嘉善縣城建檔案信息化質量控制策略研究

吳曉嵐

摘 要：隨著我國城市化進程的發(fā)展，從根本上提高了我國整體城市發(fā)展水平和城建形象。所以城建檔案管理這種城市發(fā)展的記錄也越來越煩雜，相應的檔案管理人員的任務也越來越重了，所以現(xiàn)代的信息化管理手段被引入到城建檔案管理當中來。

關鍵詞：新形勢;城建檔案管理;意義

隨著城建事業(yè)的蓬勃發(fā)展，國家的城市化進程在加快步伐。城建檔案事業(yè)也需要更新?lián)Q代，來適應新時代的要求。目前在全國的很多大中城市，城建檔案管理都進行了一系列的改革，有一些單位取得了很有建設性的成績。也有一些單位遇到了前所未有的困難，時代賦予了檔案管理新的屬性和功能。本人作為一名城建檔案單位的工作者，就如何做好城建檔案管理，談一點粗淺的看法。

一、城建檔案管理的意義

1.城建檔案是城市規(guī)劃、建設審批的主要依據(jù)

城建檔案是城市規(guī)劃、建設審批的重要依據(jù)，特別是在當代地下空間高度開發(fā)利用的時代尤為重要。一個城市的地下布滿了各種煤氣、給排水、通信光纜、電力、熱力公司等等民用甚至軍用各種管線，工程在挖掘地下施工的時候，必須先到城建檔案館調取相關管網圖，以便做出不會破壞城市管網的施工設計。

2. 城建檔案管理是城市管理維修、改擴建的技術依據(jù)

每個城市都有很多很有年代感的老房子，其電路、排水、自來水管等設施都年久老化，屋頂、墻面部分有漏水脫落現(xiàn)象，有的需要擴容、需要更換維修。如果沒有完整的電路、排水、建筑竣工圖紙檔案，就很難對其進行維護翻新和維修工作。還有這樣的現(xiàn)象，比如，辦公樓改住宅樓，住宅樓改成商業(yè)用門市房這樣的功能性改建，都要參照當初的工程竣工圖紙來進行改建、翻建，這時候就要到城建檔案管理部門去調取相應的檔案了。

3.城建檔案是司法鑒定裁決的法律依據(jù)

在工程質量出現(xiàn)責任事故的時候，首先，要在城建檔案館調取施工圖紙，以此作為依據(jù)然后按圖索驥進行現(xiàn)場比對，以此作為依據(jù)來做出責任司法劃分。其次，看看有沒有設計變更，施工手續(xù)是否齊全，這些都保存在城建檔案館內，留待以后出事了可以作為證據(jù)提交法庭使用。

4.城建檔案是抗震減災、重建家園的重要保障

當遭受到地震、海嘯這樣的滅頂之災以后。城市基礎設施要進行恢復，各種管網都要維修重建。如果沒有城建記錄則會雪上加霜，讓群眾的財產遭受更大的損失。這時城建檔案就是救命的稻草，城市要依靠它重建，百姓要靠它開始新的生活。

二、當前城建檔案管理中存在的主要問題

1.城建檔案收集問題

城建檔案的收集有兩方面問題比較突出：首先，是資料不全的問題。城建檔案在真正使用的時候，經常會遇到資料不全的現(xiàn)象，在當初歸檔的時候大家都為了方便省事，只把一些主要的資料移交到城建檔案館，有些細節(jié)資料都沒有移交，由于資料的管理專業(yè)性比較強，檔案管理人員往往也不能分辨出還缺少什么比較關鍵的資料，所以在今后檔案利用工作中經常會出現(xiàn)“書到用時方恨少”的事情發(fā)生。其次，是內容出現(xiàn)差錯，圖紙與工程實際不符。這種現(xiàn)象也屢見不鮮，現(xiàn)在的建筑工程，那些做施工資料的資料員，普遍的存在一種根本不去工地現(xiàn)場測量數(shù)據(jù)的做法，他們的工程資料全都是按照施工圖上面的數(shù)據(jù)，再結合質檢部門規(guī)定允許的施工誤差范圍，在家里面閉門造車、脫離實際，自己制造的同步工程記錄資料，更有部分資料員嫌麻煩沒有把工程的設計變更標注在竣工圖上，因此，這些疏忽很容易導致城建檔案館檔案和工程實際不符，出現(xiàn)無法利用檔案資料解決實際問題的現(xiàn)象。

2.城建檔案管理水平不高

部分建設單位、施工單位的檔案管理水平從技術層面分析有些差強人意，對于檔案的分類標準和方式不科學，存放不合理，沒有相應的檔案管理規(guī)范。缺乏原始性、規(guī)范性和完整性，加上檔案管理水平較為低下，沒有具備專業(yè)知識的檔案管理人員，他們往往重視工程質量和進度，認為檔案管理不重要，忽略了檔案的管理工作，最后造成了大量的城建檔案的遺失。

3.城建檔案信息化水平低

在一些大中城市檔案管理已經進行了自動化、信息化改革，但是城建檔案信息化的管理在技術上仍是相對滯后的，雖然運用了計算機、光盤等現(xiàn)代化工具，但也只是實現(xiàn)了新技術的運用。在管理模式上就是傳統(tǒng)檔案管理模式運用新技術的改進，并沒有從根本上改變管理方式。

