淺析電子政務(wù)文件的憑證價(jià)值

摘 要：在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的背景下，本文主要探討了在電子政務(wù)過程中產(chǎn)生的電子政務(wù)文件的定義和特點(diǎn)，憑證性和憑證價(jià)值，憑證性和憑證價(jià)值的關(guān)系。

關(guān)鍵詞：電子政務(wù);電子政務(wù)文件;憑證價(jià)值

電子政務(wù)是信息時(shí)代的產(chǎn)物，它是將信息技術(shù)高度融合于行政管理的管理理念和技術(shù)方法等多個(gè)層面。自20世紀(jì)90年代初美國(guó)提出“信息高速公路”建設(shè)至今已經(jīng)越來越快。越來越廣地從發(fā)達(dá)國(guó)家進(jìn)入世界所有的國(guó)家。我國(guó)自改革開放后電子政務(wù)也悄悄進(jìn)入我們生活的每一個(gè)領(lǐng)域。在電子政務(wù)繁榮的同時(shí)電子政務(wù)文件也大量產(chǎn)生。本文將從電子政務(wù)文件的定義和特點(diǎn)、憑證性及憑證價(jià)值、憑證性和憑證價(jià)值的關(guān)系等方面進(jìn)行探討。

一、電子政務(wù)文件的定義

電子政務(wù)文件簡(jiǎn)單的說就是在電子政務(wù)活動(dòng)過程中產(chǎn)生的電子文件。從理論上考究這個(gè)定義是不完善的，準(zhǔn)確的說是政府機(jī)關(guān)在履行其職能，處理日常事務(wù)和管理活動(dòng)過程中形成、處理和保存的電子文件。理解和分析電子政務(wù)文件的定義，首先，要認(rèn)識(shí)到它是電子文件的一個(gè)子集，而電子文件是文件的一個(gè)子集。其次，它是政務(wù)中形成、處理和保存的電子文件。因此對(duì)于電子政務(wù)文件的定義一定要考慮這兩個(gè)元素。何為電子文件，中國(guó)國(guó)家檔案局2016年8月頒布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）中對(duì)電子文件的定義描述為，“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄”。所謂電子政務(wù)是指“政務(wù)機(jī)構(gòu)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，打破原有組織機(jī)構(gòu)界限，優(yōu)化原有工作流程，辦理公務(wù)、管理政務(wù)、提供公共服務(wù)的一種模式”。這樣的模式，按照行為主體的不同，電子政務(wù)可分為政府對(duì)政府（G2G）、政府對(duì)企業(yè)（G2B）和政府對(duì)公民（G2C）三種具體的應(yīng)用模式。在這每個(gè)模式下，無論是政府內(nèi)部、政府與政府間，還是政府與企業(yè)、政府與公民之間，都會(huì)因?yàn)槁毮艿穆男谢蚧顒?dòng)的開展而同步產(chǎn)生大量的電子文件，這些文件不管其具體載體如何，都稱為電子政務(wù)文件。

二、電子政務(wù)文件的特點(diǎn)

“電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成”， 這三類要素缺一不可。其中內(nèi)容是指“包含的表達(dá)作者意圖的信息，如標(biāo)題、主題、摘要等信息”， 背景信息是指“電子文件責(zé)任者名稱、電子文件的形成時(shí)間、形成所在地、電子文件的接收者名稱、電子文件被抄送者名稱以及電子文件執(zhí)筆者姓名、電子文件傳遞的優(yōu)先次序、傳遞日期及附件、接收日期、電子文件形成的辦公機(jī)構(gòu)的名稱……” ，結(jié)構(gòu)是指“文件內(nèi)容及信息的組織表達(dá)方式，如內(nèi)容文字的段落安排，所使用載體、附件等方面的信息”。相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件而言，電子政務(wù)文件具有普通電子文件所擁有的特點(diǎn)：信息容易被更改，存儲(chǔ)的高密度和多種信息媒體的集成性，對(duì)載體的依賴性和可分離性等。這些特征是從電子文件的背景和結(jié)構(gòu)上分析，而電子政務(wù)文件所具有的特點(diǎn)在其內(nèi)容方面。因此電子政務(wù)文件的特點(diǎn)有：

