“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下中學(xué)文書檔案管理工作探析

摘 要：在科技的引領(lǐng)下，信息技術(shù)獲得前所未有的發(fā)展機(jī)會(huì)，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代勢(shì)不可擋，信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在各行各業(yè)。立足檔案體系，文書檔案是不可或缺的內(nèi)容，其在中學(xué)發(fā)展建設(shè)中占據(jù)重要地位，強(qiáng)化了對(duì)學(xué)校發(fā)展歷程的真實(shí)記錄。為此，要發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的優(yōu)勢(shì)，重視研究中學(xué)文書檔案管理工作實(shí)踐，分析其存在的不足，構(gòu)建解決策略，有效提高中學(xué)文書檔案管理水平，更好服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展建設(shè)。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”;中學(xué);文書檔案;管理

前言

文書檔案是學(xué)校檔案重要構(gòu)成，事關(guān)學(xué)校教育與教學(xué)。目前，信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)被廣泛認(rèn)可，中學(xué)文書檔案管理工作也積極引入。面對(duì) “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，中學(xué)文書檔案管理工作要積極探索發(fā)展全新的發(fā)展模式與發(fā)展方向，強(qiáng)化管理效率的提升，為學(xué)校事業(yè)的穩(wěn)定與健康發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下中學(xué)文書檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值

1.文書檔案查詢與調(diào)取功能更加突出

針對(duì)中學(xué)時(shí)期的文書檔案，其作用主要體現(xiàn)在信息的查詢以及研究領(lǐng)域。中學(xué)文書檔案與學(xué)校發(fā)展具有同步性，學(xué)校的發(fā)展與進(jìn)步是檔案豐富的根本原因。進(jìn)入信息時(shí)代，學(xué)校發(fā)展迅速，檔案資料的規(guī)模不斷增大，涉獵范圍更廣。為了更好發(fā)揮文件資料的價(jià)值，需要以文書檔案為手段，進(jìn)行快捷高效的查詢與調(diào)取。

基于此，文書檔案對(duì)于學(xué)校發(fā)展具有重要作用，在信息調(diào)取與查詢方面的功能更加突出。

2.文書檔案原始憑證記錄功能備受關(guān)注

對(duì)于學(xué)校文書檔案而言，結(jié)合檔案管理規(guī)定，需要向檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行移交，實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理的目的，目的是為其原始憑證作用的發(fā)揮提供保障，促進(jìn)文書檔案管理向著規(guī)范化與制度化的方向發(fā)展。隨著新教改的推進(jìn)，中學(xué)資料規(guī)模擴(kuò)大，同時(shí)，逐年遞增成為趨勢(shì)。因此，在改革進(jìn)程中，需要借助資料進(jìn)行呈現(xiàn)與記錄，以便全面記載學(xué)校在新時(shí)期的發(fā)展動(dòng)態(tài)，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校不同階段變化的客觀呈現(xiàn)。也就是說(shuō)，文書檔案更顯見(jiàn)證性的作用，真實(shí)性與可靠性是其突出特征。

3.文書檔案促進(jìn)學(xué)校事業(yè)持續(xù)可持續(xù)發(fā)展

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，中學(xué)呈現(xiàn)較快的發(fā)展趨勢(shì)，尤其是在育人、管理以及科研方面都獲得成果，進(jìn)步較大，更多內(nèi)容都記錄在文書檔案中，更好發(fā)揮檔案回顧歷史、記錄當(dāng)下以及指導(dǎo)未來(lái)的作用，為學(xué)校適應(yīng)信息社會(huì)提供重要參考作用， 促使學(xué)校的發(fā)展能夠保持與時(shí)代同步性，合理進(jìn)行規(guī)劃，為可持續(xù)發(fā)展提供更具價(jià)值的信息支撐。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下中學(xué)文書檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.缺乏對(duì)文書檔案管理的深刻認(rèn)識(shí)，制約工作有序開(kāi)展

