新加坡國家檔案館的網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索★

史曉康

（國防大學(xué)政治學(xué)院 上海 200433）

新加坡國家檔案館（National Archives of Singapore簡稱NAS）成立于1968年，是新加坡國家圖書館管理局（National Library Board簡稱NLB）的下屬機(jī)構(gòu)，其主要職責(zé)是收集和保管新加坡政府各部門形成的公共檔案以及音像檔案，并通過購買、遺贈、捐贈等方式征集與國家歷史有關(guān)的口述歷史及各類文獻(xiàn)[1]。

從2000年開始[2]，NAS的檔案利用渠道開始從實(shí)體檔案館向互聯(lián)網(wǎng)延伸。目前NAS網(wǎng)站功能建設(shè)已經(jīng)較為完善。該網(wǎng)站面向公眾提供的檔案利用服務(wù)欄目有檔案在線、在線展覽等。其中檔案在線欄目提供的網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索是該網(wǎng)站的主體和關(guān)鍵服務(wù)，為普通公眾利用該館檔案提供了方便快捷的渠道。

NAS的檔案在線欄目提供的網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索服務(wù)主要基于兩部分信息資源：一部分是NAS自建的8個專題數(shù)據(jù)庫；另一部分是NLB管轄的圖書、檔案數(shù)據(jù)庫（主要是NAS自建的8個專題數(shù)據(jù)庫）和新加坡國家遺產(chǎn)管理局（National Heritage Board簡稱NHB）管轄的文物和藝術(shù)品數(shù)據(jù)庫。因此，通過NAS不僅可以檢索檔案信息，還可以檢索新加坡的圖書、文物和藝術(shù)品等信息。NAS檔案在線欄目可供檢索的數(shù)據(jù)庫如表1[3]所示。

表1 NAS檔案在線欄目數(shù)據(jù)庫

對于表1所示的數(shù)據(jù)庫，NAS檔案在線欄目共提供4種檢索方式：一是針對NAS自建的8個專題數(shù)據(jù)庫整體的簡單檢索（Basic Search），本文統(tǒng)稱“簡單檢索”；二是針對NAS自建的8個專題數(shù)據(jù)庫整體的高級檢索（Advanced Search），本文統(tǒng)稱“高級檢索”；三是分別針對NAS自建的8個專題數(shù)據(jù)庫的專題數(shù)據(jù)庫檢索，本文統(tǒng)稱“專題數(shù)據(jù)庫檢索”；四是針對NLB與NHB所有數(shù)據(jù)庫的“一站式”檢索（One Search），本文統(tǒng)稱“‘一站式’檢索”。四種檢索方式與信息資源對應(yīng)關(guān)系如圖1所示。

一、NAS網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索的檢索方式

（一）簡單檢索

簡單檢索是默認(rèn)的檢索方式，檢索范圍為NAS的8個專題數(shù)據(jù)庫。檢索途徑僅有關(guān)鍵詞（Keywords），可輸入多個關(guān)鍵詞。NAS的網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索系統(tǒng)采用布爾邏輯運(yùn)算符。簡單檢索默認(rèn)使用邏輯“與”，即取關(guān)鍵詞概念范圍的交集。

（二）高級檢索

高級檢索共提供關(guān)鍵詞、日期范圍（Data Range）和數(shù)據(jù)庫（Databases）三個檢索途徑以便利用者更加精確地檢索所需檔案信息。關(guān)鍵詞可輸入多個，附加的約束條件有全詞（All Words）、任意詞（Any Word）與精確短語（Exact Phrase）三項可選，僅能選擇一項。

（三）專題數(shù)據(jù)庫檢索

NAS給8個專題數(shù)據(jù)庫分別設(shè)置了檢索入口，可以對其中任意一個專題數(shù)據(jù)庫單獨(dú)做檢索，利用者可以在單一數(shù)據(jù)庫中精準(zhǔn)地檢索所需信息，方便利用者使用。每個專題數(shù)據(jù)庫檢索都有簡單檢索和高級檢索兩種檢索方式。

