對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革新思路的探索

摘 要：隨著經(jīng)濟和科技的發(fā)展，我國已經(jīng)進入知識信息新時代。事業(yè)單位檔案管理工作也隨著時代的變化不斷轉變。本文講述了事業(yè)的單位檔案管理工作中創(chuàng)新和變革的重要性和管理內(nèi)容，重點闡述改革與創(chuàng)新的方法，主要有：提升重視程度，創(chuàng)新管理理念、創(chuàng)新與改革檔案管理體系、提升檔案管理技術使用率、擴展投入資金渠道，希望可以提升檔案管理效率，促進事業(yè)單位穩(wěn)步發(fā)展。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新與改革;新思路

一、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革的重要性

事業(yè)單位檔案管理過程涉及到的內(nèi)容較多，所以其工作有一定的難度。檔案可以為單位發(fā)展提供數(shù)據(jù)上的參考，其管理是生產(chǎn)經(jīng)營中的主要內(nèi)容，如果單位員工出現(xiàn)利益上的損失時，可以利用相關檔案進行維權保護。另外，良好的檔案管理可以在一定程度上增強對單位的管理。總的來說，檔案管理在事業(yè)單位中，占有重要地位，是單位發(fā)展的重要基礎。

檔案管理過程中，對管理人員素質有嚴格要求，如果工作中忽視人員的要求，會降低檔案工作質量和管理效率，為單位的發(fā)展帶來隱患。事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新和改革，有下面幾點重要性：第一，站在單位的角度，領導可以依附檔案中的信息，進行決策的制定和優(yōu)化，并且對單位工作中存在的問題進行分析和調整，提升工作時效性。第二，站在社會的角度，為單位的維護和改革依據(jù)上提供參考，面對問題時，結合自身情況具體問題，選擇適合單位發(fā)展合作方式。第三，以創(chuàng)新的角度，只有勇于創(chuàng)新和嘗試，才能總結出適合自身發(fā)展的模式，良好的檔案管理為其提供理論依據(jù)，更真實體現(xiàn)單位運行和發(fā)展情況。總的來說，只有不斷創(chuàng)新和完善檔案管理工作，提升其工作效率，才能促進機關事業(yè)單位更好的發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)容

1.收集工作

收集是事業(yè)單位檔案管理工作中最主要也最基本的環(huán)節(jié)，收集工作的質量決定著整體管理工作質量。工作人員為了提升檔案管理工作的效率和質量，就要在此環(huán)節(jié)中打下基礎，做好收集工作，防止檔案收集不全情況發(fā)生，如果出現(xiàn)這種問題，會影響后期工作的進行，不能為領導決策提供有效參考。因此，檔案管理人員要和有關部門溝通，確定收集工作的步驟，令其它部門明確檔案完整性的重要性，實際工作中，提升檔案收集意識。對于已保存的檔案，如果其他部門申請使用，檔案管理部門應督促及時歸還，做好保存工作。

2.整理工作

進行完檔案收集后，就要對其進行整理，主要是對檔案進行分類儲存，將收集來的材料編制成文檔，提升其條理性。該環(huán)節(jié)對事業(yè)檔案管理工作很重要，若缺少此環(huán)節(jié)，工作將毫無章法，不能及時找出需要的內(nèi)容，同時會降低工作效率。工作人員需要做好分類整合，為后續(xù)工作提供保證。

3.鑒定工作

這一環(huán)節(jié)對工作人員要求較高，需要根據(jù)檔案的價值，決定保存時間長短。事業(yè)單位中工作內(nèi)容復雜，涉及面較廣，檔案數(shù)量和種類比較多。要求管理人員對沒有價值和超出保存年限的檔案，進行銷毀，增加檔案儲存空間。在此過程中，最重要的是對檔案價值的判斷，需要管理人員熟悉單位運行流程，掌握工作重點，可以準確的挑選出符合標準的檔案，提升工作效率。

