基于BPR理論的實(shí)驗(yàn)室檢驗(yàn)流程改進(jìn)研究

劉硯婷

中國(guó)煙草總公司北京市公司 北京 100122

1 實(shí)驗(yàn)室檢驗(yàn)流程現(xiàn)狀分析

檢驗(yàn)用時(shí)最多的是接樣、檢驗(yàn)、復(fù)核環(huán)節(jié)，容易出現(xiàn)失誤和問題的環(huán)節(jié)，在接樣、報(bào)告編制兩處。另外，接樣和報(bào)告編制環(huán)節(jié)目前存在重復(fù)操作，降低了整體流程的效率。運(yùn)用BPR理論，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助[1]，進(jìn)行方案改進(jìn)。

2 實(shí)驗(yàn)室檢驗(yàn)流程改進(jìn)措施

在對(duì)實(shí)驗(yàn)室檢驗(yàn)流程的內(nèi)部數(shù)據(jù)收集和分析后，對(duì)標(biāo)到目標(biāo)是實(shí)驗(yàn)室[2]，設(shè)計(jì)出更科學(xué)的流程，基于以上理論方法，從而設(shè)定出委托檢驗(yàn)流程的改進(jìn)目標(biāo)，分別給予實(shí)施。

2.1 現(xiàn)有檢驗(yàn)流程中的問題

經(jīng)過對(duì)委托檢驗(yàn)流程進(jìn)行梳理，發(fā)現(xiàn)在該流程的不同環(huán)節(jié)中存在各類問題，接樣占用時(shí)間多，檢驗(yàn)不夠靈活，報(bào)告編制失誤率高，數(shù)據(jù)采集手工等這些存在的問題，都可以作為流程改進(jìn)的對(duì)象。

2.2 委托檢驗(yàn)流程改進(jìn)目標(biāo)

運(yùn)用標(biāo)桿管理法的操作方式，找到了本實(shí)驗(yàn)室與目標(biāo)實(shí)驗(yàn)室之間的差距：缺少數(shù)據(jù)采集的自動(dòng)化能力、有較多重復(fù)操作、檢驗(yàn)數(shù)據(jù)未被充分應(yīng)用。

2.2.1 以數(shù)據(jù)采集替代手工錄入

檢驗(yàn)流程中包含了一些效率不高的環(huán)節(jié)和操作方式，手工錄入就是這里面最明顯的一點(diǎn)，也是運(yùn)用BPR理論進(jìn)行改進(jìn)時(shí)應(yīng)該首先予以考慮解決的問題。數(shù)據(jù)采集則是采用實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)（英文縮寫為L(zhǎng)IMS）配合掃碼槍掃描的錄入方式。現(xiàn)有的LIMS可以經(jīng)過系統(tǒng)升級(jí)，將其改造為可以接入外接設(shè)備（掃碼槍）的系統(tǒng)。通過掃碼槍對(duì)每個(gè)卷煙樣品外包裝上的條形碼進(jìn)行掃描。以1條卷煙樣品為例，識(shí)讀過程只需要1-2秒即可完成。再算上點(diǎn)選的額外時(shí)間，如果對(duì)應(yīng)50個(gè)卷煙樣品，全部錄入完成的時(shí)間不超過10分鐘，相比于手工錄入的速度快了1倍多。

2.2.2 減少和避免不同環(huán)節(jié)中的重復(fù)操作

在接樣環(huán)節(jié)和報(bào)告編制環(huán)節(jié)存在重復(fù)操作。所以，在前序接樣環(huán)節(jié)將卷煙名稱等相關(guān)信息自動(dòng)錄入系統(tǒng)，編制報(bào)告的時(shí)候只需要再錄入樣品數(shù)量和送樣基數(shù)即可。整個(gè)編制環(huán)節(jié)的工作量會(huì)大大降低，正確率也會(huì)上升。

2.3 委托檢驗(yàn)流程改進(jìn)的實(shí)施方法

為達(dá)成改進(jìn)目標(biāo)，可在現(xiàn)有流程中做出改進(jìn)和增加一些環(huán)節(jié)，圖1改進(jìn)后的流程。

2.3.1 建立卷煙產(chǎn)品信息數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)采集功能

首先，需要建立全國(guó)在銷卷煙信息數(shù)據(jù)庫。其次，加入條形碼和其他相關(guān)信息，無論條包裝或盒包裝均可以保障條碼對(duì)應(yīng)樣品的一致性和唯一性。最后，外接掃碼槍，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集功能。使用掃碼槍掃描每個(gè)卷煙樣品外包裝上的條形碼，卷煙名稱就會(huì)自動(dòng)錄入到LIMS中。

2.3.2 報(bào)告編制部分工作前移至接樣環(huán)節(jié)

外接掃碼槍以后，就可以把錄入卷煙名稱、委托人信息、立案編號(hào)等信息前移到接樣環(huán)節(jié)，先在LIMS中建立一條新的委托。卷煙名稱利用數(shù)據(jù)采集功能，先行錄入到LIMS。這樣的流程改進(jìn)和錄入方式的變化，會(huì)極大的縮短整體報(bào)告編制環(huán)節(jié)的用時(shí)。

2.3.3 增設(shè)委托檢驗(yàn)進(jìn)度查詢功能

增設(shè)檢驗(yàn)進(jìn)度查詢功能。首先，在報(bào)告封面添加條形碼，條形碼代表的數(shù)字編號(hào)要與該報(bào)告本身的編號(hào)一致。其次，每一份報(bào)告要與該案件的委托相關(guān)聯(lián)。最后，將查閱報(bào)告編號(hào)的權(quán)限在LIMS中開放給委托方。當(dāng)一份報(bào)告完成后，掃描封面上條形碼，該報(bào)告自動(dòng)更新為“已完成”狀態(tài)，委托方即可獲知。

3 流程改進(jìn)后的效果評(píng)估

3.1 員工對(duì)流程的滿意度

在流程改進(jìn)后，檢驗(yàn)人員按照新的流程進(jìn)行操作。通過口頭訪問的形式征詢檢驗(yàn)人員的意見。口頭訪問分別從兩個(gè)方面進(jìn)行：一是，新流程對(duì)工作效率的影響；二是，新流程對(duì)操作人員的解放。采用四項(xiàng)封閉性選項(xiàng)[3]：有明顯改善、有部分改善、無改善、適得其反，讓受征詢對(duì)來回答。

3.2 信息有效性

從總體來看，手工錄入在全流程中占比降低，由于它導(dǎo)致的失誤率也大為降低。表1以委托檢驗(yàn)流程為例，列舉了不同樣品數(shù)量下的失誤率情況。

表1 改進(jìn)前后失誤率變化