檔案管理信息化視域下的檔案管理措施

趙麗彬

摘 要：伴隨科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，我國社會(huì)已經(jīng)步入到網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展時(shí)代，在這樣的時(shí)代背景下，各行各業(yè)的發(fā)展也越來越離不開各種信息化技術(shù)。對(duì)于檔案管理工作來說，信息化技術(shù)的運(yùn)用可在一定程度上減輕管理人員的工作壓力，并實(shí)現(xiàn)管理效率和管理質(zhì)量的提升。本文筆者就對(duì)檔案管理信息化視域下的檔案管理措施進(jìn)行了分析和研究。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 管理措施

檔案管理信息化主要強(qiáng)調(diào)的是檔案保存方式的轉(zhuǎn)變，也就是把傳統(tǒng)實(shí)體保存的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?、?shù)字化保存的檔案管理模式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的長期、完整保存，同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)檔案資源的實(shí)時(shí)共享，便于相關(guān)人員隨時(shí)查閱，使檔案資源的價(jià)值得到最大化發(fā)揮。

一、檔案管理信息化中存在的主要問題

（一）檔案管理人員的綜合素質(zhì)偏低

從當(dāng)前的現(xiàn)狀來看，我國諸多企業(yè)和單位的檔案管理人員在綜合素質(zhì)上都參差不齊，且大部分人員的專業(yè)水平都比較低，具體主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一，很多檔案管理人員是從其他崗位調(diào)到檔案管理崗位上的，屬于“半路出家”，根本不具備檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)背景，對(duì)檔案管理工作的理解也不夠到位，需要經(jīng)過較長時(shí)間的磨合才能適應(yīng)檔案管理工作崗位的要求。第二，部分管理人員缺乏工作責(zé)任感，尤其是一些年齡較大的老員工，將檔案工作看作是自身職業(yè)生涯的最后一環(huán)，抱著得過且過的心態(tài)。此類人員往往沒有足夠的熱情和精力去學(xué)習(xí)，在檔案管理信息化上更是覺得無所謂，跟自己沒有什么關(guān)系，完全沒有去主動(dòng)學(xué)習(xí)各種信息化管理技能的想法。第三，很多新引進(jìn)的青年管理人員雖然具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)與熟練的信息化管理技能，但是在實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)上往往不夠豐富，這也對(duì)檔案管理信息化發(fā)展產(chǎn)生了一定的阻礙。

（二）缺乏明確的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

在檔案管理信息化發(fā)展過程中，還未形成完整、成熟的管理制度與管理系統(tǒng)，國家檔案局對(duì)各單位的檔案管理工作大都只是進(jìn)行業(yè)務(wù)性的指導(dǎo)，對(duì)于非直屬單位的檔案管理工作者與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的考核并不具備話語權(quán)，所以，在相關(guān)管理制度與管理系統(tǒng)的構(gòu)建上只能發(fā)揮建議性的作用，缺乏行政強(qiáng)制力，再加上不同行業(yè)、不同單位在檔案工作上各有各的標(biāo)準(zhǔn)與要求，這就進(jìn)一步加大了檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的難度。

二、檔案管理信息化視域下的檔案管理措施

（一）樹立檔案信息化管理觀念

觀念是行動(dòng)的指導(dǎo)，因此，要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化工作的有效開展，首先就必須具備檔案信息化管理的觀念。檔案管理工作本質(zhì)上講屬于一項(xiàng)服務(wù)性工作，在實(shí)際開展此項(xiàng)工作的時(shí)候需要考慮到服務(wù)對(duì)象的具體需求。而在新時(shí)代背景下，檔案需求者給企業(yè)和單位的檔案管理工作提出了更高的要求，所以，檔案管理人員必須做到與時(shí)俱進(jìn)，積極更新自身的工作理念，樹立檔案信息化管理觀念，積極配合檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，并具備學(xué)習(xí)意識(shí)和創(chuàng)新思維，通過以身作則帶動(dòng)員工積極學(xué)習(xí)各種新知識(shí)和新技能。

（二）提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低對(duì)檔案管理信息化工作的順利推進(jìn)有著非常直接的影響，所以，必須注重對(duì)檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的提升。首先，必須做好管理人員的選拔工作，要求所有從事檔案管理工作的人員必須具備一定的專業(yè)知識(shí)背景和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，確保其能有效勝任檔案管理工作。其次，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，定期安排檔案管理人員參與各種專業(yè)化培訓(xùn)活動(dòng)，使其了解當(dāng)今時(shí)代各種全新的信息化管理知識(shí)，并具備熟練運(yùn)用信息化管理技能開展檔案管理工作的能力。另外，還要注重提升管理人員的服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)其工作責(zé)任感，使所有檔案管理人員都能意識(shí)到自身工作的重要性，并以積極、認(rèn)真的態(tài)度去完成工作。

（三）制定統(tǒng)一的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

首先，國家相關(guān)部門應(yīng)以自身的權(quán)力為依托，盡快出臺(tái)檔案信息化管理工作的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合實(shí)際操作中的常見問題，對(duì)行業(yè)內(nèi)各單位的管理行為進(jìn)行統(tǒng)一、有效約束，以此確保檔案管理各環(huán)節(jié)的電子數(shù)據(jù)都能實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和有效性。其次，要注重各種先進(jìn)科學(xué)技術(shù)在檔案管理信息化工作中的應(yīng)用，不斷提高管理工作的專業(yè)化水平。此外，政府還應(yīng)當(dāng)出臺(tái)相關(guān)指令和政策督促各單位配備足夠的檔案信息化管理器材。

（四）加強(qiáng)信息安全建設(shè)

信息安全是檔案管理信息化建設(shè)的基本前提，所以，必須構(gòu)建一個(gè)完善的信息安全保障體系，避免網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客攻擊等對(duì)檔案信息造成損害。另外，還要建立科學(xué)有效的監(jiān)控機(jī)制，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決網(wǎng)絡(luò)安全問題，為檔案信息資源的安全性提供保障。

三、結(jié)語

總之，檔案管理信息化是當(dāng)今時(shí)代檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)，要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)，就必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立檔案信息化管理意識(shí)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加快推進(jìn)相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，并落實(shí)好信息安全建設(shè)工作，以免出現(xiàn)檔案信息泄露、丟失等問題。

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