1.政治性

其政治性是由其形成者和形成目的而決定，形成者是政府機(jī)關(guān)，形成目的是為行駛?cè)嗣褓x予的公權(quán)力、為人民服務(wù)而履行其職能，它是政府機(jī)關(guān)完成業(yè)務(wù)過程和成果的真實(shí)記錄。通過查看文件，公眾可以監(jiān)督、審查政府的管理和服務(wù)是否合法，政府官員和機(jī)構(gòu)能夠堅(jiān)持自身的工作是否稱職。因此，作為電子政務(wù)文件它從產(chǎn)生到流轉(zhuǎn)到最后成為檔案，其完整生命周期都具有政治性。

2.權(quán)威性

電子政務(wù)文件的權(quán)威性，一是源于政府機(jī)構(gòu)的權(quán)威性，二是源于電子政務(wù)文件本身所具有的格式規(guī)范性和法定權(quán)力的制約性。

毫不夸張的說，電子政務(wù)文件的大部分是公文，我們大家都知道公文是由國(guó)家機(jī)關(guān)和其他社會(huì)組織在行政管理活動(dòng)中形成的具有法定效力和規(guī)范格式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。公文是由法定作者制成發(fā)布的，所謂法定作者，是指依法成立并能以自己的名義行駛權(quán)利、承擔(dān)義務(wù)的社會(huì)組織，包括國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和人民團(tuán)體及其領(lǐng)導(dǎo)人。在電腦和信息技術(shù)還未在電子政務(wù)中采用時(shí)，是紙質(zhì)的文書，具有權(quán)威性，近現(xiàn)代信息技術(shù)和電腦普及利用后就存在了電子政務(wù)文件，因此，電子政務(wù)文件同樣也與紙質(zhì)文書具有權(quán)威性。

3.作者和讀者指定性

電子政務(wù)文件的作者只是政府機(jī)關(guān)的工作人員，是限于有權(quán)力進(jìn)行寫作的作者和機(jī)構(gòu)。在讀者方面也是有一定的限制，比如電子公文，其讀者有“主送機(jī)關(guān)”“抄送機(jī)關(guān)”和“傳達(dá)范圍”等。當(dāng)然，有的告知性電子公文，如通告，指定的讀者還有發(fā)出公文的政府、企業(yè)之外，還有社會(huì)大眾。

三、電子政務(wù)文件的憑證性和憑證價(jià)值

1.憑證性

文件對(duì)于政府機(jī)關(guān)的重要性體現(xiàn)在它是機(jī)關(guān)信息資源最核心的組成部分，它既是履行職能、交流溝通、表達(dá)意思的現(xiàn)實(shí)工具，也是文件形成者活動(dòng)軌跡的歷史記錄?！安徽撌菫榱吮阌诮窈箝_展工作，還是出于長(zhǎng)期保存集體記憶的考慮，電子文件的管理都取決于機(jī)構(gòu)對(duì)檔案來源原則的深入理解。這一原則集中體現(xiàn)了檔案作為機(jī)構(gòu)活動(dòng)憑證的含義，它適用于任何形式的檔案?！彪娮诱?wù)文件來源于政府機(jī)構(gòu)，政府機(jī)構(gòu)是政權(quán)實(shí)現(xiàn)和發(fā)揮的核心，因此對(duì)于電子政務(wù)文件所體現(xiàn)的憑證性也是顯而易見的。它不同于電子商務(wù)交易中的電子文件，那只是作為商務(wù)活動(dòng)而形成的，其憑證性所覆蓋的面只是相對(duì)于商務(wù)領(lǐng)域，而電子政務(wù)文件大多是政府機(jī)構(gòu)的法律法規(guī)、事務(wù)性的電子文件，或者外交、或者某項(xiàng)政策法律的執(zhí)行，這些文件所起到的作用，可以細(xì)微到關(guān)系每個(gè)人民的生活，也可以重大到關(guān)系一個(gè)國(guó)家的各個(gè)方面的安全。所以電子政務(wù)文件的憑證性是極強(qiáng)的。但不是每份電子政務(wù)文件都有憑證性，只有完整的、真實(shí)的和可讀取的且反應(yīng)政務(wù)機(jī)構(gòu)履行其職責(zé)、發(fā)現(xiàn)機(jī)構(gòu)的活動(dòng)的電子記錄才具有憑證性。一份完整的電子文件由背景、結(jié)構(gòu)和內(nèi)容三個(gè)元素組成，由于電子文件失去了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的載體固定性，電子文件也極易更改且不留痕跡，所以電子文件的內(nèi)容真實(shí)性必須借助其背景信息和結(jié)構(gòu)信息來體現(xiàn)其憑證性，因?yàn)楸尘靶畔⒑徒Y(jié)構(gòu)信息是賦予文件持久的詮釋能力，是電子文件作為業(yè)務(wù)活動(dòng)證據(jù)的價(jià)值和效益最大化的必備條件。換句話說，電子文件的背景信息和結(jié)構(gòu)信息也同樣具有憑證性。

