政府檔案信息資源編目的問題與對(duì)策研究

王康

摘要：為了有效加強(qiáng)我國政府檔案信息資源管理、開發(fā)和利用的水平，切實(shí)降低政府部門面對(duì)的信息資源模糊、分散、管理困難等常見不良影響，本文簡述了信息資源編目的概念，提出現(xiàn)階段我國政府在檔案信息資源編目中的問題，并提出加強(qiáng)對(duì)策，希望能夠?qū)ξ覈鴻n案信息資源編目建設(shè)、開發(fā)、使用有一定的幫助。

關(guān)鍵詞：政府檔案庫;信息資源編目;問題;對(duì)策

一、信息資源編目概述

為了讓這些無序存在的信息資源變得有價(jià)值并解決信息資源的有效利用和有序整理這一問題，信息資源編目應(yīng)運(yùn)而生。編目工作也是政府部門在對(duì)信息資源進(jìn)行歸集和整理的重要方式之一，以往我國的信息資源編目工作是對(duì)實(shí)體資源進(jìn)行管理、利用和分類，而現(xiàn)如今，信息資源編目工作已經(jīng)延伸到了網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，通過互聯(lián)網(wǎng)科技更科學(xué)地整理信息資源，這一發(fā)展也是時(shí)代進(jìn)步的必然結(jié)果。信息資源編目作用主要體現(xiàn)在兩方面，一是能讓資源使用者更快捷地獲取有效的信息，二是也能減輕信息資源管理者的工作量，利于對(duì)信息進(jìn)行實(shí)施長期管理。[1]目前信息資源編目的發(fā)展已然取得了顯著成效，為了進(jìn)一步開發(fā)并利用信息資源，我國很多地區(qū)已經(jīng)開始全面普及網(wǎng)絡(luò)信息資源編目工作。

二、政府檔案信息資源編目工作現(xiàn)狀

目前，政府檔案信息資源編目工作的過程主要有以下四個(gè)部分。首先是對(duì)政府的各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理，特別是服務(wù)業(yè)務(wù)，如政府的行政權(quán)力、公共服務(wù)事項(xiàng)等方面，形成政府業(yè)務(wù)清單。其次，與政府服務(wù)業(yè)務(wù)清單相結(jié)合，并總結(jié)往年對(duì)于政府檔案信息資源編目工作的經(jīng)驗(yàn)，梳理政府內(nèi)部各個(gè)部門信息資源的參考目錄，最終形成一套完整的、符合各地政府工作現(xiàn)狀的信息資源模版，這有利于政府檔案信息資源編目工作效率的提高。再次，政府信息資源整理部門會(huì)把所形成的政府檔案信息資源參考目錄反映給各個(gè)部門，對(duì)這些信息資源進(jìn)行核對(duì)，實(shí)行政府檔案信息資源的確認(rèn)工作，保證政府檔案信息資源的真實(shí)性。最后，對(duì)已經(jīng)確認(rèn)的信息資源目錄進(jìn)行編制，自動(dòng)生成政府檔案信息資源目錄體系。[2]

三、政府檔案信息資源編目工作面臨的問題

1.檔案信息資源的無序化問題

目前，我國政府部門在建設(shè)政府檔案庫方面，對(duì)信息資源編目工作的研究還處于初步探索時(shí)期。因此，政府部門在應(yīng)用信息資源編目的過程中，難免會(huì)遇到難以適應(yīng)檔案庫及使用者需求的情況，而又由于一些客觀因素沒有對(duì)檔案信息資源編目程序的字段進(jìn)行及時(shí)修改或補(bǔ)充。除此之外，在一些能夠表示與獲取檔案信息資源有關(guān)字段的探索還處于空白階段，信息資源編目的格式類型單一。以上種種原因，都導(dǎo)致了政府檔案庫的信息資源目錄參差不齊，呈現(xiàn)出無序化的現(xiàn)象。檔案信息資源的無序化問題主要體現(xiàn)在政府檔案信息資源量過大，并且如今仍然在繼續(xù)擴(kuò)張，以致于信息分散、信息組合錯(cuò)綜復(fù)雜;加之政府檔案信息變動(dòng)頻繁，檔案信息資源編目無法適應(yīng)信息變動(dòng)的速度，造成使用者難以獲取到符合自身需求的信息的局面;另外，政府檔案信息資源良莠不齊，用戶在面對(duì)這些信息時(shí)往往應(yīng)接不暇，導(dǎo)致信息污染嚴(yán)重。綜上所述，要想保證政府檔案信息資源編目工作的順利進(jìn)行，解決檔案信息資源的無序化這一問題是關(guān)鍵性任務(wù)。

