論人才流動給人事檔案管理帶來的新問題與對策

朱瑞萍

人事檔案管理是檔案管理重要組成部分，在于整合與優(yōu)化人力資源，更好地促進單位和企業(yè)實現(xiàn)快速穩(wěn)定發(fā)展。雖然市場經濟發(fā)展中極力倡導合理配置資源，合理的人才流動也是優(yōu)化人力資源和推動社會發(fā)展不可缺少的過程，然而頻繁的人才流動會對人事檔案管理帶來不同問題，如增多重建檔案，出現(xiàn)人檔分離、棄檔以及死檔現(xiàn)象，無疑影響人事檔案管理質量。對此，本文則基于上述問題提出提出相應的解決對策，望給予相關工作人員提供參考。

當前我國正處于社會主義市場經濟發(fā)展階段，對實現(xiàn)全面小康社會目標起著不可小覷的作用。無論經濟如何發(fā)展都無法脫離人才支撐，尤其在知識經濟時代，人才作為經濟發(fā)展重要因素組成，自然而然會存在了流動現(xiàn)象。市場資源在此過程中得到優(yōu)化，人才也得到比以往更大的發(fā)展空間，實現(xiàn)自身價值。任何事情都是優(yōu)勢和弊端同時存在的，正因頻繁的人才流動以及流動數(shù)量而凸顯一系列問題，其中在人事檔案管理方面就出現(xiàn)相應的問題，如不妥善解決實則會影響人才正常流動，甚至還會阻礙市場經濟發(fā)展和國家人才戰(zhàn)略順利實施。

1 人才流動給人事檔案管理帶來的新問題

1.1人才不規(guī)范流動增多重建檔案

人事檔案管理常見制度之一即檔案跟隨人員流動，作為記錄個人經歷的人事檔案，關系到個體在就業(yè)時單位或企業(yè)對其形成的能力認知。但在當前社會環(huán)境下則遭遇較大的市場沖擊，無論各個事業(yè)單位還是政府都在加大力度吸引優(yōu)質人才，從而更好地滿足長遠發(fā)展需求。部分城市出臺針對原單位不放人導致正常人事調動受到阻礙而重現(xiàn)建檔的規(guī)定，這種綠色通道允許個人提供部分材料后就可重新建檔，也因這種惡性競爭導致人才流動缺乏規(guī)范，重建檔案比例越來越高。

1.2存在人檔分離和棄檔死檔現(xiàn)象

全球經濟一體化背景下帶動民營私企、合資、外資企業(yè)等蓬勃發(fā)展，人們擇業(yè)觀念和越來越靈活的用人機制為人才提供多樣化就業(yè)選擇。很多企業(yè)在招聘時傾向于個人發(fā)展?jié)摿凸ぷ髂芰?，應聘者只要提交職稱資格證明、學歷證明、個人簡歷等復印件后再評價其潛在發(fā)展能力就可決定是否錄用。尤其事業(yè)單位和國有企業(yè)對于十分看好的人才也不像傳統(tǒng)一般強制其提交檔案，正是這些軟性用人機制會促使部分人員棄檔跳槽，出現(xiàn)越來越多的人檔分離和棄檔死檔現(xiàn)象。

1.3人事代理檔案管理混亂和復雜

人事檔案管理中重要問題之一即混亂化人事代理檔案管理，經常出現(xiàn)人事檔案資料缺失現(xiàn)象，影響用人單位人才配置。一般用人單位想要對外招聘時就會委托人事代理人員記錄應聘人員在工作期間的具體表現(xiàn)、入黨資料、升職材料、學歷資料等，上述均為重要的人事檔案信息。然而人事檔案管理中存在溝通協(xié)調機制不通暢等問題，影響人事檔案管理。

