基于智能數(shù)據(jù)管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)智能文檔管理研究

高靖宇 楊俊

摘 要：本文期望通過(guò)應(yīng)用智能數(shù)據(jù)管理技術(shù)實(shí)現(xiàn)文檔自動(dòng)化管理，為企業(yè)提供安全、可靠、開放、高效的企業(yè)級(jí)文檔管理與應(yīng)用功能，方便企業(yè)文檔的日常操作，提高辦公效率和企業(yè)文件管理的綜合水平。平臺(tái)運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，經(jīng)過(guò)智能數(shù)據(jù)管理平臺(tái)長(zhǎng)期運(yùn)行，自動(dòng)學(xué)習(xí)匹配流程與文檔信息間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，智能地找出其中強(qiáng)關(guān)聯(lián)關(guān)系組合，自動(dòng)生成工作流智能觸發(fā)機(jī)制，并實(shí)現(xiàn)智能文檔生成和搜索功能，為“智慧型企業(yè)”打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：智能數(shù)據(jù);智能文檔;大數(shù)據(jù);智能技術(shù)

中圖分類號(hào)：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2019）14-0045-03

1 研究背景

隨著企業(yè)數(shù)據(jù)量的猛增，需要的不僅僅是更大的存儲(chǔ)容量和傳輸處理能力;對(duì)于企業(yè)而言，日常文檔中往往攜帶了大量的業(yè)務(wù)信息等，是極其重要的知識(shí)資產(chǎn)。如何從海量文檔數(shù)據(jù)中提取價(jià)值的信息，成為企業(yè)管理者關(guān)心的議題。而現(xiàn)行企業(yè)級(jí)文檔管理普遍面臨著以下挑戰(zhàn)：

（1）急速膨脹的文檔總量。一方面，隨著企業(yè)辦公自動(dòng)化應(yīng)用的部署和工作節(jié)奏的加快，企事業(yè)單位工作人員的辦公效率都有明顯的提升，辦公文檔交互愈發(fā)頻繁，產(chǎn)出量亦隨之顯著攀升;另一方面，伴隨信息技術(shù)的發(fā)展，文檔質(zhì)量的升級(jí)也為總數(shù)據(jù)量的提升推波助瀾。

（2）企業(yè)的管理目標(biāo)。不同于使用數(shù)據(jù)庫(kù)管理的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，目前的文檔數(shù)據(jù)市場(chǎng)并無(wú)成型的定則以規(guī)范企業(yè)文檔管理。國(guó)內(nèi)、國(guó)外廠商紛紛推出相關(guān)產(chǎn)品，企圖搶占先機(jī)。

（3）企業(yè)級(jí)文檔的社交化。企業(yè)級(jí)文檔天然具有分享的特質(zhì)。不論是前期文檔的制作成型（協(xié)作），還是中期文檔的檢閱（審核），或是后期文檔的傳播（分享），都離不開企業(yè)員工之間對(duì)文檔的分享與交互。故企業(yè)級(jí)文檔管理已不再是員工自行保管、自助使用的簡(jiǎn)單過(guò)程，而成為企業(yè)內(nèi)部日常的交互行為，呈現(xiàn)鮮明的社交化趨勢(shì)。

（4）企業(yè)級(jí)文檔的移動(dòng)化?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展為人們的工作、生活帶來(lái)了極大便利，也改變了人們的行為方式。企業(yè)從業(yè)務(wù)需要和運(yùn)維成本的角度考慮，都不得不支持員工的移動(dòng)辦公、SOHO。

2 本文研究思路

充分考慮企業(yè)文檔管理的困境、挑戰(zhàn)、需求等，基于大數(shù)據(jù)平臺(tái)與人工智能技術(shù)，從現(xiàn)代企業(yè)管理目標(biāo)出發(fā)，兼顧普通員工使用的便捷性，幫助企業(yè)擺脫文檔管理的困境，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔有序管理、高效使用。

