從企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)貫標(biāo)實例分析管理者代表的重要性

王磊　許淞瑞

摘要：本文基于企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)貫標(biāo)實例分析管理者代表在體系建立/運行過程中的重要性，并分析了管理者代表的選擇要點和如何正確履行自身職責(zé)，對于企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理體系工作有著積極意義。

關(guān)鍵詞：知識產(chǎn)權(quán)管理體系? 管理者代表? 案例分析

引言

1.1 管理者代表的來源及發(fā)展歷程

“管理者代表”（Management Representative）這一職位名稱是ISO9000標(biāo)準(zhǔn)的專用名詞，它特指推行ISO9000的組織中主管質(zhì)量管理體系的高層管理人員。

ISO9001：2000中對管理者代表的規(guī)定為：

管理者代表

該條要求：最高管理者應(yīng)指定一名管理者，無論該成員在其他方面的職責(zé)如何，應(yīng)具有以下方面的職責(zé)和權(quán)限：a）確保質(zhì)量管理體系所需的過程得到建立、實施和保持;b）向最高管理者報告質(zhì)量管理體系的業(yè)績和任何改進(jìn)的需求;c）確保在整個組織內(nèi)提高對顧客要求的意識。

注：管理者代表的職責(zé)可包括與質(zhì)量管理體系有關(guān)事宜的外部聯(lián)絡(luò)。

ISO9001：2008對管理者代表有了新的要求，將“最高管理者應(yīng)指定一名管理者”修改為“最高管理者應(yīng)指定一名該組織的管理者”，即新標(biāo)準(zhǔn)要求管理者代表應(yīng)是組織內(nèi)的下屬員工或合同制的全日制員工（不可兼職）。

ISO9001：2015取消了“管理者代表”這一特有的職位，轉(zhuǎn)而將其職責(zé)并入到最高管理者的職責(zé)當(dāng)中，條款如下：

組織的崗位、職責(zé)和權(quán)限

該條要求：最高管理者應(yīng)確保組織內(nèi)相關(guān)的職責(zé)、權(quán)限得到規(guī)定、溝通和理解。最高管理者應(yīng)該規(guī)定職責(zé)和權(quán)限：a）確保質(zhì)量管理體系符合本標(biāo)準(zhǔn)的要求;b）確保過程相互作用并產(chǎn)生預(yù)期輸出;c）向最高管理者報告質(zhì)量管理體系的績效，改進(jìn)的機會，以及需要的改變或創(chuàng)新;d）確保在整個組織內(nèi)提高顧客關(guān)注度。

從管理者代表在標(biāo)準(zhǔn)中的修改過程可以看出，對管理者代表的職責(zé)和級別要求越來越高。

1.2 《規(guī)范》條款要求

《企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理規(guī)范》（GB/T 29490-2013）（以下簡稱“規(guī)范”）對管理者代表也有相應(yīng)的要求：

最高管理者應(yīng)在企業(yè)最高管理層中指定專人作為管理者代表，授權(quán)其承擔(dān)以下職責(zé)：a） 確保知識產(chǎn)權(quán)管理體系的建立、實施和保持;b） 向最高管理者報告知識產(chǎn)權(quán)管理績效和改進(jìn)需求;c） 確保全體員工對知識產(chǎn)權(quán)方針和目標(biāo)的理解;d） 落實知識產(chǎn)權(quán)管理體系運行和改進(jìn)需要的各項資源;e） 確保知識產(chǎn)權(quán)外部溝通的有效性。

從條款要求可以看出，第一，管理者代表必須由最高管理者從最高管理層中指定;第二，管理者代表需要承擔(dān)五項具體職責(zé)。

2.案情回顧

2.1 企業(yè)概況

某企業(yè)是一家集設(shè)計、研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)為一體的某行業(yè)高端品牌公司，于2012年首次通過質(zhì)量管理體系的認(rèn)證，并于2017年進(jìn)行了質(zhì)量、環(huán)境和中國職業(yè)健康安全管理三大體系的融合。

2.2 組織架構(gòu)

該公司在知識產(chǎn)權(quán)管理體系建立的過程中，由總經(jīng)理在中層管理者中任命一名管理者代表，公司還設(shè)有知識產(chǎn)權(quán)管理部、研發(fā)部、采購部、生產(chǎn)部、銷售部、人力資源部和財務(wù)部，其中銷售部和財務(wù)部由總經(jīng)理直接分管。

