)格的工作，而目前許多企業(yè)的檔案管理人員多是一些兼職人員，人員變動(dòng)大，流動(dòng)性強(qiáng)。這些兼職人員對(duì)于檔案管理工作缺乏專業(yè)性，并且在上崗時(shí)缺少必要的培訓(xùn)，對(duì)人事檔案管理工作并不熟悉，技術(shù)水平不夠，專業(yè)知識(shí)不精，這些情況都會(huì)直接或間接地導(dǎo)致檔案資料的缺失或者是損壞。

1.3 檔案內(nèi)容不夠完善和全面

人事檔案資料的管理并不完善，沒有結(jié)合企業(yè)的自身情況，不具備企事業(yè)特色；檔案內(nèi)容也不全面，無法正確反映出一個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷和德才情況。

1.4 檔案的價(jià)值沒有得到充分利用

由于檔案資料不完善，無法全面反映人才情況，降低了檔案的利用價(jià)值。企業(yè)同時(shí)也沒有重視內(nèi)部的考核，沒有重視人事檔案的記錄，造成了人員和檔案分離的情況。

1.5 檔案管理模式太單一，無法適應(yīng)職工層次的多樣性

與傳統(tǒng)的紙張管理方式相比，采用數(shù)字化和信息化管理不僅簡(jiǎn)便快捷，還能大大降低費(fèi)用成本。然而，當(dāng)下采用數(shù)字化管理的事業(yè)單位卻很少，大部分事業(yè)單位仍然采用紙質(zhì)的管理手段。此外，按照干部人事檔案管理模式進(jìn)行的檔案管理也無法適應(yīng)職工層次的多樣性。

1.6 人事檔案管理體制太僵化，無法適應(yīng)企業(yè)靈活的用人機(jī)制

隨著改革開放和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，公司的管理理念發(fā)生了重大變化，企業(yè)主要利用合同和協(xié)議來對(duì)員工進(jìn)行法律約束，人事檔案越來越不被重視，導(dǎo)致了社會(huì)上出現(xiàn)了許多如“人檔脫節(jié)”、“死檔棄檔”等現(xiàn)象，現(xiàn)行的人才檔案管理機(jī)制已無法適應(yīng)企業(yè)靈活的用人機(jī)制，必須要對(duì)體制機(jī)制進(jìn)行革新。

2 改善人事檔案管理工作的具體措施

2.1 完善人事檔案管理制度，引進(jìn)現(xiàn)代化管理設(shè)備與技術(shù)

人事檔案的管理工作繁雜瑣碎，且有一定的難度。為了提高管理效率，相關(guān)部門要積極引進(jìn)現(xiàn)代管理理念和技術(shù)，投入經(jīng)費(fèi)配備相關(guān)設(shè)備，對(duì)檔案室的整體環(huán)境做出整改，充分利用現(xiàn)代化管理設(shè)備來變革傳統(tǒng)的檔案管理方式，從而提高管理效率和質(zhì)量。此外，完善人事檔案管理制度也是必不可少的。企業(yè)要制定檔案管理制度，施行統(tǒng)一的檔案管理措施，定期對(duì)管理人員進(jìn)行考核，加強(qiáng)工作指導(dǎo)，從而促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案資料管理工作更加科學(xué)和規(guī)范。制度建立起來，信息收集、日常保管、借閱分享、開發(fā)利用等操作才會(huì)變得規(guī)范。

2.2 提高對(duì)人事檔案管理工作的重視，增強(qiáng)業(yè)務(wù)意識(shí)

管理部門要把提高對(duì)人事檔案管理工作的重視落到實(shí)處，可以舉行會(huì)議宣傳檔案管理的重要性，同時(shí)制定檔案管理制度，施行統(tǒng)一的檔案管理措施，定期對(duì)管理人員進(jìn)行考核，加強(qiáng)工作指導(dǎo)，從而促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案資料管理工作更加科學(xué)和規(guī)范。檔案管理人員要認(rèn)清人力資源管理的發(fā)展形勢(shì)，端正自己的工作態(tài)度，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地為企事業(yè)的檔案管理工作提供有效的信息服務(wù)。

2.3 建設(shè)高素質(zhì)管理人才隊(duì)伍

在選拔人事檔案管理的工作人員時(shí)，要摒棄隨意采用兼職人員的做法，提高人員標(biāo)準(zhǔn)，要求應(yīng)聘人員必須要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，要有一定的文學(xué)素養(yǎng)和政治覺悟，并且還能夠熟練操作計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)。管理層要嚴(yán)格挑選，引進(jìn)優(yōu)秀的管理人才。后期，要有計(jì)劃地對(duì)人事檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行思想宣傳，開展講座培訓(xùn)，提高管理隊(duì)伍的專業(yè)素養(yǎng)，提升業(yè)務(wù)能力。除此之外，人事檔案資料屬于個(gè)人隱私，必須加強(qiáng)保護(hù)，因此要對(duì)管理人員進(jìn)行法制教育，提高法律意識(shí)，完善檔案的保密制度，防止檔案資料泄露或外傳。

2.4 建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理模式，完善檔案內(nèi)容，增強(qiáng)人事檔案信息化服務(wù)

加強(qiáng)人事檔案信息化管理是提高管理工作效率的關(guān)鍵。要加強(qiáng)人事檔案信息化管理，就必須加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理模式。首先，可以建立一個(gè)人才信息數(shù)據(jù)庫，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)把文字、圖片、視頻等信息收集起來轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)保存起來作為信息留存；其次，可以充分利用現(xiàn)代化管理設(shè)備來變革傳統(tǒng)的檔案管理方式，從而提高管理效率，提高管理質(zhì)量，提高檔案管理信息化水平，有效保證資料的完整度，減少損失。

3 結(jié)語

綜上所述，做好企業(yè)單位人事檔案管理工作是保證企業(yè)單位健康持續(xù)發(fā)展的重要舉措?，F(xiàn)階段，人事檔案管理工作還存在著硬件設(shè)備太差、管理人員專業(yè)素質(zhì)和綜合能力低、檔案內(nèi)容不夠完善和全面、檔案的價(jià)值沒有得到充分利用、無法適應(yīng)企業(yè)靈活的用人機(jī)制等問題，需要完善人事檔案管理制度，引進(jìn)現(xiàn)代化管理設(shè)備與技術(shù)，提高對(duì)人事檔案管理工作的重視，增強(qiáng)業(yè)務(wù)意識(shí)，建設(shè)高素質(zhì)管理人才隊(duì)伍，建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理模式，增強(qiáng)人事檔案信息化服務(wù)等，從而提高檔案管理效率。