職業(yè)院校信息化檔案管理工作的創(chuàng)新

李紅霞

摘要：職業(yè)院校的檔案管理工作受信息技術(shù)發(fā)展的影響，逐漸向深入信息化的方向發(fā)展。在當(dāng)前信息化社會(huì)下，高職院校檔案管理要加快信息化建設(shè)，適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展需要運(yùn)用信息技術(shù)管理職業(yè)院校的檔案，有助于檔案管理準(zhǔn)確性的提高。職業(yè)院校檔案信息化工作的推進(jìn)要努力爭取院校領(lǐng)導(dǎo)的支持，增加資源投入，完善檔案信息管理規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校;信息化;檔案管理;創(chuàng)新

引言 檔案工作是學(xué)院管理工作的重要環(huán)節(jié)，它真實(shí)記錄了學(xué)院教學(xué)成果、辦學(xué)歷史，以及社會(huì)價(jià)值，反映了辦學(xué)以來生源信息、就業(yè)趨勢，為學(xué)院的重大決策、方向選擇做導(dǎo)向。因此，學(xué)院檔案管理信息化程度的高低，對未來發(fā)展意義深遠(yuǎn)。近些年，隨著高職院校在教育事業(yè)中迅猛提升，檔案工作作為高職院校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作，檔案工作的管理水平隨之得到重視和顯著提升.然而，在高校檔案信息化水平較弱的情況下，檔案管理工作也面臨許多新問題.在高校檔案評估工作中，就如何提升電子檔案信息化的管理水平進(jìn)行綜合分析和研究，通過有效措施不斷改進(jìn)現(xiàn)有的檔案工作思路，為高職院校的檔案工作更好發(fā)展起到積極作用.

一.目前學(xué)院檔案管理信息化的現(xiàn)狀

1.管理設(shè)備陳舊

受資金投入不足的影響，致使缺少一套科學(xué)的檔案管理軟件和先進(jìn)設(shè)備配置，束縛了檔案信息化工作的有效開展，阻礙了學(xué)院數(shù)字化校園發(fā)展的步伐。

2.檔案信息化認(rèn)識(shí)尚淺

檔案信息化是一個(gè)由傳統(tǒng)的人工操作處理改變?yōu)橛?jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)處理的轉(zhuǎn)變過程，而實(shí)際操作中檔案管理仍舊以紙質(zhì)檔案手工管理的模式在進(jìn)行，不僅造成了檔案管理工作上的混亂，而且還影響檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)環(huán)節(jié)。

3.從業(yè)人員的綜合素質(zhì)亟待提高

學(xué)院雖然為檔案部門不同程度地配備了計(jì)算機(jī)、連接了校園網(wǎng)。但數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用到實(shí)際工作中程度并不高。檔案工作人員只是對檔案的標(biāo)題、目錄等基本信息完成了數(shù)字化工作，真正的檔案無紙化、數(shù)字化沒有有效體現(xiàn)出來，針對檔案的具體內(nèi)容無法快速、準(zhǔn)確查找。

4.檔案信息安全狀況令人擔(dān)憂

在當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)信息化快速發(fā)展時(shí)期，電子檔案信息多出現(xiàn)不同程度上的泄露，因此如何維護(hù)電子檔案信息的安全始終是我們需要關(guān)注的重點(diǎn)。

二.實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的措施

1.加大設(shè)備投入

加強(qiáng)學(xué)校檔案管理部門的基礎(chǔ)建設(shè)，真正實(shí)現(xiàn)學(xué)院檔案管理信息化，擺脫傳統(tǒng)的公文處理方式。改變這一現(xiàn)狀的必要措施：一是學(xué)院可以和專業(yè)公司合作開發(fā)一套適用于學(xué)院本身的檔案資料處理軟件，軟件要能夠滿足檔案資料的數(shù)據(jù)處理、整理編目、檢索查閱、幫助實(shí)體辦理、安全維護(hù)等基本管理。從文件資料的形成開始就應(yīng)用計(jì)算機(jī)處理系統(tǒng)進(jìn)行辦理，完成文件的撰寫、簽發(fā)、登記、發(fā)放、歸檔、編制目錄、查閱、歸還等處理全過程。使文件材料從形成到檔案管理有機(jī)結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、一體化。二是為了使檔案信息化更加完善，檔案管理部門應(yīng)把紙質(zhì)檔案和電子檔案同步保存，便于今后通過計(jì)算機(jī)讀取，減少原件的使用頻率，有效地延長檔案原件的完整性和壽命。三是通過校園網(wǎng)、辦公軟件連接，改變檔案利用方式的局限性，豐富利用形式，提高檢索利用效率，更好地服務(wù)于教學(xué)工作。

2.更新觀念，緊跟時(shí)代步伐

檔案管理信息化是一項(xiàng)持久、繁雜的工作，信息化的構(gòu)建不是單靠檔案管理一個(gè)部門就可以完成的，檔案資料形成部門一定要積極支持配合，嚴(yán)格遵照檔案管理部門明確規(guī)定的電子文件歸檔時(shí)間、范圍、以及版本格式歸檔。檔案管理人員在接收檔案資料時(shí)應(yīng)進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，處理電子文件時(shí)要注意避免轉(zhuǎn)換過程當(dāng)中的信息失真，實(shí)時(shí)做好備份，并按期進(jìn)行信息更新。

3.加大力度對檔案管理信息化人才培養(yǎng)

