機械制造企業(yè)加強財務信息化建設的策略和措施探討

李紹霆

（史陶比爾（杭州）精密機械電子有限公司，浙江 杭州 310018）

一、機械制造企業(yè)財務信息化應用的背景

財務信息化指企業(yè)通過財務管理信息系統(tǒng)，對生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務過程中產(chǎn)生的財務信息數(shù)據(jù)進行采集、整理并最終形成財務記錄和會計報表的財務管理過程。當前，隨著信息技術(shù)的進步，企業(yè)廣泛運用的財務管信息理系統(tǒng)包括SAP、金蝶、用友等，這些財務信息化系統(tǒng)不僅能實現(xiàn)精確而快捷的數(shù)據(jù)采集，還能通過單據(jù)流程處理實現(xiàn)對包括財務監(jiān)督在內(nèi)的業(yè)務實施的管控，同時也能夠完成復雜的成本核算，從而輔助企業(yè)實現(xiàn)降本增效的管理目標。

當前，隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展以及市場需求規(guī)模的逐步擴大，國內(nèi)機械制造業(yè)規(guī)模已經(jīng)十分龐大。然而，隨著產(chǎn)品技術(shù)的不斷推陳出新，以及國外產(chǎn)品和資本的進入，國內(nèi)機械制造企業(yè)之間的競爭越發(fā)激烈，相關(guān)企業(yè)不斷采取提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低產(chǎn)品成本及交貨周期等措施，以提高企業(yè)的核心競爭力。雖然財務信息化能夠在促進制造企業(yè)提高核心競爭力方面發(fā)揮有效的作用，但從實踐經(jīng)驗看，部分大中型機械制造企業(yè)在財務信息化管理應用方面仍處于初級階段，并且發(fā)展得十分緩慢，未能充分發(fā)揮財務信息化的價值[1]。因此，有必要推動國內(nèi)機械制造企業(yè)加強對財務信息化應用的重視。

二、財務信息化在機械制造企業(yè)財務管理中的重要作用

（一）提升企業(yè)采集數(shù)據(jù)的效率和質(zhì)量

企業(yè)管理的數(shù)據(jù)往往源于各業(yè)務模塊。在傳統(tǒng)的財務管理模式下，各業(yè)務端有各自記錄數(shù)據(jù)的方式，然后將數(shù)據(jù)通過紙質(zhì)、電子郵件等數(shù)據(jù)媒介傳遞給財務部門，再由財務部門整合各業(yè)務端的數(shù)據(jù)形成財務分析報告。整個過程不僅導致數(shù)據(jù)收集效率較低，并且極其容易在數(shù)據(jù)傳輸、整合過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤。財務管理信息系統(tǒng)能夠統(tǒng)一歸集各業(yè)務端的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量，同時在同一系統(tǒng)中也便于財務部門及時收集各業(yè)務端的數(shù)據(jù)。

（二）有效整合多重數(shù)據(jù)并進行相關(guān)分析

財務數(shù)據(jù)分析的結(jié)論往往源于多重因素的影響，而是否能夠有效地整合各項因素的數(shù)據(jù)及進行因素分析、關(guān)聯(lián)分析并計算各因素的影響權(quán)重，決定了數(shù)據(jù)分析結(jié)論的參考價值。例如，機械產(chǎn)品的生產(chǎn)成本往往會受到原材料采購成本和生產(chǎn)效率的影響，而對原材料采購成本和生產(chǎn)效率因素的進一步分解又能得出機械產(chǎn)品的生產(chǎn)成本受原材料采購價格、原材料運輸成本、得率、制造費用等更多因素的影響。另外，在運用量本利分析法對機械零備件進行自身加工還是委托加工決策時，也涉及錯綜復雜的各種影響因素分析。面對海量的數(shù)據(jù)信息，財務部門在提供決策參謀信息時，往往需要借助財務管理信息系統(tǒng)去存儲、整合和關(guān)聯(lián)分析各項數(shù)據(jù)。

