企業(yè)會務(wù)工作存在的問題與對策建議

張濤

【摘 要】當(dāng)前各企業(yè)召開的會議活動日漸增多，會務(wù)活動是其不可或缺的載體，而企業(yè)辦公室是大部分以企業(yè)名義開展的會務(wù)活動的具體承辦單位。如何做好會務(wù)工作是衡量企業(yè)辦公室工作水平高低的一個重要方面。本文分析了企業(yè)會務(wù)工作的現(xiàn)狀和存在的問題，闡述了做好會議全過程的工作和相關(guān)對策建議。

【關(guān)鍵詞】企業(yè);辦公室;會議;會務(wù)工作;對策建議

目前企業(yè)會務(wù)工作日漸繁雜。一項會議活動開展順暢與否取決于會前籌備、會中服務(wù)和會后總結(jié)三個階段的工作完成效果，這三個階段缺一不可，相輔相成，需要工作人員在各階段工作進行周密的思考。會務(wù)工作的特點是政治性、服務(wù)性、被動性、事務(wù)性、保密性、實踐性。目前常見的會議的組織和實現(xiàn)方式大致有三類：傳統(tǒng)會議;以電視電話為載體的會議;網(wǎng)絡(luò)視頻會議。

1、企業(yè)會務(wù)工作的現(xiàn)狀和存在的問題

1.1會務(wù)工作的現(xiàn)狀

一是會議密集。近年來，辦公室承辦會議次數(shù)越來越頻繁，平均每天就要承辦2次會議，有時甚至出現(xiàn)一天承辦5次會議的情況。二是會議種類多、層次高。辦公室經(jīng)常承辦的有黨政聯(lián)席會、安委會、調(diào)度會、各類專業(yè)會議及接待型會議等，因其性質(zhì)不同，各個環(huán)節(jié)也不一樣，有的較為常規(guī)，有的則涉及簽約、頒獎等。三是會議場所不固定。辦公室負責(zé)的綜合性會議室有10多個，會議室的選擇會根據(jù)會議內(nèi)容、形式、范圍等因素進行調(diào)整。

1.2當(dāng)前普遍存在的問題

隨著會議數(shù)量的增多，在會務(wù)管理工作上遇到的問題和矛盾也日益彰顯。主要表現(xiàn)在少量的會務(wù)人員組織和管理大量繁雜、瑣碎的事務(wù)性工作。在這當(dāng)中，準(zhǔn)備時間短、人員少、任務(wù)重、重復(fù)性勞動多、意外突發(fā)性強、差錯率高等一系列問題都直接影響會務(wù)工作的效率。具體表現(xiàn)如大型會議中需要根據(jù)參加會議的人員不同類型和級別，安排相應(yīng)的酒店、房型、參會座位、與會時間提醒、參會時的分組和座次圖的劃分，與會報到時由于到達時間比較集中，人員多而混亂導(dǎo)致錯誤發(fā)生。

2、做好會議全過程的工作

2.1會前籌備階段

會前籌備階段工作在很大程度上決定了會議的成功與否，簡單來說，可從以下幾個方面著手準(zhǔn)備。一是準(zhǔn)確領(lǐng)會會議內(nèi)容。會議內(nèi)容一般由組織召開會議的領(lǐng)導(dǎo)決定并提出。接收會議信息的工作人員務(wù)必要做好記錄，弄清楚領(lǐng)導(dǎo)開會意圖，試圖想解決哪些問題，達到什么效果。尋找機會多與領(lǐng)導(dǎo)進行溝通和交流，在交流和溝通的過程中把握領(lǐng)導(dǎo)意圖。二是周密制定會議方案。制定會議方案工作繁瑣，通常需要多人協(xié)力完成，可成立臨時工作小組，大型會議還需根據(jù)工作內(nèi)容成立多個小組協(xié)同完成，如材料組、會務(wù)組、后勤組。會議方案的內(nèi)容包括會議時間、地點、主持人、參會人員范圍、議程、交通食宿等。工作人員首先要提前請示領(lǐng)導(dǎo)確定開會時間，并向統(tǒng)籌管理會議室的單位或部門申請會議室，確認會議室話筒、電腦、顯示屏等設(shè)備情況。再根據(jù)會議內(nèi)容初定具體的會議議程和參會人員范圍等。三是及時發(fā)布會議通知。會議方案經(jīng)請示領(lǐng)導(dǎo)同意以后，起草并發(fā)布會議通知。會議通知內(nèi)容包括主送單位、會議主要內(nèi)容、會議議程、參會人員名單、報到時間和地點等注意事項，需要參會回執(zhí)時還需附上參會回執(zhí)模版、聯(lián)系方式等信息。注意會前需確認各相關(guān)單位及個人通知到位，如遇聯(lián)系不上對方的情況，一定要通知其他相關(guān)人員務(wù)必轉(zhuǎn)達。四提前籌備會議現(xiàn)場。會場籌備工作至關(guān)重要，務(wù)必要做到細致周到。查看會議室座簽座次是否安排妥當(dāng)，確保無遺漏、無失誤。檢查話筒、音響、電腦、顯示屏、播放器等設(shè)備使用情況。將會議相關(guān)資料拷貝到會議室專用電腦設(shè)備。打印會議相關(guān)資料，如簽到表、會議資料。確認茶具、紙筆、會議資料等物品擺放情況。