4.保管工作

最后是檔案保管工作，其質量決定檔案管理的水平，該部門要和其他部門合作，例如，財會部門進行資料的整理過程中，注意不損壞資料，保持檔案整潔，借此提升其壽命。如果工作中對資料隨意折損，不進行保護，那么其保管過程也會受到阻礙，不到保留期限檔案就不能使用，影響單位發(fā)展，嚴重的會為其帶來不可避免的損失。

三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革的內(nèi)容

1.提升重視程度，創(chuàng)新管理理念

隨著我國城市的發(fā)展和進步，新時期背景下，事業(yè)單位檔案管理工作要想提升其工作效率，需要突破創(chuàng)新，打破傳統(tǒng)墨守成規(guī)的形式，創(chuàng)新工作管理理念。事業(yè)單位要提升對檔案管理工作的重視程度，嚴格掌握檔案管理人員引進條件。加大檔案管理工作的宣傳，讓單位中所有部門和員工，都明確其重要性。事業(yè)單位要加強對管理人員的培訓，提升其綜合素質，保證其可以按照規(guī)定完成相關工作。培訓檔案管理人員時，單位領導多與其進行溝通，掌握其內(nèi)心所想和工作思路，集思廣益，為創(chuàng)新工作內(nèi)容和方法提供建議。讓檔案管理人員認識到自身工作重要性，就能在很大限度上減少工作失誤。領導要想辦法提升員工積極性，關注其工作狀態(tài)，對工作認真的員工給予一定獎勵，在內(nèi)部創(chuàng)建良好的工作環(huán)境。單位領導可以借鑒其他單位管理成功的案例，汲取經(jīng)驗，同時對檔案管理人員提供外出培訓學習和學術交流的機會，不斷改進和創(chuàng)新檔案管理工作。對于傳統(tǒng)檔案管理工作中，出現(xiàn)檔案缺失或者破損等問題，可以利用現(xiàn)代科技，創(chuàng)建電子檔案，通過信息技術對其進行收集、整合和保存。

2.創(chuàng)新與改革檔案管理體系

新時期檔案管理工作的創(chuàng)新和改革，是時代發(fā)展必然趨勢，也符合檔案管理工作要求。進行檔案管理制度的完善和優(yōu)化時，需結合國家法律法規(guī)和自身實際情況。制度建設時不能只針對員工，也要對管理階層人員有所約束，體現(xiàn)“以人為本”的原則，讓員工感受到制度的平等，借此提升內(nèi)部員工凝聚力。制定管理體系時，領導人員要和員工共同討論，讓所有人都參與進去，編制出適合單位發(fā)展的制度，約束員工工作的同時，還保證其權益。制定的制度要完善，包括創(chuàng)新性的獎懲制度、應急工作預案、工作流程等，讓員工做好檔案管理工作，減少檔案管理的風險。因為現(xiàn)在很多檔案管理工作，都需要使用信息技術，這就產(chǎn)生了新的問題，如計算機聯(lián)網(wǎng)運行工作時，可能出現(xiàn)病毒和黑客等威脅，造成儲存信息的泄露和缺失等問題，嚴重阻礙相關工作的順利進行。所以要引進計算機維護人員，對其進行安全防護，讓計算機的安全性得以保障。事業(yè)單位進行相關管理制度的編制時，要有所規(guī)定，如進行檔案管理工作的計算機，嚴禁進行外部網(wǎng)站和不明文件的訪問，禁止使用移動端進行電子檔案的傳輸，使用計算機工作后做好記錄。

