學(xué)校檔案管理信息化存在的問題和應(yīng)對(duì)措施

朱晶

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）7-125-01

摘 要 學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展離不開檔案管理的工作，學(xué)校檔案管理工作必須要有全體師生的共同努力才能夠順利開展，學(xué)校推進(jìn)信息化建設(shè)的過程中檔案管理是必須要加以重視的環(huán)節(jié)也是信息化建設(shè)的重要方向。怎樣對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)加以合理全面的運(yùn)用，不斷推動(dòng)信息化發(fā)展而全面有效的提升檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作更上一臺(tái)階的目標(biāo)已經(jīng)成為了學(xué)校發(fā)展過程中必須要面對(duì)的難題。本文論述學(xué)校檔案信息化建設(shè)中存在的問題以及應(yīng)對(duì)措施，使學(xué)校檔案的管理水平邁上一個(gè)新臺(tái)階。

關(guān)鍵詞 學(xué)校 檔案管理 問題 應(yīng)對(duì)措施

一、學(xué)校檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）重視程度不夠

學(xué)校在實(shí)現(xiàn)檔案信息化的過程是一個(gè)非常復(fù)雜而又整體的過程，需要人員的有效配置，硬件和軟件設(shè)施的合理利用。在該過程中，學(xué)校因?yàn)榇嬖谫Y金上的情況，繼而導(dǎo)致檔案管理始終無(wú)法擺脫傳統(tǒng)的管理模式。并且一些學(xué)校對(duì)于檔案管理工作不夠重視，出現(xiàn)了以人工為主的檔案分類與管理模式，沒有合理利用信息化技術(shù)，檔案管理過程中數(shù)據(jù)信息庫(kù)不夠完善，信息更新不夠快捷，數(shù)據(jù)檢索不夠準(zhǔn)確，信息使用率較低等情況，這樣導(dǎo)致檔案管理過程中信息化建設(shè)存在極大的困難。

（二）缺乏專業(yè)設(shè)備

目前，很多學(xué)校由于資金的問題在專業(yè)化設(shè)備方面極度缺乏，所以這些學(xué)校在檔案管理的時(shí)候依舊沿用著過去的方式。同時(shí)，學(xué)校沒有將重要的經(jīng)歷和資源投入到檔案管理上，繼而導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)設(shè)備落后跟不上現(xiàn)代化信息發(fā)展的步伐，隨著檔案工作量的日益增加，現(xiàn)代化管理手段的迫切需求。在檔案管理的過程中，需要處理更多的工作，而人員沒有增加，工具沒有得到提升，檔案管理工作效率無(wú)法滿足學(xué)校的使用需求，工作效率很難達(dá)到預(yù)期水平，一些工作難以正常開展。

（三）管理人才稀缺

我國(guó)學(xué)校檔案走向信息化發(fā)展的時(shí)候，很多管理人員無(wú)法跟上時(shí)代的需要，一是因?yàn)槟昙o(jì)較大，對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不夠熟練，很難適應(yīng)信息化管理手段。另外一點(diǎn)是很多學(xué)校沒有針對(duì)信息化管理進(jìn)行有效而且有針對(duì)性的培訓(xùn)，這樣就使得檔案工作者的素質(zhì)跟不上發(fā)展的需求，信息化進(jìn)程受到了極大的考驗(yàn)。目前學(xué)校從事檔案管理工作的人員都并非專業(yè)出身，都是半路出家或者兼職人員，這樣導(dǎo)致人員辦事的效率不高，業(yè)務(wù)不精，工作具有極大的隨意性特點(diǎn)，檔案管理工作中人員的流動(dòng)性也非常大，連續(xù)性不強(qiáng)。

