新時(shí)期學(xué)校檔案管理規(guī)范化創(chuàng)新路徑研究

王天珍

摘 要：檔案管理是所有單位管理工作的中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，蘇怡在柜上必須采取科學(xué)化規(guī)范化的方針。采用規(guī)范化的方法來實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效化和科學(xué)化，從而促進(jìn)企事業(yè)單位的順利改革。目前，我國檔案管理規(guī)范化水平不足，檔案管理人員和部門需要強(qiáng)化自身工作水平，不斷創(chuàng)新檔案管理方式，保證檔案管理工作有效開展。作為中國發(fā)展的希望，青少年必須做好高中學(xué)生的服務(wù)工作，為青少年的發(fā)展鋪平道路，這也是中國教育事業(yè)不可推卸的重要責(zé)任。在學(xué)校教學(xué)管理工作中，常常忽視了檔案管理工作的重要性，再加上新時(shí)期形勢下，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)無法適應(yīng)學(xué)校的檔案管理需求，過于低效和繁瑣的檔案管理工作降低了學(xué)校的管理效率和教學(xué)效率。本文重點(diǎn)分析了新時(shí)期形勢下學(xué)校檔案管理工作存在的諸多問題，并結(jié)合現(xiàn)代化發(fā)展對學(xué)校檔案管理工作的一系列需求，給出了一系列用于解決學(xué)校檔案管理工作問題的創(chuàng)新路徑，希望能夠?yàn)閷W(xué)校檔案管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案管理；規(guī)范化；創(chuàng)新

學(xué)生檔案真實(shí)地記錄了學(xué)生在校期間的綜合情況，包括學(xué)生的思想情況、生活情況和學(xué)習(xí)情況等。一所學(xué)校的檔案管理水平直接關(guān)系到這所學(xué)校的日常工作管理水平。2008年9月1日，教育部和國家檔案局聯(lián)合頒發(fā)的第27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》正式施行。該《辦法》首次把學(xué)生類檔案列入高等學(xué)校文件材料的歸檔中，并單獨(dú)設(shè)類，與原十大類別檔案并列管理，彰顯了以學(xué)生為本和重視民生檔案的理念。該辦法的正式落實(shí)，促進(jìn)了我國高中學(xué)校檔案管理的規(guī)范性發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了高校檔案管理的改革，增強(qiáng)了學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范性和科學(xué)性。在新時(shí)期形勢下，高中學(xué)校的檔案資料數(shù)量不斷增多，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和信息化的檔案管理已成必由之路。但是，目前高中學(xué)校的檔案管理還并未實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)和規(guī)范化管理，在檔案管理過程中，還存在諸多問題亟待解決。

一、做好學(xué)生檔案管理工作的重要性

隨著我國現(xiàn)代化的建設(shè)中，檔案管理工作有著重要的作用和意義，檔案管理技術(shù)也在不斷提高。檔案管理是國家、企業(yè)、個(gè)人以及社會組織等形成的各種歷史記錄。信息化時(shí)代背景下，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和制度化，不斷提高檔案管理的規(guī)范化水平。檔案工作不是一朝一夕形成的，它是單位或者個(gè)人在一個(gè)持續(xù)時(shí)間段內(nèi)在工作和管理中的積累。它的表現(xiàn)形式是多元化的。對于每個(gè)單位檔案是一筆巨大的無形財(cái)富，它記錄了各種歷史性的決策以及建設(shè)方向，記錄了單位的發(fā)展以及各種成功，它是企業(yè)在市場競爭中增加的重要資本。進(jìn)行檔案管理工作是所有單位發(fā)展要求，同時(shí)也在我國教育中占有重要地位。我國不斷培養(yǎng)技術(shù)和實(shí)用性人才，用復(fù)合型人才培養(yǎng)模式代替?zhèn)鹘y(tǒng)專業(yè)型人才教育方法。不斷加強(qiáng)檔案管理工作可以使企事業(yè)單位培養(yǎng)更好的人才進(jìn)行正確方向的提供。另外，規(guī)范化的進(jìn)行檔案管理工作可以使各項(xiàng)工作水平得到提高，可以提供理論依據(jù)促進(jìn)單位的發(fā)展，做好檔案管理工作才可以把數(shù)據(jù)庫的作用更好的發(fā)揮，使各個(gè)部門之間工作的主動(dòng)性和鏈接進(jìn)行提高，有利于整合各類資料，使工作量減少，工作效率得到提高。 高中學(xué)生的檔案記錄了學(xué)生的學(xué)習(xí)和生活資料，實(shí)施學(xué)生檔案管理，有利于加強(qiáng)對學(xué)生學(xué)習(xí)和生活的規(guī)范與約束，而已協(xié)調(diào)學(xué)校的教學(xué)管理工作，使高中院校能夠更好地服務(wù)于學(xué)生，優(yōu)化高中院校的育人環(huán)境。學(xué)生通過檔案記錄可以查看自己在學(xué)習(xí)和生活中的表現(xiàn)，查漏補(bǔ)缺，找到自己在學(xué)習(xí)和生活中的不足，促進(jìn)學(xué)生的全面發(fā)展。

