采購類業(yè)務(wù)合規(guī)檢查機(jī)制構(gòu)建研究與實(shí)踐

孫樂

【摘要】合規(guī)檢查是合規(guī)管理部門或人員對各業(yè)務(wù)部門的合規(guī)遵循和管理情況、以及合規(guī)管理體系的運(yùn)行情況和效果進(jìn)行檢查和檢驗(yàn)。本文介紹7采購類業(yè)務(wù)合規(guī)檢查的必要性和機(jī)制構(gòu)建方案，并以A公司為例進(jìn)行了案例分析。

【關(guān)鍵詞】采購;合規(guī)檢查;內(nèi)部審計(jì)

企業(yè)內(nèi)部審計(jì)持續(xù)探索實(shí)踐“以風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向、以內(nèi)控為主線、以治理為目標(biāo)、以增值為目的”的內(nèi)部審計(jì)模式，深入開展采購類業(yè)務(wù)合規(guī)檢查，主動(dòng)發(fā)現(xiàn)問題，提出改善意見，并督促整改落實(shí)，促進(jìn)企業(yè)完善內(nèi)控、防范風(fēng)險(xiǎn)、合規(guī)經(jīng)營、提高效益。

一、采購類業(yè)務(wù)合規(guī)檢查的必要性

（一）新時(shí)代依法治企的需要

黨的“十八大”以來，黨中央和國務(wù)院將全面依法治國列入“四個(gè)全面”戰(zhàn)略布局內(nèi)容，企業(yè)責(zé)無旁貸地要做好深化依法治國的實(shí)踐者。

（二）企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造和提升的需要

保障企業(yè)依法依規(guī)運(yùn)行，可以推進(jìn)企業(yè)改革的進(jìn)一步深化，降低風(fēng)險(xiǎn)控制成本，促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展，還有利于統(tǒng)一思想，加強(qiáng)企業(yè)員工隊(duì)伍建設(shè)，提升經(jīng)營管理水平，從而增加企業(yè)價(jià)值。

（三）拓展內(nèi)部審計(jì)轉(zhuǎn)型升級新空間的需要

隨著內(nèi)部審計(jì)理論及實(shí)踐的發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部審計(jì)由財(cái)務(wù)審計(jì)向管理審計(jì)轉(zhuǎn)型，聚焦主業(yè)選題立項(xiàng)已成為常態(tài)化工作。要適應(yīng)新時(shí)代下國家和企業(yè)發(fā)展需要，內(nèi)部審計(jì)還需要主動(dòng)作為，改進(jìn)審計(jì)思路與方法，拓展審計(jì)深度及廣度，探索新路徑，做出新貢獻(xiàn)，保障企業(yè)持續(xù)健康穩(wěn)定發(fā)展。

二、采購類業(yè)務(wù)合規(guī)檢查的機(jī)制構(gòu)建

（一）確定采購類業(yè)務(wù)合規(guī)檢查的工作目標(biāo)

客觀公正地評價(jià)企業(yè)采購類業(yè)務(wù)規(guī)章制度設(shè)計(jì)的符合性及執(zhí)行的有效性，促進(jìn)企業(yè)全面提升合規(guī)管理水平。

（二）確定采購類業(yè)務(wù)合規(guī)檢查的內(nèi)容及對象

根據(jù)企業(yè)組織架構(gòu)及采購權(quán)分布，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營管理歷史資料與風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，確定合規(guī)檢查涉及的主要業(yè)務(wù)及責(zé)任部門。

（三）確定采購類業(yè)務(wù)合規(guī)檢查的依據(jù)

制度設(shè)計(jì)符合性評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)為各業(yè)務(wù)領(lǐng)域內(nèi)國家、行業(yè)所出臺的法律、規(guī)章以及上級單位頒布的制度、標(biāo)準(zhǔn)等。將掌握的上級規(guī)定和要求與企業(yè)現(xiàn)有的制度流程標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行參照比對，查找企業(yè)制度的設(shè)計(jì)缺陷。

（四）確定采購類業(yè)務(wù)合規(guī)檢查的切入點(diǎn)

