枕頭壩公司科技檔案利用效益評價及思考

柳玉蘭 周穎

【摘 要】科技檔案是企業(yè)非常寶貴的信息資源，充分的挖掘利用不僅可以為企業(yè)發(fā)展提供支持和依據(jù)，還能轉(zhuǎn)化為巨大的經(jīng)濟效益。本文闡述了科技檔案利用創(chuàng)造經(jīng)濟效益的研究模式，分析了枕頭壩公司科技檔案利用創(chuàng)造經(jīng)濟效益的典型實例，對進一步提高科技檔案開發(fā)利用的途徑進行了思考。

【關(guān)鍵詞】科技檔案;利用;效益;評價

一、引言

科技檔案是企事業(yè)單位和國家機構(gòu)、社會組織及個人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動形成的具有保存價值的應當歸檔的科技文件材料，在企業(yè)管理和生產(chǎn)活動中具有非常高的參考價值。

枕頭壩公司在電站的建設(shè)及運行過程中探索出行之有效的檔案管理模式，目前公司檔案室收藏保管了萬余卷科技檔案。通過對科技檔案的有效利用，先后為工程管理、生產(chǎn)運行等方面提供了大量服務(wù)，創(chuàng)造經(jīng)濟效益達數(shù)億元，同時還取得了明顯的社會效益。為公司的發(fā)展提供了有力的智力支持，為生產(chǎn)運營輸入了源源不斷的智慧動力。

二、科技檔案利用效益評價

科技檔案作為一種信息資源，最終的目的就是得到最大限度的挖掘利用。在未進行開發(fā)之前，只是單純的記錄性和見證性文件材料，而一旦被開發(fā)利用，就可承前繼后，轉(zhuǎn)化成直接的生產(chǎn)力，產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟效益和社會效益。

（一）科技檔案利用效益評價內(nèi)容

科技檔案的利用效應就是為生產(chǎn)實踐活動提供知識經(jīng)驗和技術(shù)支持，促進正確的決策的產(chǎn)生?？萍紮n案利用產(chǎn)生的效益一部分表現(xiàn)為直接轉(zhuǎn)化為提高質(zhì)量、縮短工期、創(chuàng)新技術(shù)的經(jīng)濟效益;一部分表現(xiàn)為增長知識水平、改善精神文明，推動人類文化發(fā)展工作的社會效益。對企業(yè)來說更加注重是科技檔案應用于企業(yè)經(jīng)營管理和生產(chǎn)科技等方面所造出來的經(jīng)濟效益。

（二）科技檔案利用效益定量化評價方法

1.科技檔案利用產(chǎn)生經(jīng)濟效益定量化的計算方法

企業(yè)通過科技檔案利用可以創(chuàng)造經(jīng)濟效益或節(jié)約物化勞動和活勞動，最終為企業(yè)帶來經(jīng)濟收益。很早之前，國內(nèi)外很多檔案學者就開始科技檔案利用經(jīng)濟效益計算的研究。1994年《開發(fā)利用科技檔案所創(chuàng)經(jīng)濟效益計算方法的規(guī)定》（以下簡稱規(guī)定）的出臺，讓科技檔案利用經(jīng)濟效益定量計算有了全國統(tǒng)一的，比較科學的方法。

水電工程中科技檔案的利用多是檔案起憑證作用，來避免、減少損失或增加收入等產(chǎn)生經(jīng)濟效益，根據(jù)規(guī)定其計算方法為：

公式：J1=αB-C

其中J：開發(fā)利用科技檔案所創(chuàng)經(jīng)濟效益

α：開發(fā)利用科技檔案的作用系數(shù)（通過α值取值范圍表查得）

B：避免、減少的損失或增加的收入值

C：利用科技檔案所需支付的費用總和

2.計算參數(shù)的確定

《規(guī)定》提供的科技檔案利用經(jīng)濟效益計算公式包含不同的參數(shù)，要進行經(jīng)濟效益定量計算，就要首先理解各參數(shù)的含義，確定參數(shù)的計算方法。

①B值確定

B值是某項活動利用科技檔案所取得的全部經(jīng)濟收入，在水電站工程中B值多是提供憑證作用，為避免、減少損失或增加收入的量值。

②α值計算

α值是科技檔案利用的作用系數(shù)，通常根據(jù)科技檔案利用的具體內(nèi)容、目的和作用程度等內(nèi)容通過查表選取。

③C值計算

C值是企業(yè)科技檔案利用所投入的成本費用。其中包括檔案管理的加工和編研費用，檔案管理人員的工資、差旅費以及培訓費;還有利用檔案的復印費、推廣費及傳遞費。實際情況中檔案的形成費用應分攤在每份庫存檔案的C值中，但企業(yè)的檔案數(shù)量多、形成周期不定，分攤的費用是很小的并且難以計算，而且檔案的形成費用已經(jīng)列入本企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營總成本中，因此在計算C值時檔案的形成成本可忽略不計，只需算入科技檔案利用工作的人工查閱、復印成本即可。

（三）科技檔案利用效益定量評價計算案例

枕頭壩公司自工程建設(shè)開始以來，在每年的企業(yè)檔案工作評價中都會進行科技檔案利用經(jīng)濟效益的評價。以下將通過枕頭壩公司科技檔案利用的典型事例闡述的科技檔案利用效益的計算公式的應用。

