互聯(lián)網(wǎng)+集采+智能倉儲開創(chuàng)工程零星物資管理新局面

陶苑華

摘 要：工程零星物資用量小，又不可或缺，采購管理費時費心，但效果不好，成為困擾工程企業(yè)的難題，本文從重構(gòu)零星物資采購管理體系、推廣運用及持續(xù)改進等方面，提出系統(tǒng)解決方案供參考。

關(guān)鍵詞：零星物資;集中采購;互聯(lián)網(wǎng);智能倉儲

工程零星物資用量小，又不可或缺，具有“金額小，采購頻次高、配送成本高、供應(yīng)商區(qū)域限制明顯、過程監(jiān)管不易”等特點，該類物資采購管理費時費心，但效果不好，成為困擾工程企業(yè)的難題。筆者從重構(gòu)零星物資采購管理體系、推廣運用及持續(xù)改進等方面，提出系統(tǒng)解決方案，供參考。

一、工程零星物資管理難點

一是零星采購品類多、規(guī)模小、發(fā)生頻次高。以葛洲壩集團為例，該集團每年零星采購金額超過5000萬元，采購批次超過10000次，單批次最低金額僅幾元錢。二是集采平臺實施零星采購效率低。該類零星采購需建立上萬項詢價采購任務(wù)，完成單項采購最低需要3天，且需要配套資源支持，造成大多零星采購線下實施，長期游離監(jiān)管范圍外。三是配送成本高，單件零星配送，物流成本高;四是自建電商平臺難度大。研發(fā)電商平臺、零星供應(yīng)商尋源、配套硬件及物流均需耗費大量的人力、物力、財力，自建電商平臺不經(jīng)濟。

二、工程零星物資采購管理解決方案

運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，搭建專屬平臺完成零星物資集中采購，實現(xiàn)價格最優(yōu);搭建智能倉儲系統(tǒng)，完成集中配送、批量補貨，實現(xiàn)倉儲配送最優(yōu);重構(gòu)管理流程，完成下單即領(lǐng)料，實現(xiàn)效率最優(yōu)，為系統(tǒng)解決該類難題創(chuàng)造條件。建立配套的組織體系，強力推廣運用;加強過程管控，持續(xù)改進，為體系有效運行提供支持。

（一）重構(gòu)工程零星物資采購管理體系

1.重構(gòu)采購體系

一是引入戰(zhàn)略合作伙伴。集采平臺實施零星采購好比“高射炮打蚊子”，有很多缺陷，自建電商平臺成本高，且受自身采購規(guī)模限制，無法實現(xiàn)價格最優(yōu)。電商公司社會資源豐富，如：京東、蘇寧易購、阿里巴巴等電商公司均可提供輻射全國的電商服務(wù)，無需額外費用，還可分享其規(guī)模采購優(yōu)勢，實現(xiàn)采購價格最優(yōu)，因此引入電商合作伙伴更合理。考慮到工程企業(yè)實際情況，合作伙伴必須具備較強的物流能力、倉儲能力、售后服務(wù)能力、產(chǎn)品質(zhì)量有保障且產(chǎn)品范圍能覆蓋企業(yè)需求。

二是搭建零星物資采購平臺

借助電商平臺優(yōu)勢，可在其電商平臺的基礎(chǔ)上進行優(yōu)化，針對工程企業(yè)實際需求，快速搭建專屬的零星采購平臺，并與企業(yè)原集采平臺集成。專屬平臺必須具備以下功能：用戶身份識別系統(tǒng)、物料清單及查詢功能、具體規(guī)格物料圖片及價格展示、總需求訂單及配套審批流程、庫管系統(tǒng)、結(jié)算系統(tǒng)、統(tǒng)計功能。

三是先引進成熟品類再逐步擴展

首先引進電商公司最成熟的品類，如：電商公司辦公家電、辦公設(shè)備、辦公家具等品類，產(chǎn)品不僅規(guī)格齊全，而且質(zhì)量及售后服務(wù)有保障。其次，根據(jù)用戶反饋意見及新需求，向其他品類擴展，如：勞保用品、小型機具、小型配件、化工材料等，逐步覆蓋企業(yè)所有零星物資需求。

2.重構(gòu)配送及倉儲體系

一是建設(shè)智能倉庫。依托具體項目，電商公司實地建設(shè)智能倉庫。物料放置于標準托盤中，托盤經(jīng)中間提升裝置被送至庫體特定位置，標準托盤內(nèi)部可根據(jù)實際物料尺寸、性質(zhì)不同定制成不同的形式，以滿足不同需求。托盤內(nèi)可放置零星備品備件、機具、電子產(chǎn)品、藥品等，形成小型綜合倉庫;可控制庫內(nèi)的溫度、濕度、光線等，形成不同用途的專用庫;亦可多個智能倉庫集中配置，組建大型智能倉庫。該倉庫單個占地6平米，價格4—5萬元，可配置到每個項目點。