在平臺(tái)方面，搭建智能數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，為企業(yè)提供統(tǒng)一文檔管理平臺(tái)，集中存儲(chǔ)和管理企業(yè)文檔數(shù)據(jù)。通過(guò)訪問(wèn)控制、流轉(zhuǎn)控制、審核制度等方式，有序管理企業(yè)文檔;并支持策略化權(quán)限、防泄密、集群高可用等，確保文檔數(shù)據(jù)和存儲(chǔ)的安全。幫助企業(yè)將分散于員工PC中的各種文檔數(shù)據(jù)進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理，并對(duì)其進(jìn)行權(quán)限管理控制，以符合企業(yè)的管理目標(biāo)。

在應(yīng)用方面，為用戶提供便捷的文檔交互、協(xié)作、分享服務(wù)。保障用戶能流暢地訪問(wèn)企業(yè)辦公文檔，滿足用戶日益強(qiáng)烈的移動(dòng)化辦公需求。幫助企業(yè)員工輕松實(shí)現(xiàn)文檔分享、交互、協(xié)作，保障企業(yè)員工隨時(shí)隨地訪問(wèn)辦公文檔，告別繁瑣的權(quán)限配置，告別網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)却?，告別頻繁的上傳下載等，提升協(xié)作效率，促進(jìn)知識(shí)傳遞，安全管理文檔，充分滿足個(gè)人便捷性的需求。

3 智能數(shù)據(jù)管理平臺(tái)

基于企業(yè)對(duì)數(shù)據(jù)管理的要求越來(lái)越高，不同的數(shù)據(jù)需要區(qū)別對(duì)待?，F(xiàn)在很多單位存在沒(méi)有有效的安全管控體系，文檔資料可以任意或者無(wú)意進(jìn)行共享;對(duì)文檔數(shù)據(jù)沒(méi)有存儲(chǔ)加密機(jī)制，可以隨意的進(jìn)行復(fù)制、另存、打印和截屏操作等問(wèn)題。針對(duì)電力行業(yè)現(xiàn)狀，提出有針對(duì)性的智能數(shù)據(jù)管理解決方案。在保證數(shù)據(jù)安全性的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)利用的最大化。

本課題基于云架構(gòu)的非結(jié)構(gòu)化智能數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，用于企業(yè)構(gòu)建統(tǒng)一非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理中心。該方案面向工作人員提供非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)共享協(xié)作的統(tǒng)一中心，同時(shí)用于規(guī)范用戶非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)統(tǒng)籌管理，應(yīng)用系統(tǒng)中的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)可以通過(guò)整合用戶業(yè)務(wù)系統(tǒng)（OA、郵件、公文、檔案、音視頻錄播、監(jiān)控等）統(tǒng)一管理起來(lái)。實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)減負(fù)，縮小數(shù)據(jù)庫(kù)備份窗口，降低數(shù)據(jù)恢復(fù)時(shí)間。既具有使用體驗(yàn)的私有云盤服務(wù)，為用戶實(shí)現(xiàn)桌面文檔安全管控、分享、備份管理，又通過(guò)開放性整合，完善非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)集中管控、及數(shù)據(jù)固化保護(hù)，實(shí)現(xiàn)包括第三方應(yīng)用系統(tǒng)的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)在內(nèi)的統(tǒng)一存儲(chǔ)中心。

智能數(shù)據(jù)管理平臺(tái)核心功能包括：

（1）基礎(chǔ)管理。系統(tǒng)基礎(chǔ)管理具備權(quán)限架構(gòu)，門戶界面，協(xié)同設(shè)置，文檔存儲(chǔ)，版本控制，全文檢索等基礎(chǔ)功能。平臺(tái)支持應(yīng)用功能靈活拓展，提供知識(shí)門戶配置功能;能夠智能匹配靈活多變的權(quán)限控制要求;提供靈活可配置的工作流。

（2）數(shù)據(jù)管理?？梢詫?shí)現(xiàn)各種數(shù)據(jù)格式的存儲(chǔ)，支持多部門可自定義的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和組織級(jí)文檔發(fā)布;支持過(guò)程型知識(shí)記錄，可存儲(chǔ)正文、流程、審批意見(jiàn)、關(guān)聯(lián)信息的一體化過(guò)程型數(shù)據(jù)格式;支持自建數(shù)據(jù)庫(kù)，自定義數(shù)據(jù)屬性、列表格式、任意層數(shù)據(jù)分類結(jié)構(gòu)。

