淺議電力工程監(jiān)理檔案存在的問題及改進(jìn)措施

陶楊

【摘 要】經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，促進(jìn)社會對電力的需求也逐漸增加，這有效地推動了電力企業(yè)的發(fā)展。由于信息時代的不斷發(fā)展，知識經(jīng)濟(jì)時代下，企業(yè)內(nèi)部也逐漸朝向數(shù)字化環(huán)境建設(shè)，然而傳統(tǒng)的電力行業(yè)在發(fā)展過程中，對于監(jiān)理檔案、資料管理等方面的建設(shè)和發(fā)展也必然受到影響，所以在電力行業(yè)開展檔案資料的管理，對出現(xiàn)的問題進(jìn)行批判、提出如何創(chuàng)新檔案資料的管理措施，就顯得非常重要。也對電力行業(yè)未來資料檔案的管理情況，以及未來工作過程中的優(yōu)化工作的實(shí)施帶來方便。本文就電力工程監(jiān)理檔案存在的問題及改進(jìn)措施展開探討。

【關(guān)鍵詞】電力工程;監(jiān)理;檔案資料;管理;優(yōu)化

引言

工程監(jiān)理檔案是監(jiān)理單位在履行監(jiān)理合同過程中開展監(jiān)理工作的真實(shí)記錄，是工程建設(shè)及竣工驗收的必要條件，也是評價監(jiān)理工作、界定監(jiān)理責(zé)任的重要依據(jù)。因此，做好檔案管理工作，保證檔案資料的完整性、成套性、原始性和安全性，尤為必要。

1監(jiān)理工作范圍

圍繞監(jiān)理合同明確的工作范圍，以及合同賦予監(jiān)理行使的權(quán)利，系統(tǒng)的對工程資料的形成、歸檔進(jìn)行檢查監(jiān)督。這包括：對監(jiān)理自身形成資料的自我檢查以及對施工單位資料形成的審查過程。

2電力工程檔案資料管理存在的問題

2.1對檔案資料管理的重視不足

（1）將檔案資料管理作為事務(wù)性工作對待，繁忙時甚至忽略，造成資料問題積壓。（2）沒有全員參與的理念和機(jī)制，資料人員處于“單打獨(dú)斗”的工作狀態(tài)，得不到專業(yè)技術(shù)層面的支持配合。

2.2缺乏實(shí)用，未能完善檔案編制成果

企業(yè)由于檔案的編制工作是需要主動的去挖掘資料，開發(fā)資料資源，能夠在未來需要使用時，快速的進(jìn)行查找和確認(rèn)，是一種主動性的工作。但是在實(shí)際的工作過程中，電力檔案的編制和研究缺乏實(shí)際的而有效轉(zhuǎn)換，無法促進(jìn)企業(yè)的生產(chǎn)效率，雖然一些企業(yè)在檔案部門初期也曾經(jīng)撰寫過一些編制研究發(fā)布，但是隨著科技的不斷發(fā)展，市場經(jīng)營中，檔案的管理工作太過于復(fù)雜，資料的收集也非常繁瑣，所以對于編制檔案研究成果，輔助企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展的工作就無限期的被耽擱。

3改善電力工程檔案資料管理的措施

3.1建立、健全規(guī)章制度

在工程監(jiān)理過程中要建立健全檔案管理工作的各項規(guī)章制度，應(yīng)制定事宜本工程的《工程信息管理監(jiān)理實(shí)施細(xì)則》及《工程文檔管理監(jiān)理實(shí)施細(xì)則》，明確各專業(yè)負(fù)責(zé)人對監(jiān)理文件資料的收集、整理、編制的職責(zé)和監(jiān)理工程師在施工過中對原始資料進(jìn)行控制和把關(guān)的責(zé)任，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、真實(shí)。

3.2推進(jìn)信息化工作，加強(qiáng)檔案資料管理

推動信息化建設(shè)工作，加強(qiáng)部門檔案的編排管理。首先，制定方案時，需要根據(jù)不同的項目進(jìn)行設(shè)計一套完整的方案，按照工程大類進(jìn)行分類：變電、線路、農(nóng)網(wǎng)、配網(wǎng)等。按照資料的數(shù)量不同進(jìn)行案卷的整理和分裝。其次，組織相應(yīng)的案卷信息化機(jī)制，對于企業(yè)的材料收集工作，以及檔案資料的管理部門進(jìn)行監(jiān)督。按照提供的資料和實(shí)際部門的工作情況組織信息調(diào)查。由于一些工程技術(shù)材料都是成套的，所以根據(jù)工程檔案的特點(diǎn)對工程技術(shù)文件的數(shù)量進(jìn)行錄入，加強(qiáng)管理時，要具有一定的靈活性，根據(jù)案卷分類進(jìn)行錄入。再者，進(jìn)行案卷機(jī)制的組成之后，要按照文件材料的隸屬關(guān)系，在信息系統(tǒng)中編制編目。方便日后資料的查找和材料的使用，先排列文字，隨后排列附表。反映技術(shù)材料的問題，按照目錄的隸屬情況，在原有目錄中進(jìn)行記錄，最后對案卷進(jìn)行編目工作。

