機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)管理的思考與探究

程偉濤

摘要：隨著社會(huì)現(xiàn)代化和信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)在各行業(yè)工作中的進(jìn)一步應(yīng)用，造成傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理更加艱難，必須緊跟時(shí)代發(fā)展，加快檔案管理信息化步伐。目前，國內(nèi)大部分單位檔案管理信息化建設(shè)仍處于起步階段，面臨著標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、人才匱乏、技術(shù)與設(shè)備落后等問題。本文通過對(duì)近年來機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)實(shí)踐情況進(jìn)行思考與探究，以促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理的信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案;信息化建設(shè);思考

1 現(xiàn)代化建設(shè)中機(jī)關(guān)檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理的安全性有待提高

機(jī)關(guān)單位中的部分檔案資料是具有機(jī)密性的，一旦損毀、遺失或被外界竊取則會(huì)為政府工作帶來不必要的麻煩，甚至危害到人民和政府的切身利益，因此檔案管理工作必須要確保其安全性。機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作較為瑣碎和復(fù)雜，因此在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)容易忽視檔案資料的保密性與安全性，部分檔案管理人員認(rèn)為只要將檔案資料錄入到帶有口令的計(jì)算機(jī)中便可保證資料不會(huì)外泄。更有涉密電腦瀏覽外部網(wǎng)頁和檔案移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)在互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)上使用的現(xiàn)象，如此種種行為均會(huì)導(dǎo)致檔案資料的安全性受到威脅。還有黑客襲擊、火災(zāi)、存儲(chǔ)器件損壞等情況。

1.2 檔案管理工具的單一造成了檔案信息獲取效率較低

在信息化不斷發(fā)展的今天，機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作需要快捷迅速的為單位提供準(zhǔn)確且有效的檔案信息，而檔案信息的獲取則需要良好的檢索工具。部分機(jī)關(guān)單位的檔案管理人員缺乏對(duì)檢索工具的重視，在檢索一些易混淆的檔案資料時(shí)無法保證檢索的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，因而影響到整體的辦事效率。單位不重視檔案管理軟件的開發(fā)，有的雖然購買了檔案檢索軟件或管理軟件，但有些軟件屬于通用性的，缺乏部門的行業(yè)特性，對(duì)檔案分類設(shè)置不準(zhǔn)確，造成查找困難、效率低下。

2 現(xiàn)代化建設(shè)中加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理的對(duì)策

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視、并建立檔案信息化管理制度

機(jī)關(guān)檔案信息化發(fā)展的情況與領(lǐng)導(dǎo)重視檔案的程度、資金投入程度密切相關(guān)，檔案管理的一切工作均應(yīng)取得領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，因此檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組必須由單位主要領(lǐng)導(dǎo)參與，并把檔案建設(shè)列入單位重要發(fā)展規(guī)劃。同時(shí)要進(jìn)一步規(guī)范檔案信息化管理，應(yīng)當(dāng)在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上制定出符合檔案信息化管理的新制度，要保證檔案管理工作能夠更好地為機(jī)關(guān)單位服務(wù)，發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢(shì)，從而提高檔案管理的水平和效率。機(jī)關(guān)單位要通過分析檔案管理工作的實(shí)際情況，制定出短期及長期兩個(gè)發(fā)展目標(biāo)，確保檔案管理信息化建設(shè)能夠有條不紊的展開。通過借鑒國內(nèi)外先進(jìn)的信息檔案管理制度，結(jié)合自身實(shí)際情況，構(gòu)建出科學(xué)合理的檔案管理制度。除此以外，機(jī)關(guān)單位還應(yīng)建立相應(yīng)的檔案監(jiān)督制度，以此提升檔案管理人員的積極性、主動(dòng)性和自律性，同時(shí)還可確保檔案資料不被外泄或損毀。機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)充分利用內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，避免玩忽職守現(xiàn)象出現(xiàn)，同時(shí)還能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中所存在的隱患并將其一一排除，從而提升檔案管理水平。

2.2 強(qiáng)化投入，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案安全管理措施

機(jī)關(guān)單位的檔案資料具有一定的保密性，因此必須重視其的安全性，確保萬無一失。信息化的檔案管理雖然較紙質(zhì)檔案管理更為先進(jìn)，但卻更容易引發(fā)檔案資料外泄、更改或損毀，常見的如硬盤丟失或損毀、火災(zāi)、黑客入侵、計(jì)算機(jī)感染病毒、人為操作不當(dāng)而導(dǎo)致的資料刪除或壞損等，這些都會(huì)對(duì)檔案資料的安全性產(chǎn)生影響。要解決以上弊端，機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息檔案的保險(xiǎn)意識(shí)，借助云端存儲(chǔ)和異地備份來保證檔案資料的安全性，使其在遭受計(jì)算機(jī)病毒或火災(zāi)等突發(fā)情況時(shí)能夠保存好資料并及時(shí)得到恢復(fù)。利用采集背景信息和元數(shù)據(jù)作為檢驗(yàn)電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)。通過光筆簽名減少在電子檔案形成過程中產(chǎn)生的信息失真等問題。利用密碼認(rèn)證解決檔案在存儲(chǔ)或傳輸過程中被人篡改或替換的可能性。購買防火墻防止其他系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對(duì)該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機(jī)構(gòu)的機(jī)要信息、專利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出，保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全。利用防寫措施將電子檔設(shè)臵為“只讀”狀態(tài)，用戶只能從電子計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其做任何修改。在電子計(jì)算機(jī)外存儲(chǔ)器中，利用只讀式光盤（CD-ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息，給U盤和移動(dòng)硬盤進(jìn)行加密，這些可以有效地保護(hù)電子檔的原始性、真實(shí)性、完整性。要完善檔案庫房十防措施，并定期進(jìn)行檢查，確保庫房檔案資料的安全性。

2.3 開發(fā)出有針對(duì)性的檔案管理軟件

檔案管理信息化離不開檔案管理軟件，檔案管理軟件的科學(xué)合理性，決定了檔案在日常利用效率的高低。因此，機(jī)關(guān)單位在檔案管理軟件開發(fā)過程中，要強(qiáng)化前期調(diào)研，要有強(qiáng)烈的針對(duì)性，讓檔案管理人員全程參與進(jìn)來，確保檔案管理軟件是對(duì)單位量身定做的，能對(duì)信息檔案準(zhǔn)確分類，能對(duì)單位業(yè)務(wù)進(jìn)行精準(zhǔn)識(shí)別，能夠多角度反映檔案卷宗內(nèi)容，并要實(shí)現(xiàn)多種邏輯組織信息檢索方式，以便后期快速、方便的查找和利用。

在現(xiàn)代化信息化飛速發(fā)展的今天，機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作迎來了新的挑戰(zhàn)。在檔案管理信息化建設(shè)的道路上，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)清自我，自我加壓，不斷強(qiáng)化學(xué)習(xí)，通過培訓(xùn)、交流、合作、創(chuàng)新等多種方式來推動(dòng)信息化管理建設(shè)的完成。

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（作者單位：河南省石漫灘水庫管理局）