（3）知識(shí)門戶管理。知識(shí)門戶具備個(gè)人、部門、單位級(jí)別的知識(shí)門戶自定義功能，實(shí)現(xiàn)內(nèi)容頁(yè)面自定義功能，實(shí)現(xiàn)文檔及站點(diǎn)的在線編輯功能，顯示用戶標(biāo)記為喜歡的空間，隨后顯示用戶具有瀏覽權(quán)限的空間列表等功能。

4 智能文檔管理與應(yīng)用

智能文檔管理功能，運(yùn)用大數(shù)據(jù)與智能分析技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文檔自動(dòng)分類管理、文檔智能歸類、文檔智能存儲(chǔ)、文檔智能索引、文檔智能顯示、文檔任務(wù)協(xié)作、智能流程流轉(zhuǎn)、智能文檔生成等管理功能。

（1）文檔智能歸類。規(guī)范化組織分類，按照企業(yè)特點(diǎn)自定義文檔元數(shù)據(jù)，樹狀形目錄結(jié)構(gòu)，層級(jí)劃分，自定義標(biāo)簽、屬性分類，按企業(yè)所需自行定義。

實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目與文檔的層次管理;實(shí)現(xiàn)信息的多維度分類管理、項(xiàng)目文檔的協(xié)同管理;實(shí)現(xiàn)工作年度、月度、周工作計(jì)劃制定，每日工作日志記錄;實(shí)現(xiàn)文檔審查流程管理;實(shí)現(xiàn)文件編制、審核和發(fā)布管理替代之前的郵件、面對(duì)面會(huì)議討論，并完整保留討論意見(jiàn)、文件歷史版本及審核過(guò)程。

（2）文檔智能存儲(chǔ)。本地文檔快速上傳，紙質(zhì)文件電子化，API接口集成掃描儀，辦公、業(yè)務(wù)系統(tǒng)，文件自動(dòng)上傳，統(tǒng)一收集到服務(wù)端，進(jìn)行集中分類管理，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目與文檔的層次管理。

（3）文檔智能索引。系統(tǒng)提供全文檢索、條件組合檢索，快速找到需要的文件，取代QQ、Email的內(nèi)部分享功能，零副本產(chǎn)生，個(gè)人收藏、關(guān)注重要文件，及時(shí)消息提醒關(guān)注文件動(dòng)態(tài)變化，快速獲取正確文檔，不誤事。覆蓋了文檔管理全生命周期各環(huán)節(jié)的管理要求。

（4）文檔智能顯示。系統(tǒng)可根據(jù)操作終端環(huán)境，后臺(tái)智能地選擇多種文件打開支持組件，可直接在線預(yù)覽/播放多種常見(jiàn)格式文檔，包括doc、docx、xlsx、ppt、pdf、JPEG、PNG、exe等市面上主流格式預(yù)覽，無(wú)需下載到本地。另外，系統(tǒng)提供熟悉的樹型結(jié)構(gòu)導(dǎo)航目錄和多種文件夾查看視圖，查看方式包括最近更新、摘要清單、內(nèi)容列表、縱覽列表和縮略圖。

（5）文檔任務(wù)協(xié)作。實(shí)現(xiàn)任務(wù)新建、系統(tǒng)自動(dòng)生成任務(wù)，填寫任務(wù)內(nèi)容、任務(wù)的執(zhí)行、待辦、任務(wù)共享、任務(wù)搜索、任務(wù)驗(yàn)收等功能，如圖1。

（6）智能流程流轉(zhuǎn)。系統(tǒng)內(nèi)置審批、外發(fā)、借閱、等常用流程;也可按需自定義流程，自定義審批步驟，自定義審批人，自定義審批范圍，自定義審批權(quán)限等等。用戶對(duì)當(dāng)前文檔每發(fā)起一個(gè)流程，都會(huì)有一個(gè)相應(yīng)流程單自動(dòng)和文檔相關(guān)聯(lián)。

通過(guò)智能數(shù)據(jù)管理平臺(tái)的持續(xù)長(zhǎng)時(shí)間運(yùn)行，匹配流程與文檔信息之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，找出其中強(qiáng)關(guān)聯(lián)關(guān)系的流程組合，制作工作流智能觸發(fā)機(jī)制。

