國企人事檔案審核整理工作若干問題初探

林師珠

摘 要：企業(yè)人事檔案是企業(yè)在人事管理中形成，記述和反映員工經(jīng)歷、德能勤績和工作表現(xiàn)，以個(gè)人為單位集中保存?zhèn)洳榈母鞣N形式和載體的歷史記錄。它是企業(yè)內(nèi)部檔案的重要組成部分，在企業(yè)人事工作中發(fā)揮重要作用。2014年10月，中央組織部召開了全國干部人事檔案專項(xiàng)審核工作會議，在全國分三批部署干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，以杜絕人事檔案弄虛作假、整理不規(guī)范等現(xiàn)象，保障人事檔案質(zhì)量，更好地為人事工作服務(wù)。

關(guān)鍵詞：國企人事檔案 審核整理 分析

1導(dǎo)言

人事檔案是國有企業(yè)人員基本信息的記載，是員工個(gè)人思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和成長過程的真實(shí)寫照，也是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和人力資源部門考核、了解員工的重要參考依據(jù)?，F(xiàn)如今隨著企業(yè)發(fā)展越來越重視經(jīng)濟(jì)效益的工作，對人事檔案管理的工作則是比較淡化，存在人事檔案管理無法實(shí)現(xiàn)信息化以及檔案管理工作人員自身的素質(zhì)不達(dá)標(biāo)等方面問題，因此在日后人事資源管理過程中，必須要采取科學(xué)管理方法，通過科學(xué)合理管理措施，解決人事檔案管理中所存在的問題，提高企業(yè)人事檔案管理的效率，同時(shí)促進(jìn)企業(yè)自身快速穩(wěn)定的發(fā)展，帶動社會經(jīng)濟(jì)水平提高。

2存在問題分析

2.1沒有正確的認(rèn)識到檔案管理的重要性

對于檔案管理工作而言，主要是作為一項(xiàng)服務(wù)性的工作內(nèi)容，通常情況下是難以實(shí)現(xiàn)和責(zé)任較為重大的一項(xiàng)工作，由于存在著一定的隱蔽性，并不太容易引起人們的重視，人們甚至是認(rèn)為這項(xiàng)工作是可有可無的，在一些單位中，管理人員對于檔案管理工作自身意義缺少清晰的認(rèn)識，普遍認(rèn)為檔案管理是進(jìn)行存檔和提取等一些簡單的工作，也是缺少著足夠的關(guān)心以及重視，此外一些單位認(rèn)為檔案管理工作便是簡單進(jìn)行裝訂和整理，認(rèn)為什么人都可以做好，因此在工作人員選用方面也是存在著一定的隨意性，這些錯(cuò)誤和片面的看法也是對檔案管理質(zhì)量帶來了直接影響，同時(shí)也是打擊了工作人員自身的責(zé)任心和存在感，最終使工作效率出現(xiàn)降低。

2.2檔案管理人員自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)比較低

對于檔案管理工作而言，自身政策性是比較強(qiáng)的，人事檔案管理工作也是需要具有著專業(yè)素質(zhì)的人才，同時(shí)必須要熟悉計(jì)算機(jī)操作。然而現(xiàn)如今因?yàn)槲覈鴩衅髽I(yè)檔案管理人員存在著較大的流動性，多數(shù)檔案管理人員在崗位調(diào)整以及職務(wù)升遷的時(shí)候也是不斷進(jìn)行更新，直接導(dǎo)致檔案管理工作隊(duì)伍經(jīng)常進(jìn)行更換，練手的新人比較多，但是干活熟練的人才則是比較少，致使檔案管理工作普遍都是流于形式。在遇到一些任務(wù)較為繁重的工作時(shí)通常會存在著“突擊應(yīng)付”和“連夜趕車”等問題，這樣對于人事檔案管理工作帶來了嚴(yán)重的影響。

2.3人事檔案的信息缺少著可用性

因?yàn)槿鄙贆n案材料收集工作相關(guān)制度，檔案管理人員在進(jìn)行工作時(shí)也是存在歸檔收集工作開展較為滯后，缺少著一定的生動性。通常情況下存在人員調(diào)動升遷或者是繼續(xù)調(diào)閱相關(guān)人員檔案材料卻無跡可尋等問題，在一些企業(yè)的人事檔案管理時(shí)，存在著材料的補(bǔ)充不全面和不及時(shí)，使檔案材料形式以及內(nèi)容存在著相應(yīng)雷同。

