新時期企業(yè)檔案工作人員核心能力建設

摘 要：企業(yè)檔案“管理”與“利用”是企業(yè)檔案工作的兩個重點，企業(yè)檔案管理更多是指遵循檔案管理相關基礎理論和規(guī)律，貫徹國家和上級單位相關要求，維護歷史記錄的安全性和完整性;企業(yè)檔案利用更多的是從利用者的角度出發(fā)，挖掘檔案的價值，發(fā)揮原始信息的憑證和參考作用，為經濟建設和文化事業(yè)服務。正確認識企業(yè)檔案“管”與“用”之間的關系是做好企業(yè)檔案管理，進行企業(yè)檔案管理人員能力建設的基礎。

關鍵字：企業(yè)檔案;檔案人員;檔案管理能力

一、企業(yè)檔案工作人員核心能力

1.企業(yè)檔案管理

企業(yè)檔案管理的對象是檔案，企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和，其構成是以科學技術檔案為主體，包括計劃統(tǒng)計、經營銷售、物資供應、財務管理、勞動工資、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團工作等方面檔案。企業(yè)檔案管理是指企業(yè)檔案工作人員按照國家、行業(yè)、企業(yè)檔案管理規(guī)定，對企業(yè)經營管理、生產科研等活動中產生的紙質、電子、實物等各類檔案實體進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作，進而維護企業(yè)經營發(fā)展歷史記錄的完整性、系統(tǒng)性、安全性與可用性，企業(yè)檔案的“管”與“用”是現代企業(yè)檔案工作的基礎，是企業(yè)檔案工作順利開展的保障，也是檔案工作人員最基本的能力。

2.企業(yè)檔案利用

企業(yè)檔案服務的對象是企業(yè)檔案利用者，檔案利用是檔案利用者通過檔案系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足檔案利用者需求的過程，是檔案管理的最終環(huán)節(jié)。企業(yè)檔案利用工作，是指企業(yè)檔案部門為滿足企業(yè)經營發(fā)展的利用需要，為企業(yè)工作人員提供各種形式的文檔利用。開展檔案利用，服務企業(yè)發(fā)展是企業(yè)檔案工作的最終目的，新時期檔案利用在企業(yè)檔案工作中處于中心環(huán)節(jié)，占有突出地位，充分認識到企業(yè)檔案利用的重要性，為企業(yè)檔案利用服務，也是企業(yè)檔案工作人員的重要的能力。

二、企業(yè)檔案管理與利用之間的關系

1.企業(yè)檔案管理與利用的正相關關系

企業(yè)檔案管理與利用之間存在正相關關系。企業(yè)檔案管理是企業(yè)利用檔案、發(fā)掘檔案價值、服務企業(yè)發(fā)展的基礎，做好企業(yè)檔案管理工作才能更好的提供檔案利用。企業(yè)對檔案需求的滿足程度取決于企業(yè)檔案管理水平的不斷提高，企業(yè)檔案管理水平則要適應企業(yè)不斷增長的檔案利用需求。

2.企業(yè)檔案管理與利用的矛盾關系。企業(yè)檔案管理與利用之間存在著矛盾關系。企業(yè)檔案管理的對象是檔案，企業(yè)檔案的服務對象是企業(yè)檔案的利用者，企業(yè)檔案管理與利用所要解決的基本矛盾即是企業(yè)檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與企業(yè)利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質、專指、廣泛之間的矛盾。企業(yè)檔案的管理與利用二者之間處在從不適應到適應的不斷矛盾過程中，從而推動檔案管理工作向前發(fā)展。從企業(yè)檔案管理的發(fā)展歷程來看，企業(yè)檔案管理通常由非獨立部門到獨立部門、由檔案簡單管理到深層次的開發(fā)利用、由傳統(tǒng)的經驗管理到現代科學管理、由傳統(tǒng)手工管理到計算機智能管理而發(fā)展的。

三、提高企業(yè)檔案工作人員核心能力

正確認識企業(yè)檔案“管”與“用”之間既相互促進又相互矛盾的關系，做好企業(yè)檔案的管理利用，需要解決三個方面的問題。一是企業(yè)檔案管理前端，企業(yè)檔案管理人員需要掌握檔案管理基礎理論，方法以及國家法規(guī)標準;二是企業(yè)檔案管理后端，企業(yè)檔案管理人員需要深入本單位核心業(yè)務，了解用戶切身需求;最后企業(yè)檔案“管”與“用”的中間，就是企業(yè)檔案人員的橋梁作用，新時期企業(yè)檔案工作人員需要在做好傳統(tǒng)業(yè)務基礎上，搭建檔案管理者與檔案利用者之間的平臺，傳遞文檔價值，這個環(huán)節(jié)，尤其需要運用到信息化相關手段，提高文檔服務的現代化、標準化和流程化，提升檔案用戶的體驗與滿意度。