3.提升檔案管理技術使用率

隨著技術的發(fā)展，檔案管理工作模式上有了很大的革新，其中管理手段的更新，主要依賴信息技術，通過建設數(shù)字化檔案管理和自動化檔案管理，提升技術使用率，實現(xiàn)革新手段。一方面，進行數(shù)字化檔案管理。事業(yè)單位檔案管理工作中，常見的數(shù)字技術有數(shù)字庫技術、加密技術、掃描技術等，對檔案的管理方法由傳統(tǒng)的紙質儲存，轉變?yōu)楝F(xiàn)在數(shù)字化檔案的管理，快速完成檔案的整理和保管等工作。數(shù)字化技術在檔案管理工作中的運用，實際上是利用信息技術創(chuàng)建統(tǒng)一的檔案管理信息平臺，在此完成檔案的管理工作。有效的檔案數(shù)字化建設，可以為事業(yè)單位實現(xiàn)社會效益創(chuàng)造條件。所以單位要加強數(shù)字化的建設，對檔案管理人員提供培訓和外出學習的機會，令其可以熟練使用計算機進行資料的保存。另一方面，進行自動化檔案管理。除了數(shù)字化管理，還需要使用自動化技術。事業(yè)單位中自動化技術在檔案管理中的運用包括電子標簽、數(shù)碼掃描識別和OCR識別等。在檔案管理中的運用，包括對資料信息的自動收集、自動整理、自動分類和關鍵詞的提取等。檔案管理的自動化，可以實現(xiàn)眾多檔案的一次性處理和自動處理。所以事業(yè)單位要加強自動化技術的建設，購置滿足適合的設備，為其工作奠定基礎，然后結合單位檔案管理的實際情況，選擇適合的管理形式，最后使用自動化管理，提升工作效率。

4.加強檔案保密管理工作

事業(yè)單位的發(fā)展和檔案信息有密切關系。所以進行檔案管理工作時，要對其中重要的資料做好保密工作。防止單位在發(fā)展過程中出現(xiàn)重要信息泄露的情況，借此保證其工作符合社會發(fā)展要求。保存檔案時，根據(jù)重要性的不同，選擇適合的保管形式，必要時可以調整檔案資料保管程序，將工作中可能出現(xiàn)問題的概率降到最低，為后期單位發(fā)展提供動力。因為單位長期運行過程中，產(chǎn)生眾多的資料，需要將資料放在相應庫房中，這就要管理人員定期進行檔案庫房的維護工作，如提升其安全性和保密性，令庫房的保密水平符合國家要求，避免不良人員進入庫房竊取資料。

5.擴展投入資金渠道

事業(yè)單位進行數(shù)字化檔案管理工作時，需要引進各種設備和管理軟件，如計算機、打印機、掃描儀、檔案管理軟件等，這就需要巨大的資金，就現(xiàn)在事業(yè)單位發(fā)展形式上看，最有效的方法是以多渠道形式籌集資金。只有籌集到更多的資金支持，才能保證信息化建設中設施的完善。事業(yè)單位檔案管理人員要和單位領導積極溝通，爭取更多的資金補助，利用建設專項資金的形式，促進信息化檔案管理的發(fā)展。籌集資金的方法有下面幾種：第一，要想得到地方政府對事業(yè)單位的撥款，需要做好檔案管理工作重要性的宣傳，令政府部門明確檔案管理工作的重要性，將信息化建設作為重要項目，借此提升財政審批率，給予資金和物質方面的支持。第二，積極動員社會各界人士，讓其認識到檔案管理工作和每個公民信息有緊密聯(lián)系，政府可以動員當?shù)貍€人力量或者企業(yè)力量，為事業(yè)單位提供資金和設備等，借此解決信息化檔案管理建設問題。

綜上所述，隨著城市建設的完善，我國開始重視事業(yè)單位發(fā)展，其中檔案管理工作作為事業(yè)單位主要工作內(nèi)容，要相應國家號召，進行創(chuàng)新和改革。通過擴展投入資金渠道、加強檔案保密管理工作、提升檔案管理技術使用率等，提升事業(yè)單位檔案管理工作效率。

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作者簡介：余志勇（1978-），男，廣東臺山人，檔案館員職稱，2009年1月畢業(yè)于華南師范大學教育管理專業(yè)，本科學歷，主要從事檔案管理工作和下屬事業(yè)單位檔案業(yè)務的指導工作。