2.憑證價(jià)值

“機(jī)構(gòu)或個(gè)人在履行法定義務(wù)或處理業(yè)務(wù)事項(xiàng)過程中，作為證據(jù)和憑證而生成、接收和維護(hù)的信息”是頗具價(jià)值的業(yè)務(wù)資產(chǎn)。文件經(jīng)過現(xiàn)行利用后被文件管理者或檔案工作者鑒定和歸檔保存成為檔案?！皺n案的價(jià)值主要是指檔案這一客體對(duì)從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的主體所具有的憑證和情報(bào)作用，而表現(xiàn)出的有用性和有用程度?！睓n案的主要價(jià)值和一貫作用是其憑證性或證據(jù)性，是檔案不同于和優(yōu)于其他文獻(xiàn)資料的最本質(zhì)的特點(diǎn)?！半娮游募膽{證價(jià)值就是電子文件對(duì)形成者或形成單位體現(xiàn)出的有關(guān)法律意義上的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任等方面的價(jià)值”。電子政務(wù)文件的憑證價(jià)值體現(xiàn)在為政府機(jī)構(gòu)履行職能活動(dòng)提供業(yè)務(wù)憑證性，為支持和保障訴訟、保留對(duì)政府機(jī)關(guān)活動(dòng)證據(jù)而體現(xiàn)的法律憑證性（即電子證據(jù)），以及為政府機(jī)構(gòu)積累用于證明和解釋政府各部門的信息資源奠定基礎(chǔ)成為電子檔案履行檔案的歷史憑證性。即電子政務(wù)文件具有業(yè)務(wù)憑證價(jià)值、法律憑證價(jià)值和歷史憑證價(jià)值。

3.二者關(guān)系

憑證性是源，憑證價(jià)值是流。價(jià)值是主體的需要與客體的屬性之間的關(guān)系，電子政務(wù)文件是其憑證性的物質(zhì)承擔(dān)者，它進(jìn)入電子政務(wù)活動(dòng)領(lǐng)域，為政府機(jī)關(guān)工作者或文件管理者所利用，滿足了人們的主體需要，這樣它才實(shí)現(xiàn)了它從憑證性這一屬性進(jìn)入憑證價(jià)值這一過程。即憑證性是憑證價(jià)值的基礎(chǔ)，憑證價(jià)值實(shí)為一份電子政務(wù)文件的使用價(jià)值。一份電子政務(wù)文件只有在擁有憑證性的條件下才能擁有憑證價(jià)值。憑證性是電子政務(wù)文件所具有的屬性，而憑證價(jià)值是因?yàn)橹黧w對(duì)其需要時(shí)電子政務(wù)文件的憑證屬性被顯現(xiàn)出來時(shí)所體現(xiàn)的有用性。電子政務(wù)文件從內(nèi)容上看，是各級(jí)政府機(jī)構(gòu)在施政過程中產(chǎn)生和發(fā)布的與人民群眾生活、生產(chǎn)有關(guān)的公文，或者與企事業(yè)單位的生產(chǎn)、科研、教學(xué)活動(dòng)相關(guān)的政策規(guī)定，或者是各級(jí)政府下設(shè)的某一專業(yè)領(lǐng)域的數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)，這些電子政務(wù)文件，從產(chǎn)生之時(shí)起，因?yàn)槭菍?duì)履行職能的記錄，只要它是真實(shí)的、完整的、并可讀的，那它一定具有憑證性。

綜上，電子政務(wù)文件成為政務(wù)活動(dòng)中的主要載體形式的記錄，它“明確反映了作者的意圖，對(duì)于作者來說是行使職權(quán)、辦理公務(wù)的憑證，對(duì)接受一方來說是辦理公務(wù)的依據(jù)”，立此存照，據(jù)此為證，因而電子政務(wù)文件也同樣具有傳統(tǒng)政務(wù)文件所具有的作用和價(jià)值。

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作者簡(jiǎn)介：賀長(zhǎng)珍（1987-），女，武漢音樂學(xué)院，碩士.