二、學(xué)校檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化措施

（一）提高重視程度

一定要在思想上提升學(xué)校管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，對(duì)管理要求與目標(biāo)加以明確，同時(shí)從觀念上提升檔案管理工作的重視度，推動(dòng)信息化建設(shè)，提高人員的管理素質(zhì)與水平，并且通過合理的績(jī)效考核提高工作熱情。首先，在建設(shè)檔案時(shí)，學(xué)校管理人員一定要充分認(rèn)識(shí)與了解檔案管理工作的具體內(nèi)容和重要性所在。其次，一定要建立起對(duì)檔案管理的重視思想，合理推動(dòng)信息化發(fā)展，提升管理質(zhì)量。再次，管理制度要跟上發(fā)展的節(jié)奏。同時(shí)，學(xué)校必須要培養(yǎng)自己的檔案管理人才隊(duì)伍，具備責(zé)任意識(shí)和專業(yè)水平，保障檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

（二）完善基礎(chǔ)配置

提升檔案信息化建設(shè)速度，合理配置相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)備，提升檔案管理工作中信息化程度。學(xué)校應(yīng)該就采集信息的需求為出發(fā)點(diǎn)，為檔案工作配備一整套的掃描儀、計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)以及配套的團(tuán)建系統(tǒng)。建立電子目錄與檔案接收中心，實(shí)現(xiàn)有效的電子文件與數(shù)據(jù)的采集與整理。計(jì)算機(jī)和檔案管理系統(tǒng)所構(gòu)建出來(lái)的數(shù)據(jù)庫(kù)其檢索系統(tǒng)安全穩(wěn)定，不僅學(xué)校師生可以很好的調(diào)用資料，同時(shí)校外社會(huì)人士也能夠充分利用學(xué)校資源。所以，按照目前的實(shí)際情況，應(yīng)該首先發(fā)展數(shù)字化檔案管理，正確通過數(shù)字化的方式為檔案管理系統(tǒng)提供全新的管理方式，合理推動(dòng)資源共享，安全共享體系，在學(xué)校資源平臺(tái)上搭建共享系統(tǒng)，真正做到檔案管理工作為全校師生服務(wù)。檔案部門一定要以學(xué)校建設(shè)為中心，提高編研檔案的水平與力度，通過自行發(fā)展的方式合理開拓專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，對(duì)檢索工具進(jìn)行合理完善，提高檔案信息的發(fā)展。針對(duì)重大活動(dòng)與會(huì)議的材料收集，通過各大媒體資料來(lái)獲取學(xué)校有效信息，以信息采集與分析的方式，為教學(xué)管理與領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效的信息化服務(wù)。

（三）加強(qiáng)人才培養(yǎng)

人才隊(duì)伍選拔和任用機(jī)制也需要合理，提高從業(yè)者的專業(yè)水平與綜合素質(zhì)，通過崗位培訓(xùn)、繼續(xù)教育以及開展講座等方式不斷培訓(xùn)檔案管理人員，合理提高檔案管理人員在信息處理、使用等方面的各種能力，提升學(xué)校檔案數(shù)字化信息化建設(shè)水平。培訓(xùn)是提升工作能力的重要方法，所以在發(fā)展計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字化、信息化以及檔案專業(yè)化等素質(zhì)方面要開展合理的培訓(xùn)。在對(duì)轉(zhuǎn)職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，還需要重視兼職人員的水平。檔案管理信息化工作并不是單一的過程，而是需要學(xué)校全體師生，各個(gè)系統(tǒng)與部門的共同支持與努力。就一定程度而言，兼職管理員的水平?jīng)Q定了學(xué)校檔案管理工作的整體水平。學(xué)校應(yīng)實(shí)施激勵(lì)為主的績(jī)效考評(píng)制度，提高檔案管理者的工作積極性。

學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)已成為加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的有效途徑，在實(shí)際信息化建設(shè)過程中，由于管理水平和管理觀念的限制，信息化水平并沒有得到顯著提高。對(duì)此，學(xué)校應(yīng)對(duì)檔案信息化給予充分的重視，調(diào)動(dòng)各級(jí)干部和各有關(guān)工作人員支持檔案信息化建設(shè)，加大宣傳力度和和資金投入，完善配套設(shè)施，加強(qiáng)人才培養(yǎng)，為學(xué)校的未來(lái)穩(wěn)定發(fā)展奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。

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