二是搭建配套軟件支持系統(tǒng)。支持系統(tǒng)具備以下功能：身份識別系統(tǒng)。通過密匙、身份識別卡或人臉識別系統(tǒng)，對領(lǐng)料人身份進行識別;自動發(fā)料系統(tǒng)，自動完成發(fā)料及賬務(wù)處理;庫存預(yù)警系統(tǒng)，對安全庫存以下物料自動預(yù)警，提醒電商及時補貨;核算系統(tǒng)。通過系統(tǒng)自動運算，完成各類報表;通過互聯(lián)網(wǎng)與專屬平臺進行數(shù)據(jù)交換，為結(jié)算、補貨、退貨及其他服務(wù)提供依據(jù)。

三是重構(gòu)配送體系。依據(jù)總需求物流清單，電商公司完成配貨，整車配送到具體項目點智能倉庫，完成入庫工作。出現(xiàn)庫存預(yù)警后，電商公司批量補貨。此方式改變原來單件單批配貨方式，實現(xiàn)了配送成本最優(yōu)。

3.重構(gòu)管理流程

一是梳理零星物料總需求。依據(jù)項目合同，對所需零星物料進行分析，編制零星物料需求品類及預(yù)計數(shù)量。二是通過專屬平臺虛擬“貨架物品”，明確具體物資及數(shù)量，下總訂單，作為電商公司備貨依據(jù)。三是電商公司建設(shè)智能倉儲系統(tǒng)，將備貨整車配送至項目點智能倉庫。四是完成身份識別后，通過智能倉庫下單領(lǐng)料，智能倉儲系統(tǒng)自動發(fā)料、記賬、核算及數(shù)據(jù)交換，出現(xiàn)庫存預(yù)警后，電商公司批量補貨。五是每月底，專屬平臺自動計算各類報表，對賬后辦理結(jié)算、支付。

（二）精心組織，全面推廣運用

一是完成專屬平臺初始化工作。專屬平臺搭建完成后，迅速組織各項目完成初始化應(yīng)用工作。二是建立用戶體系。根據(jù)工程企業(yè)組織體系，迅速建立專屬平臺用戶體系，并完成賬戶及系統(tǒng)管理員配置工作。三是推廣運用。迅速完成專項操作培訓(xùn)，明確平臺操作要點及零星采購要求。四是建立反饋機制。工程企業(yè)建立問題反饋機制，及時協(xié)調(diào)管理人員、操作人員、運維人員及電商公司專屬服務(wù)人員，協(xié)調(diào)解決各類反饋問題。

（三）加強過程管理，持續(xù)改進

工程企業(yè)在廣泛征求意見的基礎(chǔ)上，邀請各級采購人員對專屬平臺上架產(chǎn)品的質(zhì)量及價格、供貨及時性、售后服務(wù)等進行嚴格評審，及時掌握專屬平臺運用過程中暴露的各類問題，建立不定期溝通機制，并及時與電商公司就各單位關(guān)注重點進行談判、改進，確保采購單位的利益。一是根據(jù)需要，不斷優(yōu)化管理程序，不斷豐富平臺產(chǎn)品品類;二是協(xié)調(diào)解決各類實際問題，如：發(fā)票、配送等問題;三是督促電商公司推出特定優(yōu)惠活動，如職工入職季辦公設(shè)備優(yōu)惠活動、空調(diào)產(chǎn)品優(yōu)惠活動等。

三、實施效果

1.降低采購違規(guī)、違紀風險。電商采購過程透明，采購過程記錄永久可追溯，加強了監(jiān)督管理力度，可實現(xiàn)小額、零星貨物采購全程監(jiān)督、查詢，一定程度解決了零星物資上線采購難題。

2.減少資源投入。與電商公司開展戰(zhàn)略合作，充分利用社會資源，將專屬平臺搭建、零星物資供應(yīng)商庫建設(shè)、物流配送、智能倉儲及部分管理職責轉(zhuǎn)移至合作方，降低了工程企業(yè)資源投入。

3.確保采購質(zhì)量，降低采購成本。電商公司通過集中招標，嚴格控制產(chǎn)品價格與質(zhì)量，杜絕了偽劣產(chǎn)品及價格混亂問題。

4.操作便捷，提升采購效率。借助電商公司質(zhì)量及價格管控機制，用戶通過智能倉庫直接下單即可領(lǐng)用，省略了尋源、招標、評標等過程，大幅度縮短了采購周期，提高了采購效率。

5.智能倉儲系統(tǒng)使電商公司實現(xiàn)了整車配送、批量補貨，達到了配送成本最優(yōu)，使項目點實現(xiàn)了零庫存，庫存最優(yōu)。