3國企人事檔案審核整理問題的解決對策

3.1實(shí)行“新形成的人事檔案材料及時(shí)收集和定期歸

檔”制度。國企應(yīng)制定歸檔制度來規(guī)范人事檔案收集工作，約束員工行為。要求相關(guān)員工在工作中隨時(shí)積累人事檔案材料;相關(guān)部門疏通檔案來源渠道，主動收集人事檔案材料，并定期移交歸檔材料，以此避免移交材料的零散，從源頭上保證人事檔案的齊全與完整。歸檔部門定期審核整理新材料，更新人事檔案內(nèi)容，從而保證新歸檔材料的系統(tǒng)性，降低整理工作頻率，提高整理效率及質(zhì)量。

3.2靈活把握分類標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整理方法

3.2.1靈活把握宏觀分類標(biāo)準(zhǔn)

為保持人事檔案材料的有機(jī)聯(lián)系，高效管理與便于用戶查考利用檔案，國企不宜刻板遵循宏觀分類標(biāo)準(zhǔn)（即中組部規(guī)定的十類）、分割成套材料，有時(shí)需把涉及同一事由又隸屬于不同大類的成套材料歸入同一類。如夾在高校畢業(yè)生登記表中的畢業(yè)生體檢表宜保持成套狀態(tài)歸入第四類。一是因?yàn)殡m然從體檢表單份材料來說，它屬于健康檢查類材料，但從整體上說它與畢業(yè)生登記表皆屬學(xué)生畢業(yè)材料，是學(xué)歷證明材料（第四類）;二是因?yàn)樵械漠厴I(yè)生登記表與體檢表已粘連，硬性拆分會損壞檔案材料，不利于后期保管。在宏觀分類標(biāo)準(zhǔn)指引下，各國企必須根據(jù)本單位的性質(zhì)、職能、人員構(gòu)成、人事檔案內(nèi)容等特征制定符合本單位實(shí)際的人事檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，明確歸檔范圍，細(xì)化分類方案，適當(dāng)擴(kuò)大檔案信息含量。

3.2.2制定整理工作方案

在實(shí)際工作中，宜制定具體工作方案，統(tǒng)一整理方法，在整理各環(huán)節(jié)力求細(xì)致、準(zhǔn)確。如在員工檔案材料調(diào)入時(shí)，要對應(yīng)接收的歸檔材料必備內(nèi)容作明確說明，重要材料不齊者、檔案手續(xù)不完備者，要求補(bǔ)齊后再接收;轉(zhuǎn)遞材料要密封，并經(jīng)專人專用通道送達(dá)，防止檔案丟失或損毀。鑒定時(shí)，只有被組織研究認(rèn)可且有個(gè)人署名，全面反映員工實(shí)際情況的具有考察利用價(jià)值的材料才歸檔，重要材料只歸檔原件。分類時(shí)，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，出現(xiàn)分歧時(shí)應(yīng)協(xié)商一致。

3.3深化審核，切實(shí)提高審核質(zhì)量

人事檔案工作是人事工作的重要組成部分。真實(shí)、完整與規(guī)范的人事檔案是全面歷史地考察與錄用、選拔員工的重要依據(jù)，是組織更好地發(fā)揮人力資源管理功效的基礎(chǔ)。因此，做好人事檔案審核工作十分必要。國企應(yīng)結(jié)合單位實(shí)際，制定可行的審核綱要、方法、范圍及審核中常見問題處理方法，逐件逐頁逐項(xiàng)核對檔案材料內(nèi)容，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)補(bǔ)救。加強(qiáng)對檔案材料的齊全完整性與檔案內(nèi)容的客觀真實(shí)性的審核，重點(diǎn)在于對“三齡兩歷一身份”（出生日期、入黨時(shí)間、參加工作時(shí)間，學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、個(gè)人身份）及家庭情況的嚴(yán)格審核。材料記載前后不一致的做好登記并根據(jù)相關(guān)規(guī)定及時(shí)處理;信息有修改的，須具備組織批準(zhǔn)的相關(guān)認(rèn)定材料才予承認(rèn)，否則以最早形成材料的記載為準(zhǔn)，防止材料造假;缺少的材料應(yīng)及時(shí)補(bǔ)全;總之，力求維護(hù)檔案信息的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。此外，還要審核檔案手續(xù)完備與否，檔案整理是否符合要求，是否存在錯(cuò)裝、混裝、漏裝現(xiàn)象，將審核工作深入貫穿于整理各個(gè)環(huán)節(jié)。

4結(jié)論

為了使人事檔案信息資源得到更充分的開發(fā)利用，更好地服務(wù)于企業(yè)與社會需要，必須加快國企人事檔案管理改革步伐，推進(jìn)國企人事檔案審核整理工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，提高其人力資源管理功效。

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