1.專題數(shù)據(jù)庫檢索的簡單檢索

各專題數(shù)據(jù)庫簡單檢索的途徑不盡相同，但是總體差異不大，細(xì)分為三個檢索途徑，分別為記錄類型（Type of Item）、關(guān)鍵詞和日期范圍。各個專題數(shù)據(jù)庫的關(guān)鍵詞和日期范圍兩個檢索途徑同高級檢索中的一致，記錄類型檢索途徑則各不相同，如表2[4]所示。

2.專題數(shù)據(jù)庫檢索的高級檢索

每個專題數(shù)據(jù)庫的高級檢索都設(shè)置有10個左右的檢索途徑，其中除了如關(guān)鍵詞、來源（Source）和標(biāo)題（Title）等共有的檢索途徑外，還根據(jù)每個專題數(shù)據(jù)庫資源的特點(diǎn)，設(shè)置了與之契合的檢索途徑。如演講和新聞稿數(shù)據(jù)庫設(shè)置了演講或新聞稿全文（Text of Speech/Press Release）和演講者（Speaker）兩個特有的檢索途徑。各專題數(shù)據(jù)庫檢索的高級檢索的檢索途徑如表2所示。

表2 各專題數(shù)據(jù)庫檢索的檢索途徑

地圖和建筑規(guī)劃數(shù)據(jù)庫 有 有 所有（All）、建筑規(guī)劃（Building Plan）、地圖（Map）來源（Source）、標(biāo)題（Title）、范圍和內(nèi)容（Scope and Content）、登記編號（Accession Number）、圖像編號（Media - Image Number）、縮微編號（Microfilm Number）、權(quán)限（Conditions Governing Access）海報數(shù)據(jù)庫 有 有 無來源（Source）、標(biāo)題（Title）、登記編號（Accession Number）、圖像編號（Media- Image Number）、縮微編號（Microfilm Number）、權(quán)限（Conditions Governing Access）英屬海峽殖民地檔案、海外檔案和私人檔案數(shù)據(jù)庫有 有 無來源（Source）、標(biāo)題（Title）、范圍和內(nèi)容（Scope and Content）、登記編號（Accession Number）、圖像編號（Media - Image Number）、縮微編號（Microfilm Number）、權(quán)限（Conditions Governing Access）政府檔案數(shù)據(jù)庫 有 有 所有（All）、提交議會（PARL）、未提交議會（Non-PARL）創(chuàng)建/移交機(jī)構(gòu)（Creating/Transferring Agency）、系列（Series）、文件參考編號（Record Reference Number）、文件名稱（Record Title）、附件內(nèi)容（Attachment Content）、縮微編號（Microfilm Number）

（四）“一站式”檢索

“一站式”檢索的檢索范圍不局限于NAS的檔案信息，還可以檢索到NLB和NHB下轄的各數(shù)據(jù)庫信息[5]。因此“一站式”檢索和前文所述的檢索方式屬于完全不同的兩個檢索系統(tǒng)。

1.“一站式”檢索的簡單檢索

“一站式”檢索的簡單檢索與簡單檢索的檢索途徑一樣，僅有關(guān)鍵詞，可輸入多個關(guān)鍵詞。但是“一站式”檢索的簡單檢索的關(guān)鍵詞可以進(jìn)行布爾邏輯“與”“或”“非”運(yùn)算及精確檢索。

2.“一站式”檢索的高級檢索

“一站式”檢索的高級檢索提供了關(guān)鍵詞、標(biāo)題、創(chuàng)作者（Creator）、出版者（Publisher）和主題（Subject）5個檢索途徑。此外，一站式高級檢索還提供了書籍（Books）、報紙（Newspapers）、圖片（Images）、文件和文獻(xiàn)（Records ＆ Papers）、雜志和文章（Magazines ＆ Articles）、實(shí)物（Physical Objects）、音像資料（Audiovisuals）、網(wǎng)頁（Websites）和電子期刊（eJournals）9個檢索類別供利用者選擇，但是每次檢索僅可選擇其中1個類別[6]。