2 解決人才流動給人事檔案管理帶來問題對策

2.1完善檔案管理制度 規(guī)范建檔依法建檔

任何領域都需要健全完善規(guī)章制度作為支撐，人事檔案管理同樣如此。健全的檔案管理規(guī)章制度可以保證此項工作順利推進，上級領導應監(jiān)督人事檔案部門管理情況，督促工作人員學習國家頒布的相關檔案法律法規(guī)，由此強化工作人員對檔案管理重視。根據(jù)檔案類別將其劃分為借閱與利用、檔案歸檔、保密制度等部門，并在此基礎上了解相關檔案管理規(guī)章制度并匯編成冊，便于各個部門工作人員學習掌握。與此同時在日常工作考核中應添加對檔案管理人員績效考核制度，最大限度調動工作人員工作積極性，提高檔案管理效率和質量。與此同時還要制定明確目標管理制度和工作要求，將檔案管理責任落實到人事檔案管理工作人員身上，結合人才流動流程建立歸檔、利用、保管、保密、銷毀等制度，保證所有人事檔案資料全面且完整。按照相關規(guī)章制度，檔案需要和人對應，如果要重新建立檔案，之前的檔案必須損毀和遺失。部分城市針對檔不能隨人走的情況開辟綠色通道并在此基礎上出臺重建檔案政策，難以保證檔案的可靠性與真實性，經常出現(xiàn)學術成果、資歷、文憑、檔案材料事件等造假現(xiàn)象，甚至部分高層次人才利用企業(yè)和單位對人才的渴求心態(tài)而鉆法律空子，以獲取高職位和高工資為目的頻繁跳槽，影響人才市場正常秩序。對此，人事檔案管理部門需要按照《檔案法》制定的規(guī)章制度對重建檔案進行規(guī)范。尤其對檔案材料造假者和以斂財為目的為頻繁跳槽者要給予法律法規(guī)規(guī)范。檔案管理者更要具備較強的職業(yè)道德和政治素質，嚴格按照檔案工作條例和細則收集、鑒別、整理人事檔案資料，提高檔案管理效率。

2.2正確處理留放問題 避免頻繁人才流動

隨著全球經濟一體化出現(xiàn)，人才作為人才市場上具有獨立且自由的主體，自然而然擁有自主選擇和流動權利并與工作單位形成和諧平等的新型契約關系。大部分人員流動的主要原因即選擇更適合自身發(fā)展的空間，體現(xiàn)自身價值和體驗高質量生命?；蛟S重新選擇的單位和企業(yè)有較高的待遇，因為待遇在一定程度上體現(xiàn)個體價值，可以得到企業(yè)領導、同事、社會的尊重與認同，滿足內心需求。相關研究指出，人的需求從高向低排序分別為自我實現(xiàn)需求、尊重需求、歸屬需求、安全需求以及生理需求。每個人都渴望得到他人的尊重，成就事業(yè)，實現(xiàn)預期人生目標。如果和原單位還存在如合同期未滿、涉及商業(yè)秘密、賬目未清等問題，而原單位選擇扣檔留人情況，此時應尊重當事人意愿并從人性化角度處理留人和放人問題，避免頻繁的人才流動。

2.3引用現(xiàn)代信息技術 提高檔案人員素質

近年來，隨著我國經濟社會快速發(fā)展，人事工作和以往相比也呈現(xiàn)出多元化特征，檔案資料內容涉及多方面且形態(tài)不一，無疑對人事檔案管理提出較高的要求。檔案一體化和信息化管理模式為檔案保管工作帶來全新的考驗，正因如此需要解放思想，從可靠來源收集檔案資料，從而保證檔案完整和準確，便于推動人事檔案保管工作順利開展，延長檔案保管期限。數(shù)字化檔案管理水平高低和資源開發(fā)、利用等有著緊密聯(lián)系，因而人事當管理部門應建立信息系統(tǒng)，做好檔案文書掃描，檔案收集、檔案統(tǒng)計等各方面工作，并在此過程中將互聯(lián)網和檔案數(shù)據(jù)連接，實現(xiàn)檔案信息共享化。還要定期提高人事檔案信息系統(tǒng)存儲量，有利于提高檔案保管期限，尤其對于部分較高保存價值的檔案信息更需要引入雙套機制，即分別保存檔案手工文檔和電子文檔，更好地便于后續(xù)查閱和檔案管理安全。此外檔案工作人員具備創(chuàng)新業(yè)務和統(tǒng)籌規(guī)劃能力并從文件收集、檔案保存、制度制定等都需要工作人員制定明確目標和管理規(guī)劃，給工作人員充足的發(fā)展空間，制定科學合理獎懲制度，提高檔案管理效率。

3 結語

總之，人才流動是經濟市場發(fā)展下的必然趨勢，一定程度可以將其看做人力資源優(yōu)化與整合。雖然頻繁流動的人才會對人事檔案管理帶來較多的不便，然而人才流動可以體現(xiàn)個體人生價值，推動社會發(fā)展。因而需要人事檔案管理部門深入分析人才流動帶來的各種問題，并在此基礎上結合實際情況提出科學合理的解決措施，提高人事檔案管理效率和質量，進一步推動社會經濟快速穩(wěn)定發(fā)展。

（作者單位：內蒙古中國包頭高新技術人才市場）