對(duì)于文書檔案而言，很多中學(xué)師生對(duì)其認(rèn)識(shí)不到位，甚至比較陌生，將其簡(jiǎn)單地界定為對(duì)文件資料的歸納與存檔， 對(duì)文書檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位，存在片面性，尤其忽視系統(tǒng)性要求，對(duì)其完整性價(jià)值體會(huì)不深，整體認(rèn)識(shí)缺乏科學(xué)性。在很多中學(xué)，檔案管理工作未實(shí)現(xiàn)與學(xué)校管理的同步性，與學(xué)校管理工作相脫節(jié)，導(dǎo)致學(xué)校管理層冷面對(duì)待文書檔案管理工作，簡(jiǎn)單地認(rèn)為其很難在較短的時(shí)間內(nèi)為學(xué)校創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)收益。這種認(rèn)識(shí)直接影響對(duì)文書檔案的投入，整體工作缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性?；诖?，誘發(fā)更多不良反應(yīng)與問(wèn)題，集中體現(xiàn)在管理人員工作積極性不高、信息技術(shù)應(yīng)用水平不高、人員晉升機(jī)會(huì)有限等。這些不良問(wèn)題勢(shì)必阻礙“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下文書檔案管理平臺(tái)建設(shè)工作，制約整個(gè)工作的優(yōu)化與完善，不利于工作質(zhì)量以及效率的提升。

2.文書檔案利用率不高，信息資料價(jià)值尚未得到有效發(fā)揮

在很多中學(xué)，檔案管理機(jī)構(gòu)仍延續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案資料更多被嚴(yán)密保存，與外界業(yè)務(wù)交流互動(dòng)較少，重藏輕用的思想根深蒂固，很難有效發(fā)揮文書檔案的作用，檔案價(jià)值尚未得到有效的體現(xiàn)。立足“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，文書檔案管理人員創(chuàng)新思維嚴(yán)重不足，簡(jiǎn)單地認(rèn)為信息化的作用就是增強(qiáng)服務(wù)的便捷性，忽視文書檔案管理與信息技術(shù)的深度結(jié)合，制約文書檔案利用率的提升，無(wú)法發(fā)揮文書檔案的真正價(jià)值。為此，依托 “互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境，檔案管理人員要重視信息平臺(tái)的構(gòu)建，有效發(fā)揮其先進(jìn)作用，以便為使用者提供更具高效性與便捷性的信息服務(wù)。

3.文書檔案管理人員專業(yè)能力有限，綜合素質(zhì)有待提升

鑒于對(duì)文書檔案管理工作的忽視，在滯后的思維理念的影響下，中學(xué)文書檔案管理工作在人才建設(shè)上凸顯不足，尤其缺乏更多高學(xué)歷、專業(yè)化的檔案管理人才，很難引進(jìn)更多集檔案業(yè)務(wù)與網(wǎng)絡(luò)信息應(yīng)用技術(shù)于一體的綜合性人才。具體講，當(dāng)前中學(xué)很多檔案管理人員來(lái)自于行政人員，有些身兼多職，專業(yè)知識(shí)不足，工作熱情不高漲，無(wú)法準(zhǔn)確預(yù)估文書檔案管理未來(lái)發(fā)展方向，很難實(shí)現(xiàn)對(duì)工作的動(dòng)態(tài)調(diào)整。另外，在中學(xué)文書檔案管理工作實(shí)踐中，經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，無(wú)法支撐從業(yè)人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)與教育，制約其知識(shí)與能力的提升。基于以上因素，文書檔案管理人員很難獲取較高的專業(yè)技能，經(jīng)驗(yàn)嚴(yán)重不足，尤其是互聯(lián)網(wǎng)思維嚴(yán)重缺乏?；谛畔⑸鐣?huì)，文書檔案管理與先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合毋庸置疑，更顯數(shù)據(jù)化、信息化與共享化發(fā)展方向，而從業(yè)者也面臨新的標(biāo)準(zhǔn)，一旦不能跟上發(fā)展節(jié)奏，忽視能力的提升以及觀念的更新，勢(shì)必與新時(shí)代的文書檔案管理工作不相適應(yīng)。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下如何促進(jìn)中學(xué)文書檔案管理工作的順利開(kāi)展

1.積極轉(zhuǎn)變思維，增強(qiáng)文書檔案管理工作的認(rèn)同感

對(duì)于中學(xué)文書檔案，有效發(fā)揮見(jiàn)證性與記錄性的作用，實(shí)現(xiàn)對(duì)其發(fā)展歷程、教學(xué)理念以及文化類型的多面呈現(xiàn)。依托文書檔案，促使廣大師生能夠?qū)W(xué)校形成較強(qiáng)的認(rèn)同感。為此，文書檔案管理工作要將宣傳工作落到實(shí)處，應(yīng)用多種宣傳手段，增強(qiáng)高層對(duì)其工作的認(rèn)同，以便給予價(jià)值上的肯定。同時(shí)，落實(shí)文書檔案管理工作的組織與管理，構(gòu)建開(kāi)放性與共享性合作觀念，加快領(lǐng)導(dǎo)結(jié)構(gòu)與協(xié)調(diào)機(jī)制的構(gòu)建，尤其重視文書檔案信息資料建設(shè)，重視統(tǒng)籌與協(xié)調(diào)，為文書檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)創(chuàng)造條件，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)優(yōu)化，拓展網(wǎng)絡(luò)工程建設(shè)，促使中學(xué)各個(gè)部門之間開(kāi)放性文書檔案信息的高效利用。