（三）通過信息共享降低溝通成本

在企業(yè)管理過程中，各業(yè)務端的信息是緊密關(guān)聯(lián)的。例如，在機械制造企業(yè)應用JIT準時制生產(chǎn)過程中，銷售部門在收到客戶的訂單及明確要求時，將訂單傳遞到生產(chǎn)部門進行排產(chǎn)，生產(chǎn)部門在排產(chǎn)時會根據(jù)生產(chǎn)計劃生成缺料信息傳輸?shù)讲少彶块T，由采購部門及時向供應商訂貨。在財務管理信息系統(tǒng)應用下，信息不僅能夠通過創(chuàng)建單據(jù)及時傳遞到關(guān)聯(lián)部門，節(jié)約手工模式下的傳送時間，系統(tǒng)還能根據(jù)現(xiàn)有數(shù)據(jù)迅速且精確地計算出所需原材料的差異情況，及時傳送采購訂單信息到供應商，以避免缺料導致生產(chǎn)停滯情形出現(xiàn)。整個供產(chǎn)銷流程透明化，各業(yè)務端可以即時了解供應鏈上各鏈路的運轉(zhuǎn)情況，及時發(fā)現(xiàn)交貨中潛在的風險點。機械制造企業(yè)通過財務管理信息系統(tǒng)可以在大大降低庫存規(guī)模，在減少資金占用的同時，科學地規(guī)劃交貨周期，以避免出現(xiàn)違約風險。

三、財務信息化在機械制造企業(yè)應用中存在的難點

（一）管理理念落后于財務信息化需求

雖然我國機械制造企業(yè)的財務信息化技術(shù)水平隨著財務管理信息系統(tǒng)的推廣和應用在不斷提升，但就目前行業(yè)企業(yè)總體的財務管理狀況來看，部分企業(yè)陳舊、落后的財務管理理念仍然制約著企業(yè)財務信息化應用的效率和效果的提高[2]。一方面，企業(yè)往往為了追求工作效率，取消或禁用了財務管理信息系統(tǒng)中的部分內(nèi)控環(huán)節(jié)。例如，在系統(tǒng)應用中忽略了權(quán)限分離控制，這使企業(yè)的內(nèi)控風險不降反增，財務數(shù)據(jù)也容易出現(xiàn)失真，導致數(shù)據(jù)分析效果大打折扣。另一方面，由于系統(tǒng)操作復雜，部分財務人員選擇手工記賬來替代系統(tǒng)自動處理模塊。例如，通過手工記賬代替采購發(fā)票核銷，從而調(diào)整材料入庫暫估金額與實際付款金額之間的差異，這些落后的財務管理理念和做法阻礙了財務信息化優(yōu)勢的發(fā)揮。

（二）財務信息化目標不明確

部分企業(yè)前期財務信息化建設目標不明確，導致企業(yè)上線的財務管理信息系統(tǒng)功能往往會落后于或超出企業(yè)的實際需求，未能達到期望的應用效果。一方面，部分企業(yè)在系統(tǒng)上線時往往僅規(guī)劃了財務管理信息系統(tǒng)的基本功能，而這些功能有時無法匹配企業(yè)戰(zhàn)略重點，導致財務信息化在對企業(yè)戰(zhàn)略支撐上心有余而力不足。另一方面，一些企業(yè)未考慮自身情況而盲目地追求財務管理信息系統(tǒng)功能的大而全，例如，生產(chǎn)簡單的裝配型機械制造企業(yè)如果使用復雜的加工生產(chǎn)型企業(yè)的生產(chǎn)流程，不僅會導致生產(chǎn)人員頻繁地在系統(tǒng)錄入、修改工時、產(chǎn)量等信息，也會由于多余的環(huán)節(jié)導致生產(chǎn)單據(jù)報錯、卡殼，最終反而降低了生產(chǎn)效率，還可能導致企業(yè)因額外上線其他系統(tǒng)模塊而帶來資金浪費[3]。

（三）財務人員數(shù)據(jù)整合分析能力欠缺

企業(yè)通過財務信息化可以收集到各業(yè)務模塊產(chǎn)生的業(yè)務數(shù)據(jù)。面對海量的業(yè)務數(shù)據(jù)，財務人員需要有效地精選和整合，這樣才能夠抓住重點，找出企業(yè)的經(jīng)營趨勢規(guī)律和潛在風險所在環(huán)節(jié)。然而，在實際財務信息化應用中，一是由于財務人員數(shù)據(jù)整合能力的欠缺，無法提煉出有價值的數(shù)據(jù)；二是難以整合不同模塊的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)，最終導致所提供的數(shù)據(jù)分析結(jié)果僅停留在單一層面而忽視了整體性；三是停留于財務報表數(shù)據(jù)表面而無法深入具體業(yè)務細節(jié)之中，使財務信息化帶來的經(jīng)營指導意見無法發(fā)揮出引導的作用。