二、檢索結(jié)果

不同的檢索方式，會展示不同形式的檢索結(jié)果。

（一）簡單檢索的結(jié)果

使用簡單檢索進(jìn)行檢索，檢索結(jié)果僅會呈現(xiàn)出8個專題數(shù)據(jù)庫中所含相關(guān)記錄的數(shù)量。

（二）高級檢索的結(jié)果

高級檢索的檢索結(jié)果與簡單檢索的檢索結(jié)果基本相同，略有差異的是如果在檢索時只選擇了部分?jǐn)?shù)據(jù)庫，那么只會顯示被選中數(shù)據(jù)庫所含相關(guān)記錄的數(shù)量，未選中的數(shù)據(jù)庫將不會顯示所含相關(guān)記錄的數(shù)量。以“China”為關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，選中所有數(shù)據(jù)庫，檢索結(jié)果頁面如圖2所示。

（三）專題數(shù)據(jù)庫檢索的檢索結(jié)果

在各個專題數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檢索時，簡單檢索和高級檢索都會呈現(xiàn)相同形式的檢索結(jié)果。但是不同的專題數(shù)據(jù)庫顯示的相關(guān)記錄的著錄項目不盡相同。在檢索結(jié)果頁面，支持對檢出記錄進(jìn)行排序，各個專題數(shù)據(jù)庫提供的排序方式也不盡相同。各個專題數(shù)據(jù)庫檢索的檢索結(jié)果顯示的著錄項目和支持的排序方式如表3所示。

表3 專題數(shù)據(jù)庫檢索的檢索結(jié)果

（四）“一站式”檢索的檢索結(jié)果

由于“一站式”檢索整合了NLB和NHB下轄的各類數(shù)據(jù)庫，檢索出的數(shù)據(jù)量較大，因此會分類別展示檢索結(jié)果，一次僅能查看9個數(shù)據(jù)類別中的一個?！耙徽臼健睓z索的簡單檢索和高級檢索的檢索結(jié)果表現(xiàn)形式是相同的，不同類別的檢索結(jié)果顯示的著錄項目不盡相同。此外，每個類別的檢索結(jié)果都可以進(jìn)行篩選，并可以依據(jù)不同條件進(jìn)行排序。各類別數(shù)據(jù)的檢索結(jié)果顯示的著錄項目、支持的篩選條件和排序方式具體如表4所示。

表4 “一站式”檢索的檢索結(jié)果

音像資料 標(biāo)題（Title）、類型（Type）、摘要（Abstract）類型（Type）、集合（Collection）、主題（Subject）、出版者（Publisher）、創(chuàng)作者（Creator）、系列名稱（Series Title）、語言（Language）、日期（Date）、資源類型（Resource Type）、來源（Source）相關(guān)性（Relevance）、日期（Date）、標(biāo)題（Title）、創(chuàng)作者（Creator）網(wǎng)頁 標(biāo)題（Title）、類型（Type）、摘要（Abstract）主題（Subject）、出版者（Publisher）、日期（Date）、資源類型（Resource Type）相關(guān)性（Relevance）、日期（Date）、標(biāo)題（Title）、創(chuàng)作者（Creator）電子期刊標(biāo)題（Title）、作者（Author）、摘要（Abstract）主題（Subject）、出版者（Publisher）、語言（Language）、來源（Source）、數(shù)據(jù)庫（Database）、期刊（Journal）最新（Date Newest）、最舊（Date Oldest）、相關(guān)性（Relevance）

三、NAS網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索的啟示

（一）提供多樣化的檢索方式

多樣化的檢索方式有兩個優(yōu)點(diǎn)：一是不同需求的利用者，可以根據(jù)自己的需求制定相應(yīng)的檢索策略；二是不同層次的利用者可以靈活地選擇可駕馭的檢索方式[7]。這兩個優(yōu)點(diǎn)都能使利用者更高效地利用網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源。NAS共提供4種不同的檢索方式，不同的利用者可以根據(jù)自己的需求和層次靈活選用檢索方式，從而使NAS的網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源得到更加充分的利用。我國檔案網(wǎng)絡(luò)信息檢索系統(tǒng)在建設(shè)時也應(yīng)注意提供多樣化的檢索方式，以使利用者方便、高效地利用網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源。