2.2做好會中服務(wù)工作

一是做好報到等指引工作。在會議室門口或大廳設(shè)置報到處。提前準(zhǔn)備好簽到表，請前來參會的人員在簽到表上簽字，并發(fā)放會議相關(guān)材料。如需住宿，安排專人指引客人入住并辦理住宿手續(xù)。二是做好會議記錄。提前安排好會議記錄人員，準(zhǔn)備好會議記錄專用錄音筆。記錄人員要認真做好會議記錄，認真研究會議精神，對會議材料進行合理刪減，確保會議記錄的完整性，同時要做到語言精煉，邏輯條理清晰。三是做好安保工作。會務(wù)安保部門人員需全程在現(xiàn)場維護秩序，尤其是黨代會等大型會議，安保人員務(wù)必要仔細巡查，確保會議正常進行。四是做好保密工作。一般保密文件或事項不通過會議傳達，但難免會有涉及保密的工作需要會議討論研究，因此做好保密工作也很重要，如會議中請參會人員將手機放入信號屏蔽柜中。五是做好會場服務(wù)工作。企業(yè)辦公室一般設(shè)有會場服務(wù)工作人員辦公室，由他們進行專業(yè)的會場服務(wù)。具體包括擺放茶杯與座簽、調(diào)控會場溫度、添加茶水等。會場服務(wù)工作人員要注重禮儀、著統(tǒng)一制服、妝面應(yīng)安靜整潔、不披頭散發(fā)，盡量不佩戴戒指等首飾。會議中進入會場添加茶水時應(yīng)注意輕拿輕放，不嬉笑打鬧，不東張西望，確保不影響會議的正常進行。

2.3做好會后總結(jié)工作

一是整理會議紀(jì)要。會議記錄人員應(yīng)及時撰寫會議紀(jì)要，會議紀(jì)要要注意突出中心，要條理化、理論化，完成后需請參會人員會簽。待會議紀(jì)要正式印發(fā)后，及時分送給參會人員。二是反思總結(jié)。會議結(jié)束以后，盡快召集本次會議工作人員召開總結(jié)反思會。認真分析會議工作開展中的失誤、不足以及遇到的難題，并提出可行性改進方法，避免同樣的錯誤第二次發(fā)生。對于本次會議工作中表現(xiàn)出色的人員應(yīng)當(dāng)給予肯定表揚，激勵其他工作人員。會后總結(jié)工作需要做好會務(wù)總結(jié)反饋。最主要的將該次會議的亮點、不足以及解決辦法和心得進行梳理。

3、做好企業(yè)會務(wù)工作的對策建議

3.1與領(lǐng)導(dǎo)時刻保持聯(lián)系。會議根據(jù)內(nèi)容、參會人員范圍等因素可以分為不同層次和等級，雖然企業(yè)辦公室在會務(wù)工作等方面積累了很多經(jīng)驗，但議程、具體參會人員等必須是由主持會議的領(lǐng)導(dǎo)最后敲定。如在籌辦會議和會議進行中遇到難處，先思考如何解決，并及時逐級向領(lǐng)導(dǎo)匯報，尋求領(lǐng)導(dǎo)的支持與幫助。

3.2提高會務(wù)工作能力。現(xiàn)代科技日新月異，會務(wù)工作人員要保持工作的熱情，不斷加強學(xué)習(xí)，學(xué)以致用。企業(yè)辦公室可開展多樣的業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動，如參加會務(wù)工作能力培訓(xùn)班，邀請專家前來授課，邀請政府部門或其他企業(yè)辦公室工作人員前來進行業(yè)務(wù)交流活動等。同時，要注重提高突發(fā)情況的處理能力，確保會議順利進行。

3.3加強團隊協(xié)作能力。根據(jù)不同的工作內(nèi)容，會議工作人員一般會分為會務(wù)組、接待組、設(shè)備組等幾個組別，各組成員各司其職。團隊協(xié)作能力對于一個辦會團隊至關(guān)重要，各組成員都要各盡所能，遇到問題及時交流溝通，與其他組時刻保持聯(lián)系，進一步提高工作效率。對于他人的優(yōu)點與長處，要虛心學(xué)習(xí)，不斷提升自我工作能力。

3.4注重細節(jié)，及時糾錯補漏?！凹毠?jié)決定成敗”，會議籌備和服務(wù)階段涉及到的每一項事情都是細節(jié)。如何布置會場，如何控制會場溫度，會場燈光和電腦設(shè)備等需要工作人員細心檢查、核對。工作人員務(wù)必要不厭其煩、精益求精，對每一個環(huán)節(jié)進行信心檢查，及時糾錯補漏，確保會議不出差錯。

4、結(jié)語

現(xiàn)代科技日新月異，企業(yè)辦公室會務(wù)工作人員要保持工作的熱情，不斷加強學(xué)習(xí)，學(xué)以致用。要開展多樣的業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動，如參加會務(wù)工作能力培訓(xùn)班，邀請專家前來授課，邀請企業(yè)外辦公室工作人員前來進行業(yè)務(wù)交流活動等。同時，要注重提高突發(fā)情況的處理能力，確保會議順利進行。

【參考文獻】

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