檔案管理信息化以及檔案信息安全維護(hù)都是要靠人來完成，人才是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的重要保證。由于電子檔案和紙質(zhì)檔案管理方式截然不同，使得信息化的管理對從業(yè)人員的技術(shù)水平有了更高的要求。因此，加大檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)是惟一途徑。通過對現(xiàn)有檔案人員有針對性地進(jìn)行檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，繼續(xù)教育培訓(xùn)，和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)加深，把他們培養(yǎng)成為檔案知識(shí)、計(jì)算機(jī)管理知識(shí)、信息安全等知識(shí)于一體的高端人才，來引領(lǐng)檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展?；蜻x調(diào)既掌握檔案管理又懂得信息處理方面的復(fù)合型人才充實(shí)到檔案管理崗位上來，以保證檔案管理工作專業(yè)化、規(guī)范化，保證檔案信息安全。

4.提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

在檔案工作當(dāng)中，檔案管理人員應(yīng)積極主動(dòng)地參與檔案信息化建設(shè)，建設(shè)起一支專業(yè)性較強(qiáng)、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的高素質(zhì)人才團(tuán)隊(duì)，是高校檔案信息化建設(shè)的工作重點(diǎn)之一，高校應(yīng)建立起良好的人才培養(yǎng)機(jī)制，致力于打造一支專業(yè)性較強(qiáng)、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人才團(tuán)隊(duì)。第一，檔案人員的職業(yè)道德建設(shè)。檔案工作由于涉及的機(jī)密文件和資料較多，所以從業(yè)人員必須具備較強(qiáng)的保密意識(shí)，應(yīng)該持續(xù)提升自身的政治理論素養(yǎng)，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的檔案保密的管理制度，對于機(jī)密檔案的內(nèi)容必須嚴(yán)格保密。作為一種具有較強(qiáng)服務(wù)性的檔案工作，要求工作人員建立起良好的服務(wù)意識(shí)。提供給用戶優(yōu)質(zhì)與貼心的服務(wù)。同時(shí)檔案工作也是一種細(xì)致性工作，要求工作人員在實(shí)際工作當(dāng)中，工作態(tài)度認(rèn)真細(xì)致。檔案工作作為一種講求奉獻(xiàn)精神的工作，要求工作人員在實(shí)際工作當(dāng)中做到愛崗奉獻(xiàn)。第二，檔案人員的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)。當(dāng)前的檔案管理已經(jīng)遞進(jìn)到了專業(yè)化的層次，要求工作人員既要掌握檔案理論專業(yè)知識(shí)，也應(yīng)該掌握必要的文字應(yīng)用能力、數(shù)字化應(yīng)用能力等。

5.提升數(shù)字檔案信息的安全性

在檔案信息化過程當(dāng)中所形成的數(shù)字信息，應(yīng)注重其安全性。一為長期性保存。通常而言，檔案利用者僅只是注重于便捷使用檔案數(shù)字信息，卻忽視了長期性保存檔案信息。因此，檔案工作者的工作重點(diǎn)有以下三點(diǎn)：一為預(yù)防產(chǎn)生檔案數(shù)字信息的消失。應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)地學(xué)習(xí)最新的信息技術(shù)，并對存儲(chǔ)方式適時(shí)進(jìn)行研究，尋找運(yùn)行良好的方式，備份存儲(chǔ)所有的數(shù)字信息資料。二為預(yù)防由網(wǎng)絡(luò)傳播的計(jì)算機(jī)病毒、預(yù)防網(wǎng)絡(luò)黑客入侵信息資源。置之于校園局域網(wǎng)以及社會(huì)公共大網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，為了加強(qiáng)自身的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全，應(yīng)強(qiáng)化相關(guān)管理制度，檔案管理人員上網(wǎng)時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度與規(guī)定操作，養(yǎng)成良好的計(jì)算機(jī)應(yīng)用習(xí)慣。有效防范各種形式的計(jì)算機(jī)病毒感染以及黑客惡意攻擊。可充分應(yīng)用多重設(shè)密的安全技術(shù)，并備份應(yīng)用備用系統(tǒng)，即使主應(yīng)用系統(tǒng)失效或產(chǎn)生故障，確保備用系統(tǒng)正常使用。三為設(shè)置限制訪問權(quán)限。在使用者進(jìn)行登錄時(shí)應(yīng)驗(yàn)證使用者的身份，按照檔案的保密層級的不同，來劃分并確定不同用戶的訪問保密層級檔案的權(quán)限。

結(jié)束語：檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期而艱巨的工作，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，內(nèi)容廣泛，涉及數(shù)據(jù)的整理、建設(shè)、開發(fā)利用，相關(guān)人才的培養(yǎng)，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定等等。在高校檔案信息化建設(shè)過程中，須認(rèn)清形勢，結(jié)合本校的實(shí)際情況，從多方面入手，改變傳統(tǒng)的檔案發(fā)展管理理念，樹立新的觀念，加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)，加大資金投入，優(yōu)化檔案整體系統(tǒng)的各個(gè)結(jié)構(gòu)，這樣檔案信息化建設(shè)才能穩(wěn)步、高效地推進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 陳瑞珠.高職院校檔案管理信息化芻議[J];福建教育學(xué)院學(xué)報(bào);2014年04期

[2] 段紅艷.簡論高職院校檔案管理信息化的建設(shè)要點(diǎn)[J];劍南文學(xué)（經(jīng)典教苑）;2012年11期

（作者單位：菏澤職業(yè)學(xué)院 ?山東省菏澤市）