二、高中學(xué)校檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏檔案管理的重視

學(xué)生在校期間的生活情況和學(xué)習(xí)情況被記錄在檔案中，將作為高中生步入大學(xué)的重要參考材料，從這里可以看出檔案對于高中學(xué)生的重要性。另外，學(xué)校檔案全面記錄了教師的教學(xué)成果和研究成果，因此，學(xué)校也可以全面展示學(xué)校的教學(xué)水平。但是，從我國高中學(xué)校的檔案管理現(xiàn)狀來看，高校領(lǐng)導(dǎo)、教職工、學(xué)生以及學(xué)生家長都缺乏對檔案管理的重視，并未真正意識到檔案管理的重要性，在日常的檔案管理工作中嚴(yán)重缺乏檔案管理意識，這就導(dǎo)致高中學(xué)校檔案管理工作效率較低、質(zhì)量較差。

（二）檔案管理未實(shí)現(xiàn)信息化

高中學(xué)校每年都需要錄入大量的學(xué)生信息，尤其是學(xué)生的升學(xué)和轉(zhuǎn)學(xué)必然會改變學(xué)生信息，增加了高中學(xué)校檔案管理的工作量。我國大部分高校仍然采用傳統(tǒng)原始的紙質(zhì)檔案管理模式，在新時(shí)期形勢下，這種落后傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不足以應(yīng)對高中學(xué)校檔案管理的需求。人工錄入的檔案管理模式將會耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，且人工錄入還會存在差錯(cuò)，影響檔案信息的準(zhǔn)確性。除此以外，由于未實(shí)現(xiàn)信息化和智能化檔案管理，人們在查找和整理檔案信息時(shí)要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，極大地降低了高中檔案管理的工作效率。

（三）缺乏完善的檔案管理制度

2008年 8月 20日，國家教育部和檔案局聯(lián)合發(fā)布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確將學(xué)生檔案納入高校檔案管理工作的一部分。截至目前，各部門并未提出具備可操作性的學(xué)生檔案管理體制，各所高中學(xué)校也并未采取統(tǒng)一的檔案管理模式。部分學(xué)校以就業(yè)辦公室作為管理學(xué)生檔案的主體，部分學(xué)校以招生辦公室作為管理學(xué)生檔案的主體，實(shí)現(xiàn)檔案管理的和諧統(tǒng)一。

國家并未制定完善統(tǒng)一的檔案管理規(guī)章制度，高中學(xué)校只能按照本校的規(guī)章制度來制定檔案管理制度，并未明確規(guī)定收集、整理、歸檔學(xué)生檔案的方法以及原則，也未明確規(guī)定學(xué)生檔案的借閱、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出和利用。由于缺乏統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求，造成我國高中學(xué)校的學(xué)生檔案缺乏原始材料，內(nèi)容殘缺不齊，無法客觀真實(shí)地展現(xiàn)高中學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)和生活情況，也無法充分反映學(xué)生的學(xué)習(xí)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，對學(xué)生未來的升學(xué)造成了一定影響。

（四）檔案管理缺乏專業(yè)人員

高中檔案管理的工作人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識，也并不了解計(jì)算機(jī)操作常識，使高中院校的管理人員在檔案管理過程中存在操作失誤，降低了管理的工作質(zhì)量。管理人員也無法及時(shí)應(yīng)對高中學(xué)校學(xué)生檔案管理工作中存在的問題，無法在出現(xiàn)問題的第一時(shí)間內(nèi)提出解決方案。在新時(shí)期形勢下，要求我國高中院校的檔案管理人員必須具備專業(yè)的技術(shù)能力，還應(yīng)具備完成信息化操作和電子檔案收入的技能，只有具備綜合素養(yǎng)的人才，才能夠更好地適應(yīng)高中院校的檔案管理工作。但由于我國缺乏完善的檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)機(jī)制，高中學(xué)校的檔案管理常常缺乏綜合素質(zhì)人才，使高中學(xué)校的檔案管理并不規(guī)范，且存在諸多問題。

