信息時(shí)代做好企業(yè)檔案安全管理工作的思考

李雪梅

【摘 要】信息時(shí)代企業(yè)檔案管理工作面臨諸多方面的挑戰(zhàn)，特別實(shí)在安全管理方面，其不僅要承擔(dān)來(lái)自網(wǎng)絡(luò)方面的威脅，還對(duì)檔案管理工作提出更高的要求。下面文章主要對(duì)信息時(shí)代企業(yè)檔案管理問(wèn)題進(jìn)行分析，并探討具體的安全管理措施。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案;檔案管理;信息化;安全管理

企業(yè)檔案是企業(yè)各種形式活動(dòng)的縮影，以真實(shí)信息的記錄模式存在，用文字、圖表等形式表現(xiàn)，能夠?yàn)槠髽I(yè)管理、上層決策、人事變動(dòng)、周轉(zhuǎn)資金和改進(jìn)技術(shù)等方面提供信息參考。目前，企業(yè)對(duì)檔案的需求不再是一種傳統(tǒng)模式，已由過(guò)去的檔案、現(xiàn)行文件、圖紙、實(shí)物等模式轉(zhuǎn)換為一種綜合檢索模式，新的現(xiàn)代信息化管理模式將替代傳統(tǒng)的檔案管理模式，能夠滿足檔案使用者快捷、精確、高效、實(shí)用的需求。

一、檔案信息化建設(shè)的重要意義

檔案信息能夠客觀、真實(shí)地記錄歷史，對(duì)社會(huì)實(shí)踐有著很好的記錄、記憶功能，幫助人們充分認(rèn)知客觀世界，屬不可再生資源。只有在準(zhǔn)確地把握社會(huì)實(shí)踐基礎(chǔ)上的真實(shí)記錄，做好資源數(shù)據(jù)整合，將一些重要的規(guī)律性內(nèi)容進(jìn)行歸檔留存，并通過(guò)現(xiàn)代化的技術(shù)手段，才能完成檔案的歷史使命。信息化建設(shè)下的電子檔案是時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的便捷高效，能夠通過(guò)便捷的方法實(shí)現(xiàn)檔案信息資源整合。同時(shí)信息化建設(shè)對(duì)檔案管理也有了新的要求。做好電子和紙質(zhì)兩種不同載體間的轉(zhuǎn)換、不斷完善計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)硬軟件條件，電子檔案的優(yōu)勢(shì)是顯而易見(jiàn)并可行的[1]。

二、檔案信息化管理模式存在的問(wèn)題

（一）信息化建設(shè)緩慢，存在網(wǎng)絡(luò)安全隱患

檔案信息化依托于信息系統(tǒng)加工與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，我國(guó)信息化建設(shè)尚處于發(fā)展階段，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有達(dá)到統(tǒng)一，許多技術(shù)性問(wèn)題尚待解決，對(duì)信息化水平的發(fā)展起到了較大的制約作用。首先檔案信息過(guò)于冗雜繁多，且信息的行業(yè)來(lái)源較為復(fù)雜，很難做好兼容檔案管理系統(tǒng)的兼容工作，另一方面則是信息化檔案技術(shù)水平較低，對(duì)于新興計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用力度不足，單位內(nèi)部科技研發(fā)進(jìn)展較為緩慢，過(guò)于依賴國(guó)外的軟硬件技術(shù)，也是制約國(guó)內(nèi)信息化檔案管理的重要因素。除此之外，網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)也有待加強(qiáng)。

（二）缺乏信息化專業(yè)人才

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，首先要有精通網(wǎng)絡(luò)信息化管理技能的人才，檔案管理人員要同時(shí)具備較高的文化水平和先進(jìn)專業(yè)技術(shù)水平，不僅限滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，大多檔案部門普遍缺乏那種既懂檔案管理又精通計(jì)算機(jī)軟件管理的綜合型人才。檔案部門待遇普遍不高，加之檔案工作枯燥乏味，不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，導(dǎo)致檔案工作不受領(lǐng)導(dǎo)重視，晉升機(jī)會(huì)少，優(yōu)秀人才都不愿意來(lái)，進(jìn)來(lái)后又難以留住。

（三）未構(gòu)建完善的檔案信息管理安全保障體系

紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)，管理層簽字以及單位蓋章是必不可少的環(huán)節(jié)，目的是維護(hù)檔案的合法性與可靠性。同時(shí)，紙質(zhì)檔案在復(fù)制拷貝方面約束性強(qiáng)，有效維護(hù)了檔案的安全性，降低了被盜用的可能性。但是，電子檔案的最大風(fēng)險(xiǎn)是拷貝的隨意性，同時(shí)，有一些黑客通過(guò)遠(yuǎn)程控制對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行破壞，信息系統(tǒng)安全性遭受威脅，很難維護(hù)檔案的完整性與可靠性。

三、信息時(shí)代電子檔案的安全管理策略

（一）在實(shí)踐中不斷完善電子檔案監(jiān)督機(jī)制

信息化背景下的檔案管理逐漸過(guò)渡到向社會(huì)、向單位部門及員工服務(wù)的職能，電子檔案安全問(wèn)題至關(guān)重要。應(yīng)進(jìn)一步完善電子檔案管理，建立有效的檔案管理監(jiān)督機(jī)制。首先就要實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的密級(jí)劃分，結(jié)合不同的等級(jí)情況操作，在確保數(shù)據(jù)信息安全的前提下，才能達(dá)到電子信息檔案管理規(guī)范化、秩序化的要求。電子檔案的管理人員要依據(jù)檔案內(nèi)容設(shè)置不同的安全等級(jí)保護(hù)程序，積極有效地實(shí)現(xiàn)監(jiān)控，保證操作上合法合規(guī)，注重結(jié)合檔案保密登記，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)規(guī)范化管理，這樣才能進(jìn)一步提升電子檔案的有效利用率，提升電子檔案信息交流的便捷高效性。