切入點(diǎn)有二，一是問題導(dǎo)向，梳理企業(yè)以前年度審計(jì)發(fā)現(xiàn)問題及風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)、紀(jì)檢監(jiān)察通報(bào)、涉訴案件、風(fēng)險(xiǎn)事件、內(nèi)控缺陷等，審查有無整改不徹底、屢查屢犯的問題;二是從合同切入，合同是具體業(yè)務(wù)信息的交匯點(diǎn)，從合同入手，往前后延伸，路徑較短，可以較快了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全貌。

（五）梳理采購類業(yè)務(wù)合規(guī)檢查關(guān)鍵流程和關(guān)鍵控制點(diǎn)

不同的業(yè)務(wù)有其自身的特點(diǎn)，管理制度必須針對業(yè)務(wù)特點(diǎn)進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑O(shè)計(jì)安排。對采購業(yè)務(wù)按特點(diǎn)可劃分為3類：基建技改類、服務(wù)采購類、貨物采購類，針對3類業(yè)務(wù)分別設(shè)計(jì)檢查表單，明確關(guān)鍵控制點(diǎn)的檢查內(nèi)容。

（六）對關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行實(shí)質(zhì)性測試，確認(rèn)執(zhí)行的有效性

在自查環(huán)節(jié)，各責(zé)任單位按照設(shè)計(jì)的表格要求將關(guān)鍵點(diǎn)執(zhí)行情況信息顯性化，審計(jì)組再根據(jù)業(yè)務(wù)量的大小，確定不同的抽樣比例，深入業(yè)務(wù)流程，實(shí)施內(nèi)控執(zhí)行有效性檢查。

三、A公司采購類業(yè)務(wù)合規(guī)檢查案例

（一）項(xiàng)目背景

A公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)建立健全和有效運(yùn)行公司內(nèi)部審計(jì)體系、風(fēng)險(xiǎn)管理體系、內(nèi)部控制體系和合規(guī)管理體系。A公司在依托人力、過程、信息技術(shù)三要素的轉(zhuǎn)型升級推動(dòng)審計(jì)轉(zhuǎn)型的背景下，以采購業(yè)務(wù)合規(guī)性審查為抓手，將風(fēng)險(xiǎn)管理和內(nèi)部控制的理念與方法融入采購業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)以科學(xué)管理提升企業(yè)價(jià)值的目標(biāo)。該項(xiàng)目的工作目標(biāo)為：通過開展全面、詳細(xì)的自查，客觀公正的評價(jià)，提升公司物資采購規(guī)章制度的完整性、合理性以及制度執(zhí)行的有效性，促進(jìn)流程優(yōu)化和企業(yè)價(jià)值增值，保障公司戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。該項(xiàng)目的工作思路是：在A公司董事會的領(lǐng)導(dǎo)下，由內(nèi)部審計(jì)部門牽頭，由內(nèi)部審計(jì)部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門、法律事務(wù)管理部門、財(cái)務(wù)管理部門和制度管理部門組成檢查評價(jià)工作小組，以國家法律法規(guī)、行業(yè)以及集團(tuán)公司制度、要求為標(biāo)準(zhǔn)，在物資采購部門和倉儲保管部門開展自查的基礎(chǔ)上，評價(jià)檢查公司物資采購現(xiàn)行制度的符合性、近3年相關(guān)業(yè)務(wù)制度執(zhí)行的有效性。