2.檔案信息資源項(xiàng)目不統(tǒng)一

我國自上世紀(jì)八十年代開始，就已經(jīng)陸續(xù)制定了很多關(guān)于信息資源編目的規(guī)定。然而由于我國各地各個(gè)政府對(duì)檔案信息資源項(xiàng)目落實(shí)不到位，也沒有劃分統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，造成各個(gè)政府對(duì)信息資源項(xiàng)目存在不同的理解，對(duì)元數(shù)據(jù)的掌握程度參差不齊，甚至很多政府并沒有按照元數(shù)據(jù)格式進(jìn)行編目，編目過程也不盡相同，導(dǎo)致檔案信息資源項(xiàng)目不統(tǒng)一，其應(yīng)用程度也不一致。如果政府信息資源項(xiàng)目不統(tǒng)一，則會(huì)造成編目質(zhì)量高低不齊，引起檔案信息資源混亂，嚴(yán)重影響了編目結(jié)果的準(zhǔn)確性和編目過程的效率。因此，政府要著重強(qiáng)調(diào)信息資源編目的重要性，傳達(dá)檔案信息資源目錄的統(tǒng)一是政府實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)工作科學(xué)化管理的必要手段這一重要思想。只有檔案信息資源項(xiàng)目統(tǒng)一，才能保證檔案信息資源編目的質(zhì)量，推進(jìn)編目工作的標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施進(jìn)程。

四、政府檔案信息資源編目應(yīng)采取的對(duì)策

1.完善政府信息資源目錄體系與外部的銜接機(jī)制

隨著政府?dāng)?shù)據(jù)服務(wù)范圍的擴(kuò)大，政府信息資源編目體系需要從政府內(nèi)部的共享轉(zhuǎn)向?qū)ι鐣?huì)外部的開放。政府信息資源目錄數(shù)據(jù)存儲(chǔ)日益集中化，信息資源管理成為專業(yè)職能，因此在與外部銜接的過程中，政府信息中心需要專門設(shè)立相關(guān)崗位，解決政府檔案信息資源目錄體系與外部資源共享脫節(jié)的問題，打通政府內(nèi)部信息編目與外界的最后一公里，建設(shè)信息資源共享中心，形成政府檔案庫資源目錄平臺(tái)與數(shù)據(jù)交換平臺(tái)、公用資源庫等的銜接機(jī)制。除此之外，在完善政府信息資源目錄體系與外部聯(lián)系的過程中，有必要在平臺(tái)上進(jìn)行備案，實(shí)現(xiàn)在數(shù)據(jù)交換平臺(tái)進(jìn)行點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的信息資源交換，作為政府信息資源目錄體系建設(shè)流程的原始依據(jù)，從而更有效地解決跨越多個(gè)部門領(lǐng)域數(shù)據(jù)共享問題。

2.對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有序利用

首先，政府部門及檔案庫管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到信息資源整理的重要性。要想解決檔案信息資源無限擴(kuò)張與檔案信息資源有序利用二者之間的矛盾，就要根據(jù)當(dāng)前政府檔案信息資源編目的特點(diǎn)以及發(fā)展趨勢(shì)，積極學(xué)習(xí)并引進(jìn)國外先進(jìn)檔案信息資源編目工作的經(jīng)驗(yàn)，制作符合自身檔案庫的信息資源分類目錄體系，并開展對(duì)政府檔案信息資源的管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有序利用。只有這樣才能為政府檔案庫用戶提供更加有效的信息資源以及更加便利快捷的信息獲取途徑和方式。尤其對(duì)政府部門而言，在揭示檔案信息資源的特征方面能夠汲取一定教訓(xùn)，這也是完善政府信息資源目錄體系工作的有效嘗試。

五、結(jié)論

政府檔案信息資源的管理與編目工作一向是我國政府信息資源管理的難點(diǎn)。為了加強(qiáng)政府檔案信息資源編目技術(shù)和效果，給往后信息資源編目工作提供些許參考意見，本文首先分析了目前政府檔案信息資源編目工作面臨的一些問題，例如現(xiàn)行元數(shù)據(jù)的應(yīng)用存在缺陷、檔案信息資源編目無序化、檔案信息資源項(xiàng)目不統(tǒng)一以及檔案信息資源編目速度較慢。筆者針對(duì)上述問題，在政府信息資源目錄體系與外部的銜接機(jī)制、檔案信息資源的有序利用幾個(gè)方面提出了有效的解決方案，以進(jìn)一步優(yōu)化當(dāng)前政府檔案庫建設(shè)管理工作，提高信息資源編目服務(wù)的效能。

參考文獻(xiàn)

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