做好檔案基礎(chǔ)工作為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化服務(wù)

劉朋朋

一、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問(wèn)題分析

眾所周知，計(jì)算機(jī)作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具的首要特征：就是要求輸入計(jì)算機(jī)的各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)的，否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是 “垃圾” 輸出的只會(huì)是更高級(jí)的 “垃圾”。所以實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作，使其充分滿(mǎn)足計(jì)算機(jī)工作的技術(shù)要求。

那么現(xiàn)實(shí)中檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差昵？哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的要求昵？總體來(lái)講目前綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時(shí)間跨度長(zhǎng)且由于多年來(lái)一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面：一是檔號(hào)不規(guī)范，沒(méi)有目錄號(hào)一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多。二是案卷標(biāo)題不規(guī)范，有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用。四是許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼，如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)。五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重，如有按時(shí)間組的也有按職能部門(mén)管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。六是案卷厚薄不一，有的一、二頁(yè)紙一文一卷，有的五六百頁(yè)紙一類(lèi)一卷?？傊C合性檔案館建館時(shí)間越長(zhǎng)館藏量越大的存在的類(lèi)似問(wèn)題就越嚴(yán)重。從以上情況來(lái)，部分檔案部門(mén)前還未具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件，需要盡快地、科學(xué)地解決這些問(wèn)題。

二、實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中都可以獲知，要想提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法：即要求檔案管理的收集、整理、鑒定，著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

1、全面普查案卷，去糟取精。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕臋n案館由于多年來(lái)未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)，不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件，所以首先要剔除這些無(wú)用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2、重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過(guò)厚、內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫(xiě)以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以?xún)?yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

3、結(jié)合本館實(shí)際規(guī)范著錄工作。著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。要從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則，以提高基礎(chǔ)工作水平，這對(duì)實(shí)行檔案計(jì)算機(jī)管理工作有很大的促進(jìn)。

4、統(tǒng)一分類(lèi)號(hào)保證檢索查全率。計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿(mǎn)足人們快速檢索的需要。為了確保檢索的完整性在分類(lèi)過(guò)程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類(lèi)法》進(jìn)行分類(lèi)，再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。例如“物價(jià)”問(wèn)題涉及的行業(yè)較多可以統(tǒng)一歸入“J ”類(lèi)，再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)加以區(qū)分。在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

5、規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率。檔案的分類(lèi)號(hào)保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)，因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是：在填寫(xiě)題名項(xiàng)過(guò)程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱(chēng)，盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。另外還可利用計(jì)算機(jī)一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項(xiàng)中的人名、地點(diǎn)、時(shí)間與機(jī)構(gòu)分別著錄，為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下基礎(chǔ)。

三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程，尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講，由于館藏案卷多，著錄工作不僅量大而且復(fù)雜，如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作 “多”、“快”、“好” 兼而有之的效果。

1、分清輕重緩急，循序漸進(jìn)。檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。

2、分級(jí)次著錄，省時(shí)省力。在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄;對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄;而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄人條目，既節(jié)約了時(shí)間，人力與財(cái)力又提高了效率。

3、分門(mén)別類(lèi)，充分利用檔案原基礎(chǔ)。對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類(lèi)標(biāo)引，而對(duì)那些特殊形式的檔案則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄人，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類(lèi)號(hào)。這樣分門(mén)別類(lèi)地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)，可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

4、用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡(jiǎn)化查找時(shí)間，提高效率?！爸黝}詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效，卻同時(shí)存在著查找煩瑣、效率較低的弊端。'怎樣取其利避其弊：我們認(rèn)為可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞” 的做法，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯--關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)識(shí)，待錄人計(jì)算機(jī)后利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢，計(jì)算機(jī)自動(dòng)標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點(diǎn)，而且解決了主題詞的詞義含量問(wèn)題。

總之，在推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中要通過(guò)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平，為實(shí)行計(jì)算機(jī)管理打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

（作者單位：山東省濰坊市高密市為民服務(wù)信息中心）