（二）業(yè)務(wù)單位自查，報(bào)告自查結(jié)果

各責(zé)任單位成立專項(xiàng)自查組，制定自查方案，組織有關(guān)人員開展全面、詳細(xì)的自查工作，編寫自查報(bào)告。

1.制度設(shè)計(jì)符合性自查。自查單位梳理基建技改、采購、業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和控制點(diǎn)，對照國家法律法規(guī)、行業(yè)及集團(tuán)公司的制度和要求，評估A公司有關(guān)現(xiàn)行制度是否符合國家、行業(yè)及集團(tuán)規(guī)范，相關(guān)條款是否嚴(yán)謹(jǐn)，是否具有可操作性，填寫《技改業(yè)務(wù)制度符合性自查評價(jià)表》《設(shè)備采購業(yè)務(wù)制度符合性自查評價(jià)表》《物資采購業(yè)務(wù)制度符合性自查評價(jià)表》《外包業(yè)務(wù)制度符合性自查評價(jià)表》，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審核后報(bào)審計(jì)部門。技改業(yè)務(wù)制度符合性自查評價(jià)的主要內(nèi)容是：職責(zé)權(quán)限;技改立項(xiàng);項(xiàng)目招標(biāo);項(xiàng)目造價(jià);項(xiàng)目建設(shè)：項(xiàng)目驗(yàn)收。設(shè)備采購業(yè)務(wù)制度符合性自查評價(jià)的主要內(nèi)容是：采購業(yè)務(wù)集中度：采購業(yè)務(wù)人員崗位輪換：不相容職務(wù)分離控制：重要性采購業(yè)務(wù)集體決策：是否安排同一機(jī)構(gòu)辦理采購業(yè)務(wù)全過程;采購申請制度安排;采購計(jì)劃管理;供應(yīng)商準(zhǔn)入;供應(yīng)商管理：采購方式及定價(jià)機(jī)制;采購合同及技術(shù)協(xié)議管理;采購驗(yàn)收管理;采購供應(yīng)管理;退貨管理;采購付款管理;采購業(yè)務(wù)后評估：現(xiàn)行制度條款是否對公司所有采購物資均適用。物資采購業(yè)務(wù)制度符合性自查評價(jià)的主要內(nèi)容是：采購業(yè)務(wù)集中度：采購業(yè)務(wù)人員崗位輪換;不相容職務(wù)分離控制：重要性采購業(yè)務(wù)集體決策：是否安排同一機(jī)構(gòu)辦理采購業(yè)務(wù)全過程：采購申請制度安排：采購計(jì)劃管理;供應(yīng)商準(zhǔn)入;供應(yīng)商管理;采購方式及定價(jià)機(jī)制：采購合同及技術(shù)協(xié)議管理;采購驗(yàn)收管理;采購供應(yīng)管理;退貨管理;采購付款管理;采購業(yè)務(wù)后評估：現(xiàn)行制度條款是否對公司所有采購物資均適用。外包業(yè)務(wù)制度符合性自查評價(jià)的主要內(nèi)容是：職責(zé)權(quán)限;承包方選擇;外包合同簽訂;外包價(jià)格：承包方履約能力評估：外包業(yè)務(wù)驗(yàn)收。

2.制度執(zhí)行有效性自查。自查單位從A公司ERP、浪潮、合同管理等信息系統(tǒng)導(dǎo)出近3年基建技改、采購、業(yè)務(wù)外包的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，對合同進(jìn)行全查，對照檢查合同執(zhí)行過程中關(guān)鍵控制點(diǎn)是否符合規(guī)章制度的要求，填寫《基建技改項(xiàng)目情況自查表》《設(shè)備采購、物資采購、業(yè)務(wù)外包、維修項(xiàng)目及其他服務(wù)項(xiàng)目合同執(zhí)行情況自查表》，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審核后報(bào)審計(jì)部門?；几捻?xiàng)目情況自查的主要內(nèi)容是：（1）項(xiàng)目信息：項(xiàng)目名稱;合同編號;（2）項(xiàng)目前期準(zhǔn)備：是否有立項(xiàng)申請資料：立項(xiàng)初步評審;立項(xiàng)批復(fù);是否進(jìn)行可行性研究：是否有可研評審;可研批復(fù);項(xiàng)目批復(fù)的資金總額;是否有初設(shè)方案（若為自籌項(xiàng)目，是否有計(jì)劃）;是否經(jīng)過評審;評審機(jī)構(gòu)或人員;項(xiàng)目依據(jù)（批復(fù)文號/技改計(jì)劃文號/臨時(shí)計(jì)劃，是否經(jīng)過審批）;概算（計(jì)劃）資金;（3）項(xiàng)目實(shí)施階段：是否有施工圖設(shè)計(jì);是否經(jīng)過施工圖評審;預(yù)算金額;招標(biāo)方式;入圍單位的確定方式;招標(biāo)時(shí)間;中標(biāo)單位;中標(biāo)金額;合同金額;合同工期;合同簽定時(shí)間;投資變更審批;設(shè)計(jì)變更單數(shù)量;設(shè)計(jì)變更金額;設(shè)計(jì)變更是否經(jīng)過審批;簽證數(shù)量;簽證金額;簽證是否日清月結(jié);（4）項(xiàng)目結(jié)算階段：竣工驗(yàn)收時(shí)間;施工單位報(bào)送金額;建設(shè)單位初審金額;結(jié)算金額;是否出具結(jié)算報(bào)告;轉(zhuǎn)固時(shí)間;（5）是否有后評價(jià)報(bào)告。設(shè)備采購、物資采購、業(yè)務(wù)外包、維修項(xiàng)目及其他服務(wù)項(xiàng)目合同執(zhí)行情況自查的主要內(nèi)容是：（1）合同信息：合同編號;合同內(nèi)容;供應(yīng)商;金額;原件是否歸檔;（2）供應(yīng)商選擇：采購參與方名稱：合格供應(yīng)商或試點(diǎn)供應(yīng)商;（3）采購方式（公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、比質(zhì)比價(jià)、競爭性談判、指定）;（4）議價(jià)內(nèi)容與合同簽訂內(nèi)容是否相符：（5）合同簽訂的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是否明確;（6）請購方;（7）采購方;（8）價(jià)格控制：目標(biāo)價(jià)格;明細(xì)價(jià)格組成;是否審價(jià);（9）采購數(shù)量的確定依據(jù);（10）是否嚴(yán)格按照合同規(guī)定的內(nèi)容以及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收;（11）采購后評估：驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題：使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題：問題解決措施。