（二）強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)信息資源的整合

一是強(qiáng)化自有網(wǎng)絡(luò)信息資源的整合。NAS對于自有網(wǎng)絡(luò)信息資源的建設(shè)已經(jīng)較為完備了。首先NAS將其自有的信息資源分類建設(shè)了8個專題數(shù)據(jù)庫，使同類型的信息資源聚集在一起；其次NAS為每個專題數(shù)據(jù)庫設(shè)置了不同的檢索方式，利用者可以更有針對性地對所需信息進(jìn)行檢索；最后NAS提供了可一次性檢索8個專題數(shù)據(jù)庫的檢索方式，利用者可以更便捷地檢索NAS所有的信息資源。我國檔案信息檢索系統(tǒng)在建設(shè)時，應(yīng)注意要加強(qiáng)信息資源的整合，將信息資源建設(shè)成為一個有機(jī)整體，以使利用者可以更好地利用這些信息資源。

二是強(qiáng)化多類型網(wǎng)絡(luò)信息資源的整合。NAS網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索系統(tǒng)中最令人驚艷的功能就是其“一站式”檢索?！耙徽臼健睓z索是指將利用者的檢索需求轉(zhuǎn)化為不同數(shù)據(jù)源的檢索表達(dá)式，并發(fā)檢索多種數(shù)據(jù)源，并對檢索結(jié)果加以整合，最后呈現(xiàn)給利用者統(tǒng)一的檢索結(jié)果[7]。NAS提供的“一站式”檢索的檢索范圍涵蓋了圖書、檔案、藝術(shù)品、文物等。盡管檔案只是“一站式”檢索涉及的信息資源的一部分，檔案機(jī)構(gòu)在“一站式”檢索系統(tǒng)建設(shè)中更多地承擔(dān)的也只是提供資源的職能。但是“一站式”檢索代表了未來網(wǎng)絡(luò)信息檢索系統(tǒng)建設(shè)的方向，值得檔案機(jī)構(gòu)的關(guān)注。我國的檔案機(jī)構(gòu)未來應(yīng)積極參與“一站式”檢索相關(guān)的建設(shè)，使檔案信息獲得更加充分的利用，謀求檔案事業(yè)更長遠(yuǎn)的發(fā)展。

（三）堅持統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

NAS的網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索系統(tǒng)，在功能上較為完善。但在使用過程中筆者發(fā)現(xiàn)各個檢索子系統(tǒng)之間的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)存在差異，這會對利用者遷移使用經(jīng)驗產(chǎn)生影響，進(jìn)而影響使用體驗。以NAS的專題數(shù)據(jù)庫為例，NAS共有8個專題數(shù)據(jù)庫，每個專題數(shù)據(jù)庫都建設(shè)有單獨(dú)的檢索系統(tǒng)。由于各個專題數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)類型不一，因此需要設(shè)置符合其特點(diǎn)的檢索途徑。但是各個專題數(shù)據(jù)庫的檢索系統(tǒng)界面設(shè)計各不相同。同樣的檢索途徑，有的專題數(shù)據(jù)庫使用下拉框?qū)崿F(xiàn)，有的使用單選按鈕實(shí)現(xiàn)。如果一個利用者以往只使用一個特定的專題數(shù)據(jù)庫，一旦轉(zhuǎn)而使用另一個專題數(shù)據(jù)庫，不僅要學(xué)習(xí)該數(shù)據(jù)庫特有的檢索途徑，還要重新學(xué)習(xí)該數(shù)據(jù)庫的界面功能，無法將以往的使用經(jīng)驗有效遷移。這會讓利用者在使用時產(chǎn)生不必要的學(xué)習(xí)成本，增加不必要的困難。我國目前的檔案網(wǎng)絡(luò)信息檢索系統(tǒng)建設(shè)尚未制定詳細(xì)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)[9]，如果深度建設(shè)網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索系統(tǒng)，不僅要對檔案檢索途徑設(shè)置與表達(dá)制定統(tǒng)一的規(guī)則，對檢索系統(tǒng)的建設(shè)風(fēng)格也要制定相應(yīng)的規(guī)范，以降低利用者使用不同檔案檢索系統(tǒng)的學(xué)習(xí)成本，便于利用者使用。