（二）加強(qiáng)檔案安全管理

在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，檔案的作用不可小覷，在信息化技術(shù)的強(qiáng)大推動(dòng)下，為檔案管理工作的開(kāi)展提供了極大的便利性，但是也極容易引發(fā)安全問(wèn)題。因此，必須要做到以下幾點(diǎn)：首先，在檔案信息化管理過(guò)程中，必須要提高對(duì)檔案安全問(wèn)題的高度重視，加強(qiáng)防護(hù)檔案管理系統(tǒng)，確保高度的安全性，并且也要對(duì)防病毒軟件、防黑客攻擊技術(shù)等進(jìn)行靈活運(yùn)用。其次，相關(guān)人員要及時(shí)更新和備份存檔文件，避免檔案文件丟失現(xiàn)象的出現(xiàn)。對(duì)于技術(shù)人員來(lái)說(shuō)，要對(duì)網(wǎng)絡(luò)防火墻和身份驗(yàn)證等方式進(jìn)行應(yīng)用，不斷提高檔案管理的安全水平，實(shí)現(xiàn)電子文件的順利傳輸，將保密性優(yōu)勢(shì)充分體現(xiàn)出來(lái)，防止電子文件被非法竊取。最后，企業(yè)還要為檔案管理人員開(kāi)展一系列的教育培訓(xùn)，將檔案管理工作落實(shí)到位，避免不良行為的出現(xiàn)，一旦查處，要予以嚴(yán)懲，從而將檔案資源安全問(wèn)題的出現(xiàn)概率降至最低。

（三）強(qiáng)化業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，推進(jìn)隊(duì)伍建設(shè)專業(yè)化

一是要培養(yǎng)一支高素質(zhì)的專職檔案管理隊(duì)伍，引進(jìn)專業(yè)人才，強(qiáng)化業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)，樹(shù)立先進(jìn)的管理思想，學(xué)習(xí)科學(xué)化的檔案管理理論，積極改進(jìn)服務(wù)方法，完善服務(wù)手段，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，全面提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，為檔案室管理從傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。二要在不斷探索創(chuàng)新基礎(chǔ)上，及時(shí)總結(jié)好的經(jīng)驗(yàn)做法，積極尋找檔案管理中的創(chuàng)新點(diǎn)和閃光點(diǎn)，并進(jìn)行匯總、整理、優(yōu)化，努力探索出一套適合本企業(yè)工作實(shí)際的現(xiàn)代化檔案管理機(jī)制[2]。

（四）重視建立檔案信息管理安全保障系統(tǒng)

首先，對(duì)檔案信息管理流程與程序進(jìn)行優(yōu)化，由專業(yè)人員進(jìn)行程序的編寫，強(qiáng)化安全的根本保障。其次，要重視防病毒軟件的安裝、升級(jí)和掃描，降低系統(tǒng)感染病毒的幾率。另外，要建立責(zé)任管理體系，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，保障安全責(zé)任到崗到人。最后，落實(shí)電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙重管理手段，在借鑒紙質(zhì)檔案管理優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)二者的高效結(jié)合，強(qiáng)化整合優(yōu)勢(shì)，切實(shí)提升管理效率，推動(dòng)新時(shí)期檔案管理工作的順利開(kāi)展。

（五）創(chuàng)新檔案管理和服務(wù)技術(shù)

首先，在檔案管理方面，更新了檔案收集、存儲(chǔ)形式等，所以對(duì)于檔案管理部門來(lái)說(shuō)，要對(duì)檔案管理工作的軟硬件設(shè)備進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新目標(biāo)，避免浪費(fèi)較多的人力和物力等，進(jìn)而確保檔案管理工作效率的穩(wěn)步提升。其次，在檔案服務(wù)方面，通過(guò)應(yīng)用信息化技術(shù)，可以有效提高檔案服務(wù)工作效率，而且在認(rèn)知和需求等方面的影響下，對(duì)檔案服務(wù)提出的要求也越來(lái)越高，必須要不斷對(duì)檔案服務(wù)手段進(jìn)行創(chuàng)新，爭(zhēng)取與社會(huì)需求相符合。比如在檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，可以對(duì)用戶查詢檔案的特點(diǎn)進(jìn)行收集和整理，不斷創(chuàng)新服務(wù)系統(tǒng)，在檔案歸類和存檔等方面，結(jié)合用戶的偏好，進(jìn)行相應(yīng)的修改和完善，進(jìn)而為用戶查詢、提取檔案信息等創(chuàng)造便利性條件，從而確保良好的服務(wù)效果[3]。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)要立足現(xiàn)代社會(huì)，就需要對(duì)檔案信息化管理的價(jià)值進(jìn)行準(zhǔn)確分析，依靠高效的安全管理制度，提升安全管理水平，發(fā)揮多種安全技術(shù)的作用，為信息技術(shù)作用的發(fā)揮營(yíng)造優(yōu)質(zhì)的環(huán)境，推動(dòng)檔案管理工作的順利開(kāi)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]董建峰.轉(zhuǎn)變和更新觀念，強(qiáng)化檔案信息化管理建設(shè)[J].信息記錄材料，2018，19（04）：151-152.

[2]李莎.檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及安全問(wèn)題分析[J].智庫(kù)時(shí)代，2018（19）：127-128.

[3]錢小燕.淺談信息化管理背景下檔案管理安全問(wèn)題與措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（01）：96.