企業(yè)物資采購管理中信息化的實(shí)踐探討

摘 要：當(dāng)前，國際競爭可謂十分激烈，在此背景下國家也積極出臺相關(guān)的政策法規(guī)，因此如何改革與創(chuàng)新物資采購管理也就變得更加重要。物資采購包含的環(huán)節(jié)眾多，如詢價(jià)、采購計(jì)劃、保管等采購過程中的信息波動(dòng)性強(qiáng)且信息分散，傳統(tǒng)的采購方法無法滿足現(xiàn)代化的需要，最重要的是無法保證信息的完整性與實(shí)時(shí)性，因此采取行之有效的信息途徑傳播與反饋信息也就顯得至關(guān)重要。鑒于此，本文對企業(yè)物資采購管理中信息化的實(shí)踐進(jìn)行分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)物資 采購管理 信息化

引言

如果建筑公司希望按照信息現(xiàn)代化提高采購管理水平，建立科學(xué)合理的信息采集管理平臺，更加注重人力資源應(yīng)用管理系統(tǒng)，需優(yōu)化和改善市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。解決信息獲取管理平臺中未知的物料管理問題，將信息技術(shù)與公司收購相關(guān)的管理相結(jié)合，實(shí)時(shí)地依靠動(dòng)態(tài)信息，最大限度地發(fā)揮效益信息技術(shù)提供招聘流程。解決供需交換問題，合理預(yù)測市場變化，為建筑公司收購管理提供更好的服務(wù)，加快中國建筑公司經(jīng)濟(jì)效益的發(fā)展，促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展。并加強(qiáng)全國的實(shí)力。

1信息技術(shù)的優(yōu)勢性

在現(xiàn)代社會(huì)中，信息技術(shù)在經(jīng)濟(jì)催化下快速發(fā)展，各種產(chǎn)業(yè)的發(fā)展?jié)u漸離不開信息技術(shù)，其強(qiáng)大的信息處理功能使得實(shí)現(xiàn)新的信息管理方法和各種軟件成為可能。使用軟件實(shí)現(xiàn)信息構(gòu)成，根據(jù)操作員的請求執(zhí)行信息處理。同時(shí)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)信息的相互溝通，可以“小”世界實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程通信，這對物資采購管理非常重要，互聯(lián)網(wǎng)物質(zhì)比較，通過信息的采集實(shí)現(xiàn)，以便于選擇合適的產(chǎn)品，對于現(xiàn)代材料管理非常方便。

2企業(yè)物資采購管理中的信息化應(yīng)用

2.1訂單信息

購買信息的訂購是最基本的要素，訂單主要包含有關(guān)產(chǎn)品，供應(yīng)商和資金的信息。采購數(shù)字化的核心是實(shí)現(xiàn)訂單信息的數(shù)字化。亦可理解為，訂單信息的數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)意味著采購信息管理的實(shí)現(xiàn)。

2.2資金信息

資金信息是采購數(shù)字化的第一個(gè)數(shù)字化。隨著金融信息化的發(fā)展，采購信息的處理變得更加方便，可以隨時(shí)獲得各種必要的數(shù)據(jù)。實(shí)現(xiàn)公司目標(biāo)的最重要目標(biāo)是資本管理，尤其是占大量資金的關(guān)鍵設(shè)備，這直接影響公司最大利潤的實(shí)現(xiàn)。

3企業(yè)采購管理計(jì)算機(jī)化的迫切性

3.1信息化是建筑企業(yè)物資管理高速發(fā)展的根本要求

由于采購鋼材、水泥、瀝青原料涉及采購計(jì)劃的準(zhǔn)備，查詢，分配等步驟，采用獨(dú)特的處理方法和信息不僅打破了與整個(gè)過程相關(guān)的信息，而且它變得不穩(wěn)定，該工具無法滿足實(shí)際需求。從而實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵信息管理，最大化資源，完善業(yè)務(wù)步驟，建立統(tǒng)一化的物資供應(yīng)鏈流程，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)高效發(fā)展。

3.2信息化是加強(qiáng)企業(yè)競爭力的必要條件和堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)

在建筑原料信息管理方面，建筑公司引入了人員素質(zhì)全面發(fā)展，數(shù)據(jù)統(tǒng)一化等目標(biāo)。在該標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)下，妥善解決信息孤島問題，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)平臺的標(biāo)準(zhǔn)化和集成，實(shí)現(xiàn)不同地區(qū)間業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的集成。企業(yè)可以參與市場競爭，推動(dòng)國有相關(guān)有效改革與制度的建立。同時(shí)，企業(yè)還建立高效，綜合的信息應(yīng)用系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)管理系統(tǒng)集成，完善資金，產(chǎn)業(yè)供應(yīng)鏈、存儲(chǔ)等管理系統(tǒng)的整合，在此基礎(chǔ)上提升我國建筑企業(yè)的全面競爭力。