1.前端：檔案管理基礎知識

（1）掌握企業(yè)檔案管理理論。解決檔案“管理”與“利用”之間的矛盾，企業(yè)檔案人員必須學習了解檔案管理的相關理論。檔案管理理論最基本包括“來源原則”“文件生命周期理論”“檔案鑒定理論”等?！皝碓丛瓌t”要求企業(yè)檔案管理人員按照企業(yè)檔案的來源進行整理分類，保持同一來源的檔案不可分散、不同來源的檔案不得混淆的整理原則，以方便企業(yè)檔案的保管利用;“文件生命周期理論”需要企業(yè)檔案工作人員準確把握企業(yè)文檔從最初形成到最終銷毀或最終永久保存的這一動態(tài)過程，實現企業(yè)文檔管理的高效化，以利于企業(yè)檔案的保管利用;“檔案鑒定理論”需要企業(yè)檔案工作人員對企業(yè)檔案的價值進行整理和判定，挑選有價值的企業(yè)檔案進行保存，對無價值的企業(yè)檔案進行銷毀，最終實現有價值企業(yè)檔案的管理。

（2）了解企業(yè)檔案標準制度。解決檔案“管理”與“利用”之間的矛盾，新時期企業(yè)檔案人員必須深入學習了解相關企業(yè)檔案管理規(guī)范標準。企業(yè)檔案管理法律規(guī)范可以分為檔案法律、相關檔案管理的國家標準（GB）、檔案行業(yè)管理標準規(guī)范（DA）以及企業(yè)自身檔案管理標準（如下表：核電企業(yè)檔案管理參照的上級標準規(guī)范）。企業(yè)檔案工作人員在企業(yè)檔案管理中，除基礎的檔案業(yè)務知識，需從國家法律、國家標準、行業(yè)標準以及企業(yè)集團制度等方面的規(guī)范學習，提升自己對企業(yè)管理利用的總體把握，在達到制度規(guī)定的標準下，實現企業(yè)檔案保管、利用之間的平衡。

制度層級 相關制度

國家法律 《中華人民共和國檔案法》

國家標準 《重大建設項目檔案驗收辦法》、《建設項目檔案管理規(guī)范》等

行業(yè)標準 《核電文件檔案管理要求》、《核電檔案分類準則及編碼規(guī)則》等

集團/中國核電制度 《中核集團檔案工作管理規(guī)定》、《基本建設項目檔案管理辦法》等

2.中間：企業(yè)檔案保管利用的平臺、渠道

（1）熟悉企業(yè)檔案業(yè)務。解決檔案“管理”與“利用”之間的矛盾，企業(yè)檔案人員必須熟悉企業(yè)檔案管理的相關業(yè)務，進而實現企業(yè)檔案的管理利用。企業(yè)檔案管理業(yè)務以企業(yè)檔案保管利用為中心開展，包括本企業(yè)檔案管理的綜合規(guī)劃、檔案收集整理、檔案保管維護修復、檔案資源開發(fā)利用以及電子文檔管理等（如下表）。

企業(yè)檔案管理業(yè)務

企業(yè)檔案管理的綜合規(guī)劃 企業(yè)檔案管理制度制定;企業(yè)檔案人才培養(yǎng)、調查統(tǒng)計、檔案績效評估等;文書、科技、工程等各類檔案業(yè)務流程整合;與相關單位檔案工作交流學習

