淺析信息時代電力企業(yè)智慧檔案服務建設(shè)

胡文婧

摘要：隨著社會的進步和發(fā)展，科學技術(shù)水平顯著提高，越來越多先進技術(shù)涌現(xiàn)，并廣泛應用在檔案管理中，能夠有效提升檔案管理成效，朝著更加科學化、標準化方向發(fā)展。就當前科技檔案管理現(xiàn)狀來看，作為一項技術(shù)性和專業(yè)性較強的管理工作，更為客觀、全面地了解科技檔案管理特性，有利于為高質(zhì)量檔案管理工作提供更為堅實的基礎(chǔ)和保障

??關(guān)鍵詞：智慧檔案;信息技術(shù);管理人員;驅(qū)動

引言

傳統(tǒng)檔案管理模式傾向于人工管理，單位需要資源投入力度較大，檔案工作進展緩慢。正是基于這種背景，越來越多單位從資源利用效率角度出發(fā)，開始探尋智慧檔案管理模式和服務模式，智慧檔案服務建設(shè)由此產(chǎn)生。智慧檔案服務建設(shè)依托于現(xiàn)代信息技術(shù)，尤其依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，這一管理模式能夠減輕單位的人力消耗，將檔案管理人員從管理上解放出來，推動檔案管理朝著檔案治理轉(zhuǎn)變。雖然關(guān)于智慧檔案的研究和應用已經(jīng)有一段時間，但是檔案管理實踐中，許多單位在開展智慧檔案服務建設(shè)時，或多或少會遇到一些問題。因此，如何優(yōu)化智慧檔案服務，提升檔案信息化操作水平，則是現(xiàn)階段需要思考的課題。

1智慧檔案服務理念概述

檔案服務歸根到底是一種信息服務，信息服務的對象是檔案使用者。檔案使用者對檔案的利用率和使用率與檔案價值密切相關(guān)，檔案資源內(nèi)部潛藏的價值需要檔案使用者加以挖掘。在現(xiàn)代化社會中，智慧檔案服務主要體現(xiàn)了以下三點服務理念：

1.1以人為本理念

傳統(tǒng)檔案管理模式中，由于檔案工作量巨大，許多單位不得不尋找兼職人員加入到檔案管理隊伍當中，檔案管理方式粗放，檔案服務難以走向制度化和標準化的道路。在智慧檔案服務模式當中，則充分體現(xiàn)了以人為本原則。其一，體現(xiàn)了對檔案管理人員的關(guān)懷。單位購置相應的信息技術(shù)設(shè)備，搭建智慧檔案服務機制，能夠減輕檔案管理人員的負擔，使檔案管理人員有更多時間和精力投入到檔案服務領(lǐng)域當中。同時，檔案管理人員負擔的減輕，以及單位檔案總體工作效率的加快提升，意味著單位無須尋找兼職人員，極大減輕了單位人力開支。其二，體現(xiàn)了對檔案使用者的關(guān)懷。智慧化檔案管理模式下，檔案管理更加注重用戶的需求，也為用戶提供了更為便捷的查檔、調(diào)檔和用檔服務。

1.2共享共建資源整合理念

首先，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠打破時間與空間界限，能夠提升檔案信息的交流頻率。單位建設(shè)智慧檔案信息庫后，檔案使用者可以在互聯(lián)網(wǎng)終端查詢到相應信息，滿足自身檔案需求。其次，單位之間則能夠利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)檔案資源的互通，搭建檔案共享信息庫，實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化配置。檔案使用者在提交手續(xù)后，能夠查詢到其他單位的檔案信息，減少了查檔開支。最后，許多職能相通以及職能交叉的單位，則可以通過構(gòu)建檔案共享機制來提升工作效率。單位在需要查詢或利用相關(guān)單位檔案時，只需要在網(wǎng)絡上就能進行相應的操作，極大提升了單位間的信息溝通效率。

1.3持續(xù)創(chuàng)新的理念

智慧檔案服務建設(shè)是一個動態(tài)的概念，這一概念的外延會隨著時代的發(fā)展而延伸，內(nèi)容會隨著時代的發(fā)展而豐富。現(xiàn)階段，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，越來越多的檔案管理人員開始將云數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)運用到智慧檔案服務領(lǐng)域，促進了智慧檔案服務的進一步發(fā)展。