4現(xiàn)代企業(yè)物資招標(biāo)采購管理存在的問題

4.1管理流程缺乏合理性

一般情況下，省級以上單位所設(shè)立的物資招標(biāo)管理服務(wù)機(jī)構(gòu)具備完善性，而省級以下單位的服務(wù)機(jī)構(gòu)通常沒有設(shè)立一個(gè)專門負(fù)責(zé)的部門，因服務(wù)機(jī)構(gòu)缺乏健全性，就導(dǎo)致諸多企業(yè)采取了下放采購招標(biāo)權(quán)的方式，使得企業(yè)內(nèi)部未能集中采購所需的物資，而是自行負(fù)責(zé)自己的工作環(huán)節(jié)，采取分散采購方式。如辦公用品、機(jī)器設(shè)備等物資直接交由各部門來分散采購，雖然此種采購方式在一定程度上能快速配置企業(yè)的資源，但各部門間各司其職，只采購自各部門所需的物資，未能進(jìn)行充分溝通聯(lián)系，這樣一來，就難以批量采購企業(yè)所需物資，也就影響了企業(yè)管理者調(diào)控物資招標(biāo)采購管理的目的，還會(huì)無形中增加了物資采購成本。

4.2工作內(nèi)容較為單一化，工作周期不長

因而，所需的人力也相對不多，特別是開展某一項(xiàng)工作時(shí)，也只需個(gè)別專業(yè)人員以間歇式介入即可。這就導(dǎo)致企業(yè)人力未能充分發(fā)揮其作用，因此要求企業(yè)物資招標(biāo)采購管理時(shí)應(yīng)當(dāng)盡量施行多個(gè)項(xiàng)目群體式管理，主要手段以項(xiàng)目集成管理為主，以便及時(shí)解決和調(diào)整好各方人員的溝通問題。此外，一些采購管理團(tuán)隊(duì)因采購經(jīng)驗(yàn)尤顯不足，而又缺乏專業(yè)的物資管理知識，在實(shí)際采購現(xiàn)場中未能充分調(diào)動(dòng)自身知識經(jīng)驗(yàn)來處理和協(xié)調(diào)好可能存在的溝通問題，也就是導(dǎo)致物資招標(biāo)采購管理需求不能及時(shí)滿足，繼而阻礙了物資招標(biāo)采購成效的實(shí)現(xiàn)。還有一些項(xiàng)目中的現(xiàn)場人員素養(yǎng)較低，專業(yè)人員缺乏，采購方案缺乏科學(xué)性等問題，這些均會(huì)對最終的物資招標(biāo)采購工作產(chǎn)生不利影響。

4.3缺乏科學(xué)的物資采購管理體系

面對激烈的市場競爭和技術(shù)的快速發(fā)展，科學(xué)有效的管理體系變得非常重要，經(jīng)過專業(yè)化培訓(xùn)的管理人才，規(guī)范的采購方式和統(tǒng)一的采購來源都需要科學(xué)管理。目前，物資采購管理缺乏專業(yè)人員，企業(yè)不重視物資采購業(yè)務(wù)，忽視了相關(guān)人員的引進(jìn)和培訓(xùn)，使員工技能和思路受到了影響。同時(shí)，采購形式和采購渠道控制尚未實(shí)施，導(dǎo)致材料采購出現(xiàn)問題，大大降低了工作的積極性。

4.4供求信息缺乏針對性

首先，多批次和小規(guī)模存在問題。其次，材料供應(yīng)商的大規(guī)模生產(chǎn)存在大規(guī)模生產(chǎn)問題，實(shí)際需求與供給關(guān)系不對等。第三，不執(zhí)行供應(yīng)商數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)存檔，并且供應(yīng)商建議，評級和使用不是標(biāo)準(zhǔn)化的。

