淺談社區(qū)檔案管理工作常見問題及對(duì)策

王菁

摘要：社區(qū)檔案管理工作是社區(qū)工作中的重要組成部分，是當(dāng)前社會(huì)的縮影。社區(qū)檔案管理工作高效開展，對(duì)社區(qū)發(fā)展以及提升基層公共服務(wù)水平有著十分重要的意義，同時(shí)還能夠拉動(dòng)我國當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。社區(qū)檔案管理工作內(nèi)容為維護(hù)社區(qū)成員生活水平、完善社區(qū)建設(shè)等。當(dāng)前在社區(qū)檔案管理工作中，出現(xiàn)了諸多問題，例如檔案丟失、檔案內(nèi)容分類混亂以及檔案管理人員缺乏專業(yè)性等，這些問題嚴(yán)重制約了社區(qū)檔案管理工作的開展。本次研究主要分為三個(gè)方面闡述，首先闡述社區(qū)檔案管理工作的重要性，其次闡述社區(qū)檔案管理工作開展中存在的問題，最后闡述提升社區(qū)檔案管理工作的有效措施，并推動(dòng)社區(qū)建設(shè)與發(fā)展。

關(guān)鍵詞：社區(qū);檔案管理;常見問題;對(duì)策

社區(qū)檔案管理是社區(qū)管理工作中十分重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)也是國家提升民眾生活質(zhì)量的重要方式。社區(qū)檔案管理工作的開展，能夠提升群眾信息查詢以及整理效率，同時(shí)還能夠有效推進(jìn)國家相關(guān)法律以及制度的落實(shí)，從而為社會(huì)問題調(diào)查提供便利。在新形勢(shì)新背景下，如何高效開展社區(qū)檔案管理工作，從而實(shí)現(xiàn)社區(qū)檔案的規(guī)范化與科學(xué)管理，是當(dāng)前急需解決的問題。

一、社區(qū)檔案管理工作的重要性

（一）提升人民生活水平及其質(zhì)量

開展社區(qū)檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)充分反映出社區(qū)居民的真實(shí)生活水平，只有保證信息的準(zhǔn)確性，當(dāng)?shù)卣拍軌蚣皶r(shí)對(duì)需要幫助的居民施以人文關(guān)懷，并給予其必要的幫助。例如針對(duì)社區(qū)中的低收入人群，每月給予補(bǔ)助，改善居民生活狀態(tài)，從而提升其生活質(zhì)量。

（二）推動(dòng)民主政治建設(shè)

社區(qū)是政府了解民眾生活狀況的一個(gè)重要途徑，社區(qū)的存在，不僅僅能夠起到一定溝通與交流的作用，同時(shí)還能夠推動(dòng)民主建設(shè)發(fā)展。社區(qū)在開展社區(qū)檔案管理工作的過程中，應(yīng)當(dāng)提升民眾的參與度，從而推動(dòng)民主政治高效開展，國家相關(guān)法律才能夠得到有效落實(shí)[1]。與此同時(shí)，社區(qū)人們自我服務(wù)意識(shí)以及自我監(jiān)督意識(shí)將不斷增強(qiáng)。

二、社區(qū)檔案管理工作開展中存在的問題

（一）檔案缺失嚴(yán)重

檔案管理工作主要內(nèi)容對(duì)為檔案資料進(jìn)行分類整理，并儲(chǔ)存，但存在大部分檔案資料的利用率較低，同時(shí)檔案資料較為瑣碎，整理過程十分繁瑣。對(duì)這部分檔案進(jìn)行整理，不僅需要花費(fèi)大量時(shí)間，還會(huì)浪費(fèi)檔案存儲(chǔ)空間，因而導(dǎo)致檔案整理工作重視程度較低。社區(qū)檔案主要為社區(qū)居民生活的相關(guān)內(nèi)容，整理工作量巨大，但由于社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不重視，使得社區(qū)檔案管理處無人監(jiān)管，最終導(dǎo)致社區(qū)管理無法落實(shí)，一部分檔案資料不完整甚至缺失。而一旦出現(xiàn)問題，需要檔案資料輔助，但由于檔案資料丟失，相關(guān)工作無法開展。

（二）檔案管理體系不完善

開展檔案管理工作，其最重要的便是將檔案進(jìn)行有序分類以及存儲(chǔ)，例如按照存放次序或者時(shí)間先后順序分類，由此能夠看出完善的檔案管理體系十分重要。若社區(qū)并未制定檔案管理體系，由于檔案資料數(shù)量眾多，種類繁雜，在分類整理時(shí)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，則喪失了檔案管理的意義，查找起來十分麻煩，浪費(fèi)大量人力與時(shí)間。