收集整理檔案 文件、檔案分類體與保管期限制定;企業(yè)各類載體檔案收集;企業(yè)檔案的分類編目;檔案價值鑒定與銷毀

保管維護檔案 檔案庫房環(huán)境;檔案設備設施布置;檔案修復整理;檔案保存與容災

檔案利用 檔案線上、線下查閱、利用;檔案編研;檔案展覽;企業(yè)圖情信息資源咨詢

電子文檔管理 電子檔案鑒定、清理、備份、保存、銷毀、安全管理等

（2）制定本單位企業(yè)檔案管理業(yè)務標準。解決檔案“管理”與“利用”之間的矛盾，企業(yè)檔案人員必須制定本單位企業(yè)檔案管理的業(yè)務標準制度。無規(guī)矩不成方圓，企業(yè)檔案管理利用工作的開展，需要相關標準制度進行規(guī)范。企業(yè)檔案工作人員應以企業(yè)檔案管理利用為核心，制定包括企業(yè)文檔工作大綱、文檔制度（文件管理、檔案管理、文檔資源開發(fā)利用、科技情報管理等制度）、工作細則（檔案庫房管理、文檔數字化、聲像檔案管理等）以及文檔工作規(guī)范（文檔元數據、電子文件技術規(guī)范等）等相關制度。

（3）了解企業(yè)檔案利用需求。解決檔案“管理”與“利用”之間的矛盾，企業(yè)檔案工作者必須了解企業(yè)檔案的利用需求。檔案利用是企業(yè)檔案管理環(huán)節(jié)的最終過程，企業(yè)各業(yè)務部門、專兼職檔案工作人員為檔案所作的一切努力最終目的就是為企業(yè)利用檔案提供服務。企業(yè)檔案工作的開展應以企業(yè)檔案利用需求為基礎開展，脫離檔案利用，企業(yè)檔案管理工作就是無根之木。

3.后端：保障企業(yè)檔案的利用

（1）加強企業(yè)檔案管理的信息化。解決檔案“管理”與“利用”之間的矛盾，企業(yè)檔案工作者需要加強企業(yè)文檔工作的信息化。新時期在檔案管理過程中，要全面應用現代網絡技術，對企業(yè)各類型檔案進行數字化管理，并依托網絡提供在線利用。新時期企業(yè)檔案管理的模式已逐漸從傳統(tǒng)以檔案實體保管和利用轉向檔案信息的數字化存儲和檔案資源的開發(fā)利用并提供服務。企業(yè)檔案管理的信息化是拓寬檔案利用途徑的基礎，深度挖掘企業(yè)文檔資源，為企業(yè)發(fā)展提供知識支撐，必須不斷加強企業(yè)的信息化管理能力。

（2）搭建企業(yè)檔案信息利用平臺。解決檔案“管理”與“利用”之間的矛盾，新時期企業(yè)檔案工作者要完善企業(yè)檔案信息服務平臺建設，搭建檔案管理與利用之間的橋梁?，F代技術的發(fā)展應用也為檔案利用提供了多樣化的途徑，企業(yè)文檔部門可根據實際情況提供包括文檔系統(tǒng)在線查詢、閱覽室查閱、電話、郵件、公司網站主頁、文印室等多種途徑。隨著計算機網絡技術在文檔工作領域的應用，通過文檔管理系統(tǒng)實現檔案在線檢索、查閱、下載是企業(yè)檔案利用的主要途徑，同時，針對紙質檔案借閱可以通過公司閱覽室、文印室等途徑查看。

（3）做好企業(yè)檔案信息資源開發(fā)服務。解決檔案“管理”與“利用”之間的矛盾，企業(yè)檔案人員需要做好企業(yè)檔案信息資源的利用，挖掘企業(yè)檔案的隱藏價值，為企業(yè)發(fā)展提供知識服務。傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理過程中，歸檔入庫時文檔生命周期的結束，但檔案作為企業(yè)發(fā)展的重要見證，同時蘊藏著重要的企業(yè)信息資源可為企業(yè)經營發(fā)展提供支撐，現代企業(yè)要求檔案工作者貼合企業(yè)經營管理活動的需求去思考企業(yè)檔案信息資源開發(fā)工作，實現企業(yè)檔案資源的主動開發(fā)而非被動利用，使企業(yè)檔案資源成為真正的智力資源，不斷提高開發(fā)的廣度和深度。

綜上，隨著企業(yè)的經營發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作者需要正確認識檔案“管”與“用”之間的關系，提升自己檔案管理的業(yè)務知識水平，深入挖掘企業(yè)檔案的隱藏價值，在做好檔案見證的同時，為企業(yè)經營業(yè)務發(fā)展提供知識資源。

參考文獻：

[1]王麗.現代企業(yè)檔案管理工作探析[J].黑龍江檔案，2012（06）.

[2]楊 揚.濟南市事業(yè)單位檔案管理問題及對策研究[D].陜西師范大學，2018

作者簡介：張軍帥（1995-），中核國電漳州能源有限公司信息文檔處。