特種設(shè)備檔案數(shù)字化管理中的問題與對(duì)策

朱曉怡

【摘 要】在我國經(jīng)濟(jì)與科技的不斷發(fā)展的過程中，有越來越多的檔案需要安全有效的保存。由于數(shù)字化管理比紙質(zhì)文件保存更具有安全性、有效性和完整性，所以我國的特種設(shè)備檔案管理工作逐漸向數(shù)字化管理方向發(fā)展。特種設(shè)備檔案數(shù)字化管理能夠極大提高檔案管理工作的工作效率與質(zhì)量，具有較高的安全性、保密性與完整性。本篇文章針對(duì)特種設(shè)備檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀以及特種設(shè)備檔案數(shù)字化管理優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行分析，為檔案數(shù)字化管理優(yōu)化提出建議。

【關(guān)鍵詞】特種設(shè)備;檔案數(shù)字化管理;優(yōu)化措施

一、特種設(shè)備檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

實(shí)行特種設(shè)備檔案數(shù)字化管理需要具有完善的數(shù)字化管理體系以及完整的基礎(chǔ)設(shè)施，以滿足設(shè)備專業(yè)化管理要求。由于檔案數(shù)字化管理需要數(shù)字化管理體系與基礎(chǔ)設(shè)施，所以投入較多，成本較高，導(dǎo)致現(xiàn)階段特種設(shè)備檔案數(shù)字化管理不夠完善與全面，無法滿足特種設(shè)備檔案數(shù)字化管理的相關(guān)要求。同時(shí)為保證特種設(shè)備檔案數(shù)字化管理工作更加有效地進(jìn)行，特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)建立了以檢驗(yàn)管理系統(tǒng)為核心的信息化管理體系與科學(xué)可靠的檢驗(yàn)檢測(cè)數(shù)據(jù)檔案，確定了特種設(shè)備檢測(cè)檢驗(yàn)數(shù)據(jù)的保管年限，制定了數(shù)據(jù)保密與安全方面的標(biāo)準(zhǔn)，為檔案數(shù)字化管理提供了相關(guān)依據(jù)與標(biāo)準(zhǔn)[1]。另外，在特種設(shè)備檔案數(shù)字化管理人員素質(zhì)方面要求頗高，從事檔案數(shù)字化管理的人員需要具備一定計(jì)算機(jī)操作能力以及數(shù)字化操作能力，同時(shí)還要掌握檔案管理所需要的專業(yè)能力與知識(shí)，而當(dāng)前進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的工作人員同時(shí)滿足兩方面要求的人員較少，導(dǎo)致檔案管理工作效率較低，為此檔案管理部門需做好人才的引進(jìn)與培養(yǎng)工作，從而提高特種設(shè)備檔案數(shù)字化管理的效率與質(zhì)量。

二、特種設(shè)備檔案數(shù)字化管理優(yōu)缺點(diǎn)

2.1檔案數(shù)字化管理優(yōu)點(diǎn)

2.1.1檔案數(shù)字化管理能夠降低運(yùn)營成本

檔案數(shù)字化管理是通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與軟件服務(wù)完成相關(guān)的檔案管理工作，能夠同時(shí)對(duì)大量復(fù)雜的檔案進(jìn)行篩選，同時(shí)還能夠?qū)σ寻臋n案進(jìn)行二次更新，提高檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量。檔案管理機(jī)構(gòu)在正常運(yùn)營時(shí)對(duì)網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、工作場(chǎng)地以及建立數(shù)據(jù)中心等方面的投入可以大大降低，緩解檔案管理部門日常運(yùn)營的資金壓力。

2.1.2滿足檔案管理日益增長的需求

隨著人們生活水平的提高，人們對(duì)于政府及公益型事業(yè)單位的服務(wù)要求越來越多，越來越高，因此各部門的檔案管理工作業(yè)務(wù)量不斷提高，導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理方法無法滿足當(dāng)前的檔案管理需求，而檔案的數(shù)字化管理能夠?qū)Υ罅繌?fù)雜的檔案信息進(jìn)行同時(shí)處理，能夠滿足現(xiàn)階段各個(gè)單位對(duì)于檔案信息管理的需求，提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量，為人們提供高質(zhì)量的專業(yè)化檔案管理服務(wù)，滿足檔案管理日益增長的需求

2.1.3有效提高檔案管理工作的工作效率

檔案數(shù)字化管理能夠簡(jiǎn)化檔案管理工作的程序，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理的缺陷，通過過硬的技術(shù)服務(wù)取代人工服務(wù)，因此，檔案數(shù)字化管理的技術(shù)保障人員應(yīng)對(duì)工作中所需要的技術(shù)與軟件進(jìn)行及時(shí)的更新與維護(hù)，避免所運(yùn)用的技術(shù)與軟件在運(yùn)行過程中出現(xiàn)問題，從而通過檔案信息化管理不斷提高檔案管理工作的工作效率，為人們提供更好更快的檔案信息服務(wù)[2]。

2.2檔案數(shù)字化管理缺點(diǎn)

2.2.1前期投資成本較高

特種設(shè)備檔案數(shù)字化管理實(shí)質(zhì)上是將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，是信息技術(shù)在其他行業(yè)的一個(gè)發(fā)展，由于特種設(shè)備檔案數(shù)字化管理需要完善的檔案管理體系與全面的基礎(chǔ)設(shè)施，所以在前期檔案數(shù)字化管理體系構(gòu)建的過程中，需要投入的成本較高，從而限制了特種設(shè)備檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。