2.加快文書檔案信息化建設(shè)，提升檔案資料的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化水平

立足當(dāng)前中學(xué)文書檔案，紙質(zhì)資料仍占據(jù)主體地位，信息加工處理模式較為滯后，因此，要加快文書檔案信息化與數(shù)字化建設(shè)，緊跟網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展步伐，構(gòu)建高水平文書檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，以“互聯(lián)網(wǎng)+” 為時(shí)代背景，強(qiáng)化中學(xué)文書檔案信息化建設(shè)水平的全面提升，構(gòu)建開(kāi)發(fā)利用的針對(duì)性策略。具體來(lái)講，就是為了加快傳統(tǒng)載體資料數(shù)字化進(jìn)程，中學(xué)要發(fā)揮傳統(tǒng)載體圖像文字識(shí)別技術(shù)的作用，結(jié)合自動(dòng)著錄、標(biāo)錄技術(shù)，切實(shí)提高文書檔案中傳統(tǒng)載體資料數(shù)字化建設(shè)速度與效率。對(duì)于檔案管理機(jī)構(gòu)，要將數(shù)字化與資源共享作為目標(biāo)與方向，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，構(gòu)建專業(yè)能力強(qiáng)、素質(zhì)過(guò)硬的檔案管理團(tuán)隊(duì)，依托完善設(shè)置，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案類型的合理劃分，發(fā)揮統(tǒng)籌作用，全面提升全過(guò)程的規(guī)范化，與信息化相結(jié)合，以便充分挖掘文書檔案中的價(jià)值，切實(shí)提升文書檔案資源利用效率。

3.提升文書檔案管理人員專業(yè)能力與綜合素質(zhì)，強(qiáng)化對(duì)新時(shí)代管理工作的適應(yīng)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，文書檔案管理工作的有序推進(jìn)離不開(kāi)高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)。鑒于文書檔案自身的專業(yè)性，管理人員面臨更高標(biāo)準(zhǔn)，素質(zhì)與能力必須達(dá)到較高水準(zhǔn)。具體講，專業(yè)的文書檔案管理人員是信息化建設(shè)的關(guān)鍵，有效發(fā)揮連接性的作用。因此，要結(jié)合新形勢(shì)，千方百計(jì)提升文書檔案管理人員專業(yè)水平，同時(shí)，將信息技術(shù)應(yīng)用作為主要工作來(lái)抓。基于此，中學(xué)要重視文書檔案管理人員培訓(xùn)教育工作，增強(qiáng)計(jì)劃性與組織性，促使管理人員能夠掌握檔案管理領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)。另外，要引導(dǎo)管理人員構(gòu)建新媒體觀念，以便有效提升其進(jìn)行多媒介管理的能力，擴(kuò)大檔案資源應(yīng)用范疇，充分發(fā)揮網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等作用，有效擴(kuò)大文書檔案的影響力。除此之外，要重視新知識(shí)、新技能的宣傳，營(yíng)造良好的學(xué)習(xí)氛圍，貫徹邊學(xué)邊用基本原則，以便發(fā)揮理論指導(dǎo)實(shí)踐的作用，全面提升管理人員業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，立足“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，中學(xué)文書檔案管理工作進(jìn)入新的發(fā)展時(shí)期，其規(guī)范化、系統(tǒng)化與信息化水平成為衡量中學(xué)管理的重要依據(jù)。因此，作為新階段的中學(xué)，要重視轉(zhuǎn)變思維，正視文書檔案管理的價(jià)值，構(gòu)建完善的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，依托高素質(zhì)的管理人員，全面提升檔案資源利用效率，促使中學(xué)文書檔案管理工作在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

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作者簡(jiǎn)介：鄧美英（1974-），女，大專文憑，單位：河源市河源中學(xué)，檔案館員。