1.案例一

2010在進行1#堆積體施工時期，公司工程人員通過利用大量科技檔案資料，對1#堆積體治理施工詳圖設(shè)計進行優(yōu)化，直接降低工程投資3403萬元，不僅縮短了施工周期，并且極大地降低了對周邊的環(huán)境影響，創(chuàng)造了巨大的經(jīng)濟效益和社會效益。

此案例中已知有5人查閱5天檔案資料，利用的科技檔案為起重要作用30年以上，每人每天查閱檔案費用為80元，資料復印費為250元。

則：α=0.7（查表確定，檔案其決定作用）

C=查閱檔案人工費+檔案復印費

=80 × 5 × 5 + 250

= 2250 元

B = 34030000元

根據(jù)公式J=αB-C，求得利用檔案起憑證作用所創(chuàng)經(jīng)濟效益：

J= 0.7 × 34030000 - 2250

= 23818750元

因此利用科技檔案起憑證作用所創(chuàng)經(jīng)濟效益約達2381.9萬元。

2.案例二

在進行枕頭壩一級水電站主要建筑物鋼筋優(yōu)化工作時，公司工程人員通過查閱大量科技檔案資料，在保證工程質(zhì)量、安全和工期的前提下，對主要建筑物的結(jié)構(gòu)配筋計算進行分析，合理優(yōu)化鋼筋用量，直接節(jié)約工程投資7828.99萬元。

此案例中已知有3名工程人員查閱檔案，查閱時間為2天，利用的檔案為起重要作用30年以上，檔資料的復印費為20元，每人每天查閱檔案的費用為40元。

則：α=0.7（查表確定，檔案起決定作用）

C=查閱檔案人工費+檔案復印費

=40×3×2+20

=260元

B=78289900（萬元）

根據(jù)公式J=αB-C，利用檔案起憑證作用所創(chuàng)經(jīng)濟效益：

J=0.7×78289900（萬元）-260

=54802930（萬元）-260

=54802670萬元

因此利用科技檔案起憑證作用所創(chuàng)經(jīng)濟效益約達5480.3萬元。

通過以上案例計算可以看出，企業(yè)通過科學、規(guī)范的檔案管理，充分高效的挖掘利用，不僅可以為企業(yè)創(chuàng)造可觀效益，極大地節(jié)約投資。同時也可以通過對檔案利用效果的評價分析，檢驗企業(yè)開發(fā)利用科技檔案的總體情況，總結(jié)發(fā)現(xiàn)檔案管理存在的問題，及時糾錯補弱。

三、提高科技檔案利用效益的有效途徑

科技檔案潛藏著豐富的企業(yè)資源，其自身價值只有經(jīng)過合理的開發(fā)利用，才能轉(zhuǎn)化為巨大的經(jīng)濟效益和社會效益，因此我們必須要認真的思考如何提升和改進管理方式，才能更好的促進科技檔案的開發(fā)利用，為企業(yè)發(fā)展發(fā)揮更大效益。

（一）完善制度，科學規(guī)范歸檔

科技檔案的齊全完整是保證檔案得以利用的前提。因此在檔案管理上要采取前端控制，修訂合理完善的歸檔范圍，全面了解檔案工作所面向?qū)ο蟮墓ぷ髀氊?，提前提出要求和制定工作計劃，并加強過程控制，強化對檔案資料的現(xiàn)實性和動態(tài)性把握，防止原始、重要資料的遺失，確保檔案的完整性。

（二）創(chuàng)新思維，提升服務(wù)質(zhì)量

檔案管理人員必須要摒棄單純的“等、收、管”的檔案工作觀念，必須加強自身素質(zhì)、增強專業(yè)知識。熟悉掌握本企業(yè)庫存檔案的整體情況，了解公司年度生產(chǎn)任務(wù)、工作計劃，超前主動服務(wù)，深入現(xiàn)場，分析需求，有目標、有方向的進行檔案編研，發(fā)揮科技檔案利用的最大價值。

（三）利用信息技術(shù)，擴大利用方法

在大數(shù)據(jù)互聯(lián)網(wǎng)時代，檔案管理應充分利用好檔案信息系統(tǒng)和辦公自動化平臺，進一步加強科技檔案由實體管理向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變，不斷豐富檔案信息系統(tǒng)資料，實現(xiàn)檔案資源共享。借助互聯(lián)網(wǎng)，改進檔案查閱利用方式，使檔案查詢利用更加快速便捷，使檔案的管理更具直觀性，更具有開發(fā)和利用價值。

四、結(jié)束語

公司的科技檔案是工程建設(shè)和公司發(fā)展的全部記錄，對公司發(fā)展發(fā)揮著非常重要的作用。因此各層級的檔案工作者，應以增加效益，更好服務(wù)公司發(fā)展作為開發(fā)利用檔案資源的目的，探索多層次、深層次的檔案資源開發(fā)工作，促進檔案工作發(fā)展，使科技檔案資源利用在公司及社會行業(yè)發(fā)展過程中，發(fā)揮更大的作用。

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