2.3 “貫標(biāo)”實例要點

該管理者代表為公司原某部門的部長，在公司內(nèi)部屬于中層管理者，而財務(wù)部和銷售部由總經(jīng)理直接分管，部門負(fù)責(zé)人級別高于管理者代表，另外管理者代表知識產(chǎn)權(quán)知識和經(jīng)驗均不足。貫標(biāo)實施過程中，由管理者代表主持召開啟動會，未邀請最高管理者參加，管理者代表的權(quán)限和協(xié)調(diào)能力不足，導(dǎo)致啟動會的召開未引起員工的重視;體系建立/運行過程中，由于知識產(chǎn)權(quán)方面經(jīng)驗不足，大部分工作都交給知識產(chǎn)權(quán)管理部門的員工，該部門員工只能完成知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件工作，無法協(xié)調(diào)其他部門資源，導(dǎo)致其他部門任務(wù)沒有順利完成，貫標(biāo)工作一度無法按照計劃推進(jìn);在內(nèi)部審核過程中，銷售部和財務(wù)部的負(fù)責(zé)人未參加審核，相關(guān)人員也未對審核中出現(xiàn)的不符合項進(jìn)行及時修改;管理評審過程中，總經(jīng)理雖然主持召開了會議，但是流于形式，沒有就體系建立/運行過程中出現(xiàn)的問題和后續(xù)改進(jìn)建議進(jìn)行統(tǒng)一安排;審核認(rèn)證過程中，審核組提出較多不符合項，大多數(shù)由銷售部門負(fù)責(zé)，花費了大量的時間和精力才整改完成。

3.案例分析

通過該案例可以看出，該企業(yè)貫標(biāo)工作推進(jìn)困難，主要有兩方面：一是總經(jīng)理未在最高管理層中任命管理者代表，管理者代表不足以勝任其職責(zé);二是管理者代表本身知識產(chǎn)權(quán)能力和協(xié)調(diào)能力不足，未積極履行自己的職責(zé)。下面就如何選擇合適的管理者代表及其如何正確履行自身職責(zé)提出一些建議：

選擇管理者代表可從以下方面考慮：

（1）管理者代表應(yīng)由最高管理者來指定，并應(yīng)是最高管理層中的人員，確保其有足夠的權(quán)限推動體系的進(jìn)展、協(xié)調(diào)各部門工作;

（2）管理者代表應(yīng)該具備相應(yīng)的協(xié)調(diào)和管理能力，確保能夠協(xié)調(diào)涉及知識產(chǎn)權(quán)管理體系的各相關(guān)職能部門做好知識產(chǎn)權(quán)管理工作，管理、協(xié)調(diào)和推動體系正常運行。

（3）管理者代表應(yīng)具備相應(yīng)的知識產(chǎn)權(quán)專業(yè)技能或者體系工作經(jīng)驗，確保知識產(chǎn)權(quán)管理體系建立/運行過程中能夠?qū)Τ霈F(xiàn)的問題及時給予指導(dǎo)，并采取正確的處理措施。

管理者代表履行自身職責(zé)可從以下幾方面考慮：

（1）建立、實施和保持知識產(chǎn)權(quán)管理體系。通過調(diào)查診斷，充分了解企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)的真實狀況、優(yōu)勢、存在的問題等，以標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)的實際情況，建立符合企業(yè)實際的知識產(chǎn)權(quán)體系。

（2）提高全員意識。組織全員培訓(xùn)，通過文件、現(xiàn)場培訓(xùn)、定期會議等多種形式對員工進(jìn)行知識產(chǎn)權(quán)意識和專業(yè)技能培訓(xùn)，在確保全體員工對知識產(chǎn)權(quán)方針和目標(biāo)的理解上，也為體系運行的有效性提供人員基礎(chǔ)。

（3）落實各項資源。在最高管理者的支持下，落實好體系運行和改進(jìn)過程中需要的人力、物力、財力等各項資源，支撐體系順暢運行。

（4）確保知識產(chǎn)權(quán)外部溝通的有效性。主動提升公關(guān)能力，代表企業(yè)處理好與外部知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)單位的溝通合作。

4.結(jié)論

通過以上案例分析可以看出，管理者代表是企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)體系組織架構(gòu)中非常重要的角色，管理者代表的級別、職責(zé)和權(quán)限以及是否能夠履行自己的職責(zé)，都會影響到企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理體系貫標(biāo)工作的正常實施。同時，從ISO9001：2015標(biāo)準(zhǔn)中將取消“管理者代表”的說法，將其合并到最高管理者代表的職責(zé)中也可以看出管理者代表的級別越高越有利于體系工作的實施。

參考文獻(xiàn)

[1] 成胤，楊麗萍.企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)貫標(biāo)三部曲[M].北京：知識產(chǎn)權(quán)出版社，2018：151-155.

許淞瑞對本文的貢獻(xiàn)與第一作者等同。