（三）社區(qū)檔案管理人員缺乏專業(yè)性

由于社區(qū)工作繁多，社區(qū)工作崗位出現(xiàn)缺編現(xiàn)象，因而導(dǎo)致每一名工作人員所需要負(fù)責(zé)的工作較多，還存在部分員工在入職前并未接受系統(tǒng)培訓(xùn)。而對(duì)社區(qū)檔案管理工作的培訓(xùn)更是不重視。在當(dāng)前社區(qū)中，存在一部分工作人員不僅僅需要負(fù)責(zé)社區(qū)經(jīng)濟(jì)管理與統(tǒng)計(jì)工作，同時(shí)還需要負(fù)責(zé)社區(qū)的綜合治理，一人負(fù)責(zé)多項(xiàng)工作的現(xiàn)象十分普遍[2]。通常檔案管理工作容易被忽視，并且檔案管理工作人員的專業(yè)性不足，因而導(dǎo)致檔案管理十分混亂，無法發(fā)揮其作用與價(jià)值。

三、提升社區(qū)檔案管理工作的有效措施

當(dāng)前社區(qū)檔案管理工作中還存在諸多問題，為推動(dòng)社區(qū)檔案管理工作更好開展，應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)措施，及時(shí)改進(jìn)工作中存在的問題，推動(dòng)社區(qū)檔案管理工作高質(zhì)量開展。

（一）提升檔案管理意識(shí)

社區(qū)檔案管理工作落實(shí)不到位，其主要原因是由于對(duì)檔案管理認(rèn)知不到位，因此只有改變錯(cuò)誤認(rèn)知，才能夠推動(dòng)檔案管理工作開展。針對(duì)這一問題，政府部門應(yīng)當(dāng)通過宣傳等方式，宣揚(yáng)檔案管理的重要性，提升社區(qū)檔案管理人員的意識(shí)。此外政府應(yīng)當(dāng)定期檢查社區(qū)檔案管理情況，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施。若發(fā)現(xiàn)檔案整理不到位以及出現(xiàn)錯(cuò)誤等情況，則應(yīng)當(dāng)給予負(fù)責(zé)人員處罰。針對(duì)檔案整理認(rèn)真全面，未出現(xiàn)錯(cuò)誤的工作人員給予獎(jiǎng)勵(lì)。只有提升檔案管理人員的意識(shí)，才能夠從根本上改善檔案丟失這一問題[3]。

完善檔案管理體系

為更好發(fā)揮檔案管理工作的作用，并為社區(qū)民眾提供高質(zhì)量的服務(wù)，因此需要完善當(dāng)前檔案管理體系，明確規(guī)定檔案分類以及歸檔范圍。首先社區(qū)應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的歸檔范圍，并且需要將所有檔案范圍納入其中，避免出現(xiàn)檔案的遺漏與丟失。其次需要對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)劃分并進(jìn)行分類，檔案管理人員依據(jù)分類，將檔案放置在恰當(dāng)?shù)奈恢谩Ｗ詈笮枰⒔∪珯n案內(nèi)容，針對(duì)出現(xiàn)變化的檔案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間修改，從而為居民提供高效的檔案管理服務(wù)。

（三）加強(qiáng)對(duì)社區(qū)檔案管理人員的培訓(xùn)

社區(qū)檔案管理人員的素質(zhì)是社區(qū)檔案管理工作高效開展的重要保證，為提升其素質(zhì)，應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面財(cái)務(wù)措施。首先需要提升社區(qū)檔案管理人員的思想，使其明確檔案管理工作的重要性，樹立正確職業(yè)理念以及為群眾服務(wù)的理念。其次社區(qū)檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)掌握社區(qū)檔案整理及歸類的工作流程，并積極學(xué)習(xí)多種先進(jìn)檔案整理方式，將其運(yùn)用在社區(qū)檔案管理工作中。最后社區(qū)應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)，使檔案管理員工具備先進(jìn)的現(xiàn)代技術(shù)以及信息化知識(shí)，提升其檔案管理技能，成為全新社區(qū)檔案管理工作者。此外社區(qū)還需要定期為檔案管理人員提供培訓(xùn)，提升管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)以及業(yè)務(wù)能力，推動(dòng)社區(qū)檔案管理工作高效開展[4]。

結(jié)束語：社區(qū)檔案管理工作是社區(qū)管理工作的重要部分，在提升人民生活質(zhì)量的同時(shí)，推動(dòng)民主政治建設(shè)。但當(dāng)前社區(qū)檔案管理工作中出現(xiàn)了諸多問題，嚴(yán)重制約檔案管理工作開展，針對(duì)這一問題，社區(qū)應(yīng)當(dāng)提升檔案管理意識(shí)、完善檔案管理體系以及加強(qiáng)對(duì)社區(qū)檔案管理人員的培訓(xùn)，充分發(fā)揮出社區(qū)檔案管理之優(yōu)勢(shì)。

參考文獻(xiàn)：

[1]張曉紅. 社區(qū)檔案管理工作常見問題及對(duì)策[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2019，（09）：81.

[2]黃瑾. 社區(qū)檔案管理工作問題及對(duì)策研究[J]. 科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2018，15（29）：121+123.

[3]孫一鳴. 社區(qū)檔案管理工作常見問題及對(duì)策[J]. 科技資訊，2017，15（05）：136-137.

[4]錢海峰. 社區(qū)檔案管理工作的現(xiàn)狀、問題及對(duì)策[J]. 北京檔案，2016，（06）：30-33.