2.2.2檔案數(shù)字化管理急需提高安全性

由于現(xiàn)階段特種設(shè)備檔案數(shù)字化管理體系與基礎(chǔ)設(shè)施的不完善，部分重要技術(shù)缺失，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)缺乏日常維護(hù)等問題，導(dǎo)致檔案數(shù)字化管理缺乏安全性，容易出現(xiàn)檔案信息泄露與丟失等情況，使得各種檔案信息存在較大的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，檔案資料在儲(chǔ)存的過程中容易受到病毒攻擊，從而造成檔案資料的外泄，影響檔案數(shù)字化管理的安全性。

三、如何對(duì)特種設(shè)備檔案數(shù)字化管理進(jìn)行優(yōu)化

3.1提高對(duì)檔案數(shù)字化管理重視程度

不同于過去，現(xiàn)如今以檔案管理工作作為核心的信息資源管理工作，已經(jīng)成為各個(gè)部門單位中最為重要的基礎(chǔ)工作之一。所以，無論是企業(yè)還是政府部門都應(yīng)該提高對(duì)檔案數(shù)字化管理的重視程度，摒棄過去傳統(tǒng)的檔案管理模式，對(duì)檔案管理工作的就有觀念進(jìn)行改革，將當(dāng)今最為先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中去[3]。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體的檔案管理工作實(shí)際情況，提出可行合理的檔案數(shù)字化管理建設(shè)方案，并對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，提高檔案管理工作的工作效率與質(zhì)量。

3.2完善檔案數(shù)字化管理相關(guān)制度

當(dāng)前，限制特種設(shè)備檔案數(shù)字化管理的主要原因之一就是檔案數(shù)字化管理相關(guān)制度不完善，相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施配備不完善，所以我們應(yīng)當(dāng)對(duì)特種設(shè)備檔案數(shù)字化管理的相關(guān)制度進(jìn)行完善與改革，建立一套檔案數(shù)字化管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，在提高檔案數(shù)字化管理工作效率的同時(shí)，推進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提高。完善檔案數(shù)字化管理的相關(guān)制度，需要根據(jù)數(shù)字化的相關(guān)特點(diǎn)，按照規(guī)范的程序與正確的思路構(gòu)建一個(gè)完善的特種設(shè)備檔案數(shù)字化管理制度。

3.3提高檔案管理工作人員綜合素質(zhì)

檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)直接影響到特種設(shè)備檔案數(shù)字化管理工作的工作效果，所以在對(duì)特種設(shè)備檔案數(shù)字化管理優(yōu)化過程中，需要引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才并對(duì)其考核。對(duì)于已入職的檔案管理工作人員，應(yīng)對(duì)其不定期培訓(xùn)與考核，不斷提高其專業(yè)技能與工作能力，確保其工作能力與思想道德修養(yǎng)符合檔案管理工作要求，從而促進(jìn)檔案管理工作的順利發(fā)展。

3.4做好特種設(shè)備檔案檢驗(yàn)檢測(cè)工作

特種設(shè)備檔案檢測(cè)檢驗(yàn)工作是對(duì)檔案進(jìn)行安全管理的重要環(huán)節(jié)之一，是對(duì)檔案數(shù)字化管理漏洞的檢查，避免出現(xiàn)遺漏、錯(cuò)誤等情況[4]。同時(shí)，檔案信息化建設(shè)的過程中要做好技術(shù)檔案有關(guān)數(shù)據(jù)的收錄工作，為日后的檔案檢測(cè)檢驗(yàn)工作做好鋪墊。落實(shí)特種設(shè)備檔案檢驗(yàn)檢測(cè)責(zé)任制，明確每一個(gè)工作人員在檔案檢測(cè)中所負(fù)擔(dān)的責(zé)任，保證檔案信息資料的準(zhǔn)確無誤。

四、總結(jié)

總得來說，在特種設(shè)備檔案數(shù)字化管理的發(fā)展進(jìn)程中，雖然存在檔案數(shù)字化管理制度不完善等許多急需解決的問題以及前期投資成本較高，檔案數(shù)字化管理缺乏安全性等缺點(diǎn)，但同時(shí)檔案數(shù)字化管理能夠降低運(yùn)營成本，滿足檔案管理日益增長的需求，有效提高檔案管理工作的工作效率，所以在開展特種設(shè)備檔案管理工作時(shí)，應(yīng)重視檔案數(shù)字化管理應(yīng)用，針對(duì)數(shù)字化所具有的特點(diǎn)，對(duì)檔案數(shù)字化管理通過提高對(duì)檔案數(shù)字化管理的重視程度，完善檔案數(shù)字化管理的相關(guān)制度，提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)以及做好特種設(shè)備檔案檢驗(yàn)檢測(cè)工作等途徑對(duì)檔案數(shù)字化管理進(jìn)行優(yōu)化。

【參考文獻(xiàn)】

[1]鄧立東，李子昂.大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案數(shù)字化成果開放利用的管理難點(diǎn)和要點(diǎn)[J].中國管理信息化，2017（10）.

[2]楊偉龍，張澤軍.地方高校會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的實(shí)踐與探討——以韶關(guān)學(xué)院為例[J].黑龍江檔案，2019（02）.

[3]秦慧媛，劉新杰.基于大數(shù)據(jù)的高校檔案數(shù)字化管理變革研究[J].廣西民族師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2019（03）.

[4]曹春雪，卞昭懿，廖輝.立足于服務(wù)利用的設(shè)備檔案管理新模式的構(gòu)建與實(shí)施[J].石化技術(shù)，2018（12）.