（四）財務信息化管理制度不健全

只有建立與企業(yè)經(jīng)營相適應的管理制度，財務管理信息系統(tǒng)才能最大限度地發(fā)揮其作用。然而，部分企業(yè)僅重點關(guān)注系統(tǒng)上線，而忽視了配套管理制度的設計和標準化的建設工作，導致財務信息化輔助企業(yè)管理能力難以有效發(fā)揮。第一，管理層簡單地將財務信息化的責任部門歸屬到財務部門或IT部門。由于缺少了管理層的支持，部門間協(xié)作與溝通會受到一定的阻礙，導致財務管理信息系統(tǒng)模塊在各部門工作中難以推進。第二，各部門數(shù)據(jù)口徑不統(tǒng)一，可能會導致系統(tǒng)數(shù)據(jù)缺乏分析價值。例如，不同的數(shù)據(jù)錄入時間區(qū)間、數(shù)據(jù)確認方式、數(shù)據(jù)估計手段等不同，可能導致系統(tǒng)數(shù)據(jù)散亂或數(shù)據(jù)匯總失真，同時也會增加數(shù)據(jù)分析人員整理數(shù)據(jù)的工作量和加大難度，降低數(shù)據(jù)分析的效率[4]。

四、機械制造企業(yè)實施財務信息化的策略和措施

（一）提高對財務信息化建設的認識

信息化浪潮下，一些企業(yè)獲得了長足的發(fā)展，但還有一些企業(yè)未能充分發(fā)財務信息化的優(yōu)勢，究其原因，其中一個表現(xiàn)為存在認識問題。為了更好地推進財務信息化建設，企業(yè)要提高對財務信息化建設的認識，包括重要性、信息化相關(guān)技術(shù)及信息安全等方面。第一，加強認識。財務信息化是企業(yè)信息化建設的重要組成部分，對于提高企業(yè)財務管理水平、促進企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展具有重要的促進作用。企業(yè)管理層首先應充分認識到財務信息化的重要性，將財務信息化建設作為企業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略之一，以確保其在實施過程中得到足夠的支持和投入，然后將新的管理理念宣貫至全體員工，使員工摒棄過時的管理理念和管理模式，樹立先進的管理思維，積極應用新技術(shù)，以確保信息化建設的順利實施。第二，引進先進的信息化技術(shù)。財務信息化需要依托先進的信息化技術(shù)，如云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等。企業(yè)管理者及有關(guān)人員應充分了解并掌握相關(guān)的信息化技術(shù)，將其應用到財務信息化建設中，以提高財務信息化的水平和質(zhì)量。同時，企業(yè)還應積極關(guān)注信息化技術(shù)的發(fā)展趨勢，以便及時引入新的信息技術(shù)，提高財務信息化的效率和質(zhì)量。第三，保障財務信息化系統(tǒng)的安全。財務信息化建設需要重視財務信息化系統(tǒng)的安全。企業(yè)應建立完善的信息安全保障體系，以確保財務管理信息系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定運行。同時，企業(yè)在開展財務管理信息系統(tǒng)應用培訓中，要著重增強員工的信息安全意識和安全防范水平，防范因為信息泄露而釀成不可挽回的經(jīng)濟損失[5]。