2電力檔案信息化管理的困境

2.1制度建設(shè)滯后

電力檔案信息化管理協(xié)同化、項目化等發(fā)展趨勢涉及多個管理主體之間的溝通協(xié)同，需要在管理層面予以制度引導，但從電力檔案信息化制度建設(shè)的現(xiàn)狀看，管理制度缺乏相應的創(chuàng)新和改革。目前，電力檔案信息化的管理制度還沿用傳統(tǒng)管理環(huán)境下的制度，隨著電力檔案信息化建設(shè)的不斷推進和檔案業(yè)務的多元化發(fā)展，檔案管理的標準、規(guī)范、要求等都隨之變化，滯后的管理制度將無法滿足現(xiàn)實工作的要求，導致檔案管理的工作受到阻礙。此外，隨著電力在檔案細分領(lǐng)域制度建設(shè)的不斷發(fā)展，檔案業(yè)務多元化拓展使檔案工作面臨很多新問題，如信息化建設(shè)下信息安全制度的更新，科研檔案開發(fā)與利用涉及的知識產(chǎn)權(quán)問題等。因此，電力檔案管理部門的制度建設(shè)要考慮不斷變化的信息化環(huán)境。

2.2信息化建設(shè)不平衡、缺乏協(xié)調(diào)性

從電力檔案信息化管理的現(xiàn)狀看，電力檔案管理存在信息化建設(shè)不平衡、各部門之間缺乏協(xié)調(diào)性的情況，主要表現(xiàn)在兩個方面。一是電力內(nèi)部信息化建設(shè)不平衡、各部門信息資源沒有系統(tǒng)化整合。電力檔案信息化管理范圍和內(nèi)容在不斷擴大，但由于每個檔案涉及的部門管理方式不同，檔案管理標準缺乏規(guī)范化，導致其在資源整合上存在很多困難。同時，各部門管理人員的管理水平參差不齊，各部門管理系統(tǒng)的類型、功能、版本存在差異，不利于檔案數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，降低了檔案管理的效率。

3智慧檔案服務路徑分析

3.1創(chuàng)新智慧檔案服務方式

首先，購置云儲存終端，構(gòu)建智慧檔案云，加快檔案共享機制建設(shè)。檔案內(nèi)部的信息資源龐大，需要占據(jù)較大的存儲空間，以計算機硬盤為終端搭建檔案共享系統(tǒng)不符合經(jīng)濟原則和可持續(xù)發(fā)展理念。因此，單位有必要購置云儲存終端，實現(xiàn)儲存空間的最大化。單位可以與百度云盤、360網(wǎng)盤等云儲存終端商進行洽談，以上述云儲存商的云儲存終端為基礎(chǔ)，實現(xiàn)檔案共享，為廣大用戶提供“一站式檢索”的便民服務。需要注意的是，為了節(jié)約單位成本，單位在購置云儲存終端時，可以與相關(guān)單位合作。

3.2推動信息化建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展

針對電力內(nèi)部各管理主體協(xié)調(diào)性不佳的問題，電力信息管理部門應著力推動各部門信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。首先，在檔案資源的收集和整理上，要保持各管理主體格式、形式上的統(tǒng)一。其次，在信息化硬件購置和軟件開發(fā)時，要注重各部門之間的設(shè)備、功能實現(xiàn)同步，讓每個部門都參與檔案的協(xié)同化管理。同時，針對各部門管理人員管理水平參差不齊的問題，要在制度建設(shè)的基礎(chǔ)上注重提升各部門人員的綜合素質(zhì)。

3.3加強人才隊伍建設(shè)

智慧檔案服務建設(shè)，需要一批技術(shù)能力過硬、服務意識過強的檔案人才。首先，單位要優(yōu)化培訓體系，從培訓工作入手，全面提升檔案服務人才的職業(yè)素養(yǎng)、綜合能力以及知識技能。單位可以與檔案館、高校進行合作，分批次將工作人員送往檔案館和高校進行進修，使其適應智慧檔案的發(fā)展。其次，單位要制定政策，鼓勵檔案管理人員創(chuàng)新，鼓勵檔案管理人員參與檔案課題研究，培養(yǎng)一批兼具計算機技能、檔案管理知識以及統(tǒng)計知識的檔案人才。最后，注重人才引進。單位在引進人才時，應當結(jié)合現(xiàn)階段智慧檔案工作現(xiàn)狀，引進具有相應專業(yè)知識和執(zhí)業(yè)技能的人才。

結(jié)語

在信息技術(shù)驅(qū)動下，智慧檔案服務建設(shè)成為檔案管理行業(yè)技術(shù)革新的標桿。本文從三個層面闡述了智慧檔案的服務理念，深入探討了信息技術(shù)驅(qū)動下智慧檔案服務建設(shè)的路徑，并結(jié)合自己的工作經(jīng)驗，給出一些有針對性的操作建議。伴隨云數(shù)據(jù)技術(shù)以及人工智能的技術(shù)的發(fā)展，未來智慧檔案服務模式會呈現(xiàn)出新的特性。各個單位檔案管理人員自主學習前沿知識，用創(chuàng)新意識武裝頭腦，才能真正解決潛藏在檔案管理內(nèi)部的不利因子，推動智慧檔案服務建設(shè)在良性的軌道上運行。

參考文獻：

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