探討醫(yī)院后勤檔案管理的重要性及工作優(yōu)化路徑

張艷

摘 要：近年來(lái)，我國(guó)的醫(yī)療改革得到了全面深化，這在很大程度上提升了我國(guó)醫(yī)療服務(wù)的水平，同時(shí)這也對(duì)我國(guó)醫(yī)院的管理工作提出了更高的要求。而后勤檔案管理是醫(yī)院檔案管理工作中的重要內(nèi)容，其對(duì)于提升醫(yī)院檔案管理的所具有非常重要的作用。基于此，本文主要從醫(yī)院后勤檔案管理的重要性、存在的問(wèn)題以及優(yōu)化策略對(duì)醫(yī)院后勤檔案管理進(jìn)行了分析和探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;后勤檔案管理;重要性;優(yōu)化路徑

在我國(guó)新醫(yī)改大力推行的背景下，我國(guó)的醫(yī)療事業(yè)呈現(xiàn)出高速發(fā)展的趨勢(shì)，醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)也在不斷的擴(kuò)大。在這樣的情況下，醫(yī)院要想獲得可持續(xù)發(fā)展，那么就必須要做好醫(yī)院檔案管理工作。后勤檔案主要包括建設(shè)檔案、日常運(yùn)行檔案、外包檔案三大類，這些檔案包含了醫(yī)院的方方面面。做好后勤檔案管理工作不僅能夠有效的提升醫(yī)院檔案管理的水平，同時(shí)也是確保醫(yī)院正常運(yùn)行的重要保障。由此可見(jiàn)，做好醫(yī)院后勤檔案管理工作是非常必要的。

一、醫(yī)院后勤檔案管理的重要性分析

1.建設(shè)類后勤檔案管理的重要性分析

現(xiàn)如今社會(huì)各界對(duì)于醫(yī)療的重視程度正在不斷的提升，在這樣的背景下，醫(yī)院要想得到可持續(xù)發(fā)展，那么就必須要提升自身的競(jìng)爭(zhēng)能力。這就要求醫(yī)院必須加強(qiáng)自身建設(shè)，擴(kuò)大自身的經(jīng)營(yíng)規(guī)模。建設(shè)類后勤檔案主要包括醫(yī)院設(shè)計(jì)、招標(biāo)以及建設(shè)等醫(yī)院建設(shè)過(guò)程中的各種建設(shè)資料，其能夠?yàn)獒t(yī)院的建設(shè)設(shè)計(jì)和整體規(guī)劃提供參考依據(jù)。不過(guò)醫(yī)院在建設(shè)過(guò)程中所產(chǎn)生的檔案資料是非常繁雜的，并且這些檔案資料具有較強(qiáng)的階段性，再加上人員流動(dòng)性較大，在對(duì)這些檔案資料進(jìn)行收集和整理時(shí)需要耗費(fèi)大量的精力。為了提升建設(shè)類后勤檔案管理的效率，醫(yī)院在后勤檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)要結(jié)合自身實(shí)際情況，制定完善的檔案收集、整理和保存的程序，同時(shí)借助現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)各種檔案資料進(jìn)行信息化管理，以此來(lái)提升后勤檔案管理的效率和水平。

2.常規(guī)類后勤檔案管理的重要性分析

常規(guī)類后勤檔案主要包括醫(yī)院的水、電、氣的日常供應(yīng)、設(shè)備的日常運(yùn)行和維護(hù)、食堂運(yùn)行、物資采購(gòu)等醫(yī)院日常運(yùn)行中的各項(xiàng)工作資料。醫(yī)院在日常運(yùn)行的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，而對(duì)這些檔案資料進(jìn)行妥善管理則成為了醫(yī)院運(yùn)行管理的重要工作內(nèi)容之一。常規(guī)類后勤檔案管理工作的主要內(nèi)容就是將醫(yī)院各項(xiàng)日常工作內(nèi)容以及完成情況等進(jìn)行記錄、匯總和整理，同時(shí)還需要定期的將這些內(nèi)容進(jìn)行公布，以此來(lái)為醫(yī)院各項(xiàng)日常工作的有序開(kāi)展提供科學(xué)的參考依據(jù)。做好常規(guī)類后勤檔案管理工作能夠使得醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平得到大大的提升，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院的健康發(fā)展。