（二）明確企業(yè)財務信息化管理分階段目標

信息化建設不是一蹴而就的，而需要分階段明確目標，逐步推進。一般可分為基礎建設階段、數(shù)據(jù)管理階段、業(yè)務流程優(yōu)化階段和決策支持階段。第一，基礎建設階段。企業(yè)在這一階段需要著重解決信息技術(shù)基礎設施的問題，包括網(wǎng)絡建設、硬件設備購置、軟件系統(tǒng)部署等。這一階段的目標是確保企業(yè)具備基本的信息化條件，為后續(xù)的信息化管理奠定堅實的基礎。第二，數(shù)據(jù)管理階段。企業(yè)需要加強對數(shù)據(jù)的收集、整理、存儲和分析。這一階段的目標是建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理體系，提高數(shù)據(jù)的準確性和完整性，為業(yè)務流程優(yōu)化和決策支持提供可靠的數(shù)據(jù)支持。第三，業(yè)務流程優(yōu)化階段。在業(yè)務流程優(yōu)化階段，企業(yè)需要將信息化技術(shù)與業(yè)務流程相結(jié)合，通過優(yōu)化業(yè)務流程提高工作效率和質(zhì)量。這一階段的目標是實現(xiàn)業(yè)務流程的信息化管理，提高企業(yè)的運營效率和客戶滿意度。第四，決策支持階段。在決策支持階段，企業(yè)需要利用大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)手段，對海量數(shù)據(jù)進行深入分析，形成數(shù)據(jù)分析報告，為決策者提供科學的決策依據(jù)。這一階段的目標是建立智能決策支持系統(tǒng)，提高企業(yè)的決策水平和市場競爭力。

（三）加快培養(yǎng)復合型人才

在財務團隊中，復合型人才不僅能夠高效地規(guī)劃財務制度和流程，統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)各部門的工作，還能提升數(shù)據(jù)整合分析效果，以及發(fā)現(xiàn)業(yè)務流程中的風險點。這類人才不僅要有扎實的財務基礎知識，還應當對系統(tǒng)底層邏輯、流程節(jié)點控制以及相關(guān)業(yè)務操作有足夠的知識儲備。企業(yè)對于復合型人才隊伍的建設，可以采取從外部引進，或者針對重點財務人員采取定期定向培訓、交流培訓等方式。同時，企業(yè)對于核心業(yè)務骨干，應當匹配合理的薪酬、福利等激勵措施，防止人才流失。

（四）加強制度安排、流程控制及標準化建設

為達到應用財務信息化提升企業(yè)經(jīng)營效率的目的，企業(yè)應當建立和健全符合企業(yè)戰(zhàn)略方向的財務制度和相關(guān)管理流程，并大力實施標準化建設。一是需要通過制度明確與系統(tǒng)各模塊所有相關(guān)部門的工作目標和責任，確保各部門人員明確自身工作職責，從制度層面解決部門之間互相推諉的問題，實現(xiàn)部門間的良好溝通與有效協(xié)調(diào)。二是企業(yè)要根據(jù)各項業(yè)務過程評估流程風險點及風險等級，針對風險較大的流程節(jié)點加強系統(tǒng)控制，如采取不相容職務分離、多級審批等措施，降低企業(yè)風險的發(fā)生概率[6]。三是大力實施標準化建設。統(tǒng)一的系統(tǒng)工作標準是確保財務管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量的前提。一方面，企業(yè)需要通過制定標準化名稱、代碼和標準化工序及表單等工作，對各部門涉及的相同工作內(nèi)容進行統(tǒng)一，以確保系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性、高效性、通用性以及數(shù)據(jù)產(chǎn)出符合總體質(zhì)量要求。企業(yè)應當根據(jù)部門的特性進行分類管理，例如財務、業(yè)務、生產(chǎn)及人力資源等環(huán)節(jié)的工作標準或數(shù)據(jù)標準，都應滿足相應項目的需求[7]。另一方面，隨著企業(yè)戰(zhàn)略需求的變化以及者系統(tǒng)功能的升級，企業(yè)系統(tǒng)的工作標準也應當隨之更新、不斷完善。

五、結(jié)語

綜上所述，隨著數(shù)字科技的不斷進步，財務信息化對于機械制造企業(yè)的重要性也不斷提升。然而，部分機械制造企業(yè)在財務信息化應用中，由于存在管理理念落后、信息化建設目標不明確、財務人員數(shù)據(jù)整合分析能力欠缺、相關(guān)管理制度不健全等問題，導致財務信息化建設滯后。鑒于此，企業(yè)應在加強對財務信息化建設認識的基礎上，明確財務信息化管理的分階段目標，大力培養(yǎng)和引進復合型人才，加強相關(guān)制度安排、流程控制及標準化建設，以達到促進企業(yè)財務信息化應用的目標。