高校政府采購檔案管理現(xiàn)狀分析及對策研究

王楠?陳忠航

為更好促進(jìn)高校政府采購檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、信息化，本文結(jié)合工作實(shí)踐論述了高校政府采購檔案的含義內(nèi)容，明確了檔案管理的重要意義，分析了目前高校政府采購檔案管理存在的問題，提出了改進(jìn)和加強(qiáng)高校政府采購檔案管理工作的幾點(diǎn)建議。

一、高校政府采購檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）重視程度不夠。從整體上而言，高校政府采購檔案管理工作與政府采購活動本身相比稍顯滯后，是整個程序中較為薄弱的一個環(huán)節(jié)。對于政府采購檔案管理所具有的價值，部分高校尚未認(rèn)識到，僅僅認(rèn)為是后續(xù)審計部門檢查的材料。高校政府采購檔案管理內(nèi)容多、雜，而且涉及的部門多、環(huán)節(jié)多，各個高校的管理人員在參與政府采購過程中只重視采購程序是否符合要求，對采購?fù)瓿珊髾n案的保管沒有足夠的重視。

（二）管理制度缺乏。高校政府采購檔案涵蓋了項(xiàng)目的立項(xiàng)申請審批、采購計劃申報審批、招投標(biāo)文件制作、采購合同簽訂、驗(yàn)收報告等資料，部門高校缺少專門的采購檔案管理實(shí)施細(xì)則，或者有高校制定了規(guī)章制度卻只是掛在檔案室的一項(xiàng)規(guī)定沒有實(shí)際落實(shí)，使得高校各個部門對檔案收集范圍以及整理和分類標(biāo)準(zhǔn)等不統(tǒng)一，加上各個職能部門作為采購活動的中間環(huán)節(jié)，只按其所屬各自只保管自己科室的檔案材料，使采購檔案材料被人為分割成的好幾部門，各自為屬歸檔，導(dǎo)致高校政府采購檔案管理缺乏連續(xù)性、連貫性和整體性。

（三）人員專業(yè)素養(yǎng)不高。部分高校沒有落實(shí)專職人員管理政府采購檔案，幾乎都是兼職檔案管理員。工作人員日常工作較多，對檔案管理的內(nèi)容沒有界限，不清楚哪些應(yīng)該歸檔、哪些不歸檔，還有對檔案管理的時效性并未重視，所形成的紙質(zhì)材料歸檔不及時，還有的高校管理人員對檔案收集往往不夠細(xì)致，僅僅把政府采購開始以來所產(chǎn)生的材料收集起來，認(rèn)為只要裝訂到一起、放到一起就認(rèn)為是歸檔了，缺少目錄缺少標(biāo)題的現(xiàn)象較為常見。比如同一項(xiàng)目的采購文件沒有統(tǒng)一存檔。同時，交到檔案室的采購檔案隨意出借等情況在一些高校也較為常見。

（四）硬件投入不足。部分高校缺少必要的檔案管理硬件設(shè)施，僅僅是配備了一個房間即建成了檔案室，有的高校投入了計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、裝訂器等，但隨著科技的發(fā)展，信息化的發(fā)展導(dǎo)致傳統(tǒng)的管理方式已難以達(dá)到新時期高校政府采購檔案保存和管理的硬件要求。

（五）職能部門缺乏溝通。高校政府采購工作需要內(nèi)部幾個職能科室共同協(xié)作，比如采購辦公室主要負(fù)責(zé)招標(biāo)部分，而資金則是由計劃財務(wù)部門負(fù)責(zé)，項(xiàng)目立項(xiàng)則由教學(xué)科研部門負(fù)責(zé)。然而科室之間卻互不溝通，互不協(xié)調(diào)，更沒有劃分部門與部門之間分工歸檔的范圍，造成重復(fù)歸檔或是遺漏材料。

（六）電子化管理滯后。一些高校檔案室配備了基礎(chǔ)硬件，配套了數(shù)字化管理軟件。但部分高校認(rèn)為把采購檔案信息錄入電腦即實(shí)現(xiàn)了信息化管理，根本沒有實(shí)現(xiàn)檔案信息統(tǒng)一嵌入數(shù)據(jù)庫中，在一定程度上導(dǎo)致采購檔案無法共享，影響了檔案的利用率。

二、高校政府采購檔案管理的優(yōu)化對策

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)宣傳。高校要加強(qiáng)學(xué)習(xí)《政府采購法》《政府采購法實(shí)施條例》《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，加大宣傳檔案管理法律知識，適時組織相關(guān)人員集中學(xué)習(xí)探討，通過學(xué)習(xí)交流提高工作人員檔案管理意識和法制觀念，使他們在日常工作中更加重視做好檔案的收集、分類，更加自覺做好檔案歸檔工作。

（二）完善制度體系。各個高校要嚴(yán)格按照《政府采購法》的要求，建立一套完整的規(guī)章制度，統(tǒng)一管理口徑，明確保管內(nèi)容、界定職能部門職責(zé)范圍。

（三）提升隊(duì)伍專業(yè)能力。管理隊(duì)伍上應(yīng)選擇一些責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)好的專職檔案人員，定期組織專業(yè)的檔案知識及現(xiàn)行政府采購法律法規(guī)培訓(xùn)，讓檔案管理人員熟練地掌握采購檔案工作的具體環(huán)節(jié)，提高檔案管理工作人員的法律意識、業(yè)務(wù)水平，掌握高效合理的檔案管理技能。

（四）增加檔案室硬件投入。各高校要加強(qiáng)檔案軟硬件建設(shè)投入，建立專門的檔案室，配備計算機(jī)、打印復(fù)機(jī)、掃描儀、裝訂機(jī)、刻錄機(jī)、監(jiān)控及檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，做到檔案查閱檢索方便快捷。

（五）加強(qiáng)檔案管理考核。各高校要將采購檔案管理納入考核，參照考核內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)對項(xiàng)目檔案裝訂歸檔進(jìn)行清點(diǎn)驗(yàn)收，對考核結(jié)果進(jìn)行公示。

（六）提高電子化、數(shù)字化水平。充分運(yùn)用電腦和檔案管理軟件等先進(jìn)的管理手段，提升高校政府采購檔案利用率。在檔案管理工作的過程中，務(wù)必做好安全管理工作，尤其是網(wǎng)絡(luò)安全管理工作，要利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)來提高政府采購項(xiàng)目檔案管理信息化系統(tǒng)的安全性。

綜上所述，高校政府采購檔案管理作為政府采購工作中最容易忽視的一個環(huán)節(jié)，只有從根本上重視，通過健全制度、加強(qiáng)培訓(xùn)、增大投入、強(qiáng)化監(jiān)督等方式對其優(yōu)化，才能提高檔案管理水平，才能發(fā)揮高校政府采購檔案應(yīng)有的價值和作用。唯有不斷在探索中學(xué)習(xí)，在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)才能切實(shí)推動高校政府采購檔案的管理水平。（作者單位：吉林醫(yī)藥學(xué)院，資產(chǎn)管理處）