例如：在合同簽訂流程結(jié)束后，根據(jù)組織機(jī)構(gòu)中倉(cāng)儲(chǔ)管理員信息、合同內(nèi)容的經(jīng)辦人信息、到貨時(shí)間和驗(yàn)收條件，自動(dòng)觸發(fā)任務(wù)流A生成驗(yàn)收任務(wù)信息同時(shí)發(fā)送到貨驗(yàn)收任務(wù)給經(jīng)辦人和倉(cāng)庫(kù)管理員，提醒經(jīng)辦人和倉(cāng)庫(kù)管理員在時(shí)間節(jié)點(diǎn)前按照驗(yàn)收條件協(xié)同驗(yàn)收貨物;再根據(jù)實(shí)際驗(yàn)收時(shí)間、合同內(nèi)容的支付時(shí)間和支付條件，自動(dòng)觸發(fā)任務(wù)流B生成預(yù)算上報(bào)任務(wù)和任務(wù)流C生成支付任務(wù)等。以此類推，確保經(jīng)辦人在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)和規(guī)定的條件下圓滿完成管理工作，降低因時(shí)間節(jié)點(diǎn)導(dǎo)致的審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

（7）智能文檔生成。在項(xiàng)目過(guò)程資料和關(guān)鍵信息不斷積累下，能夠形成一個(gè)龐大的項(xiàng)目數(shù)據(jù)中心，而智能文檔生成就是數(shù)據(jù)應(yīng)用的一種高級(jí)應(yīng)用。例如：平臺(tái)通過(guò)抓取智能任務(wù)流信息和項(xiàng)目文檔中的關(guān)鍵信息，按照格式文檔的內(nèi)容要求和文本格式，將數(shù)據(jù)中心中的信息填入文檔的對(duì)應(yīng)位置，自動(dòng)形成一份項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告或年中工作總結(jié)，后期簡(jiǎn)單人為審核和補(bǔ)充即可使用，既提高總結(jié)類文檔的工作效率，又避免了人為失誤導(dǎo)致的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，從根本上提升文檔的編制質(zhì)量，降低因數(shù)據(jù)錯(cuò)誤導(dǎo)致的審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，如圖2。

5 成果應(yīng)用效果

本課題研究成果在瑯琊山公司進(jìn)行落地實(shí)施，通過(guò)智能數(shù)據(jù)管理技術(shù)應(yīng)用實(shí)踐，初步實(shí)現(xiàn)了文檔自動(dòng)化管理的目標(biāo)，為公司提供了安全、可靠、開放、高效的文檔管理功能，不僅方便了文檔管理的日常操作，而且避免了手工管理中的一系列錯(cuò)誤的發(fā)生，提高了辦公效率和企業(yè)文件管理的綜合水平。智能數(shù)據(jù)管理平臺(tái)逐步成為抽水蓄能電站數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理的最佳利器。經(jīng)過(guò)智能數(shù)據(jù)管理平臺(tái)一段時(shí)間運(yùn)行，系統(tǒng)已初步體現(xiàn)自動(dòng)匹配流程與文檔信息間的關(guān)聯(lián)關(guān)系的能力，能找出其中強(qiáng)關(guān)聯(lián)關(guān)系的流程組合，自動(dòng)生成工作流觸發(fā)機(jī)制。在項(xiàng)目過(guò)程資料和關(guān)鍵信息積累下，逐步形成較大的項(xiàng)目數(shù)據(jù)中心，逐步顯現(xiàn)智能文檔生成和搜索功能的強(qiáng)大效能，為實(shí)現(xiàn)“智慧型企業(yè)”打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

6 總結(jié)與展望

本課題基于智能數(shù)據(jù)管理技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)文檔智能化管理，進(jìn)行了有益的探索，由于時(shí)間與能力的局限，研究還不夠深入與全面。隨著技術(shù)與應(yīng)用的發(fā)展，將來(lái)可結(jié)合人們使用文檔的行為數(shù)據(jù)，通過(guò)大數(shù)據(jù)和人工智能的分析處理技術(shù)，提供更智能、更體貼的文檔操作體驗(yàn)。