5現(xiàn)代企業(yè)物資招標(biāo)采購管理策略

5.1健全內(nèi)部管理制度

企業(yè)物資招標(biāo)采購工作具有復(fù)雜性，且量大，若想有效完成這一系統(tǒng)工程，使其作用被充分發(fā)揮出來，企業(yè)還需借助其他管理手段。一方面，對于物資進(jìn)場的質(zhì)檢環(huán)節(jié)、物資驗(yàn)收入庫、申領(lǐng)物資等工作所涉及到的原始數(shù)據(jù)都要完整記錄下來，確保購進(jìn)的物資能夠與標(biāo)書上確定的物資數(shù)量、質(zhì)量和交貨日期等一致，避免內(nèi)部或是內(nèi)外部人員相互溝通，通過篡改數(shù)據(jù)，以次充好，從中謀取私利。另一方面，強(qiáng)化內(nèi)部考核制度，即嚴(yán)格考核相關(guān)招標(biāo)負(fù)責(zé)人，對于那些招標(biāo)工作上有失誤，直接對各招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組成員進(jìn)行考核，而驗(yàn)收上失職的人員，根據(jù)所導(dǎo)致后果的輕重對相關(guān)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行懲罰，或是崗位調(diào)離等。此外，還要完善財(cái)務(wù)監(jiān)管力度。財(cái)務(wù)方面的監(jiān)管可從以下幾個(gè)方面出發(fā)：第一、改變資金支付方式與速度，使其盡量傾向于物美價(jià)廉且誠信度高的供應(yīng)商;第二、確定價(jià)格時(shí)，盡量采用多元付款方式，如商業(yè)票據(jù)等，確保購進(jìn)物資的價(jià)格具備合理性;第三、若是供應(yīng)商提供的物資在質(zhì)量、數(shù)量與標(biāo)書不相符，可施行暫停貨款支付等措施，待查明實(shí)際情況后再?zèng)Q定是否繼續(xù)付款。

5.2科學(xué)運(yùn)用電商平臺

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，電商已成為推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一個(gè)強(qiáng)有力手段。電商采購?fù)黄茣r(shí)空限制，避免了傳統(tǒng)采購涉及到的各種復(fù)雜繁瑣環(huán)節(jié)，也有效節(jié)約了物流與管理費(fèi)用。電商平臺的運(yùn)用乃是重新改造傳統(tǒng)采購模式與供應(yīng)流的一個(gè)過程，既涉及到對采購部門人員崗位、內(nèi)部機(jī)構(gòu)的調(diào)節(jié)，還關(guān)乎到其他有關(guān)部門的職能設(shè)置等方面。企業(yè)物資招標(biāo)采購管理工作中應(yīng)當(dāng)科學(xué)合理運(yùn)用電商平臺，借助電商平臺來促進(jìn)采購管理朝著定量化和合理化的方向進(jìn)發(fā)，及時(shí)為企業(yè)提供關(guān)于供應(yīng)商和相關(guān)參與人員的信息數(shù)據(jù)，促使采購決策更具充分性和完整性，從而提高企業(yè)在物資采購與供應(yīng)鏈管理上的工作效率。

5.3信息化物資采購的一體式管理

一般公司的采購流程是從各個(gè)生產(chǎn)部門分配人員從分銷部門收集材料，由于生產(chǎn)線分布和需求差距，各部門間的交流不暢，易發(fā)生資源的重復(fù)領(lǐng)用，導(dǎo)致資源浪費(fèi)的情況。故而，建筑公司加強(qiáng)采購的綜合信息管理，在公司內(nèi)部建立資料供給處，與制造部門保持密切聯(lián)系，并記錄和統(tǒng)一每個(gè)部門的所有物質(zhì)需求，通過創(chuàng)建分析圖表進(jìn)行信息比較，物料控制圖可靠性和實(shí)時(shí)供應(yīng)站根據(jù)圖表分析的實(shí)際需要進(jìn)行采購和管理，實(shí)時(shí)與各部門溝通，保證信息交流的暢通，實(shí)施合理的物流，使各部門能正常生產(chǎn)。在確保最大限度地利用資源的條件下，降低了生產(chǎn)采購的成本，提升了企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率，進(jìn)而提高了企業(yè)的利潤。

5.4實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息化管理

采購人員于采購前也應(yīng)做好與各個(gè)部門的溝通工作，了解各個(gè)部門物資的需求量。同時(shí)也應(yīng)與供應(yīng)商做好溝通，便于更好的采購。就此類問題，運(yùn)用精細(xì)化系統(tǒng)以及建立信息化的檔案記錄并分析每個(gè)部門的情況，且利用該平臺進(jìn)行信息調(diào)動(dòng)、對比等，提取更加可靠的信息。如此，也有利于采購人員詳細(xì)的分析每個(gè)部門實(shí)際的物資需求量，有利于采購人員制定分析圖或表，管理資金等工作。除此之外，最重要的是有效的避免了采購過多或者物資過剩等情況的發(fā)生。

6結(jié)束語

管理的追求在企業(yè)的發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用，對促進(jìn)中國經(jīng)濟(jì)的建設(shè)在某些方面起著極其重要的作用。如何在保密性提高的情況下控制市場經(jīng)濟(jì)中的材料采購流程在采購流程中，由于材料過多和材料數(shù)量過多，以及采購過程中的信息溝通過程影響，整個(gè)過程中的信息非常不穩(wěn)定而且缺乏及時(shí)反饋等嚴(yán)重缺陷。基于此綜合不利條件，如果我們不及時(shí)分析信息，就會(huì)在采購過程中引起意料之外的問題。

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作者簡介：

李玥，女，漢族，就讀于東南大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，研究方向：經(jīng)濟(jì)管理。