信息化背景下電力企業(yè)檔案管理面臨的問題與對策

李丹丹

摘要：當(dāng)今社會，信息化管理技術(shù)對工作效率的提高和工作準(zhǔn)確性的提升都有很大作用。就電力企業(yè)而言，通常采用紙質(zhì)的形式保存檔案，但是這種保存方式容易致使檔案中的內(nèi)容模糊，給企業(yè)的檔案管理工作帶來了諸多不便。因而，在信息化時代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理受到了威脅，必須對其進(jìn)行改革來滿足電力企業(yè)對檔案管理上的需求，以此來促進(jìn)我國電力部門管理水平的提升。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);檔案管理;專題分類;現(xiàn)代化

引言：

眾所周知，檔案管理在電力企業(yè)中一直發(fā)揮著重要作用，其對電力企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營起到了良好的記錄作用，為企業(yè)的決策提供依據(jù)，對電力企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展起到了一定的推動作用。隨著時代的發(fā)展與科技的進(jìn)步，電力企業(yè)快速發(fā)展，其生產(chǎn)經(jīng)營也隨之進(jìn)入嶄新的階段，檔案管理的重要性更加顯現(xiàn)出來。但目前來看，我國電力企業(yè)的相關(guān)檔案管理工作還存在著很多問題，相關(guān)工作人員的工作態(tài)度也不夠嚴(yán)謹(jǐn)端正，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的發(fā)展腳步。

1、當(dāng)下電力企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

電力企業(yè)在發(fā)展的過程中，會涉及到多個行業(yè)，接觸到的資料也比較多，經(jīng)常在較短的時間內(nèi)完成資料整理。為了提高資料的質(zhì)量，電力企業(yè)的工作人員會重點(diǎn)監(jiān)管工程，自然就忽視了檔案管理這項(xiàng)工作。實(shí)際上，資料、數(shù)據(jù)的管理也是非常重要的。電力企業(yè)在選拔技術(shù)人員的過程中，會嚴(yán)格要求，從管理的角度來看，檔案管理部門缺少完善的管理制度，制定的規(guī)章制度已經(jīng)不符合現(xiàn)代化的發(fā)展需要了。無法科學(xué)合理的做好紙質(zhì)檔案的保存工作，也不能及時進(jìn)行信息備份，信息遺漏丟失的現(xiàn)象十分普遍，這些都給企業(yè)帶來無法估計的損失。

2、電力企業(yè)檔案信息化管理的特點(diǎn)和優(yōu)勢

2.1有利于辦公效率的提高

一般而言，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案使工作人員在進(jìn)行編號工作時有很大的困難，并且效率相當(dāng)?shù)拖?。同時，若要查找相關(guān)的檔案也極為復(fù)雜，需要在檔案管理室進(jìn)行層層復(fù)雜的檢索，再逐一查找，耗時相當(dāng)大。但是一旦電力企業(yè)的檔案進(jìn)行信息化管理，那么這些問題都會迎刃而解。將企業(yè)的相關(guān)檔案存儲到硬盤中，如需查找，只要進(jìn)行簡單的檢索就可以快速找到所需的資料。

2.2有利于完善電力檔案

在一定的時間后，電力檔案不可避免的會發(fā)生一定的變化。這個時候，如果仍然使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，就需要將一份份卷宗打開重新進(jìn)行制作，在重新進(jìn)行分類放置，在這一過程中，或多或少會產(chǎn)生分類上的差別，對日后的查詢檢索更為不利。而電力檔案信息化管理工作只需要對電力檔案進(jìn)行重新掃描存檔，處理時方便快捷，也有利于日后的檢索。

2.3有利于檔案信息的保密性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案中全部的資料都在卷宗中，即使人們只是對卷宗中的某一部分資料進(jìn)行查找，但是不可避免的就會看到其余的資料，這就很容易造成電力檔案的資料外泄。但是在信息化背景下的電力企業(yè)檔案管理工作中，卷宗中的每個部分都是相互隔離的，查找某一部分的資料是不會看到卷宗中的其他部分的信息，能夠有效避免檔案資料的外泄。

2.4有利于電力檔案信息的共享

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理分類后雖然放到了特定的地方，若是其他地區(qū)的人想要查看或是調(diào)取相關(guān)的檔案依然是相當(dāng)麻煩的。但是電力檔案的信息化管理是將電力檔案放入硬盤中，在上傳是相關(guān)的系統(tǒng)中去，通過互聯(lián)網(wǎng)，無論何時何地，只要權(quán)限允許，都能夠快速的找到相關(guān)的檔案信息，快捷方便的同時避免了遠(yuǎn)距離調(diào)動檔案所帶來的危險性。

3、電力企業(yè)檔案信息化管理工作中存在的問題

3.1傳統(tǒng)的電力檔案管理工作人員無法滿足信息化管理的要求

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式下，雖然工作人員的工作任務(wù)重，但是任務(wù)比較簡單，不需要掌握太多的技能技巧。但是，電力檔案的信息化管理要求工作人員的計算機(jī)技術(shù)達(dá)到一定的水平，至少能夠熟練的使用計算機(jī)，但這恰恰是傳統(tǒng)的管理人員缺乏的技能。因而，在一定程度上，傳統(tǒng)工作人員計算機(jī)技能的缺乏在一定程度上延緩了電力企業(yè)檔案信息化管理工作的進(jìn)程。