4.城建檔案人才缺失

首先，城建檔案信息廣泛，涉及的專業(yè)較多，既要有城市建設方面的知識，又要有檔案管理方面的知識，相關人員十分匱乏。其次，施工單位的城建檔案人才流動性相對較大，由于工作強度大，比較枯燥繁瑣，工資待遇不高，很難培養(yǎng)和留住人才。最后，檔案管理是一門比較科學的業(yè)務，過去人們對它的認識不足，認為摸個腦袋就能干檔案管理，造成現(xiàn)有城建檔案管理的人員組成可謂魚龍混雜，因此也影響了城建檔案管理的發(fā)展。

三、 新形勢下加強城建檔案管理的建議

1.加強城建檔案信息化建設

（1）現(xiàn)有館藏城建檔案數(shù)字化。城建檔案的信息化建設首要就是把現(xiàn)有館藏紙質檔案全部數(shù)字化，但是城建檔案的數(shù)字化是一項長期而艱巨的工作，對于大部分的城建檔案館來說，要在短期內大規(guī)模地進行全部館藏數(shù)字化是不可能的，難度極大，因此必須分階段逐年、逐步進行。就嘉善城建檔案館來說，保存的大部分是工程檔案，少部分是拆遷檔案及規(guī)劃檔案。在日常的檔案利用中，拆遷檔案的利用率相對來說并不高，因此，我們首先選擇的是利用價值大、利用率相對較高的工程檔案進行了檔案數(shù)字化，將有限的資金用在刀刃上。按照總體規(guī)劃，分步實施的原則，逐步、逐年實現(xiàn)館藏城建檔案全部數(shù)字化。

（2）城建檔案數(shù)據(jù)庫的建設。建立數(shù)據(jù)庫的主要目的就是要在大量的數(shù)據(jù)中查詢到用戶所需要的數(shù)據(jù)。城建檔案機構在考慮新建或完善建設檔案信息管理系統(tǒng)時，除了設置工程檔案模塊和地下管線模塊外，還應增加業(yè)務技術檔案通用模塊，并增添以下著錄事項：業(yè)務系列名稱、存放地址、案卷題名、編制單位、載體類型、數(shù)量/單位、規(guī)格、卷內文件起止時間、保管期限、密級、主題詞、進庫時間等，以確保該建設信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的完整。

（3）開發(fā)新軟件推行城建檔案在線接收。隨著城市的加速發(fā)展，城建檔案數(shù)量的增多，原有的城建檔案管理模式已不適應當前工作的需要，城建檔案管理機構可以借助于政府云建設城建檔案網上接收系統(tǒng)，建設單位在建設工程前期辦證到最后竣工驗收過程中，分階段、分批上傳城建資料，城建檔案管理機構可以后臺接收，逐步驗收，這樣既加快了城建檔案完整性和移交的速度，又合理的推動了城建檔案數(shù)字化的建設。

2.加大城建檔案資金投入

財政要向城建檔案管理部門注入資金，加速建設和完善數(shù)字化城建管理系統(tǒng)。改善城建檔案管理的辦公條件，對城建檔案進行數(shù)字化備案，配備可以滿足工作需要的一些先進的工具和設施。還要配備防火防盜系統(tǒng)，避免人為和自然災害的破壞。還要改革以前的調閱方式，增加網上調閱和異地查檔功能，方便老百姓調閱城市檔案，讓城建檔案走進尋常百姓家，而不是使其束之高閣失去實際意義。

3.提高城建檔案管理人員專業(yè)素質

要培養(yǎng)聘用專業(yè)人才，要聘任檔案管理專業(yè)、計算機統(tǒng)籌專業(yè)的高材生充斥到檔案管理行業(yè)。以此來提升整個行業(yè)的整體人員素質，打造一支專業(yè)化、高學歷的城建檔案管理隊伍。還要在檔案管理系統(tǒng)中取長補短，互相觀摩、學習、推廣先進經驗，樹立先進集體和個人標兵形象互相學習，發(fā)揮先進的作用，提高從業(yè)人員的業(yè)務水平。城建檔案管理機構要每年在本地區(qū)召集建筑工程資料員進行培訓，以便城建檔案知識的更新。

4.強化城建檔案管理的安全建設

責任巨大、頭緒眾多是城建檔案管理的特點，城建檔案管理的安全建設不容小覷。所謂安全問題無小事，城建檔案的安全管理關系到一個城市的安危和每個老百姓的利益相關，必須嚴肅認真對待。要建立行之有效的防火防盜系統(tǒng)，還要建立城建檔案計算機系統(tǒng)的安全防火墻，讓寶貴的資料不受病毒侵擾，及時做好資料備份工作，避免誤刪資料的事故發(fā)生。同時做好資料的借閱管理工作，避免寶貴的資料在借閱的時候被損壞。

四、結語

城建檔案管理工作在全面加快小康建設的今天，必須放下包袱、與時俱進、開拓進取，大刀闊斧的改革才能保證城市建設的需要，以上對加強城建檔案的管理提出了一些對策和建議，希望可以對城建檔案管理工作起到幫助作用。

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