（三）審計(jì)組復(fù)查，查擺各類缺陷

1.制度符合性復(fù)查。審計(jì)組查閱A公司基建技改、設(shè)備采購、物資采購、供應(yīng)商管理、零部件業(yè)務(wù)外包、設(shè)施維修等20余項(xiàng)現(xiàn)行制度的關(guān)鍵控制點(diǎn)。在法律顧問的配合下，提出制度完善意見，確保制度條款設(shè)計(jì)完整、嚴(yán)密、科學(xué)合理，能夠?qū)摇⑿袠I(yè)以及集團(tuán)公司的要求一一落地。

2.制度執(zhí)行有效性復(fù)審。審計(jì)組進(jìn)駐被審計(jì)單位，綜合采用詢問、查閱資料、穿行測試、檢查核對等審計(jì)方法，對照被審計(jì)單位自查表和自查報(bào)告，審查業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)制度執(zhí)行情況。

（四）加強(qiáng)整改跟蹤，鞏固合規(guī)檢查成果

針對審計(jì)報(bào)告問題，A公司建立了整改情況動(dòng)態(tài)跟蹤臺賬，按季度進(jìn)行檢查，并將整改結(jié)果納入績效考核。通過壓實(shí)責(zé)任、督促整改，截至年末，85項(xiàng)問題已完成整改79項(xiàng)，正在整改6項(xiàng)，整改完成率93%：根據(jù)審計(jì)意見，制度建設(shè)牽頭部門、有對外委托或采購權(quán)的8個(gè)業(yè)務(wù)部門新編或修訂制度23項(xiàng)，完善了業(yè)務(wù)關(guān)鍵點(diǎn)的控制要求，消除了不同制度條款之間的沖突，填補(bǔ)了制度漏洞。

四、結(jié)語

內(nèi)部審計(jì)觸碰利益高度交集的敏感區(qū)、風(fēng)險(xiǎn)區(qū)，是推動(dòng)審計(jì)轉(zhuǎn)型升級的重要舉措。在掌握標(biāo)準(zhǔn)，熟悉流程的基礎(chǔ)上開展審計(jì)，是實(shí)現(xiàn)審計(jì)價(jià)值的重要途徑。落實(shí)風(fēng)險(xiǎn)管理“三道防線”責(zé)任，建立各部門聯(lián)動(dòng)配合工作機(jī)制，是內(nèi)部審計(jì)增值的放大器。定期有效開展合規(guī)檢查，對促進(jìn)企業(yè)干部員工增強(qiáng)合規(guī)意識，集中力量解決內(nèi)控缺陷，推進(jìn)企業(yè)精益管理，以及增強(qiáng)企業(yè)防范各類風(fēng)險(xiǎn)具有重要意義。