三、高中學(xué)校檔案管理規(guī)范化的創(chuàng)新途徑

（一）強(qiáng)化高中學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師的檔案意識

首先，必須強(qiáng)化高中學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職工的檔案意識，使其能夠更好地投入到學(xué)生檔案管理工作中。學(xué)校可以建立目標(biāo)管理責(zé)任制和考核機(jī)制，加強(qiáng)對全校教職工檔案管理工作的評價(jià)與監(jiān)督，做好學(xué)生檔案管理的布置、總結(jié)和檢查工作，并落實(shí)高中檔案管理的機(jī)器設(shè)備，準(zhǔn)備好檔案管理所需要的人員和經(jīng)費(fèi)。

其次，學(xué)校應(yīng)當(dāng)指定一個(gè)歸口部門對學(xué)生檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，各個(gè)院系應(yīng)當(dāng)指派專人負(fù)責(zé)管理學(xué)生檔案，實(shí)現(xiàn)對學(xué)生檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃與管理。檔案袋封面必須填寫封面目錄，按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范填寫材料名稱，確保檔案內(nèi)部材料和外部材料名稱和順序的一致性。

（二）建立健全的檔案管理規(guī)章制度

做好學(xué)生檔案管理工作的前提是制定一套健全的檔案管理規(guī)章制度，保障部門與部門之間工作銜接的流暢性。學(xué)生建檔材料存在周期性和連續(xù)性的特征。因此，高中學(xué)校必須構(gòu)建一套完善的學(xué)生檔案管理制度，才能保證學(xué)生檔案內(nèi)容的連續(xù)性和完整性。學(xué)校學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化和制度化，必須制定統(tǒng)一明確的檔案管理規(guī)章制度，使學(xué)校檔案管理有章可循，促進(jìn)高中院校檔案管理工作的真實(shí)化和規(guī)范化發(fā)展。

（三）實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的數(shù)字化和信息化管理

在現(xiàn)代社會中，信息技術(shù)快速發(fā)展，也改變了高中院校的檔案管理工作流程和模式，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的數(shù)字化和信息化管理，就能夠?qū)崿F(xiàn)新一輪科學(xué)成果的應(yīng)用，最大限度提高高中學(xué)校檔案管理的質(zhì)量以及效率。越來越多的用戶希望于通過互聯(lián)網(wǎng)獲取資料，這就要求高中院校必須改變傳統(tǒng)手工的當(dāng)然管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化管理和智能化管理。通過信息系統(tǒng)完成學(xué)生檔案資料的保存與管理，也能夠方便用戶后期對學(xué)生檔案資料的查詢和更新，高中學(xué)校也可以將現(xiàn)代通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)利用起來，管理學(xué)生檔案資料，實(shí)現(xiàn)學(xué)生資源的異地查詢、實(shí)時(shí)更新和多方共享，切實(shí)提高高中學(xué)生的檔案管理效率和工作質(zhì)量。

（四）加強(qiáng)學(xué)生檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

為提高高中學(xué)校檔案管理工作的專業(yè)性，高中學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)學(xué)生檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，聘請更多專職人員負(fù)責(zé)管理學(xué)生檔案。在招聘專業(yè)人員時(shí)，要求專職人員必須具備愛崗敬業(yè)的精神，專業(yè)的檔案管理理論知識，過硬的思想政治素質(zhì)，專業(yè)人員還必須具備操作計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的能力，能夠通過信息系統(tǒng)完成對學(xué)生檔案資料的管控與更新，切實(shí)實(shí)現(xiàn)學(xué)校學(xué)生檔案管理工作的智能化和信息化。除此以外，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)為專職檔案人員提供外出學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會，使檔案管理人員能夠在工作中不斷提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，提高檔案管理水平。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)部門也要加強(qiáng)對學(xué)生檔案管理工作的監(jiān)督與評價(jià)，對檔案管理專業(yè)人員的行為進(jìn)行約束，以提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。

四、結(jié)束語

綜上所述，在高校管理工作中，學(xué)生檔案管理工作是重中之重，高中學(xué)校必須加強(qiáng)檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，更好地服務(wù)于學(xué)生，保障學(xué)生的切身利益不受損害。另外，高中學(xué)校的檔案管理工作人員必須充分意識到檔案管理工作的重要性，采取信息化手段完成對檔案的智能化和信息化管理，并善于發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，及時(shí)提出解決問題的創(chuàng)新路徑，切實(shí)提高高中學(xué)校的檔案管理效率，更好地服務(wù)于學(xué)生，促進(jìn)學(xué)校的健康發(fā)展。

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