3.3建設(shè)工程監(jiān)理文件整編要做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

電力工程建設(shè)工序多，最終形成的工程文件資料包羅萬象，而工程資料又是工程項目竣工驗收的重要依據(jù)之一，工程資料的完整性、規(guī)范性、真實(shí)性直接影響到工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)的評定，為此在工程監(jiān)理實(shí)踐中，從施工資料和監(jiān)理資料兩方面入手，把好軟件資料審查關(guān)。在檢查施工單位的軟件資料時，要嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定要求強(qiáng)調(diào)過程控制，并依據(jù)相關(guān)規(guī)范，在施工前統(tǒng)一施工記錄及驗評表式、監(jiān)理典型表式等，一道工序施工結(jié)束，施工記錄及驗評表格隨即填寫，并交監(jiān)理人員簽證完畢，杜絕搞回憶錄，工程竣工后督促施工單位提供全套竣工驗收所必需的工程資料，經(jīng)項目總監(jiān)理師或監(jiān)理工程師審核無誤后，才能同意進(jìn)入工程竣工驗收階段和進(jìn)行工程投運(yùn)前的質(zhì)量監(jiān)督活動，并請建設(shè)單位檔案管理部門，對檔案收集立卷的合理性、完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行指導(dǎo)檢查，使監(jiān)理的工程項目順利地通過竣工驗收，軟件資料符合達(dá)標(biāo)投產(chǎn)要求。

3.4提高專業(yè)技能，提升人員編制水平

電力行業(yè)的檔案資料管理人員，應(yīng)該把將資料編制、整理、歸類、清點(diǎn)、數(shù)據(jù)記錄等知識深度挖掘、整合和理解進(jìn)。這不僅僅需要考驗傳統(tǒng)檔案部門人員的編排、整理、以及工作人員的專業(yè)水平。還需要調(diào)動企業(yè)人力資源的最大化運(yùn)用，健全電力企業(yè)的內(nèi)部的規(guī)章流程和工作守則，同時加大對檔案資料管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提升檔案人員對于檔案資料的責(zé)任感，同時做好分類工作、整理檔案資料、開展立卷管理工作。電力企業(yè)的檔案管理人員還需要充分了解企業(yè)營業(yè)的涉及專業(yè)知識，能夠從企業(yè)施工的各個環(huán)節(jié)，開展文件范圍的選取和清點(diǎn)。加強(qiáng)檔案管理人員的多種形式的培訓(xùn)工作和指導(dǎo)工作，對于單位的文件包進(jìn)行有效的調(diào)查，確保在不同項目在竣工后，仍然能夠?qū)n案牢牢控制。

3.5建立、健全檔案管理組織機(jī)構(gòu)

工程監(jiān)理中心作為工程的監(jiān)理單位，圍繞監(jiān)理工作范圍和內(nèi)容，在工程監(jiān)理過程中成立了由總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)的檔案管理體制，領(lǐng)導(dǎo)層設(shè)立分管副總監(jiān)、總工技術(shù)把關(guān)，管理層主要由綜合部負(fù)責(zé)人具體管理，其他部門負(fù)責(zé)人牽頭配合。執(zhí)行層以綜合部檔案專工具體實(shí)施，各部門監(jiān)理工程師配合，真正做到職責(zé)分明、層層把關(guān)，保證歸檔資料真實(shí)、齊全、完整、高質(zhì)量。

3.6加強(qiáng)全面接收，做好檔案歸檔手冊

對于電力行業(yè)的不同類別的檔案資料的進(jìn)行定期清點(diǎn)活動，制定計劃，嚴(yán)查審核各個環(huán)節(jié)的檔案資料是否完整、準(zhǔn)確、具有規(guī)范性的卷案質(zhì)量，逐頁進(jìn)行點(diǎn)查。分批錄入數(shù)據(jù)。對于過程的隱蔽工程資料進(jìn)行跟蹤記錄，不合格的案卷應(yīng)該盡快提出改善建議。編制歸檔手冊的采集和記錄項目施工竣工之前的記錄工作，提供資料的閱覽，并且在相應(yīng)的復(fù)雜文件進(jìn)行收集和備份。在整理系統(tǒng)文件時，最重要的是需要掌握資料的先后邏輯順序，方便日后的查閱情況。對于工作人員在對外借閱和歸還資料檔案的操作上，也應(yīng)該將資料的借出要詳細(xì)的記錄，人員所在部門，借還日期，將逾期未還的情況落實(shí)，隨后催促相關(guān)關(guān)聯(lián)方盡快將資料進(jìn)行補(bǔ)齊。

3.7.檔案部門跟蹤服務(wù)

幫助項目部依據(jù)歸檔范圍，做好文件的積累，確保歸檔文件的完整、準(zhǔn)確。項目部形成的文件，有其內(nèi)在的聯(lián)系，如果不注意積累和保存，很容易丟失，使檔案缺乏完整性。為此，檔案部門要與項目部加強(qiáng)聯(lián)系，密切協(xié)作，并定期對保存的文件進(jìn)行抽查，保證歸檔文件的完整和準(zhǔn)確。

結(jié)語

由于信息時代的不斷發(fā)展，知識經(jīng)濟(jì)時代下，企業(yè)內(nèi)部也逐漸朝向數(shù)字化環(huán)境建設(shè)，然而傳統(tǒng)的電力行業(yè)在發(fā)展過程中，對于監(jiān)理檔案、資料管理等方面的建設(shè)和發(fā)展也必然受到影響，所以在電力行業(yè)開展檔案資料的管理，對出現(xiàn)的問題進(jìn)行批判、提出如何創(chuàng)新檔案資料的管理措施，就顯得非常重要。

參考文獻(xiàn)：

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[2]雍承曙，邵蕾萍.淺談如何做好項目檔案工作[J].通訊世界，2018（11）：227-228.

（作者單位：武漢中超電網(wǎng)建設(shè)監(jiān)理有限公司宜昌分公司）