3.外包類后勤檔案管理的重要性分析

醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展的過(guò)程中，其經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)會(huì)不斷的擴(kuò)大。在這樣的情況下，很多醫(yī)院都會(huì)將一些后勤工作進(jìn)行外包，以此來(lái)緩解醫(yī)院后勤工作的壓力，同時(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院資料的優(yōu)化整合和合理配置。不過(guò)將業(yè)務(wù)進(jìn)行外包會(huì)存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，這就需要醫(yī)院加強(qiáng)對(duì)外包業(yè)務(wù)的管理。而外包類后勤檔案管理的主要工作內(nèi)容就是對(duì)醫(yī)院外包出去的后勤工作進(jìn)行整理和總結(jié)，并在此基礎(chǔ)上，對(duì)醫(yī)院的外包情況進(jìn)行分析和匯總，以此來(lái)為醫(yī)院規(guī)避外包風(fēng)險(xiǎn)提供科學(xué)的參考依據(jù)，最后再將這些外包資料進(jìn)行管理和保存。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，社會(huì)的信息化程度正在不斷的提高，在這樣的時(shí)代背景下，醫(yī)院做好外包類后勤檔案管理工作對(duì)于其自身的健康、快速的發(fā)展具有非常重要的意義。

二、醫(yī)院后勤檔案管理中存在的問(wèn)題

1.缺乏完善的檔案歸檔流程

在后勤檔案管理工作中檔案的歸檔工作是非常重要的工作內(nèi)容之一，檔案歸檔工作的水平是檔案管理工作水平的重要體現(xiàn)。但是，由于部分醫(yī)院在日常管理工作中缺乏對(duì)后勤檔案管理的重視，并且沒(méi)有建立完善的后勤檔案管理制度，后勤檔案歸檔流程不完善，導(dǎo)致后勤檔案歸檔工作存在很多不規(guī)范的現(xiàn)象。比如，沒(méi)有按照統(tǒng)一的編制要求和檔案歸檔程序來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行歸檔，如此一來(lái)，就會(huì)加重后期后勤檔案查找的工作量，進(jìn)而使得后勤檔案管理的效率得不到有效的提升。

2.檔案管理人員責(zé)任意識(shí)薄弱

醫(yī)院后勤檔案管理人員普遍缺乏較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，而出現(xiàn)這種現(xiàn)象的主要原因?yàn)楹笄跈n案管理隊(duì)伍的流動(dòng)性較大以及人員素質(zhì)參差不齊，進(jìn)而導(dǎo)致他們?cè)趯?shí)際工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)很多的問(wèn)題，比如，檔案資料收集不全面、檔案資料流向不清、檔案管理工作脫節(jié)等。另外，由于部分醫(yī)院對(duì)于后勤檔案管理工作的不重視，在醫(yī)院內(nèi)部并沒(méi)有設(shè)立專門(mén)的后勤檔案管理部門(mén)，很多的后勤檔案資料都是由現(xiàn)場(chǎng)代表自己保存，項(xiàng)目實(shí)施之后的后勤方案資料也沒(méi)有及時(shí)的進(jìn)行整理歸檔，導(dǎo)致很多的后勤檔案資料出現(xiàn)缺失，進(jìn)而不能為醫(yī)院建設(shè)和日常管理工作的開(kāi)展提供有用的信息數(shù)據(jù)。

3.維修工作檔案記錄不詳

隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院在建設(shè)過(guò)程中會(huì)對(duì)醫(yī)院的科室結(jié)構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。在對(duì)科室進(jìn)行裝修或維修改造的過(guò)程中，必然會(huì)對(duì)房屋功能的部分結(jié)構(gòu)進(jìn)行改變，甚至?xí)淖兎课菰病５呛芏噌t(yī)院在房屋維修改造的過(guò)程中，都沒(méi)有進(jìn)行相應(yīng)的維修改造記錄，即便是有記錄的也會(huì)存在記錄不詳細(xì)等問(wèn)題，導(dǎo)致建設(shè)類后勤檔案資料的利用價(jià)值被大大削弱，進(jìn)而無(wú)法很好的為醫(yī)院的建設(shè)工作提供參考依據(jù)。

三、醫(yī)院后勤檔案管理工作的優(yōu)化路徑

1.建立完善的后勤檔案管理制度

在我國(guó)全力推行新醫(yī)改的背景下，醫(yī)院必須要提升對(duì)后勤檔案管理工作的重視程度，以此來(lái)確保醫(yī)院的正常運(yùn)行，提升醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平和綜合實(shí)力，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。而完善的檔案管理和檔案交接制度是確保醫(yī)院后勤檔案管理工作有序開(kāi)展的重要保障。因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)要結(jié)合自身的實(shí)際情況，按照新醫(yī)改的要求，在原本檔案管理制度的基礎(chǔ)上進(jìn)行不斷的完善，從而使得醫(yī)院后勤檔案管理工作變得更加的規(guī)范。同時(shí)醫(yī)院還需要建立專門(mén)的后勤檔案管理部門(mén)，并為該部門(mén)配置專業(yè)的后勤檔案管理人員，明確他們的工作職責(zé)。另外，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)要制定科學(xué)的檔案管理流程，讓后勤檔案管理人員能夠嚴(yán)格按照檔案管理流程進(jìn)行開(kāi)展檔案管理工作，以此來(lái)提升醫(yī)院后勤檔案管理的工作效率和水平。