3.2電力企業(yè)缺乏對電力檔案管理工作的重視

一些單位的領(lǐng)導(dǎo)片面的認(rèn)為電力檔案并不重要，更不要談投入大量的資金在電力檔案的管理工作上了，這也就造成了電力檔案的管理沒有跟上時代的腳步，更新滯后，使得電力檔案的管理工作中仍然存在很多不足。

3.3電力檔案的安全性有所欠缺

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式相比，電力檔案的信息化管理確實(shí)減少了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，但是在某種意義上，電子版檔案的信息安全卻不如紙質(zhì)版。如今的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)達(dá)，修改電子版的電力檔案能夠不著痕跡，這就威脅著電力檔案的信息安全。

4、應(yīng)對電力檔案信息化管理中存在問題的策略

4.1提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對電力檔案管理的認(rèn)識

電力企業(yè)要構(gòu)建信息化的檔案管理模式，必須投入足夠的資金，不然很難保證實(shí)時性的檔案更新，從而暴露出更多的缺陷。但是資金投入的前提是，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須對電力檔案的重要性有足夠充分的認(rèn)識。因而，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識，加強(qiáng)對電力檔案管理的重視程度，是實(shí)現(xiàn)電力檔案信息化管理的一個關(guān)鍵。

4.2隔離企業(yè)的外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)

信息化背景下提高電力企業(yè)檔案信息安全防護(hù)能力，完善信息安全保障體系，要采取多元化的技術(shù)保障措施，既要滿足傳統(tǒng)檔案管理環(huán)境下實(shí)體檔案的保護(hù)要求，又要兼顧信息化背景下數(shù)字檔案保護(hù)的新要求。具體來說，在實(shí)體檔案方面要綜合采用以下四種保護(hù)策略：即建筑保護(hù)法，主要通過對庫房環(huán)境的維護(hù)來保證檔案的安全;裝幀保護(hù)法，對于價值較高且保存時限較長的檔案應(yīng)進(jìn)行裝幀保存，不僅可以使檔案變得美觀、使用方便。而對于數(shù)字檔案，則要注重系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)安全、和網(wǎng)絡(luò)安全的保護(hù)。系統(tǒng)方面要定期維護(hù)，查缺補(bǔ)漏，不斷測試系統(tǒng)的穩(wěn)定性和bug，以提前做好應(yīng)對;數(shù)據(jù)安全方面就要綜合運(yùn)用數(shù)據(jù)加密技術(shù)、應(yīng)急相應(yīng)技術(shù)和數(shù)據(jù)備份技術(shù)。

互聯(lián)網(wǎng)時代，人們的生活更為便利的同時也對電子信息的安全有了更大的威脅。如果企業(yè)的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)間沒有進(jìn)行隔斷，那么非法入侵者就能夠通過外網(wǎng)獲取到企業(yè)內(nèi)部的信息，進(jìn)而導(dǎo)致電力檔案的信息外泄，或者計算機(jī)中毒癱瘓，這都不利于電力檔案存儲的安全性。因?yàn)?，將企業(yè)的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)隔離是必要的。

4.3建立優(yōu)秀的檔案管理分隊(duì)

電力檔案的信息化管理工作需要優(yōu)秀的信息化人才。一個電力企業(yè)想要對現(xiàn)存的檔案管理進(jìn)行完善，就必須引進(jìn)新型的信息化人才。從企業(yè)方面來說，就是對電力檔案管理的工作人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)，使其了解信息化管理工作的具體操作，提高工作人員的素質(zhì)。這有利于完善檔案管理工作中的相關(guān)操作，有利于減少管理工作中的安全風(fēng)險。同時，客觀的說，在電力檔案的信息化管理工作中，硬件設(shè)施是工作的基礎(chǔ)，因而，投入足夠的硬件設(shè)備是必要的。

4.4重視強(qiáng)化電力檔案基礎(chǔ)工作

雖然，與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，信息化的檔案管理工作較為簡單，但是在一些基礎(chǔ)的工作上，例如對檔案的掃描編號工作，依舊需要有足夠的重視。一旦檔案編號出現(xiàn)錯誤，就必須重新開始工作，相當(dāng)?shù)暮馁M(fèi)時間和精力，而且對電力檔案管理的準(zhǔn)確性有較大的影響，不便于日后的查找工作。

5、結(jié)束語

綜上，在現(xiàn)今企業(yè)各項(xiàng)工作都呈現(xiàn)出信息化建設(shè)趨向情況下，電力企業(yè)在檔案管理方面進(jìn)行信息化建設(shè)也在如火如荼地進(jìn)行。本文基于此，對電力企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的概念與內(nèi)容加以概述，并對現(xiàn)存問題進(jìn)行分析、總結(jié)。對于現(xiàn)階段電力企業(yè)內(nèi)存在的問題，本文針對性的提出了幾點(diǎn)建議。希望本文的幾點(diǎn)建議能夠我國電力企業(yè)從企業(yè)整體、從員工角度以及從管理工作本身進(jìn)行加強(qiáng)，促進(jìn)檔案管理工作效果的進(jìn)一步加強(qiáng)。

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