2.建立檔案管理人員長(zhǎng)效培訓(xùn)機(jī)制

后勤檔案管理人員是醫(yī)院后勤檔案管理的主要執(zhí)行者，他們的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)能夠?qū)︶t(yī)院后勤檔案管理的水平產(chǎn)生直接的影響。作為一個(gè)合格的后勤檔案管理人員，不僅需要熟悉醫(yī)院日常運(yùn)行的各項(xiàng)后勤工作，還需要具備對(duì)檔案資料進(jìn)行收集和整理等工作能力，同時(shí)還需要熟練地操作各種現(xiàn)代化檔案管理辦公設(shè)備。因此，醫(yī)院必須要加強(qiáng)對(duì)后勤檔案管理人員的培訓(xùn)工作，建立檔案管理人員長(zhǎng)效培訓(xùn)機(jī)制，以此來(lái)全面提升他們的工作能力。首先，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有的后勤檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)工作，根據(jù)現(xiàn)有檔案管理人員的實(shí)際情況，制定相應(yīng)的培訓(xùn)目標(biāo)和內(nèi)容，并設(shè)置考核機(jī)制，將員工培訓(xùn)的成績(jī)與他們的績(jī)效和職稱相掛鉤，以此來(lái)調(diào)動(dòng)他們參與培訓(xùn)活動(dòng)的積極性，讓他們能夠及時(shí)的掌握更多最新的檔案管理知識(shí)和技能，從而全面提升他們的專業(yè)能力。其次，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)要吸引更多的優(yōu)秀人才投入到后勤檔案管理工作中來(lái)，以此來(lái)為后勤檔案管理部門(mén)注入新鮮血液。當(dāng)新員工加入后，需要對(duì)他們進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，讓新老員工相互學(xué)習(xí)、相互影響，實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步，從而有效的提升醫(yī)院后勤檔案檔案管理的效率。

3.提升檔案管理信息化水平

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，很多先進(jìn)的信息技術(shù)被運(yùn)用到了醫(yī)院的各項(xiàng)管理工作當(dāng)中，醫(yī)院的后勤檔案管理工作也不例外，這些先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用豐富了醫(yī)院檔案資料的承載形式，檔案資料也不只是紙質(zhì)文檔了，電子數(shù)據(jù)、音像等檔案資料也相繼出現(xiàn)。這就要求醫(yī)院必須要加強(qiáng)后勤檔案信息化管理水平，在后勤檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)要積極地引入各種先進(jìn)的管理技術(shù)，采取信息化手段對(duì)后勤檔案資料進(jìn)行收集和整理，同時(shí)將醫(yī)院歷史后勤檔案資料通過(guò)電子掃描的方式，以電子文件的形式保存在醫(yī)院的檔案資料庫(kù)當(dāng)中，以此來(lái)避免檔案資料的丟失，確保醫(yī)院后勤檔案資料的完整性。并且通過(guò)信息化管理手段來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，也能夠極大的提升檔案查閱和調(diào)取的效率，進(jìn)而使得醫(yī)院后勤檔案服務(wù)的水平得到大幅度的提升。

4.做好監(jiān)督和檢查工作

對(duì)醫(yī)院后勤檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，是確保醫(yī)院后勤檔案管理工作一直保持高水平的重要保證。因此，醫(yī)院在完善后勤檔案管理制度的同時(shí)，還需要對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督和檢查機(jī)制進(jìn)行完善。這就要求醫(yī)院應(yīng)當(dāng)要針對(duì)后勤檔案管理工作設(shè)置專門(mén)的監(jiān)督和檢查部門(mén)，并配備專業(yè)的監(jiān)查人員，通過(guò)定期的工作匯總情況，對(duì)醫(yī)院后勤檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，對(duì)于其中存在的問(wèn)題要及時(shí)進(jìn)行分析和總結(jié)，并采取相應(yīng)的改進(jìn)措施。同時(shí)還需要對(duì)不合理的后勤管理制度進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整，以此來(lái)確保后勤檔案管理工作的科學(xué)性，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院后勤檔案管理水平的不斷提升。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院在日常經(jīng)營(yíng)管理的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的后勤檔案，對(duì)這些檔案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作。這就需要醫(yī)院充分的意識(shí)到后勤檔案管理的重要性和其中存在的問(wèn)題，制定完善的后勤檔案管理制度，建立長(zhǎng)效人才培訓(xùn)機(jī)制，對(duì)后勤檔案資源整合的流程進(jìn)行規(guī)范，同時(shí)采取現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)對(duì)醫(yī)院后勤檔案進(jìn)行信息化管理，以此來(lái)提升醫(yī)院后勤檔案管理的水平，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院的健康發(fā)展。

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